Файл: Способы представления данных в информационных системах (Классификация информации в информационных системах).pdf

Данные типа дата или время указываются в виде:

• полный формат даты: формат записи, например, 19.08.2019 17:34:23;
• длинный формат даты: формат записи, например, 19 июня 2019 г.;
• средний формат даты: формат записи, например, 19-июн-2019;
• краткий формат даты: формат записи, например, 19.06.2019;
• полный формат даты: формат записи, например, 17:34:23;
• средний формат даты: формат записи, например, 5:34;
• краткий формат даты): формат записи, например, 17:34 [3].

Денежный тип данных

Для типа данных «Денежные» принимаются предопределенные типы денежных единиц. В значении денежных данных в общей части используется до 15 цифр, а в дробной части - до 4 цифр, что позволяет избежать округления данных при расчетах.

Для свойств типа денег принимаются следующие:

• Основным является действительное число в виде десятичной дроби;
• Деньги - число в виде десятичной дроби с предварительно согласованной денежной единицей;
• Евро - число в виде десятичной дроби с денежной единицей евро-ро;
• Исправлено - десятичное число с последовательной цифрой;
• С разделителями разрядов – число в виде десятичной дроби, где число от запятой в лево разделены по три цифры;
• Процентный – десятичная дробь в процентном виде;
• Экспоненциальный - целая часть которого состоит из одной цифры, и после мантиссы числа указывается знак E, за которым следует число, соответствующее степени 10 [7].

Тип данных счетчик

В свойствах данных типа Счетчик указываются

• Длинное целое – может быть числом от 1 до 2147 483 647 увеличивающееся на 1, обычно используется для вывода порядкового номера;
• Код репликации – используется для ввода чисел с информационным объемом до 16 байт.

Логические данные.

Данные этого типа могут иметь одно из двух взаимоисключающих значений - «Да» или «Нет», «Истина» или «Ложь». Поэтому логический тип удобно использовать для атрибутов, которые могут принимать одно из двух значений, которые являются взаимоисключающими, например, наличие водительских прав (да - нет) [6].

Объект ОLE.

«Значением» такого данного может быть любой объект ОLE (графика, звук, видео). Объектам OLE можно отнести объекты, поддерживающие OLE протокол и подготовленные другими приложениями среды Windows, например, документ Microsoft Word, электронная таблица Microsoft Excel, рисунки, звуки и другие объекты с информационными объемами не превышающие 1 гигабайт [6].

«Гиперссылка» такого типа данные представляют путь к быстрому просмотру нужного внешнего документа.

Данные типа Вложение

Вложение позволяет встраивать данные, подготовленные другими программами: рисунки, изображения, двоичные файлы, файлы Office, но они не могут вводить текстовые или цифровые данные любым способом.

Мастер подстановок не относится к типу данных. Он используется для ввода двух типов списка: список данных и поле замены [7].

Каждый тип данных характеризуется определенными свойствами, которые указываются в полях:

«Размер поля» - для типа данных «Текст», «Числовой» или «Счетчик» необходимо указать максимальное, но минимально достаточное значение данных.

«Формат поля» - желательно указать «По умолчанию». Однако вы должны указать соответствующий формат для данных даты / времени.

«Количество десятичных разрядов» - введите количество символов в дробной части числа.

«Маска ввода»: указывает символы, которые помогают вводить данные.

«Подпись»: текст, который автоматически появляется в форме, в отчете и в запросе, вставляется.

«Значение по умолчанию»: показанное здесь значение автоматически появляется в поле при добавлении новой записи.

В качестве значения свойства «Условие на значение» нужно указать правило верификации.

Правило верификации это условие, которому должен удовлетворять значение данного поля, т.е. логическое выражение которое должно принимать значение «Истина» при вводе данного в это поле, например: >=1 And <=12, система признает ошибочным ввод в это поле любого значения менее 1 и более 12 [7].

«Сообщение об ошибке» - вводится сообщение, которое должно отображаться, если значение не соответствует выражению в свойстве Условие на значение.

«Обязательное поле» определяет необходимость ввода данных в поле: можно указать «Да» (пустые значения допускаются) или «Нет» (пустые значения не допускаются).

«Индексированное поле» - создав индекс, можно ускорить доступ к данным в поле, например, нужно выбрать «Да, совпадения не допускаются», если данное поле является ключевым полем.

«Смарт-теги» - добавление данных распознанных и помеченных как особый тип, например имя пользователя или получателя.

«Выравнивание текста» указывается способ выравнивания текста по умолчанию.

«Пустые строки», если для этого свойства указано «Да», то для текстовых полей и полей MEMO можно вводить пустые строки.

Сжатие Unicode определяет необходимость сжатия текста, хранящегося в поле, если его размер меньше 4096 символов.

«Режим IME» - свойство, управляющее преобразованием предложений в восточноазиатской версии Windows.

«Режим предложений IME» - это свойство, которое управляет преобразованием предложений в восточноазиатской версии Windows [4].

2.2. Способы представления данных в БД Excel

Окно обработчика электронных таблиц Excel предназначено для ввода электронной таблицы и содержит следующее:

• стандартные элементы окна Windows;
• поле имени содержит имя или адрес активной ячейки или диапазона ячеек;
• строка формулы используется для отображения и редактирования содержимого активной ячейки;
• в строке состояния отображается информация о режиме работы, состоянии индикаторов режима и клавиатуры.

В рабочей области окна расположена рабочая книга. Рабочая книга - это файл, предназначенный для хранения электронной таблицы, имеет расширение.xls. Рабочая книга состоит из рабочих листов. По умолчанию во вновь создаваемой книге содержится 3 рабочих листа. Пользователь может управлять этим количеством с помощью установки значения параметра Листов в новой книге на вкладке Общие диалогового окна команды Параметры меню Сервис [7].

Рабочий лист представляет собой сетку из строк и столбцов. Максимальный размер рабочего листа - 256 столбцов, 65536 строк. Столбцы именуются латинскими буквами от А до Z и от АА до IV. Строки именуются числами от 1 до 65536

На пересечении строки и столбцов рабочего листа расположены ячейки (клетки). Каждая ячейка имеет адрес, который образуется: <имя столбца><имя строки>, например А10. Ввод и редактирование данных производится в активной ячейке. Активная ячейка выделяется жирной рамкой Ее имя содержится в поле имени. Существует также понятие диапазона ячеек. Диапазон (блок, интервал) ячеек - это прямоугольная область в таблице, содержащая несколько выделенных ячеек. Адрес диапазона образуется как: <адрес 1-й ячейки>: <адрес последней ячейки>, например А1:А10, A10:D20 [7].

Два типа данных могут быть введены в ячейки таблицы: константы и формулы. Константы - это значения, которые не изменяются до тех пор, пока они не будут намеренно изменены. Константы могут быть следующих типов: числовые, текстовые (надписи), дата и время дня, а также два специальных типа - логические значения и ошибочные значения.

Число в Excel может состоять только из следующих символов: цифры от 0 до 9, +, -, (,), /, $, %, (.), Е, е. Запятая в числе интерпретируется как разделитель десятичных разрядов. Символ разделителя может быть изменен в приложении Язык и стандарты панели управления Windows.

Существуют следующие правила ввода чисел:

1. Если ввод числа начинается со знака «+» или «-», пиксел опускает «+» и сохраняет «-», интерпретируя введенное значение как отрицательное число.

2. Числовые значения, заключенные в круглые скобки, интерпретируются как отрицательные. Например, (5) интерпретируется, как -5.

3. Символ Е или е используется при вводе чисел в потенциальном представлении. Например, 1Е6 интерпретируется как 1 000 000 (единица, умноженная на десять в шестой степени).

4. При вводе больших чисел можно вставить пробел, отделяющий сотни от тысяч, тысячи от миллионов и т. Д. При этом вводе числа отображаются в ячейках с пробелами и в строке формул без пробелов.

5. Если вы введете число с символом валюты, формат ячейки будет применен к ячейке.

6. Когда число заканчивается знаком%, к ячейке применяется процентный формат.

7. Перед вводом рациональной дроби введите 0 и пробел, e. Например, 3/4, 0 3/4, чтобы Excel не интерпретировал это как дату. Числа могут быть введены в разных форматах. В Excel имеется ряд стандартных числовых форматов, которые вы можете изменять по мере необходимости. Вы также можете создавать свои собственные форматы.

Как правило, числа вводятся в общем числовом формате. Соответственно, числа в ячейке представлены в обычном виде. Если длина числа не превышает ширину ячейки, она будет отображаться в том виде, в котором она была набрана. Если оно превышено, число отображается в экспоненциальной форме. Если значение числа превышает допустимое значение в формате, в ячейке появляется символ переполнения - ####. Вы можете изменить формат по умолчанию на вкладке «Вид» команды «Ячейки» в меню «Формат».

Ввод текста аналогичен вводу числовых значений. Текст - это произвольная строка символов, не воспринимаемая как число, дата, время дня или формула. При вводе длинного текста, который не может быть полностью отображен в ячейке, Excel может отобразить его, заменив соседние ячейки. Но в то же время текст все равно будет храниться только в одной ячейке. Когда вы вводите текст в одну ячейку, перекрывая содержимое другой ячейки, перекрывающийся текст усекается. Когда ячейка с длинным текстом активирована, в строке формул отображается весь текст, хранящийся в ней.

Вы можете увидеть длинный текст в ячейке, развернув столбец, дважды щелкнув границу столбца в его заголовке. Ширина столбца настраивается на максимальную ширину значений в этом столбце. Обтекание текстом также может облегчить чтение длинных значений. Этот режим позволяет вводить длинные текстовые значения путем перехода к следующим строкам без наложения текста в других ячейках. В этом случае Excel увеличивает высоту строки, содержащей ячейку с дополнительными строками. Чтобы установить этот режим, установите флажок «Разрыв слова» на вкладке «Выравнивание» команды «Ячейки» в меню «Формат».

Иногда требуется ввести число со знаком «+» перед ним. При простом наборе «плюс число» Excel воспримет ввводимое значение как числовое, и знак «+» опустит. Чтобы заставить Excel обращаться со специальными символами, как с обычными, нужно ввести числовой текст. Числовой текст может состоять из текста и чисел или только из чисел. Если значение, вводимое в ячейку, будет состоять из текста и чисел, оно будет интерпретироваться как текстовое.

Для того чтобы создать текстовое значение, состоящее целиком из числовых символов, следует начать ввод с апострофа или ввести сначала знак равенства, а затем значение, заключенное в кавычки. Знак равенства с кавычками или апостроф появляются в строчке формул, но не выводятся в ячейке. В то время как числовые значения по умолчанию выравниваются по правому краю, числовой текст, как и обычный, выравнивается по левому [7].

В Excel дата и время дня интерпретируются как числа. Базовая единица времени в Excel - день. Они представлены последовательными десятичными значениями от 1 до 65380. Базовая дата, представленная 1 десятичным знаком, - воскресенье, 1 января 1900 года. Максимальное значение десятичной даты; 65380 подарков 31 декабря 2078 года.

Когда вы вводите дату в Excel, сохраните ее как десятичное значение, которое равно количеству дней между указанной датой и базовой датой. Время дня - это десятичная дробь, которая представляет часть дня между началом (12:00 ночью) и указанным временем. Например, 12:00 вечера, кажется, 0,5.

Внешнее представление в ячейках рабочего листа зависит от формата, назначенного ячейке. В форматах даты и времени используются следующие разделители: «.», «/ », « - » - для даты; «> - для времени.

При вводе даты между 1920 и 2019 гг. можно указывать только две последние цифры года. При вводе даты вне этого диапазона год нужно записывать полностью.

Чтобы ввести текущее время в ячейку или в формулу, следует одновременно нажать клавиши Ctrl, Shift и «:». Для ввода текущей даты в ячейку или формулу следует одновременно нажать клавиши Ctrl и «;».

При вводе даты и времени нет разницы между прописными и строчными буквами. Если вы используете 12-часовой формат, после ввода времени вы должны ввести AP (A) с пробелом, чтобы ввести время до полудня, и РM (P), чтобы ввести время во второй половине дня. Например, 15:00 означает 15:00. Дата и время могут быть введены в ячейку. Тогда они должны быть разделены пробелом.

Такие данные, как дата и время дня, могут участвовать в вычислениях (сложение, вычитание), а также быть частью формул в виде текста (поэтому они должны быть заключены в двойные кавычки) [4].