Файл: Разработка конфигурации «Ежедневный складской учет» в среде 1СПредприятие 8.3..pdf

Введение

Компании, деятельность которых связана с торговлей или производством, имеют дело с временным хранением товара или продукции до момента реализации. Все запасы компании находятся на складах. И вопрос управления запасами на предприятии один из наиболее важных, поэтому многие руководители задаются вопросом, автоматизировать ли управление складом или нет.

Благодаря автоматизации учета на складе заметно снижается количество ошибок, которые делают в процессе работы сотрудники предприятия.

Учет складских запасов – это всегда работа с большим объемом данных. Автоматизация же учета позволяет экономить время, деньги и человеческий ресурс предприятия. Сейчас представлен большой выбор программ для управления складскими запасами.

Хороший детализированный учет складских запасов позволяет определять оборот продукции по разным критериям и проводить анализ продаж. Программа складского учета позволяет сделать склад прозрачным, она предоставляет всю информацию о складских запасах – вид товара, количество, дату закупки, срок хранения и другое.

Автоматизация устраняет проблемы лишних трудозатрат, экономит время на ручной учет и формирование документации. Товар, который хранится на складе, сам по себе риск, и чем больше товара, тем больше риск потерпеть убытки. Все зависит от вида товара.

Если товар с установленным сроком годности (продукты, косметика или лекарства) программа сама вовремя его выявляет, а менеджеры предприятия должны позаботиться о своевременной реализации этой продукции. При больших объемах одного вида товара существует риск, что товар потеряет свою актуальность, это приведет либо к потере вложенных средств, либо к получению низкого дохода.

Предмет исследования - автоматизация складского учета. Автоматизация является необходимым и перспективным процессом. Комплексное использование современных информационных технологий позволяет значительно облегчить работу склада.

Объект исследования – компьютерный магазин.

Функциональные возможности программы должны охватывать все возможные ситуации в работе склада. Программа должна поддерживать ведение базы товаров, поставщиков и сотрудников, а также обеспечивать правильное взаимодействие этих баз. Кроме того, необходимо обеспечение всех пользователей программы нужной им информацией в удобной форме.

Целью данного курсового проекта является разработка программы для автоматизации складского учета.

Задачами курсового проекта являются:

• описание предметной области,
• описание технологии функционирования ИС,
• физическое проектирование БД,

разработка экранных форм ввода-вывода и отчетов.

1 глава. Аналитическая часть.

1.1 Выбор комплекса задач автоматизации

Склад - это здание или сооружение, предназначенное для размещения товаров, их хранения и подготовки к транспортировке. Склад является одним из важнейших элементов успешной деятельности предприятия. Видимая необходимость в специально обустроенных помещениях для содержания продуктов, предметов и т.д. существует на всех стадиях движения материального потока, начиная от первичного источника сырья и заканчивая потребителем. Этим объясняется наличие большого количества разнообразных видов специализированных помещений.

Склады различаются не только по общей площади и объему, но и по высоте расположения груза. В одних груз хранится на высоте человеческого роста, в других необходимы специальные машины, способные поднять и уложить груз на полку, на высоте более 20 метров.

Склады имеют разные конструкции. Одни размещаются в отдельных помещениях (закрытые), другие имеют только крышу, третьи имеют крышу и одну, две или три стены (полузакрытые). Некоторые грузы хранятся вне помещений на специально оборудованных площадках, в так называемых открытых складах.

В зависимости от разнообразия хранимого груза выделяют:

• специализированные склады;
• универсальные склады.

Таким образом, склад - это помещения или комплексы помещений, которые предназначены для оказания складских услуг и хранения материальных ресурсов. В логистике складские помещения выполняют функцию накапливания запасов которые необходимы для амортизации изменений объёмов поставок и спроса, а также синхронизации скоростей потоков товаров в системах перемещения от производителей к потребителям и потоков материалов в технологических производственных системах.

Работы, выполняемые в разных складских помещениях практически одинаковы. Это говорит о том, что все склады выполняют следующие функции:

• временное хранение и размещение материальных средств;
• преобразование материальных средств;
• обеспечение логистического сервиса в системе обслуживания.

Каждый функционирующий склад выполняет:

• входной контроль материальных средств;
• выходной контроль материальных средств;
• внутренний контроль и передвижение материальных средств.

Наличие входного потока означает необходимость разгрузки транспортного средства, проверки количества и качества прибывшего груза. Выходной поток показывает необходимость погрузки транспорта и его отправку в точку назначения. Внутренний поток говорит о необходимости перемещения груза внутри склада.

Реализация функции временного хранения материальных средств означает необходимость проведения работ по размещению грузов на хранение, обеспечению необходимых условий хранения, изъятию грузов из мест хранения.

Перевод материальных средств из одного потока в другой происходит путем расформирования одних грузовых партий или грузовых единиц и формирования других. Это означает необходимость распаковки грузов, комплектования новых грузовых единиц, их упаковку и затаривание.

Подводя итог, можно сказать, что склад имеет множество функций, которые позволяют производителям и потребителям легко и эффективно взаимодействовать друг с другом, зачастую склад является своеобразным посредником между ними.

В целом при функционировании склады выполняют следующие операции:

• разгрузка транспорта (корабль, состав поезда, автомобиль, самолет);
• приемка товаров (учет, обработка входных данных);
• размещение на хранение (укладка товаров в стеллажи, штабели);
• отборка товаров из мест хранения (набор товаров потребителям, перевод со склада на склад, утилизация непригодных для эксплуатации и применения, списание);
• комплектование и упаковка товаров (применение отличительных знаков предприятия, упаковка в соответствии с ценностью товара и способом транспортировки);
• погрузка (погрузка в транспортное средство, обработка выходных данных);
• внутрискладское перемещение грузов (перемещение груза для удобства эксплуатации или в связи с изменением микроклимата (если требуется)).

Бизнес-процесс - это реализация функции во времени, способ решения бизнес-задачи. Бизнес-процесс описывает процесс выполнения функции, в какой последовательности и в каких вариантах, а также взаимодействие функций между собой в работе организации.

Можно представить следующую классификацию бизнес-процессов учета товаров на складе:

Основные бизнес-процессы:

- поступление товаров;

- оприходование товаров;

- отпуск товаров

- учет поступления и отпуска товаров;

Процессы управления:

- обеспечение соблюдения технологии обработки товарных накладных и порядка документооборота.

- анализ движения товаров.

Автоматизации в нашем случае подлежат следующие процессы: - прием материальных средств;

- поступление товаров;

- отпуск товаров

- учет поступления и отпуска товаров;

1.2 Характеристика документооборота, возникающего при решении задачи

Основными документами в рассматриваемой задаче являются Приходный ордер, Счет и Отгрузка товара. Схема документооборота приведена в таб. 1.1

Таблица1.1

Схема документооборота

Существующий способ учета связан с большой трудоемкостью, разрозненностью сведений, что с большой вероятностью ведет к их утере или неправильной интерпретации. На сегодняшний день невозможно получить сведения об общем количестве товара, провести анализ основных причин возникновения недостачи и выявить ответственных за нее.

Кроме того, в отчетный период необходимо составление аналитических отчетов, включающих в себя анализ работы за определенный период, что очень затруднительно.

Временные характеристики описанных процессов приведены в таблице 1.2.

Таблица 1.2

Характеристики описанных процессов

Таким образом, ежедневно, в среднем, 330 минут или 5 часов 30 минут, сотрудник занят занесением необходимых сведений в книги учета, а также, при необходимости анализом и поиском нужных сведений. Учитывая, что продолжительность рабочего дня составляет 8 часов, делаем вывод, что на выполнение остальных обязанностей остается менее 40 % рабочего времени, что крайне неэффективно.

Для данного способа также характерны следующие недостатки:

• Невысокая скорость и точность выполнения расчетов.
• Неэффективное использование рабочего времени.
• Слабый контроль работы сотрудника.
• Бюрократия – увеличивающийся «поток» бумажной работы.

В результате проводимой автоматизации предполагается постоянно иметь точнейшие сведения о количестве поступившего и отпущенного товара, сократить время на подготовку аналитических отчетов и передачу документов за счет их электронной формы.

Очевидно, что для автоматизации необходимо использовать такие средства, как персональные компьютеры, принтеры, а также специальное программное обеспечение и, возможно, локальную вычислительную сеть.

Проведем расчет ожидаемого эффекта от внедрения средств автоматизации. В таблице 1.3 произведен расчет эффекта внедрения.

Таблица 1.3

Расчет эффекта внедрения

Таким образом, ожидаемая экономия рабочего времени составляет около 5 часов ежедневно, что позволяет увеличить эффективность работы сотрудников склада

1.3 Обоснование проектных решений по информационному обеспечению

Информационное обеспечение - совокупность данных, представленных в определенной форме для компьютерной обработки. Организационное и методическое обеспечение представляют собой комплекс мероприятий, направленных на функционирование компьютера и программного обеспечения для получения искомого результата.