Файл: Применение процессного подхода для оптимизации бизнес-процессов организации.pdf

ВВЕДЕНИЕ

Процессный подход появился тогда же, когда компании всерьез задумались над вопросами качества. Одним из идеологов всего этого выступал Эдвард Деминг.

Процессный подход предлагает рассматривать деятельность как сплошной поток таких операций, которые в итоге дают результат. Процесс — это взаимосвязанная последовательность действий или операций, которая является устойчивой (эти действия должны повторяться), и которая преобразовывает входы в выходы.

Бизнес-процесс не является заменителем функциональной некомпетентности. С этим должно справляться функциональное управление.

Функциональное управление поможет ему справиться с рутиной, например работой с бумажными документами, и удовлетворит его справочные интересы, а процессное управление должно обеспечивать ему связь с другими участниками процесса.

Следовательно, процессы управления функционированием организации включают в себя две составляющие: выполнение определенных функций в соответствующих обстоятельствах, предусмотренных правилами, и выполнение норм, т.е. осуществление коммуникаций с другими участниками процесса в соответствии с метриками, установленными в регламентах (шаблонах бизнес-процессов). Другими словами, регламентная составляющая процесса управления создает условия для функциональных действий и последующего выбора очередных шагов процесса.

Моделирование бизнес-процессов является актуальной темой, так как в организациях руководителям важно донести до работников какие именно функции они должны выполнять. Работники же в свою очередь должны понимать, чего от них хотят. Моделирование помогает показать все процессы, происходящие в организации, а вкупе с различными возможностями, например имитационным моделированием, и увеличить эффективность этих процессов путем сокращения затрат (как временных, так и материальных) при сохранении качества.

Цель работы: провести анализ пакетов бизнес-моделирования для оптимизации бизнес-процессов в рамках процессного подхода.

Объект исследования – оптимизация бизнес-процессов

Предмет исследования - анализ программных продуктов для оптимизации бизнес-процессов в рамках процессного подхода.

Задачи работы:

1. Провести анализ концепции процессного подхода.

2. Провести анализ программных продуктов для оптимизации бизнес-процессов в рамках процессного подхода.

---

ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ ПРИМЕНЕНИЯ ПРОЦЕССНОГО ПОДХОДА ДЛЯ ОПТИМИЗАЦИИ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ

Оптимизация бизнес процессов

В любой организации существует определенный ряд бизнес-процессов, которые выполняют ее сотрудники. К ним относятся закупки и продажи, управленческие и производственные процессы, делопроизводство и другие. Если компания уже занимается автоматизацией существующих процессов, это помогает ей стать более эффективной. Когда в компании внедрена система менеджмента качества по стандарту ISO 9001, это является показателем высокой бизнес-культуры^[1].

Она несет в себе подход к организации как к большому количеству процессов и подразумевает, что все бизнес-процессы в ней выделены и описаны. Особые компании имеют специалистов по автоматизации, которые принимают участие в выделении процессов, их характеристике и оптимизации. Через некоторое количество времени любой идеально выстроенный процесс нуждается в реорганизации.

Необходимо учитывать изменения условий труда, свежие рабочие места и новые процессы, любые закономерности. Без оптимизации могут возникнуть конфликты, которые не дозволяют нормально функционировать отдельным частям предприятия, что будет сказываться на количестве заработанных денег.

Для того чтобы выяснить, нуждается ли компания в проведении оптимизации бизнес-процессов, необходимо ознакомиться с классификацией проблем в протекающих на сегодняшний день бизнес-процессах:

• Дублирование должностных обязанностей. Функции не только сотрудников организации, но и отделов предприятия пересекаются или повторяются, создавая хаотичность, необоснованную конкуренцию и лишние финансовые затраты на ненужную работу.
• Руководители имеют опыт в сфере управления, но не владеют элементарными экономическими знаниями, а также компетенциями в области маркетинга и менеджмента.
• Не отработана система планомерного повышения квалификации сотрудников. Обычно персонал не желает ничего придумывать для оптимизации бизнес-процессов.
• Иногда собственники и руководство вспоминают, что надо работать эффективнее, и компания начинает срочно внедрять IT-систему по управлению финансами, продажами, сотрудниками (список можно продолжать бесконечно). Но ее вводят либо в полном отрыве от текущих бизнес-процессов, подстраивая под «best practice» (и загоняют организацию еще сильнее в яму), либо бездумно копируя, в результате чего на свет является бесполезная система, на которую потрачены миллионы рублей и большой объем человеко-часов, а экономического эффекта практически нет.

---

Какие изменения несет оптимизация бизнес-процессов^[2]:

• Снижает операционные и временные затраты.
• Увеличивает качество обслуживания клиентов.
• Повышает управляемость компании.
• Позволяет достигнуть целевых показателей.

В свою очередь это позитивно влияет на снижение себестоимости услуг или продукции, а также на увеличение привлекательности компании для клиентов. Дополнительно предприятие станет более мобильным в своих решениях, что повышает устойчивость и конкурентоспособность организации. Необходимо осознавать, что в каждой компании все процессы бизнеса взаимосвязаны. В связи с этим технология оптимизации бизнес-процесса может повлиять на течение других рабочих процессов организации. Начинать лучше с не особо значимого процесса, что не потребует больших финансовых и временных затрат. Затем постепенно проводить оптимизацию других процессов. Если пробовать оптимизировать все и сразу, то это может привести к ужасным последствиям и негативному отношению ко всем корректировкам процессов в будущем. В таком случае рекомендуется в первую очередь рационализировать документоведение^[3].

Это неоспоримый факт, что оптимизация работы документации внутри компании существенно улучшает качество процессов. Также после того как вы научитесь вылавливать потенциальные улучшения в документообороте, вы сможете ретранслировать свой опыт на другие сферы работы организации.

Оптимизация бизнес-процессов проходит в несколько этапов:

• постановка целей;
• описание шаблонных процессов;
• разработка технического задания;
• реинжиниринг бизнес-процессов;
• составление должностных инструкций;
• обучение персонала;
• тестирование системы.

Процесс может охватывать как основные, так и дополнительные бизнес-процессы. К первым относят те, которые напрямую влияют на результат деятельности предприятия.

Оптимизация бизнес-процессов в организации может проводиться фрагментарно или комплексно. В первом случае в компании внедряют отдельные модули для того, чтобы упростить наиболее сложные участки работы.

Сложности могут возникнуть на любом участке пути. К наиболее распространенным относятся^[4]:

• проблемы ввода бизнес-процесса в автоматизированную систему;
• неготовность персонала (психологическая и техническая);
• отсутствие желаемого результата.

---

Почти все организации (исключение составляют только госкорпорации) нуждаются в проведении оптимизации бизнес-процессов, т.к. нет предела совершенству, а с учетом того, что рынок представляет собой достаточно нестабильное явление, находящееся в постоянной динамике, в котором правила формируются исключительно сторонами-участниками, возникает необходимость быстрого реагирования на изменения. Компания, которая пребывает в непрерывном стремлении и развитии, обязательно должна иметь в своей структуре отдел, который занимается оптимизацией бизнес-процессов. Успешнее станет та фирма, которая не жалеет тратить финансовые средства на внедрение современных технологий, так как понимает, что за ними стоит будущее.

Концепция процессного подхода

Концепция процессного подхода к управлению впервые возникла на западе ещё в далекие 80-е годы, именно этот период характеризовался усложнением процессов производства, обострённой конкурентной борьбой и бурным ростом корпораций. Помимо постоянной модернизации и повышенного контроля за качеством продукции имелась острая необходимость во внедрении современных инструментов управления организацией. Таким инструментом стал процессный подход к управлению, который представлял деятельность предприятия в виде набора взаимодействующих друг с другом бизнес-процессов, имеющих конечную ценность для предприятия или потребителя. Каждый такой процесс изображался в виде графической схемы и состоял из последовательно выполняющихся функций (действий, операций), с чётко регламентированной ответственностью. Построение упрощенной модели деятельности компании позволяло провести детальный анализ системы управления с целью дальнейшей оптимизации или реструктуризации.

Процессный подход входит в число семи основных принципов менеджмента качества согласно стандартам ИСО 9000.  Выделение процессов, определение их взаимосвязи и формализация требований, постоянный мониторинг и анализ позволяют компаниям работать более эффективно, а также достигать экономии времени, устранения потерь, клиентоориентированности, взаимопонимания сотрудников и др.

Когда на предприятии описаны все процессы, роли и правила, появляется возможность оперативно работать с предсказуемыми результатами процессов. Процессный подход предполагает анализ истинных причин возникновения, так называемых, «узких мест» с целью их устранения.

---

Рисунок 1. Общая схема внедрения процессного подхода

Процессный подход, в отличие от преобладающего во многих компаниях структурного подхода, ориентирован не на существующую организационную структуру предприятия, а на реальные бизнес-процессы, конечным результатом которых является создание услуги или продукта. Процессный подход способствует повышению гибкости бизнеса, сокращению времени реакции на изменения конъюнктуры и улучшению результатов деятельности предприятия^[5].

Каждый бизнес-процесс в компании состоит из набора отдельных операций с порядком выполнения, определяемым технологией или инструкциями. Необходимыми характеристиками бизнес-процесса считаются маршруты и правила, а также входы, выходы, потребляемые ресурсы, участники и владельцы.

Прежде чем приступать к автоматизации бизнес-процессов, необходимо провести работу по их вычленению и описанию, а также отнести их к группе основных или вспомогательных процессов. Это достаточно длительная процедура, на практике она требует участия всех подразделений компании в тесном взаимодействии. Виды и количество бизнес-процессов индивидуальны для каждой компании.

Не все функции, выполняемые персоналом в определенной последовательности, принято считать процессами, а лишь те, которые выполняются циклически на протяжении всей деятельности предприятия. Например, «производство продукции» - будет являться полноценным процессом, который необходимо описать, контролировать и совершенствовать, то же самое можно сказать о «ведении бухгалтерского учёта», «заключении договоров», процессах «принятия и увольнения персонала».

Внедрение нового программного продукта или построение системы менеджмента качества на предприятии нельзя назвать термином «бизнес-процесс», поскольку все эти действия выполняются разово, а вот поддержка системы менеджмента качества в актуальном состоянии, например, с помощью «проведения внутренних аудитов» уже может считаться процессом, так как осуществляется по налаженной схеме несколько раз в год.

Все те действия, которые выполняются предприятием разово, при возникновении такой необходимости, принято называть «проектами». Описание проектов в виде бизнес-процессов также допустимо, но не всегда оправдано, так как их выполнение планируется заранее, а после успешного завершения проекта, построенные схемы утрачивают свою актуальность.

---