Файл: Разработка модели автоматизированной системы «Аптека №73».pdf

ОАО «Аптека № 73» использует типовой российский план счетов, три аналитики (контрагенты, договора, регионы).

Таблица 3.

Фрагмент плана счетов

Выручка и прибыль. Данная организация применяет метод начислений
и учитывает выручку от реализации продукции по факту отгрузки продукции, товаров.

Запасы. Компания использует метод ФИФО, то есть материалы отпускаются в производство в течение отчетного периода в последовательности их приобретения, то есть материалы, первыми отпущенные в производство, должны быть оценены по себестоимости первых по времени закупок. При применении этого метода оценка материалов, находящихся на складе производственной организации на конец отчетного периода, производится по себестоимости последних по времени закупок, а в себестоимости готовой продукции учитывается стоимость ранних по времени закупок.

Каждый элемент справочника характеризуется кодом и наименованием.  Код справочника также отражает уровни иерархии. Справочники клиентов и договоров имеют трехуровневую структуру. Справочник поставщиков - двухуровневую структуру. В коде справочника для отображения уровня применен символ подчеркивания. Например, в коде справочника клиенты первый уровень обозначен символами "АС"-покупатель; второй уровень "Ар"-аптеки, "Ds"-дистрибуторы; для обозначения третьего уровня предусмотрены порядковые номера 00001, 00002 и т.д. с количеством знаков в номере 5.

Таблица 4.

Фрагмент описания справочника

Построим организационную структуру ОАО «Аптека № 73».

Рисунок 13 – Оргструктура ОАО «Аптека № 73»

Каждый бизнес-процесс имеет свой уникальный порядковый номер. Нумерация бизнес-процессов построена по следующему принципу: "префикс-номер", где префикс обозначает группу описываемых бизнес-процессов, а номер - порядковый номер бизнес-процесса в списке.

Бизнес-процессы компании, подлежащие автоматизации, приведены в следующей таблице:

Таблица 5.

Бизнес- процессы ОАО «Аптека № 73»

Моделирование системы в UML начинается с построения диаграммы прецедентов, а затем диаграммы классов. Диаграмма прецедентов является наиболее общей концептуальной моделью системы, на ее основе строятся все остальные диаграммы.

Рисунок 14 – Диаграмма прецедентов «Аптека № 73»

2.3. Описание бизнес-процессов и спецификация настроек ИС

Бизнес-процессы компании, подлежащие автоматизации, приведены в следующей таблице:

Таблица 6.

Бизнес-процессы, подлежащие автоматизации

Общее описание бизнес- процесса:

1. Менеджер группы планирования и маркетинга ежесуточно получает от контрагентов данные внешней и внутренней статистики продаж медикаментов в виде отчетов продаж.

2. Для планирования закупок медикаментов менеджер группы планирования и маркетинга еженедельно на основании статистики продаж производит расчет потребности в товаре. В результате расчета формируется Таблица потребностей в товаре.

3. Определив количество и номенклатуру заказываемых товаров, менеджер отдела закупок приступает к анализу предложений поставщиков. Данный процесс осуществляется ежемесячно или по мере необходимости. Выбираются наиболее выгодные условия поставки. Для этого сравниваются цены поставщиков. Данные сведения берутся из прайс-листа для закупок. При выборе поставщика важно учесть предоставляемую отсрочку платежа. Эта информация берется из контрактов, отмеченных как приоритетные (действующие). В результате формируется список поставщиков, каждой позиции присваивается признак основного и запасных поставщиков в порядке убывания приоритета.

4. Менеджер отдела закупок ежемесячно на основании Таблицы потребностей в товаре и списка выбранных поставщиков формирует графики поставок с указанием сроков и периодичности, но без количества поставки.

5. Ежемесячно после определения потребности в товаре менеджер группы логистики рассчитывает необходимое количество закупок. Необходимое количество закупок рассчитывается на основании фактических запасов на складе, необходимого минимального и максимального уровня запасов. Нормы минимального и максимального количества запасов устанавливаются в днях. При расчете необходимого количества закупки учитывается также время товара в пути. Таким образом, данный расчет должен обеспечить возможность бесперебойного отпуска товара со склада. По результату расчетов формируется план заявок на месяц.

6. Затем в группе логистики ежедневно по плану заявок, графику поставок, прайс-листам поставщиков формируются заказы поставщикам.

7. Если предстоит сделать заказ импортному поставщику, то менеджер группы логистики рассчитывает затраты на сертификацию, создается отчет о затратах на сертификацию. Затраты на сертификацию проверяются на соответствие внутрифирменным нормам. Данная операция производится по мере необходимости.

8. Если затраты на сертификацию превышают внутрифирменные нормы, то менеджер группы логистики повторяет процесс формирования заказов поставщикам. Формируются новые заказы.

9. Ежедневно подготовленный заказ поставщику акцептуется, заказ должен подписать менеджер по логистике и директор Департамента маркетинга и управления товарными запасами.

10. Ежедневно менеджер группы логистики направляет заказ в отдел закупок. Менеджер отдела закупок направляет заказ поставщику.

2.4. Проектирование реализации операций бизнес-процесса «Планирование закупок и размещение заказов поставщикам»

Составим таблицу операций бизнес процесса и внесем все операции в соответствии с общим описанием и диаграммой действий. Для этого проставим краткое наименование диаграммы и укажем номер операции – 1Пл_Зак. Также укажем исполнителей операции (менеджер группы планирования и маркетинга, менеджер отдела закупок, менеджер группы логистики). В ходе обследования компании определим частоту выполнения каждой операции. Проставим названия документов, которые используются в данной операции (входящие и исходящие документы).

Таблица 7.

Операции бизнес-процесса "Планирование закупок и размещение заказов поставщикам"

На основании общего описания бизнес-процесса «Планирование закупок и размещение заказов поставщикам» составим диаграмму действий, которая показывает участников процесса, выполняемые операции каждым участником и взаимосвязь между ними. Операции на диаграмме должны следовать в хронологическом порядке, который определен в приведенном описании бизнес-процесса.

1. Для начала выделим участников. В пунктах №1,2 приведенного описания участник процесса - «Менеджер группы планирования и маркетинга», в пунктах № 3,4 – «Менеджер отдела закупок», с 5 по 9 пункт участник бизнес-процесса – «Менеджер группы логистики». Следовательно, в бизнес-процессе «Планирование закупок и размещение заказов поставщикам» три участника – менеджер группы планирования и маркетинга, менеджер отдела закупок, менеджер группы логистики.
2. Следующим шагом мы сформируем диаграмму действий. Для этого необходимо разделим поле на 3 части, каждая часть поля отводится для отображения действий участника процесса.
3. Чтобы сформировать диаграмму через MS Visio необходимо открыть в папке Software / UML Model Diagramm форму UML Activity.
4. Для удобства построения диаграммы на листе расположите его горизонтально (File / Page Setup / Landscape).
5. На панели инструментов «Стандартная» нужно зафиксировать пиктограмму с изображением линии Line Tool, для этого нужно удерживать левую клавишу мыши и разделить лист на три части.
6. На панели инструментов «Стандартная» зафиксируем пиктограмму с изображением буквы «А». Внесем в качестве заголовка полное наименование бизнес-процесса, сокращенное наименование (1Пл_Зак) и участников бизнес-процесса в соответствии с рисунком 15.

Рисунок 15 – Подготовительная стадия для изображения диаграммы действий

1. Проанализируем общее описание бизнес-процесса и выделим участника процесса, с которого начинается процесс. Очевидно, что это менеджер группы планирования и маркетинга. Действительно, процесс закупок должен начинаться только после того, как определена потребность компании в товаре (медикаментах).
2. Обозначим на диаграмме начало процесса символом «Initial state» и опустим стрелку вниз (рис. 3). Работа с графическими формами должна осуществляться только при активированной пиктограмме с изображением стрелки на панели «Форматирование».
3. Воспользуемся текстовым описанием, выделим действия, выполняемые менеджером группы планирования и маркетинга. Действия (операции), выполняемые менеджером группы планирования и маркетинга: «Получение внутренней статистики продаж», «Получение внешней статистики продаж», «Расчет потребности в товаре».
4. Отобразим на диаграмме действия, которые выполняет менеджер группы планирования и маркетинга. Обратим внимание, что процессы получения внутренней и внешней статистики происходят независимо друг от друга. Неважно, в какой последовательности будут получены данные статистики, поэтому действия (операции) по получению внутренней и внешней статистики отобразите на схеме параллельно.
5. Для изображения действия на диаграмме используем фигуру . Впишим внутри фигуры наименование и порядковый номер действия (операции). Пусть параллельные операции – имеют номера 1а), 1б). Для ввода текста на панели инструментов «Стандартная» зафиксируем пиктограмму с изображением буквы «А».
6. Действия соединим на диаграмме стрелками, перенося их мышкой с формы. Стрелки присоедините к отмеченным крестиком местам на фигурах.
7. Для изображения параллельных процессов получения внутренней и внешней статистики примените (Transition|Fork).
8. Расчет потребностей в товаре менеджер выполняет только после того, как получит и внутреннюю, и внешнюю статистику, следовательно, необходимо объединить параллельные процессы получения статистики в один. Для объединения независимых, параллельных процессов используйте (Transition|Join).
9. В результате операции по расчету потребностей в товаре (операция №2) (п. 2 общего описания) менеджер формирует документ - таблицу потребностей в товаре. Для отображения документа на диаграмме используйте изображение прямоугольника. Нарисуйте прямоугольник мышкой, зафиксировав на панели инструментов «Стандатная» соответствующую пиктограмму Rectangle Tool.
10. Операция и получаемый в результате ее выполнения документ на диаграмме соединяются пунктирной линией. Для изображения пунктирной линии зафиксируем пиктограмму Line Tool на панели инструментов «Стандартная» и выберите пунктирную линию на панели инструментов «Форматирование», используя меню пиктограммы ( Line Patter).
11. В результате на диаграмме (рис. 4) получаем изображение действий (операций), осуществляемых менеджером группы планирования и маркетинга.
12. После того как менеджер группы планирования и маркетинга сформировал таблицу потребностей в товаре, в работу включается менеджер отдела закупок, поэтому направьте стрелку от операции «Расчет потребности в товаре» в поле деятельности менеджера закупок, как показано на рисунке 16.