Файл: Транспортная доставка заказов (в среде 1С: Предприятие 8.3 ).pdf

ВВЕДЕНИЕ

Каждая организация нуждается в бизнес-процессах, оптимально организованных для выживания в условиях конкуренции и динамичной бизнес-среды. Еще более важна способность компании быстро и решительно реагировать на изменения во внешней среде. Для этого фирме необходимо иметь крепкий фундамент, обеспечивающий целенаправленное движение. Таким фундаментом являются стратегические цели компании. Для достижения цели повсеместно используются информационные системы [5].

Данная тема является актуальной, поскольку внедрение и использование ИС всегда преследует определенные цели по оптимизации и более эффективному выполнению всех бизнес-процессов компании.

Объектом исследования данной работы является транспортный отдел.

Предметом исследования в работе являются организация транспортной доставки заказов до получателя.

Цель курсовой работы – разработка информационной системы «Транспортная доставка грузов» организации в среде 1С Предприятие 8.3.

Информационная система должна хранить и обрабатывать данные о транспортировке заказов, выдавать результатную информацию в виде оформленного маршрута транспортировки, выполняемые заказы и заявки на транспортировку. Отчеты по результатам работы должны выполняться с разной периодичностью: на день, на месяц, на год.

На основании поставленной цели определены задачи для выполнения в курсовой работе:

• рассмотреть задачи и объекты автоматизации;
• провести обоснование проектных решений;
• рассмотреть и описать нормативно-справочную, входную и результатную информацию;
• разработать проект автоматизации;
• разработать программный интерфейс информационной системы и выполнить физическую реализацию информационной системы.

1 Глава. Аналитическая часть

1.1 Выбор комплекса задач автоматизации

С целью оптимизации транспортной логистики доставки заказов увеличивается частота движения транспорта по городу. Добавляются промежуточные пункты доставки по пути следования автомашины. Формируется маршрут таким образом, чтобы на автомобиль попало максимальное количество отделений выдачи или адресов доставки заказов клиенту [1].

Основным видом транспорта, который применяется для перевозки заказов клиентам является автомобильный. Способ доставки заказов автотранспортом имеет следующие преимущества: гибкость, маневренность, механизация погрузочно-разгрузочных работ, возможность выбора грузоподъемности и числа автомобилей с учетом количества перевозимых заказов, возможность составления расписания движения автомобиля в соответствии с необходимым временем отправления [23].

При организации движения автомобильного транспорта может применяться сквозное и встречное движение транспорта. Сквозное движение осуществляется от начального пункта маршрута до конечного без смены транспорта в пути.

Большинство организаций в повседневной деятельности используют автомобильный транспорт, например, для доставки грузов или перевозки людей. А значит, возникает необходимость учета топлива и ГСМ. Подтверждением расхода топлива и основанием для его списания служит путевой лист. Поэтому точное заполнение и ведение путевых листов очень важно.

Часто путевые листы в организациях заполняются вручную, а учет ГСМ ведется при помощи неспециализированных программ, таких как таблицы Excel. Подобный способ требует несоразмерно больших затрат времени и труда работников. Ведь необходимо по каждому автомобилю:

• рассчитывать нормативный расход топлива за смену (на основе нормы расхода горючего и дневного пробега автомобиля), при этом норма может быть скорректирована коэффициентами (зима – лето, трасса - город).
• оформить списание ГСМ;
• оформить доставку заказа для клиента;
• выполнить формирование транспортной накладной на доставку заказа;
• внести данные о фактическом расходе горючего (с учетов заправленного топлива и остатков в баке на начало и конец дня);
• рассчитать перерасход или экономию ГСМ;
• перенести остатки топлива на следующий день;
• отразить пробег автомобилей и показания спидометра;
• заполнить унифицированную форму путевого листа.

Для ведения документации и учета работы автомобилей следует применять компьютерные программы [4].

Для моделирования процесса был выбран функционально-ориентированный подход с использованием методологии моделирования IDEF0, которая включает в себя методы, с помощью которых на основе графической нотации строятся диаграммы, поддерживаемые инструментальной средой.

Результатом моделирования предметной области является создание контекстной диаграммы IDEF0. В IDEF0 также моделируются управление и механизмы исполнения: – управление – объекты, воздействующие на способ, которым блок преобразует вход в выход; – механизм исполнения – объекты, которые непосредственно выполняют преобразование входа в выход, но не потребляются при этом сами по себе [2].

Основными материалами для моделирования предметной области являются первичные и результатные документы, сбор и анализ которых осуществляется во время предпроектного обследования предприятия. Учет транспортной доставки заказов основывается на входящей информации о транспортных средствах, данных о заказах и доставки их клиенту в транспортной накладной, а так же информацией о характеристике автопарка. Результатом учета являются документы о маршрутах и расписании движения, транспортная накладная на доставку заказов, путевые листы и отчет о расходе ГСМ. Механизмами взаимодействия определены логист, бухгалтер, заведующий гаражом, начальник транспортного отдела. Схема IDEF0 представлена на рисунке 1. Для уточнения управляющих процессов и потоков информации производится декомпозиция, т.е. разбиение модели на составляющие процессы. Декомпозиция модели IDEF0 представлена на рисунке 2.

Рисунок 1. Модель IDEF0 деятельности учета транспортной доставки заказов

На основании проведенного моделирования определены входящие и исходящие документы, последовательность выполнения операций. Поскольку все операции выполняются вручную, с помощью прикладных офисных средств и бумажных журналов и бланков необходимо разработать информационную систему, которая автоматизировала деятельность:

• учет транспортных средств;
• учет маршрутов доставки по адресам клиентов;
• составление расписания движения по маршрутам, прием заказов в доставку;
• составление путевых листов, формирование отчета о пробеге и потребленном ГСМ [7, 19].

Рисунок 2. Декомпозиция модели IDEF0 деятельности учета транспортной доставки заказов

На основании моделирования бизнес-процессов, возникла необходимость в разработке и внедрении программного обеспечения информационной системы «Транспортная доставка заказов» для сотрудников гаража.

Цель проектирования информационной системы заключается в выполнении автоматизации деятельности по работе с доставкой товаров по заказам, их приемом и доставкой клиенту по маршрутам и подготовки отчетов по ГСМ и путевым листам.

Необходимо разработать программное обеспечение позволяющее автоматизировать деятельность сотрудников бухгалтерии, транспортного отдела, а именно вести точный учет всех операций и располагать необходимой информацией - то есть вести собственную базу данных (БД) [4].

Для решения задачи автоматизации деятельности транспортировки заказов необходимо разработать информационную системы «Транспортная доставка заказов», которая позволит выполнять все операции по учету доставки товаров клиенту, оформлению сопутствующей документации.

Разрабатываемое программное обеспечение должно обеспечивать:

• работу со справочниками;
• хранение в базе данных транспортных средств;
• учет заказов для доставки;
• учет документов транспортной доставки, транспортных накладных;
• хранение в базе данных списка маршрутов доставки и маршрутов;
• хранение в базе данных списка путевых листов и отчета по расходу ГСМ;
• формирование графика по статистике и итоговым значениям.

1.2 Характеристика документооборота, возникающего при решении задачи

Для выполнения операций учета транспортной доставки заказов клиенту необходимо выполнять ряд операций по учету данных о транспортных средствах, расчету маршрута доставки, оформления транспортной накладной на доставку заказов и путевых листов для водителей транспорта. При использовании программного обеспечения выполнение данных операций потребует меньшего количества времени и трудовых затрат сотрудников, поскольку вся учетная информация будет уже внесена [8].

Для того что бы оценить эффективность и целесообразность внедрения программного обеспечения по учету транспортной доставки заказов необходимо оценить и сравнить затраты времени сотрудников на подготовку документов и отчетности. В таблице 1 приведены показатели объёма информационных потоков.

Таблица 1

Характеристики объёма информационных потоков

В среднем оплата труда бухгалтера составляет 130 руб./ч. Следовательно, стоимость составление документа по заказам составит 130 руб./ч. * 60 ч. = 7800 руб.

При использовании ИС «Учет транспортной доставки заказов», время, потраченное на формирование заказов, составит 0,1 часа. В год, данная операция будет занимать 30 ч. Следовательно, стоимость в год составит:

130 руб./ч. * 30 ч. = 3900 руб.

Экономическая выгода только по оформлению данных о заказах для транспортной доставки составит: 7800 руб. – 3900 руб. = 3900 руб. Использование информационной системы «Учет транспортной доставки заказов» при оформлении документов дает положительный экономический эффект по оплате труда и увеличивает производительность труда, что может привести к большей эффективности сотрудников и минимизации издержек при трудоустройстве дополнительного персонала [13].

Схемы документооборота оформления доставки заказов представлена на рисунке 3.

Рисунок 3. Схема документооборота оформления доставки заказов

1.3 Обоснование проектных решений по информационному обеспечению

Обоснование выбора обеспечивающих технологий включает в себя определение подсистем технического, технологического, программного, информационного, обеспечения, необходимых для создания ИС [1].

При построении структуры экранных форм для ввода данных первичных документов с оперативной информацией целесообразно использовать комбинированную форму, максимально приближенную к той, которая была использована для построения самого документа. Расположение полей должно быть в последовательности, соответствующей логической структуре документа и файлов с оперативной информацией, сокращающей трудоемкость операции загрузки информации в информационную базу.

В ИС «Учет транспортной доставки заказов» будут использоваться формы документов выполненные оригинальным проектированием непосредственно для работы специалистов.

В работе будет использоваться диалоговый режим при работе с программой, т.е. по мере выполнения команд и запуску определенных форм программа будет ожидать от пользователя определенных действий. По мере их выполнения будет происходить обработка информации, запись в БД, преобразование, вывод на печать, фильтрация и поиск.