Файл: Проектирование информационной системы по учету кадров на предприятии в отделе кадров.pdf

Введение

Обработка значительных потоков информации является одной из главных проблем любой организации, особенно в организациях, по роду своей деятельности связанных с информационными массивами – их получением, организацией, аналитико-синтетической переработкой и нередко созданием вторичного информационного продукта. Почти все задачи, возникающие в ходе работы визового центра, достаточно легко поддаются автоматизации, однако затраты на модернизацию и разработку нового программного обеспечения должны быть сопоставимы с предполагаемой пользой от проведения данного комплекса работ. Интерес к разработке информационной системы (ИС) в рассматриваемой организации «Эвен» вызван не желанием извлечь сиюминутную выгоду, а главным образом, стратегическими интересами.

Создание ИС «Эвен» не может быть успешным без предварительного анализа и моделирования. Создавая информационную модель «Эвен», следует, прежде всего, обратить внимание на объекты (сущности) системы и их отношения, направление и характер потоков информации, которыми обмениваются эти объекты и на операции, которые производятся над информационными потоками, перерабатывая и видоизменяя их.

Проблема надежности информационной системы по учету информационных услуг имеет особое значение. Неполнота или недостоверность информации, несвоевременность ввода данных и ошибки при ее обработке оборачиваются не только сбоями в технологической схеме выполнения заказа и финансовыми потерями, но также и утратой доверия к данной организации, как от её клиентов так и собственных сотрудников.

Также необходимо отметить, что залог эффективного функционирование любого предприятия – рациональная управленческая и ценовая политика, требующая глубокого анализа оперативно предоставленной информации о деятельности предприятия. Для сбора, хранения и обработки данных организации повсеместно используют комплекс оборудования и программных средств.

Целью данной работы является проектирование и разработка информационной системы «Эвен» ориентированной для автоматизации процессов управления и учёта кадров, а именно регистрации сотрудников, оформления документов и выдачи командировочных листов, в случае необходимости.

Для успешного выполнения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

1. Провести аналитический обзор литературных источников по исследуемой теме.

2. Изучить структуру организации ООО «Эвен».

3. Провести анализ автоматизируемых процессов организации.

4. Разработать программу для организации.

5. Провести анализ экономической эффективности внедряемой ИС.

1 Аналитическая часть

1.1 Исследование предметной области и предприятия

1.1.1 Характеристика предприятия и род деятельности

Наименование предприятия: «Эвен», регистрирована за адресом город Москва, улица Сахарова, д. 12.

Основным видом деятельности компании является неспециализированная оптовая стройматериалами.

Чистый убыток «Эвен»за 2015 год увеличился на 36,58% до 9,36 млн. руб. с 6,85 млн. руб. за аналогичный период предыдущего года. Это следует из отчета компании.

Продажи компании снизились на 27,47% до 84,64 млн. руб. с 116,69 млн. руб. годом ранее. Компания «Эвен» завершила 2014 год с валовой прибылью в 27,63 млн. руб., что на 20,28% меньше показателя прибыли годом ранее - 34,66 млн. руб.

Убыток до налогообложения компании за 2015 год снизился на 44,47% до 9,36 млн. руб. с 6,48 млн. руб. за аналогичный период предыдущего года.

1.1.2 Организационная структура управления предприятием

В настоящее время по организационно-правовой форме фирма «Эвен» является обществом с ограниченной ответственностью.

Общество с ограниченной ответственностью — это учрежденное одним или несколькими лицами хозяйственное общество, учредительный капитал которого разделен на доли определенных учредительными документами размеров и число участников которого ограничено по Закону об обществах с ограниченной ответственностью [11].

Участники ООО не отвечают по его обязательствам, однако, они подвержены рискам, связанным с деятельностью предприятия. Участники ООО получают прибыль (если деятельность предприятия приносит таковую) соразмерно внесенной доле в уставной капитал.

При возникновении общества с ограниченной ответственностью формируется учредительный договор. Для регулирования деятельность принимается устав предприятия. Эти документы являются главными документами общества.

Все участники, вложившиеся в уставной капитал являются представителями высшего органа ООО. Из учредителей формируется собрание для решения главных вопросов. Собрание обычно формирует подчиненный исполнительный орган для текущего руководства деятельностью ООО.

Организационная структура предприятия представлена на схеме 1.1.

Рисунок 1.1 - Организационная структура ООО «Эвен»

Генеральный директор руководит организацией. Его обязанности — это контроль действий заместителей, а также принятие стратегических решений.

Главный бухгалтер ведет бухгалтерский и налоговый учет предприятия, отвечает за подготовку и сдачу отчетности. Помогает ему в этом деле штат бухгалтеров.

Кассир пробивает кассовые чеки и оформляет кассовые ордера на ККМ, принимает от клиентов денежные средства.

В задачи технической службы входит поддержание работы web–сайта организации во всемирной компьютерной сети и наполнение его контентом.

Сотрудники технической службы в ответе за компьютерную сеть организации, сервера хранения данных, а также специальное и общесистемное программное обеспечение, используемое работниками прочих отелов в ежедневной работе.

Общее руководство отделом контроля продаж, курьерской службой и call-центром занимает начальник отдела продаж в его обязанности входит контроль за работой этих отделов.

Менеджеры отдела продаж оформляют договора, занимаются общением с клиентами. Это происходит в офисе или по телефону, либо при помощи других электронных средств связи, таких как: Электронная почта или служба мгновенных сообщений.

В задачи сотрудников отдела контроля продаж входит проверка правильности оформления договоров и проверка документов на наличие ошибок и неточностей.

Курьерская служба доставляет бумажные документы клиентам, в случае, если клиент заказал и оплатил тур удаленно.

Директор по кадрам выполняет контроль работы отдела кадров – одного из ключевых подразделений на предприятие, так как квалифицированные кадры являются основополагающим ресурсом любой компании. Сотрудники кадрового агентства ведут кадровый учет на предприятии.

Кроме того, директору по кадрам подчиняется отдел обучения, который выполняет задачи по повышению квалификации сотрудников, а также проводит семинары и тренинги.

Юридический отдел во главе с начальством представляет предприятие в органах надзора и государственной власти, осуществляет контроль в правовых вопросах работы предприятия, а также является представителем компании в арбитражных судах.

Только при организованной и слаженной работе всех подразделений предприятия можно достичь успешного функционирования всего предприятия в целом.

Исследованием рынка, рекламой и планированием ценовой политики занимается отдел продаж. Кроме того, отдел продаж отвечает за проведение рекламных акций и компаний. Периодически сотрудники отдела маркетинга проводят анализ потребностей потребителей, результатом которого является отчет с описанием возможных путей увеличения спроса.

Заключением договор с заказчиками занимаются сотрудники отдела закупок.

Бухгалтерским учетом в соответствии с российским законодательством занимается финансово-экономическая служба. Кроме того, одной из главных функций финансово-экономической службы является предоставление налоговой и статистической отчетности в главные контролирующие органы. При сотрудничестве с иностранными организации сотрудники формируют международную финансовую отчетность.

Кадровая политика ведется отделом кадров. Отдел кадров занимается выявлением потребности в кадрах и привлечением на пустующие должности квалифицированных рабочих. Кроме того, сотрудники отдела кадров анализируют текучесть кадров и ищут методы борьбы с данным явлением. Также к кадровым вопросом относятся операции с трудовыми книжками и ведение личных дел сотрудников. Помимо перечисленного, в функции отдела кадров входит учет отпусков и организация штатного расписания. Несколько работников кадрового отдела занимаются разработкой планов повышения квалификации трудящихся и карьерного роста.

Помимо перечисленных отделов, в фирме есть собственная служба безопасности. Сотрудники службы безопасности обеспечивают санкционированный доступ по пропускам на территорию предприятия. Регистрация и досмотр посетителей – непосредственная функция службы безопасности. Помимо перечисленных, служба безопасности отвечает за обнаружение посторонних на объекте и контроль за пронос запрещенных предметов, в частности, аппаратных ключей защиты.

За исправную работу компьютерной техники и сети отвечает IT-отдел и системный администратор. IT-отдел администрирует, настраивает и модернизирует программное обеспечение компьютеров во всех отделах. При необходимости разработки нового прикладного программного решения, сотрудники IT-отдела согласовывают план разработки, проектируют, кодируют и тестируют необходимый программный инструментарий. Работники IT-сферы обеспечивают работу внутренней сети и доступ к сети Интернет. Помимо перечисленных, IT-отдел занимается поддержкой работы электронного документооборота, обучением сотрудников иных подразделений работе на компьютерах и в сети. Проведение лекций об информационной безопасности также является важной функцией представителей IT-отдела.

1.1.3 Программная и техническая архитектура ИС предприятия

Все сервера принадлежат учредителю организации и установлены в дата-центре, который арендует учредитель. На серверах установлены ОС: Windows Server 2003.

Рабочие места расположены в помещении бухгалтерии арендуемого комплекса помещений, в который имеют доступ посетители и все сотрудники организации, а также работники учредителя. Рабочие места принадлежат организации. На рабочих станциях используются ОС: Windows XP, Windows 7.

Рисунок 1.2 – Техническая архитектура ООО «Эвен»

Рабочие станции подключены к локальной сети учредителя, образованной ИТ-инфраструктурой, которая подключена к сети интернет через оборудование провайдера. Сетевая инфраструктура построена на оборудовании учредителя. Канал связи до дата-центр реализуется учредителем.

Рисунок 1.3 - Основная часть программной архитектуры предприятия

Техническое обслуживание ИТ-инфраструктуры осуществляет штатный системный администратор организации.

1.2 Обоснование разработки ИС

Современные технологи сделали реалистичной мечту всех специалистов о создании систем, которые работают по «безбумажной» технологии. К тому же в настоящее время уже происходит смена акцентов, когда данные в электронной форме становятся основой информационной системы, а необходимая документация передаётся на бумажных носителях, как дополнение к электронным данным. Преимущества безбумажной технологии очевидны, а сегодня мы уже наблюдаем и экономическую эффективность от практической реализации ИС.

Применение безбумажных технологий ставит проблему оптимизации распределения информации между бумажными и электронными носителями. С этих позиций информацию можно разделить на три класса:

• данные, которые участвуют в расчётах (только в электронном виде);
• дополнительная информация, помогающая формализовать модель (предпочтительнее использовать в электронном виде);
• детальная текстовая информация, которая по своей структуре трудно формализуемая (предпочтительнее хранение на бумажном носителе).