Файл: Применение процессного подхода для оптимизации бизнес-процессов организации.pdf

Отличие процессного управления от проектного также в том, что при выполнении проектов, часто нарушается привычная субординация персонала. Руководителем проекта может быть назначен сотрудник, который в обычной ситуации не имеет подобных полномочий. Ответственность по проектам распределяется каждый раз динамически (фактически формируется своя мини-оргструктура), а требования могут изменяться в зависимости от текущей ситуации, загруженности персонала или требований заказчика, что делает практически невозможным введение подобной деятельности в процессную модель предприятия^[6].

Грань между «проектом» и «процессом» довольно тонкая, например, если Ваше предприятие занимается производством продукции под заказ, то данная деятельность может быть рассмотрена как с точки зрения процессного управления, так и с точки зрения проектного управления. Если каждый индивидуальный заказ не похож на предыдущие, требует детального планирования, и выполняется длительный период времени, то имеет смысл рассматривать его с точки зрения проекта. Если же ответственность и схемы выполнения таких заказов могут быть легко регламентированы, то имеется смысл описать их в виде бизнес-процессов.

Существует два метода описания бизнес-процессов предприятия:

«Как есть» - в этом случае все процессы строятся так, как они функционируют на сегодняшний день, а затем постепенно на основе анализа приводятся к виду «Как надо».

«Как надо» - в этом случае процессы строятся сразу так, как они должны функционировать, то есть наиболее оптимальным способом.

Если процессы сначала описываются по схеме «как есть» и потом постепенно приводятся к состоянию «как надо», то такой подход получил название «оптимизация бизнес-процессов». Если же существующая схема работы отвергается, и все процессы строятся сразу «как надо», то такой подход принято называть «реинжинирингом бизнес-процессов»^[7].

Этап 1: Сбор информации

Прежде чем начать оптимизацию деятельности предприятия, необходимо построить упрощенную процессную модель деятельности предприятия. Для этих целей на первом этапе группа лиц, занимающихся внедрением процессного подхода, проводит опрос персонала и собирает другую полезную информацию. Опрос проводится в соответствии с утвержденным графиком, и специальной анкетой.

Иногда сотрудники вместо описания реально выполняемых функций пытаются описать модель «как должно быть», а не «как есть на самом деле», при этом некоторые стремятся приписать себе функции, которые на самом деле не выполняют, а другие, наоборот, не хотят афишировать часть работ, которые периодически выполняют, боясь, что эти работы закрепят за ними навсегда. Поэтому важно объяснить опрашиваемому персоналу, что цель бизнес-моделирования - наиболее оптимально распределить функции и ответственность персонала, а не просто бездумно зафиксировать и регламентировать полученную информацию.

---

Этап 2: Построение процессной модели

На основе проведенного опроса, специалисты начинают формировать организационную структуру и моделировать бизнес-процессы (см. «С чего начать: процессы, оргструктура или документация»). При этом модель может строиться по принципу «как есть», либо сразу «как надо» (см. «Реинжиниринг или оптимизация: «как есть» или «как надо»). На этапе построения процессной модели специалистам могут потребоваться дополнительные разъяснения от персонала, в случае, если обнаружатся функции, которые необходимо выполнять, но за которые никто не взял ответственность во время опроса; или функции, ответственность за которые невозможно определить^[8].

Этап 3: Оптимизация и согласование построенной модели

Все построенные в программе процессы должны быть согласованы как минимум с ответственным, назначенным за выполнение процесса, и руководством предприятия. Встроенные в программу инструменты позволяют провести анализ процессной модели и организационной структуры, а также помогут оценить время и стоимость выполнения каждого процесса, загрузку персонала и многое другое. После утверждения всех процессов и модели в целом, Вы сможете сгенерировать регламентирующую документацию, такую как: должностные инструкции, положения о подразделении, регламенты процессов, руководство по качеству для ISO 9001:2008 и др. Все эти документы будут отображать реально выполняемые предприятием функции, которые перенесутся из построенной процессной модели. В дальнейшем, любые изменения, внесенные в модель, будут отображены при следующей генерации этих документов.

Заключительный этап

Построение оптимизированной процессной модели предприятия и формирование регламентов, отображающих реально выполняемые персоналом функции – это ещё не окончательный этап внедрения; руководство компании должно обеспечить и проконтролировать выполнение этих самых регламентов персоналом. Кроме того необходимо периодически отслеживать насколько эффективно выполняются построенные процессы и при необходимости вносить в них корректировки, то есть обеспечить непрерывный цикл планирования, выполнения, анализа и улучшения процессной модели компании (цикл PDCA согласно стандарта ISO 9001:2008).

---

ГЛАВА 2. ПРОГРАММНЫЕ ПРОДУКТЫ ДЛЯ ОПТИМИЗАЦИИ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ В РАМКАХ ПРОЦЕССНОГО ПОДХОДА

2.1. Главные этапы оптимизации бизнес-процессов

В последние несколько лет процессный подход к управлению переживает второе рождение благодаря появлению доступных специализированных программных продуктов, значительно расширяющих функциональность и упрощающих построение и контроль за бизнес-процессами предприятия. В частности абсолютное большинство подобного рода программных продуктов позволяет строить цельные процессные модели, охватывающие всю деятельность предприятия, а затем прямо из построенной модели автоматически генерировать регламентирующую документацию, такую как должностные инструкции, положения о подразделениях, штатное расписание и многое другое. При этом автоматически сформированные документы всегда будут отражать реальную деятельность Вашего персонала, а любые изменения процессной модели предприятия будут мгновенно отражены в регламентирующей документации^[9].

Описание и моделирование процессов (бизнес-моделирование) востребовано в первую очередь при разработке организационных регламентов (регламент процесса, должностная инструкция, положение о подразделении, описании системы документооборота), автоматизации работы предприятия. Так же без них тяжело обойтись при построении в организации процессной системы управления. По сути, данная задача всегда будет решать при внедрении любой программы для автоматизации управленческих задачи и организационных изменений.

Особенности программного обеспечения для управления бизнес-процессами:

• Среди программного обеспечения, позволяющего оптимизировать бизнес-процессы, можно выделить:
• Программное обеспечение для бизнеса

Чтобы программное обеспечение бизнес-планирования наиболее полно удовлетворяло требования современных организаций, разработчики ПО должны выполнять определенные бизнес-требования к программному обеспечению.

Таблица 1

Программное обеспечение для управления бизнес-процессами

Программный продукт	Разработчик	Страна разработчика
ARIS Toolset	IDS Scheer AG	Германия
BonitaSoft	BonitaSoft	Франция
BPCord (Business Process Coordinator)	ЗАО «Процессные системы и технологии»	Россия
bpmn.io	Camunda Services GmbH	Германия
BPwin (AllFusion) снята с производства с марта 2011 г.	Computer Associates	США
Business Architect for ER/Studio	Embarcadero Technologies, Inc.	США
Business Studio	ООО ГК "СТУ"	Россия
Camunda Modeler	Camunda Services GmbH	Германия
Casewise Corporate Modeler Suite	Casewise	Великобритания
draw.io	JGraph Ltd.	Великобритания
Fox Manager	AQR - Софт	Украина
IBM Rational System Architect	IBM	Великобритания
Idef0doctor	Сергей Рубцов	Россия
Intalio	Intalio	США
QPR Suite	QPR Software Plc	Финляндия
Бизнес-Инженер	Бизнес-инжиниринговые технологии	Россия
ИНТАЛЕВ: Корпоративный навигатор	Инталев	Россия
Менеджер бизнес-процессов	AGCProduct	Россия
ОргМастер Про	КВФ БИГ-СПб	Россия

---

Внедрение процессного подхода – это первый шаг предприятия на пути к построению современной системы управления. Описав бизнес-процессы, Вы распределите ответственность между персоналом предприятия, сформируете оптимальную организационную структуру, систематизируете используемую в деятельности документацию, получите незаменимый инструмент для анализа эффективности системы управления предприятия. Современные программные продукты, такие как Fox Manager, также позволяют оценить время и стоимость выполнения процессов, провести анализ на соответствие выполняемых функций категориям должностей, оценить загрузку персонала в часах и многое другое^[10]. Процессный подход значительно упрощает построение системы управления и контроля за текущими задачами и целями предприятия, ведь ответственность за выполняемые функции уже была распределена при построении процессов, осталось лишь задать требуемые цифровые показатели на требуемый период времени и контролировать их выполнение. Распределив ответственность за функции, и контролируя степень выполнения поставленных перед сотрудником задач, можно организовать эффективную систему мотивации персонала с применением популярной системы KPI.

2.2. Программные продукты для оптимизации бизнес-процессов

ARIS. Сейчас можно отметить тенденцию интеграции разных способов моделирования и анализа систем. Проявляется она в том, что создаются интегрированные средства моделирования бизнес-процессов. Одно из них – продукт немецкой компании IDS Scheer под названием ARIS – Architecture of Integrated Information System.

Преимущества методологии ARIS

• Возможность рассматривать объект с разных точек зрения; разные уровни описания, обеспечивающие поддержку концепции жизненного цикла систем.
• Дифференцированный взгляд на анализируемый объект (организацию, систему управления и т.д.).
• Богатство методов моделирования, отражающих различные аспекты исследуемой предметной области, позволяет моделировать широкий спектр систем (организационно-хозяйственных, технологических и пр.).
• Единый репозиторий; все модели и объекты создаются и хранятся в единой базе проекта, что обеспечивает построение интегрированной и целостной модели предметной области. Возможность многократного применения результатов моделирования; накопленное корпоративное знание обо всех аспектах деятельности организации может в дальнейшем служить основой для разработки различных проектов непосредственно в среде ARIS и с использованием интерфейсов других средств.

---

ARIS эффективно использовать при выполнении таких задач, как

• подготовка и внедрение организационных изменений на предприятии;
• разработка стратегии развития бизнеса на основе системы сбалансированных показателей и ключевых показателей результативности;
• анализ и оптимизация бизнес-процессов;
• операционно-стоимостный анализ бизнес-процессов и управление издержками;
• управление операционными рисками;
• внедрение систем управления качеством;
• внедрение стандартных информационных систем класса ERP (например, SAP).

Применение ARIS позволяет

• существенно сократить сроки проектов, повысить их качество, эффективно управлять изменениями;
• моделировать бизнес-процессы, используя модели, описывающие самые различные аспекты бизнеса: процессы, функции, исполнители, документы, материалы, стоимости, риски и т.д.;
• формировать связи бизнес-процессов с системой стратегических целей компании;
• проводить расчет стоимости бизнес-процессов и моделировать их работу в динамике;
• получать разнообразные отчеты непосредственно из моделей бизнес-процессов (должностные инструкции, регламенты, положения о подразделениях и т.д.);
• работать с единой базой данных и хранить информацию о деятельности предприятия "в одном месте";
• публиковать модели в Интранет с целью организации коллективной работы по созданию, изменениям и поддержке моделей;
• настраивать бизнес-процессы под внедрение SAP;
• оценивать и управлять операционными рисками;
• определять эффективность бизнес-процессов и создавать систему управления качеством и т.д.

В систему ARIS входит комплекс средств, позволяющих анализировать и моделировать работу компании. В основе системы лежат различные методы моделирования, в совокупности отражающие разные взгляды на изучаемую среду. Одну и ту же модель можно создавать с применением нескольких методов. Благодаря этому специалисты с разным уровнем теоретических знаний могут использовать ее в своих целях и настраивать на взаимодействие с системами с собственной спецификой.

Рисунок 2. Интерфейс ARIS Express

Система АRIS оказывает поддержку 4 видам моделей, отражающим различные объекты изучаемой системы:

• Чтобы создать модели описанных выше типов, пользуются как собственными способами моделирования ARIS, так и разными известными методами и языками – ERM, UML, OMT и т.д.
• При моделировании бизнес-процессов сначала ведется рассмотрение каждого аспекта деятельности компании в отдельности. После того как проработаны все аспекты, создается интегрированная модель, отображающая все связи разных аспектов друг с другом.

---