Файл: "Офис упра­вления проектами: фун­кции, структура, особ­енности формирования".pdf

Ре­шение отмеченных проблем городской среды невозможно в рамках отдельно взятого проек­та или программы, а экономическое состояние города не позволяет финансировать масштаб­ные инициативы. Вместе с тем низкая социаль­ная активность населения не оставляет надеж­ды на спонтанную самоорганизацию граждан в решении проблем города. В настоящей рабо­те авторы считают, что адаптация успешного опыта создания офисов управления проектами в передовых отечественных и зарубежных ком­паниях позволит создать офис управления про­ектами улучшения городской среды как центр компетенций, экспертизы и совершенства в об­ласти разработки и реализации проектов, на­правленных на улучшение городской среды.

Концепция разработки офиса основана на применении междисциплинарного комплекс­ного подхода, сочетающего элементы систем­ной методологии управления проектами, ме­тоды управления изменениями в части балан­сирования инициатив «сверху вниз», «снизу вверх» и экспертных, а также институциональ­ной теории для исследования институциональ­ной динамики создаваемого офиса. Исследова­ние базируется на использовании методологи­ческого конструирования и моделирования.

2.3 Основные этапы создания офиса управления проектами по улучшению городской среды в городе Омске

Разработка офиса управления проек­тами улучшения городской среды в городе Омске. Исследование успешного опыта созда­ния и функционирования офисов управления проектами и их эмпирически выявленных фор­матов (конфигураций) позволило сформулиро­вать следующие функции предлагаемого к соз­данию офиса управления проектами улучше­ния городской среды:

-аналитическая и методическая поддерж­ка проектов улучшения городской среды;

-взаимодействие с городской админист­рацией и казенными учреждениями города с це­лью формирования заказов на подобные про­екты и проектных команд для их реализации;

-формирование и ведение архива ини­циатив улучшения городской среды, включая описание успешного опыта реализованных про­ектов в России и за рубежом;

-ведение базы данных городских инициа­тив, в том числе посредством работы офиса;

-ведение базы данных волонтеров;

-проведение мероприятий, направленных на популяризацию проектного управления, ак­тивизацию волонтерского движения, инициа­цию проектов улучшения городской среды.

Уникальность данного офиса заключается в интеграции и адаптации хорошо зарекомен­довавших себя моделей проектно-ориентиро­ванного управления, самоорганизации и краудсорсинга, балансирования ини­циатив в управлении изменениями:

1. Идея создания офиса базируется на функционале проектного офиса компании как центра аккумуляции, обработки и приращения знаний в области управления проектами, ин­формационно-аналитического сервиса для ру­ководства компании и информационно-мето­дического сервиса для проектных команд. Кон­цепция офиса управления проектами активно используется в компаниях, внедривших про­ектное управление. Эта идея переносится на уровень местного самоуправления, адаптиру­ется в масштабах города и для конкретного класса проектов - проектов улучшения город­ской среды.
2. В основу создания офиса заложены принципы самоорганизации и краудсорсинга. Подобные площадки, где встречаются авторы идей и потенциальные исполнители, довольно хорошо представлены в России и за рубежом, доказали свою эффективность.
3. Офис подразумевает активное сотруд­ничество с городской администрацией и казен­ными учреждениями для формирования меж- функциональных команд. Вузы давно выстрои­ли подобные связи для организации практики студентов и их трудоустройства. В предлагае­мом офисе данная форма приобретает более широкие масштабы, поскольку позволяет со­брать в рамках команды студентов и специа­листов разного функционала. Инициативы «сверху вниз» предполагают координируемую органами власти целенаправленную деятель­ность по улучшению городской среды, ини­циативы «снизу вверх» реализуются за счёт волонтерского движения граждан и компаний города, «экспертная» составляющая предпола­гает помощь экспертов-консультантов. По мне­нию авторов настоящей статьи, описанные вы­ше проблемы города не могут быть решены ка­ким-то одним способом, необходимо баланси­рование инициатив. Создаваемый офис управ­ления проектами улучшения городской среды и выступает центром интеграции инициатив и «сверху вниз», поскольку предполагает взаи­модействие с городской администрацией и ка­зенными учреждениями в части получения за­казов, и «снизу вверх», поскольку привлекает авторов идей и волонтеров для их реализации, и экспертных - в лице команды создаваемого офиса. У одного из авторов статьи есть подоб­ный опыт работы с проектами региональных исполнительных органов власти в рамках Пре­зидентской программы подготовки управлен­ческих кадров.

В результате каждый компонент идеи, обоснованию которой посвящена настоящая статья, не нов, имеет аналоги. Однако бизнес- модель проекта, интегрирующая и адаптирую­щая три хорошо зарекомендовавшие себя мо­дели, представляется уникальной.

По мнению авторов, в результате созда­ния данного офиса будут инициированы и реа­лизованы проекты по заказам городской адми­нистрации и на основе идей волонтеров, в том числе в первый год работы офиса планируется реализовать не менее трех проектов. Кроме то­го, будут инициированы и реализованы проек­ты, хорошо зарекомендовавшие себя в других регионах и странах, благодаря доступу к архи­ву инициатив улучшения городской среды. В долгосрочной перспективе это приведёт к рос­ту мотивации участия в проектах улучшения городской среды, собственно улучшению го­родской среды, замедлению оттока активного населения из города.

Команда проекта по созданию офиса под руководством одного из авторов статьи отли­чается высоким профессионализмом и вклю­чает в себя специалистов в области управле­ния проектами, бизнес-планирования, медиа­коммуникаций, социальной работы, юриспру­денции, финансового менеджмента. Следует особо подчеркнуть, что офис создается исклю­чительно на добровольческих началах, вся ра­бота по созданию и поддержанию работы офи­са осуществляется командой проекта безвоз­мездно, поскольку основными мотивами явля­ются профессиональная самореализация и во­лонтерство. Планируемые к реализации услуги по информационно-методическому сопровож­дению и курированию проектов будут предос­тавляться бесплатно.

Срок, необходимый для создания и запус­ка офиса, составляет 1 год. План мероприятий по созданию офиса и их результаты отражены в табл. 1.

Таблица 1- План работ по созданию офиса управления проектами улучшения городской среды в городе Омске

Бюджет проекта создания офиса нахо­дится в стадии разработки и будет зависеть от размера привлеченных командой спонсорских средств.

Исходя из сформулированных функций и будущих результатов работы данного офи­са, можно выделить его следующих активных стейкхолдеров:

• Авторы и инициаторы идей проектов улучшения городской среды смогут получить информационно-методическую поддержку и консультационные услуги по разработке и реа­лизации проектов, помощь в формировании ко­манды, найти единомышленников, собрать ко­манду для реализации своего проекта, обме­няться мнениями.
• Волонтеры получат возможность найти объект приложения своих сил, энергии и про­чих ресурсов. Офис будет способствовать во­влечению молодёжи, которая ищет возмож­ность самовыражения, но пока в силу возраста не обладает достаточным уровнем знаний для реализации проектов. Активизация студенче­ской молодежи будет происходить и благода­ря большему предложению новых интересных проектов, когда носители идей смогут полу­чить поддержку.
• Студенты, обучающиеся по профиль­ным направлениям, таким как «Управление проектами», «Государственное и муниципаль­ное управление», «Организация работы с мо­лодежью», «Социальная работа» и пр., смогут получить опыт участия и руководства конкрет­ными проектами.
• Городские органы исполнительной власти и органы местного самоуправления получат помощь в решении проблем. Город­ские департаменты получат возможность реа­лизовать проекты в сфере своего круга обя­занностей силами волонтеров, курируемых профессионалами в области управления про­ектами. Офис должен стать эффективным пу­тем к взаимопониманию между обществом и властью, что будет способствовать становле­нию цивилизованного социально развитого общества.

В числе пассивных стейкхолдеров отме­тим жителей города, поскольку создание офи­са приведет к инициации и реализации проек­тов улучшения городской среды.

Рассмотрим критерии успешности созда­ния офиса управления проектами улучшения городской среды:

1. положительная динамика количества реализованных проектов улучшения городской среды;
2. востребованность информационно-ме­тодических материалов - заявки на обучаю­щие семинары, количество скачиваний, про­смотров и пр.;
3. положительная динамика размещён­ных на сайте офиса идей проектов улучшения городской среды;
4. положительная динамика зарегистри­рованных на сайте волонтеров для участия в проектах улучшения городской среды, а также соотношения количества зарегистрированных волонтеров, принявших участие хотя бы в од­ном из проектов, к общему числу зарегистри­рованных волонтеров.

Риски создания офиса и мероприятия, на­правленные на их снижение, отражены в табл. 2

Таблица 2 Риски создания офиса и мероприятия, направленные на их снижение

Создание офиса управления проектами улучшения городской среды необ­ходимо для того, чтобы ответить на вызовы, диктуемые современной ситуацией и истори­ческим наследием города Омска. Город, кото­рый одновременно является промышленным и дотационным, в недавнем прошлом городом- садом, но экологически загрязненным сегодня, нуждается в площадке для решения проблем городской среды.

Предлагаемый к созданию офис управле­ния проектами улучшения городской среды призван осуществлять информационно-мето­дическую поддержку в процессе разработки и реализации проектов и программ, в ходе фор­мирования портфеля проектов в соответствии со стратегией города, вовлекая активное насе­ление, способствуя развитию волонтерского движения и формированию культуры проект­ного управления. Перспективными вопросами, требующими решения в ходе развития предла­гаемого офиса, считаем исследование условий включения технологии работы офиса в струк­туру управления городом.

В числе важнейших преимуществ предло­женного подхода отметим следующие. В ходе работы офиса будут выявлены лучшие прак­тики, способствующие обеспечению высоких темпов социально-экономического развития го­рода, проанализированы хорошо себя зареко­мендовавшие решения аналогичных проблем в других регионах страны и за рубежом. Созда­ние единой коммуникационной площадки во­лонтёров для двустороннего диалога даст уже существующим проектам возможность расши­рить свою аудиторию. Так же они смогут полу­чить нужные им консультационные услуги от профессионалов, входящих в команду офиса.