Файл: "Офис управления проектами: функции, структура, особенности формирования".pdf
Добавлен: 26.06.2023
Просмотров: 99
Скачиваний: 2
СОДЕРЖАНИЕ
Глава 1. Общая характеристика офиса управления проектами
1.1 Понятие и структура офиса управления проектами
1.2 Характеристика функций проектных офисов
2.2 Результаты изучения опыта разработки и внедрения офиса управления проектами
2.3 Основные этапы создания офиса управления проектами по улучшению городской среды в городе Омске
Решение отмеченных проблем городской среды невозможно в рамках отдельно взятого проекта или программы, а экономическое состояние города не позволяет финансировать масштабные инициативы. Вместе с тем низкая социальная активность населения не оставляет надежды на спонтанную самоорганизацию граждан в решении проблем города. В настоящей работе авторы считают, что адаптация успешного опыта создания офисов управления проектами в передовых отечественных и зарубежных компаниях позволит создать офис управления проектами улучшения городской среды как центр компетенций, экспертизы и совершенства в области разработки и реализации проектов, направленных на улучшение городской среды.
Концепция разработки офиса основана на применении междисциплинарного комплексного подхода, сочетающего элементы системной методологии управления проектами, методы управления изменениями в части балансирования инициатив «сверху вниз», «снизу вверх» и экспертных, а также институциональной теории для исследования институциональной динамики создаваемого офиса. Исследование базируется на использовании методологического конструирования и моделирования.
2.3 Основные этапы создания офиса управления проектами по улучшению городской среды в городе Омске
Разработка офиса управления проектами улучшения городской среды в городе Омске. Исследование успешного опыта создания и функционирования офисов управления проектами и их эмпирически выявленных форматов (конфигураций) позволило сформулировать следующие функции предлагаемого к созданию офиса управления проектами улучшения городской среды:
-аналитическая и методическая поддержка проектов улучшения городской среды;
-взаимодействие с городской администрацией и казенными учреждениями города с целью формирования заказов на подобные проекты и проектных команд для их реализации;
-формирование и ведение архива инициатив улучшения городской среды, включая описание успешного опыта реализованных проектов в России и за рубежом;
-ведение базы данных городских инициатив, в том числе посредством работы офиса;
-ведение базы данных волонтеров;
-проведение мероприятий, направленных на популяризацию проектного управления, активизацию волонтерского движения, инициацию проектов улучшения городской среды.
Уникальность данного офиса заключается в интеграции и адаптации хорошо зарекомендовавших себя моделей проектно-ориентированного управления, самоорганизации и краудсорсинга, балансирования инициатив в управлении изменениями:
- Идея создания офиса базируется на функционале проектного офиса компании как центра аккумуляции, обработки и приращения знаний в области управления проектами, информационно-аналитического сервиса для руководства компании и информационно-методического сервиса для проектных команд. Концепция офиса управления проектами активно используется в компаниях, внедривших проектное управление. Эта идея переносится на уровень местного самоуправления, адаптируется в масштабах города и для конкретного класса проектов - проектов улучшения городской среды.
- В основу создания офиса заложены принципы самоорганизации и краудсорсинга. Подобные площадки, где встречаются авторы идей и потенциальные исполнители, довольно хорошо представлены в России и за рубежом, доказали свою эффективность.
- Офис подразумевает активное сотрудничество с городской администрацией и казенными учреждениями для формирования меж- функциональных команд. Вузы давно выстроили подобные связи для организации практики студентов и их трудоустройства. В предлагаемом офисе данная форма приобретает более широкие масштабы, поскольку позволяет собрать в рамках команды студентов и специалистов разного функционала. Инициативы «сверху вниз» предполагают координируемую органами власти целенаправленную деятельность по улучшению городской среды, инициативы «снизу вверх» реализуются за счёт волонтерского движения граждан и компаний города, «экспертная» составляющая предполагает помощь экспертов-консультантов. По мнению авторов настоящей статьи, описанные выше проблемы города не могут быть решены каким-то одним способом, необходимо балансирование инициатив. Создаваемый офис управления проектами улучшения городской среды и выступает центром интеграции инициатив и «сверху вниз», поскольку предполагает взаимодействие с городской администрацией и казенными учреждениями в части получения заказов, и «снизу вверх», поскольку привлекает авторов идей и волонтеров для их реализации, и экспертных - в лице команды создаваемого офиса. У одного из авторов статьи есть подобный опыт работы с проектами региональных исполнительных органов власти в рамках Президентской программы подготовки управленческих кадров.
В результате каждый компонент идеи, обоснованию которой посвящена настоящая статья, не нов, имеет аналоги. Однако бизнес- модель проекта, интегрирующая и адаптирующая три хорошо зарекомендовавшие себя модели, представляется уникальной.
По мнению авторов, в результате создания данного офиса будут инициированы и реализованы проекты по заказам городской администрации и на основе идей волонтеров, в том числе в первый год работы офиса планируется реализовать не менее трех проектов. Кроме того, будут инициированы и реализованы проекты, хорошо зарекомендовавшие себя в других регионах и странах, благодаря доступу к архиву инициатив улучшения городской среды. В долгосрочной перспективе это приведёт к росту мотивации участия в проектах улучшения городской среды, собственно улучшению городской среды, замедлению оттока активного населения из города.
Команда проекта по созданию офиса под руководством одного из авторов статьи отличается высоким профессионализмом и включает в себя специалистов в области управления проектами, бизнес-планирования, медиакоммуникаций, социальной работы, юриспруденции, финансового менеджмента. Следует особо подчеркнуть, что офис создается исключительно на добровольческих началах, вся работа по созданию и поддержанию работы офиса осуществляется командой проекта безвозмездно, поскольку основными мотивами являются профессиональная самореализация и волонтерство. Планируемые к реализации услуги по информационно-методическому сопровождению и курированию проектов будут предоставляться бесплатно.
Срок, необходимый для создания и запуска офиса, составляет 1 год. План мероприятий по созданию офиса и их результаты отражены в табл. 1.
Таблица 1- План работ по созданию офиса управления проектами улучшения городской среды в городе Омске
Период |
Содержание работ и их результаты |
1-й месяц |
Привлечение средств спонсоров для создания офиса на основе краудфандинга и посредством участия в целевых конкурсах |
2-й месяц |
Описание успешно реализованных проектов улучшения городской среды в России и за рубежом. Создание базы данных городских проектов, включающей инициированные и реализуемые проекты улучшения городской среды. Создание базы данных волонтеров, готовых к участию в проектах улучшения городской среды |
3-й месяц |
Инициация трех проектов по улучшению городской среды и привлечение молодежи в пилотные проекты, работа с базой данных волонтеров. Проведение информационной кампании о созданном офисе в городских департаментах, казенных учреждениях, вузах города, студенческих центрах, на открытых конференциях, порталах, в группах в социальных сетях и пр. |
4-й месяц |
Создание электронной площадки, на которой размещаются архив инициатив, базы данных городских инициатив и волонтеров, методические материалы, видеолекции |
5-й месяц |
Создание и публикация информационно-методических материалов по разработке и реализации проектов улучшения городской среды (управление проектами, бизнес-планирование и финансирование проекта, медиасопровождение проекта, юридическое сопровождение, мониторинг проекта). Создание видеолекций по управлению проектами улучшения городской среды, поясняющих и популяризующих методические материалы. Размещение материалов на электронной площадке, инициация и модерирование форумов на сайте |
6-й месяц |
Организация и проведение форума как площадки для встречи представителей администрации города, инициаторов проектов, волонтеров, специалистов по управлению проектами. Проведение мастер-классов по управлению проектами улучшения городской среды. Презентация методических рекомендаций. Привлечение волонтеров в пилотные проекты |
10-12-й месяцы |
Консультирование проектных команд. Мониторинг и курирование проектов. Модерирование форумов на сайте |
10-й месяц |
Организация и проведение фестиваля проектов улучшения городской среды для привлечения молодежи в проекты, популяризации социальной и экологической ответственности граждан, здорового образа жизни |
12-й месяц |
Размещение результатов не менее трех проектов улучшения городской среды, реализуемых при поддержке офиса, на электронной площадке. Поиск точек дальнейшего роста, анализ извлеченных уроков, описание наиболее удачных практик |
Бюджет проекта создания офиса находится в стадии разработки и будет зависеть от размера привлеченных командой спонсорских средств.
Исходя из сформулированных функций и будущих результатов работы данного офиса, можно выделить его следующих активных стейкхолдеров:
- Авторы и инициаторы идей проектов улучшения городской среды смогут получить информационно-методическую поддержку и консультационные услуги по разработке и реализации проектов, помощь в формировании команды, найти единомышленников, собрать команду для реализации своего проекта, обменяться мнениями.
- Волонтеры получат возможность найти объект приложения своих сил, энергии и прочих ресурсов. Офис будет способствовать вовлечению молодёжи, которая ищет возможность самовыражения, но пока в силу возраста не обладает достаточным уровнем знаний для реализации проектов. Активизация студенческой молодежи будет происходить и благодаря большему предложению новых интересных проектов, когда носители идей смогут получить поддержку.
- Студенты, обучающиеся по профильным направлениям, таким как «Управление проектами», «Государственное и муниципальное управление», «Организация работы с молодежью», «Социальная работа» и пр., смогут получить опыт участия и руководства конкретными проектами.
- Городские органы исполнительной власти и органы местного самоуправления получат помощь в решении проблем. Городские департаменты получат возможность реализовать проекты в сфере своего круга обязанностей силами волонтеров, курируемых профессионалами в области управления проектами. Офис должен стать эффективным путем к взаимопониманию между обществом и властью, что будет способствовать становлению цивилизованного социально развитого общества.
В числе пассивных стейкхолдеров отметим жителей города, поскольку создание офиса приведет к инициации и реализации проектов улучшения городской среды.
Рассмотрим критерии успешности создания офиса управления проектами улучшения городской среды:
- положительная динамика количества реализованных проектов улучшения городской среды;
- востребованность информационно-методических материалов - заявки на обучающие семинары, количество скачиваний, просмотров и пр.;
- положительная динамика размещённых на сайте офиса идей проектов улучшения городской среды;
- положительная динамика зарегистрированных на сайте волонтеров для участия в проектах улучшения городской среды, а также соотношения количества зарегистрированных волонтеров, принявших участие хотя бы в одном из проектов, к общему числу зарегистрированных волонтеров.
Риски создания офиса и мероприятия, направленные на их снижение, отражены в табл. 2
Таблица 2 Риски создания офиса и мероприятия, направленные на их снижение
Риск |
Мероприятия по снижению риска |
Появление конкурирующей идеи |
Мониторинг альтернативных проектов, объединение усилий при выявлении таковых |
Невыполнение сайтом возложенных на него функций |
Тщательная проработка архитектуры сайта, участие команды проекта в разработке сайта, дублирование в социальных сетях |
Непредставление заказов администрацией и департаментами |
Сотрудничество с органами власти на ранних этапах развития проекта, работа с представителями органов власти и помощь в формулировании тем |
Волонтерские проекты за рамками компетенций или возможностей |
Экспертиза проекта на фазе концепции, «краш-тест» проекта, курирование работы проектных команд |
Слабая модерация работы форумов |
Закрепление ответственности за членами проектной команды по выполнению данной функции |
Создание офиса управления проектами улучшения городской среды необходимо для того, чтобы ответить на вызовы, диктуемые современной ситуацией и историческим наследием города Омска. Город, который одновременно является промышленным и дотационным, в недавнем прошлом городом- садом, но экологически загрязненным сегодня, нуждается в площадке для решения проблем городской среды.
Предлагаемый к созданию офис управления проектами улучшения городской среды призван осуществлять информационно-методическую поддержку в процессе разработки и реализации проектов и программ, в ходе формирования портфеля проектов в соответствии со стратегией города, вовлекая активное население, способствуя развитию волонтерского движения и формированию культуры проектного управления. Перспективными вопросами, требующими решения в ходе развития предлагаемого офиса, считаем исследование условий включения технологии работы офиса в структуру управления городом.
В числе важнейших преимуществ предложенного подхода отметим следующие. В ходе работы офиса будут выявлены лучшие практики, способствующие обеспечению высоких темпов социально-экономического развития города, проанализированы хорошо себя зарекомендовавшие решения аналогичных проблем в других регионах страны и за рубежом. Создание единой коммуникационной площадки волонтёров для двустороннего диалога даст уже существующим проектам возможность расширить свою аудиторию. Так же они смогут получить нужные им консультационные услуги от профессионалов, входящих в команду офиса.