Файл: Проектирование реализации операций бизнес-процесса «Планирование закупок и размещение заказов поставщикам».pdf

ВВЕДЕНИЕ

Использование информационных технологий в производственной деятельности предприятий уже давно не является чем-то необычным. Скорее наоборот, их использование является необходимым условием для поддержания жизнеспособности любого предприятия, любого масштаба и сферы деятельности. Это обусловлено в первую очередь большой производительностью и широким функционалом современных программ. Они позволяют не только хранить данные и формировать шаблонные документы, но и дают возможность составления различных прогнозов, помогают решать задачи планирования деятельности и управления как всем предприятием, так и отдельными его подразделениями. Однако, не смотря на бурное развитие информационных технологий и повсеместное их внедрение, всегда остаются небольшие участки производственного процесса, которые либо плохо автоматизированы, либо не автоматизированы вовсе. Такие слабо автоматизированные участки имеют более низкую производительность труда, что отрицательно сказывается на общей производительности труда на предприятии.

Цель курсовой работы – проектирование информационной системы для реализации бизнес-процесса «Планирование закупок и размещение заказов поставщикам» на примере компании ООО «Протек».

Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

• проанализировать текущую организацию бизнес-процесса планирования закупок и размещения заказов поставщикам в отделе закупок компании ООО «Протек» и возникающего при его выполнении документооборота;
• выбрать и обосновать проектные решения по информационному и программному обеспечению;
• составить информационную модель проектируемой информационной системы;
• разработать базу данных и программные модули ИС;
• описать контрольный пример реализации проекта.

1 глава. Аналитическая часть

1.1. Выбор комплекса задач автоматизации

ООО «Протек» существует с 2004 года. Специализируется на абонентском обслуживании клиентов в области информационных технологий. Основные направления деятельности компании:

• проектирование ИТ-инфраструктуры организаций;
• организация ИТ-инфраструктуры с возможностью последующего обслуживания;
• модернизация существующей ИТ-инфраструктуры с возможностью последующего обслуживания;
• оказание постоянных(абонентских) или разовых услуг;

Организационную структуру рассматриваемого предприятия можно представить в виде схемы, изображенной на рисунке 1.

Рисунок 1. Организационная схема предприятия

Организационная структура включает в себя следующие подразделения:

• Бухгалтерия;
• Отдел закупок;
• Отдел сетевых коммуникаций;
• Техническая поддержка клиентов;
• Отдел системного администрирования;
• Отдел продаж.

Руководитель – директор компании, которому подчиняются начальники отделов.

Отдел закупок, деятельность которого и является предметом исследования, выполняет обеспечивающую функцию: главная задача работников отдела – взаимодействие с поставщиками необходимых компании материалов и оборудования с целью закупок всех необходимых товаров (как для реализации обслуживания клиентов, так и для обеспечения внутренних потребностей компании).

1.2. Характеристика существующих бизнес – процессов

Для того, чтобы выделить основные бизнес-процессы, составляющие деятельность отдела закупок, воспользуемся функционально-структурным моделированием деятельности. В качестве основной методологии выступает IDEF0.

Методологию IDEF0 создали американские военные для того, чтобы более успешно тиражировать бизнес-процессы на предприятиях аэрокосмической промышленности. В свое время военные столкнулись с проблемой следующего типа.

При проектировании деятельности заводов было замечено, что каждый раз сотрудники выполняют одни и те же действия при проектировании подсистем управления, на что уходило много дополнительного времени и ресурсов. Поэтому возникла идея разработать новый язык, или чертеж, при помощи которого сотрудники могли бы описать типовые подсистемы управления и при создании нового завода использовать эти наработки. Язык, которые был создан для этих целей, лег в основу методологии описания бизнес-процессов на предприятиях IDEF0.

Данная методология описания бизнес-процессов предполагает указание не только входов и выходов, но дополнительных входов. Всего в данном стандарте выделяют три типа входа: первый так и называется вход, второй – управлением, а третий – механизмами.

Стандарт IDEF0 регламентирует с помощью входа (первый тип входных данных) показывать объекты, которые преобразуются в данным бизнес-процессе, это могут быть информационные и материальные потоки. С помощью управления (второй тип) показывают объекты, которые управляют выполнением бизнес-процессам. С помощью механизмов (третий тип) необходимо показывать объекты, которые непосредственно осуществляют данный бизнес-процесс: сотрудники, технические средства, информационный системы. На выходе бизнес процесса показывают результат выполнения данного бизнес-процесса.

На первом этапе построения IDEF0-модели система представляется как единое целое. Основная цель данного этапа – выявить входные и выходные данные, а также механизмы и правила для данной системы. Диаграмма данного этапа называется контекстной, которая изображена на рисунке 2 (для построения диаграмм использовалось CASE- средство AllFusion Process Modeler 7)

Рисунок 2. Контекстная диаграмма деятельности отдела закупок

По мере необходимости сотрудники отделов составляют заявки в отдел закупок о потребностях в тех или иных продуктах/товарах, которые и выступают в роли входных данных. Также в качестве входных данных деятельности отдела закупок выступают данные поставщиков и их прайс-листы, которые запрашиваются у них по мере необходимости, либо присылаются поставщиками самостоятельно при изменении каких-либо данных. Кроме того, ежемесячные отчеты о расходовании материалов также необходимы для реализации деятельности отдела закупок.

Выходными данными выступают заказы поставщикам на поставку товаров. Всю деятельность выполняют сотрудники отдела закупок: руководитель и менеджеры.

Следующий этап построения структурно-функциональной модели в нотации IDEF0 – декомпозиция контекстной диаграммы на составляющие. Диаграмма декомпозиции исследуемой деятельности приведена на рисунке 5.

Рисунок 3. Диаграмма декомпозиции

Деятельность отдела закупок можно разделить на четыре этапа:

• Планирование закупок (выполняется руководителем);
• Распределение заявок среди менеджеров (выполняется руководителем);
• Оформление заказов поставщикам (выполняется менеджерами по закупкам);
• Формирование договора на поставку (выполняется руководителем отдела закупок).

Договор передается в бухгалтерию, сотрудники которой оплачивают указанные в нем товары по необходимым реквизитам. Затем вместе с платежным поручением отправляется поставщику.

1.3. Характеристика документооборота, возникающего при решении задачи

В процессе выполнения бизнес-процесса планирования закупок и размещения заказов поставщикам формируется основной документ – это заказ поставщику. Сначала он выглядит в виде обычного списка товаров, которые необходимо заказать. Затем, менеджеры по закупкам подбирают поставщика для этого списка (поставщиков может быть несколько), после чего создают заказ и отправляют его в бухгалтерию для оплаты и поставщику для отправки товаров.

Схема документооборота приведена на рисунке 4.

Рисунок 4. Схема документооборота заказа поставщику

1.4. Обоснование проектных решений по информационному обеспечению

Информационное обеспечение комплекса задач, которые поставлены перед данным проектом организовано в виде реляционной базы данных, в которой хранится вся информация, необходимая для автоматизации процесса приходования товара.

Существуют определенные правила создания и проектировании базы данных для нужд какой-либо организации:

• База данных должна содержать в себе все необходимые для работы организации данные, хранимая информация должна быть в актуальном состоянии;
• База данных должна обеспечивать доступ ко всей информации за приемлемое время, то есть отвечать заданным требованиям производительности;
• База данных должна удовлетворять выявленным и вновь возникающим требованиям конечных пользователей;
• База данных должна иметь возможности расширения, на случай расширения сферы деятельности организации;
• База данных должна легко изменяться при изменении программной и аппаратной среды;
• Данные, которые загружаются в базу данных, должны быть корректными, поэтому при добавлении данных должна проводиться проверка вводимых данных;
• Доступ к информации, хранимой в БД должны иметь только лица и сотрудники организации, имеющие на это соответствующие полномочия и должностные обязанности;
• Работа с базой данных не должны вызывать трудностей у пользователей, для этого обязательно нужен дружественных интерфейс.

Реляционная модель базы данных – это такая модель, где БД – совокупность отношений, содержащих всю информацию, которая должна храниться в БД. Однако пользователи могут воспринимать такую базу данных как совокупность таблиц.

Входными данными для проектируемой информационной системы автоматизации процесса планирования закупок и размещению заказов поставщикам выступают данные поставщиков, их прайс-листы и списки товаров для закупа.

Всего в информационной системе используется четыре справочника:

• сотрудники (они же пользователи ИС);
• роли сотрудников;
• статусы заказов;
• единица измерения;
• товар;
• категория товаров;

Выходными данными информационной системы выступают сформированные заказы поставщикам и отчет о работе сотрудников отдела закупа. Также к выходным данным стоит отнести и комментарии, которые сотрудники могут оставлять к тому или иному заказу.

Для каждого заказа, поставщика, товара, категории товара и сотрудника, используются классификаторы, предназначенные для идентификации каждой записи в таблице БД.

Описание используемых классификаторов приведено в таблице 1.

Таблица 1

Используемые идентификаторы

1.5. Обоснование проектных решений по программному обеспечению

Программное обеспечение - это совокупность программ для реализации целей и задач информационной системы, а также нормального функционирования комплекса технических средств.

В состав программного обеспечения входят общесистемные и специальные программные продукты, в том числе: операционная система, системы программирования, инструментальные средства программиста, тестовые и диагностические программы, программные средства телекоммуникации, защиты информации, функциональное программное обеспечение (автоматизированные рабочие места, системы управления базами данных и т. п.).