Файл: Разработка регламента выполнения процесса «Складской учет» (ГЛАВА 1. Анализ существующей информационной системы ООО «Фаворит ОПТ»).pdf

Введение

Цель курсовой работы заключается в определении направлений совершенствования отпуска товаров со склада.

Задачами курсовой работы являются:

- рассмотреть содержание и принципы организации складского технологического процесса в целом, а также отпуска товаров со склада;

- исследовать процесс отпуска товаров со склада предприятия ООО «Фаворит ОПТ»

- определить направление совершенствования отпуска товаров со склада торговой организации.

- усовершенствование бизнес – процессов работы склада

Актуальность выбранной темы курсовой работы объясняется тем, что складские операции имеют большое значение для деятельности всего предприятия.

Поэтому очень важно правильно и рационально организовать складской технологический процесс. 

ООО «Фаворит ОПТ» как участник канцелярского рынка существует с 1991 года. За это время организация прошла сложный путь становления – от небольшой семейной компании до одного из лидеров канцелярского рынка Удмуртии.

Предприятие «Фаворит ОПТ» по организационно-правовой форме является обществом с ограниченной ответственностью, которое образовалось в 1995 году. Общество действует на основании Устава и в соответствии с законодательством Российской Федерации и Удмуртской Республики.

Общество создано с целью:

1) обеспечения населения товарами и услугами;

2) получения прибыли от своей деятельности.

Предметом деятельности ООО «Фаворит ОПТ» является:

- организация оптово-розничной торговли непродовольственными товарами;

- торгово-закупочная деятельность, маркетинг, рекламные услуги, организация ценообразования;

- организация продажи по образцам;

- внешнеэкономическая деятельность в установленном законом порядке;

- обеспечение на договорных основах реализации товаров народного потребления трудовым коллективам организаций и предприятий;

- в случае необходимости, для выполнения целей и решения задач Общества собрание участников Общество может принять решение об осуществлении иных видов не запрещенной деятельности, в порядке, установленном существующим законодательством.

Основным предметом деятельности предприятия является оптово-розничная торговля непродовольственными товарами. Эффективность коммерческой деятельности Общества зависит, прежде всего, от рационального построения процесса реализации товаров и услуг, а в особенности механизма поставок (организации информационных потоков).

---

Данная работа нацелена на проведение исследования информационной системы склада и разработку предложений по совершенствованию существующей системы.

ГЛАВА 1. Анализ существующей информационной системы ООО «Фаворит ОПТ»

1.1 Общая характеристика структурного подразделения (Склад) «как есть»

Проектирование сквозных процессов в большинстве случаев дает оптимальное решение при условии накапливания сырья, полуфабрикатов, готовых изделий в том или ином звене логистической цепи на некоторое время. Целостный проект показывает, что необходимо сделать с грузом в месте накапливания.

Возможно, поступившие грузовые единицы необходимо расформировать, товары переупаковать, какое-то время хранить, затем сформировать новые грузовые единицы и в нужный момент доставить потребителю. С этой целью в логистической системе организуется склад.

Склад - элемент товаропроводящей цепи, предназначенный для приемки, размещения, хранения, комплектации и выдачи продукции и имеющий необходимую для выполнения этих функций материально-техническую базу (здания, сооружения, устройства и т.п.) [6].

Изготовителю продукции необходимы склады сырья и исходных материалов, с помощью которых обеспечивается непрерывность производственного процесса. Склады готовой продукции позволяют содержать запас, обеспечивающий непрерывность сбыта. На складах торговли накапливаются и ожидают своего потребителя готовые изделия.

Склады в логистике рассматривают как элементы систем товародвижения и в то же время как самостоятельные системы. Соответственно, выделяют две группы задач:

- задачи, связанные со складами, возникающие при проектировании систем товародвижения;

- задачи по складам как по самостоятельным системами .

Склады^[1] являются одним из важнейших элементов логистических систем. Объективная необходимость в специально обустроенных местах для содержания запасов существует на всех стадиях движения материального потока начиная от первичного источника сырья и кончая конечным потребителем. Этим объясняется наличие большого количества разнообразных видов складов.

---

В широком диапазоне варьируются размеры складов: от небольших помещений общей площадью в несколько сотен квадратных метров до складов-гигантов, покрывающих площади в сотни тысяч квадратных метров.

Логистические функции складов реализуются в процессе осуществления отдельных логистических операций. В предыдущем параграфе показано, что функции разных складов могут существенно отличаться друг от друга.

Соответственно будут различны и комплексы выполняемых складских операций. В широких пределах варьируются и способы выполнения однородных операций.

В целом комплекс складских операций представляет собой следующую последовательность:

- разгрузка транспорта;

 - приемка товаров;

 - размещение на хранение (укладка товаров в стеллажи, штабели);

 - отборка товаров из мест хранения;

 - комплектование и упаковка товаров;

 - погрузка;

- внутри складское перемещение грузов.

Для предоставления должной координации^[2] и контроля над деятельностью подразделений и работников на данном предприятии, создана линейно-функциональная организационная структура (См. рисунок 1), которая позволяет обеспечить каждый элемент системы четкой, определенной, конкретной задачей и обязанностями.

Рисунок 1 – Организационная структура ООО «Фаворит ОПТ»

Анализ существующей информационной системы ООО «Фаворит ОПТ» производится на примере структурного подразделения – Склад.

Одной из основных коммерческих^[3] функций подразделения является закупка товаров для их дальнейшей продажи. Правильно организованная закупочная работа не только способствует удовлетворению потребительского спроса, но и позволяет уменьшить вероятность коммерческого риска, связанного с отсутствием сбыта товаров.

Работа по закупкам товаров включает комплекс взаимосвязанных коммерческих операций, к числу которых относятся:

- изучение и прогнозирование покупательского спроса;

- определение потребности в товарах;

- выявление и изучение источников закупки, выбор поставщиков и каналов продвижения товаров;

- установление хозяйственных связей с поставщиками;

- контроль исполнения договоров и хода поставки товаров.

Для организации эффективной работы складского комплекса важнейшее значение имеет выбор информационной системы, которое позволяет превратить процесс обработки товародвижения в своеобразный непрерывно действующий конвейер и от которого зависит функционирование складского комплекса в целом.

---

С учетом тенденций развития информационных^[4] технологий и с целью обеспечения исполнения поставленных перед рассматриваемым подразделением задач необходима автоматизация данного процесса. Подобные мероприятия позволят выявить «скрытые» резервы бизнеса и получить дополнительную прибыль.

1.2 Организационная структура Склада и выбор средств для моделирования бизнес процессов

Анализируемое структурное подразделение имеет линейную организационную структуру, которая приведена на рисунке 2.

Координатор сортировочных центров (складов)

Кладовщики

Операторы склада

Грузчики

Курьеры

Рисунок 2 – Организационная схема Склада

Все сотрудники Склада непосредственно подчинены заведующему складом, который в свою очередь подчиняется директору предприятия.

В ООО «Фаворит ОПТ» система Склада построена следующим образом:

– Руководитель складом (общее руководство подразделением, работа с поставщиками (выбор поставщика, оформление условий поставки, согласование и оформление контрактов / договоров, формирование заявок на поставку), составление плана закупок);

– старший оператор по работе со складом (прием заявок, введение данных в компьютер, составление отчетов по закупкам с аналитикой);

– менеджеры-операционисты (сверка заявок со спецификациями на объект и сетевыми графиками, оформление спецификаций к контрактам на закупку, сверка документов с размещенным заказом);

– кладовщики (приемка-передача и учет первичной документации);

– грузчики (погрузочно-разгрузочные работы и сбор счетов / актов).

- курьеры организуют транспортировку между складами.

Система информационных потоков – совокупность физических перемещений информации, дающая возможность осуществить какой-либо процесс, реализовать какое-либо решение. Наиболее общая система информационных потоков – это сумма потоков информации, которая позволяет вести предприятию финансово-хозяйственную деятельность.
Информационные потоки обеспечивают нормальную работу организации. Цель работы с информационными потоками – оптимизация работы предприятия.

---

Информация, которая собирается в системе контроллинга^[5] для обработки и анализа, должна отвечать следующим требованиям:

· своевременности, т.е. информация по затратам, выручке, прибыли должна поступать тогда, когда еще имеет смысл ее анализировать;

· достоверности;

· релевантности, т.е. информация должна помогать принимать решения;

· полезности (эффект от использования информации должен перекрывать затраты на ее получение);

· полноте, т.е. не должно быть упущений;

· понятности, т.е. информация не должна требовать «расшифровки»;

· регулярности поступления.

Через рассматриваемое структурное подразделение ежедневно проходит огромный объем информации. Рассмотрим движение информационных потоков между Складом и прочими подразделениями. На рисунке 3 изображена схема движения информационных потоков ООО «Фаворит ОПТ».

Рисунок 3 – Схема движения информационных потоков ООО «Фаворит ОПТ»

Информационные потоки в части сбора информации для закупок организованы следующим образом: менеджеры отдела продаж направляют в отдел снабжения график продаж и спецификации. Отдел снабжения, согласно спецификаций на объект и графиков продаж, осуществляет мониторинг цен и возможностей поставки товаров.

Также отдел снабжения (в некоторых случаях директор) после проведения маркетинговых исследований, контактов с поставщиками, учитывая информацию по остаткам на складах, формирует информацию по заявкам. Посредством службы экспедиторов товар от поставщиков поступает на склад (по накладным), где осуществляется приемка / передача.

Для учета товаров в складском комплексе существуют отдельные штатные единицы – кладовщики, от которых информация поступает к менеджерам по снабжению, которые в свою очередь запрашивают / сообщают о потребности заведующему складом. Кладовщик уведомляет начальника отдела продаж о наличии / отсутствии товаров и соответственно ставит в известность о потребности начальника отдела снабжения.

По мере возникновения необходимости из бухгалтерии поступает информация о расчетах с поставщиками и покупателями, исходя из чего, происходит корректировка графика закупок.

Таким образом, можно сделать вывод о том, что с увеличением объемов продаж наличие ручного складского учета является недостатком и негативно отражается на системе управления материально-товарными запасами в ООО «Фаворит ОПТ», а также приводит к увеличению времени на обработку информации о наличии / отсутствии товаров на складе и торможению процесса составления прогнозов закупок.

---