Файл: Теоретические основы функций управления (Содержание основных функций менеджмента).pdf

Цель, сформулированная перед каждой управляемой системой – не является автономной. Так как эта система связанна с множеством иных систем, то ее цель должна увязываться с целями данных систем. Целеполагание включает не только образование целей, но также и их согласование, проверку, корректировку и прогнозирование результатов. Конечным этапом целеполагания является программирование деятельности по реализации сформулированных целей.

Одним из наиболее разработанных методов целеполагания является комплекс процедур создания «дерева целей». Это подразумевает последовательную декомпозицию генеральной цели на подцели по определенным правилам:

1) при формулировке целей необходимо описывать желаемые результаты, но не действия, которые необходимы для ее достижения;

2) формулировка центральной цели должна описывать конкретный результат;

3) содержание генеральной цели должно быть развернуто в иерархическую структуру подцелей так, чтобы достижение подцелей каждого последующего уровня стало достаточным и необходимым условием достижения целей данного уровня;

4) каждый уровень подцели должен быть независим и невыводим друг из друга;

5) декомпозиция оканчивается при достижении определенного элементарного уровня, на котором формулирование подцели позволяет осуществить ее реализацию без дальнейших пояснений.

Принцип «дерева целей» в целом позволяет согласовывать и увязывать друг с другом множество целей различного содержания (социальных, экономических, духовных, политических и т.д.) для достижения генеральной цели. При этом центральная цель должна обеспечить качественное развитие управляемой системы

2.2 Организация

Второй функцией управления является организация. Задачей данной функции является формирование структуры управления организацией, а также обеспечение всем, что необходимо для ее нормального функционирования – оборудованием, зданиями, персоналом, финансовыми средствами и т.д.

Термин «организация» происходит от лат. «оrganizo» – придавать стройный вид, устраивать. Организационная функция обеспечивает переход управляемой системы из существующего состояния в планируемое, желаемое. Функция организации непосредственно связана с созданием требуемых условий для достижения поставленных в процессе планирования целей. Функция организации включает в себя распределение работы среди сотрудников, компоновку задач в определенные логические блоки, а также создание подразделений (секторов, отделов), координацию работы данных подразделений. Организационная структура управления представляет собой форму кооперации и разделения управленческой деятельности, в рамках которой происходит процесс управления, направленный на достижение целей организации^[5].

---

Организационная структура управления должна удовлетворять следующим основным требованиям и обеспечивать:

- достижение генеральных целей управляемой системы;

- взаимодействие всех структурных элементов;

- адекватное реагирование на изменения окружающей организацию среды.

Элементами управления являются: уровни (или ступени) управления; звенья и подразделения управления; управленческие связи.

Уровень управления можно представить как иерархическую соподчиненность звеньев и подразделений управленческой деятельности, занимающие определенную ступень в системе управления. Ступени управления характеризуются вертикальной зависимостью друг от друга, при этом подчиняются друг другу по иерархии: так, руководители более высокого ранга управления занимаются разработкой и утверждением решений, которые конкретизируются и реализуются руководителями более низшего ранга, при этом каждое должностное лицо ответственно как за свои собственные решения и действия, так и за решения и действия собственных подчиненных, в результате чего каждое должностное лицо располагает властью над теми, кто располагается ниже его в управленческой структуре.

Уровни управления, в зависимости от выполняемых руководителями различного ранга функций, делятся на следующие:

- технический уровень – это управление низшего звена. Руководители данного уровня занимаются в основном каждодневными действиями и операциями, которые необходимы для обеспечения эффективной работы без срывов в производстве продукции или оказания услуг. В качестве примера данного уровня управления можно привести таких руководителей: мастер смены, заведующий отделом и т.д.;

- управленческий уровень представляет собой управление среднего звена. Данные руководители заняты в основном управлением и координацией внутри организации, в их функции входит согласование различных формы деятельности и усилий разнообразных подразделений организации. В качестве примера данного уровня управления можно привести таких руководителей: директора филиала, региональный менеджер и т.д.;

- институциональный уровень – представляет собой управление высшего звена, который действует на уровне социальных институтов (государство, отрасль экономики, правовая система и др.) Руководители институционального уровня в основном занимаются формулированием целей, разработкой долговременных (перспективных) планов и стратегических решений, адаптацией управляемой системы к разнообразным изменениям, управлением взаимодействием данной системы с окружающей средой. В качестве примера данного уровня управления можно привести таких руководителей: президент страны, министр, генеральный директор холдинга и т.д.

---

Звеньями управления являются структурные подразделения управляемой системы, а также специалисты, которые выполняют управленческие функции.

Как правило, в структуре управления, выделено два типа управленческих связей: горизонтальные и вертикальные.

Горизонтальные связи охватывают расстановку руководителей отдельных подразделений, например, начальник юридического отдела, начальник финансового отдела и т.д.

Вертикальные связи означают иерархическую соподчиненность звеньев управления, когда низшее звено зависимо от среднего управленческого звена, а оно, в свою очередь, зависимо от высшего звена.

Чаще всего в теории управления выделяются такие типы организационных структур органов управления:

- Линейная структура, которая образована в результате построения аппарата управления исключительно из взаимоподчиненных органов в форме иерархической лестницы. Данная структура применяется средними и мелкими организациями, которые осуществляют несложное производство, и для которых характерно отсутствие разнообразных кооперационных связей между фирмами.

- Линейно-штабная структура, включающая в себя специально созданные при линейных руководителях подразделения, которые не имеют право принятия решений и управления каким-либо нижестоящим подразделением. Главной задачей штабных подразделений является оказание помощи линейному менеджеру в выполнении определенных функций управления. Например, к штабным подразделениям относят группу сетевого планирования, службу контроллинга, юридическую и социологическую службы и др.

- Функциональная структура, предполагающая, что каждый орган управления специализируется на выполнении конкретных функций на всех уровнях управления. При этом, исполнение указаний отдельного функционального органа в границах его компетенции обязательно для производственных подразделений. Данная организационная структура встречается в управлении организациями с крупносерийным или массовым типом производства.

- Линейно-функциональная (традиционная) структура появилась в условиях фабрично-заводского производства. В основе данной структуры лежат линейные подразделения, которые осуществляют в организации основную работу и обслуживают их функциональные подразделения, по направлениям: финансы, кадры, планирование и т.д. Исполнитель подчинен и получает указания исключительно от одного руководителя. При этом, руководитель реализует управление через своих функциональных заместителей.

---

- Дивизионная структура представлена объединением нескольких функциональных структур. Потребность в применении данной структуры появилась в связи с быстрым ростом размеров предприятий, усложнением технологических процессов, диверсификацией деятельности предприятий. Главными фигурами в управлении являются не руководители функциональных подразделений, а менеджеры, которые возглавляют производственные подразделения. Предприятия с такой структурой управления стратегические решения принимают на общеорганизационном уровне – управление маркетингом, финансами, управление капитальными вложениями. Данная организационная структура управления распространена при построении общественных организаций и государственного аппарата.

- Матричная структура строится на основе двойного подчинения исполнителей: как непосредственному руководителю функциональной службы, так и руководителю целевой программы (проекта). Для данной структуры характерны определенные особенности: управление по проекту, постоянные комплексные группы, временные целевые группы. Данные группы созданы с определенной целью или под конкретный проект для решения какой-либо проблемы, при этом коллектив проекта пользуется определенной свободой в организации собственной деятельности. В данной структуре проекты закреплены за оперативными группами, которые состоят из специалистов разнообразных функциональных подразделений.

Помимо организационных структур органов управления различают структуры управления, которые разграничены содержанием и характером управленческой деятельности. К таким структурам относят следующие:

- механическая структура управления, для которой характерно использование формальных процедур и правил, централизованное принятие решений, узко определенная ответственность в работе, а также жесткая иерархия власти в организации;

- адаптивная структура управления, которая позволяет гибко реагировать на изменения во внешней среде, использующая различные инновационные приемы управленческой деятельности;

- партисипативная структура управления, которая основана на активном включении сотрудников в процессы разработки, принятия и реализации управленческих решений^[6].

Следует отметить, что не существует совершенных структур управления. При этом, структура управления постоянно подвергается изменениям и не имеет законченной формы. Это связано с постоянной эволюцией структуры управления, для которой характерно: влияние научно-технического прогресса, постоянное перераспределение функций между различными элементами системы управления, моральное старение структуры управления и т.п.

---

2.3 Мотивация

Мотивация – это функция управления, которая связана с активизацией деятельности работников и созданием мотивов для эффективного труда для выполнения целей, которые определены в планах организации. Только владея знаниями, что побуждает человека к деятельности, что им движет, какие мотивы находятся в основе его поведения можно эффективно на него воздействовать. Следует понимать, что человеком движет не единственная изолированная потребность, а их комбинация, при этом приоритеты потребностей в разный момент времени могут изменяться. Помимо этого, необходимо учитывать, что «истинные побуждения, заставляющие человека прилагать максимум усилий, весьма сложны и неопределенны».

Руководителю необходимо знать, что работник, который получает определенное задание, реагирует на него по-своему, иногда непредсказуемо. Это связано с тем, что поведение людей зависит не только от явных желаний или определенной необходимости, но и от приобретенных в результате воспитания или скрытых в подсознании различных субъективных факторов, например, традиции, привычки, системы стереотипов и предрассудков, нравственные принципы, политические или социальные идеалы и т.д. Поэтому человек может реагировать на внешние события импульсивно, без глубинного анализа причин и следствий^[7].

Исследователи делят современные теории мотивации на два типа: содержательные и процессуальные.

Содержательные теории основываются на идентификации потребностей, заставляющих людей действовать определенным образом. Наиболее известными представителями этого типа теории мотивации являются А. Маслоу, Ф. Герцберг, Д. МакКлелланд, К. Альдерфер. В процессе жизни человек испытывает определенные потребности, он ощущает психологически или физиологически недостаток чего-либо. Хоть и отсутствует единый взгляд на систему потребностей человека, при этом большинство исследователей считают, что потребности могут быть классифицированы на первичные и вторичные. Первичные потребности по своей природе являются физиологическими и, в большей степени, врожденными, например, потребность в сне, пище. Вторичные же потребности по сути являются психологическими, например, потребность в уважении, любви и др. Первичные потребности человека заложены на генном уровне, а вторичные по большей части осознаются человеком с опытом. Так как люди имеют разный жизненный опыт, то их вторичные потребности отличаются в большей мере, чем первичные.

---