Файл: Проектирование реализации операций бизнес-процесса «Учет предоставленных услуг салоном красоты».pdf

За последние двадцать лет значительно возрос объём и оборот информации во всех сферах жизнедеятельности человека: экономической, финансовой, политической, духовной. И процесс накопления, обработки и использования знаний постоянно ускоряется. В связи с этим возникает необходимость использования автоматических средств, позволяющих эффективно хранить, обрабатывать и распределять накопленные данные.

Компьютерный учет имеет свои особенности и радикально отличается от обычного. Компьютер не только облегчает учет, сокращая время, требующееся на оформление документов и обобщение накопленных данных для анализа хода производственной деятельности, необходимого для управления ею. Программное обеспечение для работы с базами данных используется на персональных компьютерах уже довольно давно.

Понятие «система» очень часто употребляется как в научных дисциплинах, так и в повседневной жизни. Примеров тому достаточно много: Солнечная система, система транспорта, файловая система и многое другое. Под системой понимается любой объект, состоящий из множества взаимосвязанных частей и существующий как единое целое. Совокупность взаимосвязанных данных, предназначенных для обработки на компьютере – система данных. Совокупность взаимосвязанных программ определенного назначения – программные системы (ОС, системы программирования, пакеты прикладных программ и др.) Информационные системы – одно из важнейших приложений компьютерных технологий.

Эффективная работа в современных условиях невозможная без использования компьютерных технологий. Правильный выбор программного продукта - это первый и определяющий этап автоматизации работы. Применение информационной системы (ИС), которая отвечала бы требованиям (масштабу, специфике и т.д.), позволила бы минимизировать издержки и повысить оперативность управления в целом.

Цель курсовой работы – проектирование реализации операций бизнес процесса «Учет услуг» салона красоты.

Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

выбрать комплекс задач автоматизации;
охарактеризовать существующие бизнес-процессы;
дать характеристику документообороту;
обосновать проектные решения по информационному и программной обеспечению;
описать информационную модель;
описать входную и результатную информацию;
составить сценарий диалога;
дать характеристику базы данных;
построить дерево вызова программных модулей;
описать контрольный пример.

1. Аналитическая часть

1.1 Характеристика комплекса задач

1.1.1 Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика существующих бизнес-процессов

На предприятиях индустрии красоты можно выделить несколько групп бизнес-процессов.

Основные.
Обеспечивающие.
Управляющие.
Развитие.

Основные бизнес-процессы создают ценность для потребителя. В результате чего потребитель получает изделие, товар или услугу. К ним относятся: оказание всех видов услуг в салоне, продажа товара.

Результатом обеспечивающих бизнес-процессов является своевременное поступление ресурсов, необходимых для качественного и своевременного выполнения основных бизнес-процессов. К ним относят закуп материалов и оборудования, техническое обслуживание оборудования, подбор и обучение персонала, юридическое и бухгалтерское сопровождение, уборка помещения, стирка белья, программа производственного контроля и т.п.

Управляющие бизнес-процессы обеспечивают планомерное и последовательное выполнение основных и обеспечивающих бизнес-процессов, достижение поставленных целей или их корректировку. Например, управление персоналом, управление финансами, управление сервисом, управление продажами.

Бизнес-процессы развития направлены на выявление скрытых или новых возможностей как вне салона, так и внутри него. В результате появляются новые услуги, новые товары и материалы, технологии оказания услуг. Например, анализ рынка, контроль качества, аттестация персонала.

Список наиболее часто встречающихся бизнес-процессов и их показатели представлены в таблице 1.

Таблица 1 – Список бизнес-процессов салона красоты

Наименование бизнес-процессов	Показатели продуктивности	Показатели эффективности
Управляющие
Управление персоналом	Средний стаж работы	Выработка на 1 сотрудника, затраты на удержание 1 сотрудника
Управление финансами	Прибыль, деньги на расчетном счете и в кассе	Рентабельность собственного капитала, прирост собственного капитала, соотношение собственного и заёмного капитала
Управление сервисом	% постоянных клиентов, % ушедших клиентов	Стоимость удержания 1 клиента
Управление запасами	Стоимость запасов	Оборачиваемость
Управление затратами	Стоимость работ, услуг	Рентабельность общехозяйственных затрат
Основные
Продажи услуг/товаров	Количество клиентов, выручка	Конверсия в клиентов
Оказание услуг	Загрузка мастеров, выручка на 1 мастера	Рентабельность затрат
Обслуживающие
ТО оборудования	Время и стоимость	% внеплановых ремонтов
Обеспечение расходными материалами и товаром	Время и стоимость	Скорость оборачиваемости товара и запасов
Найм и адаптация персонала	Количество закрытых вакансий	Затраты на поиск и удержание 1 сотрудника
Обучение персонала	Затраты на обучение, количество часов обучения	Соотношение выручки до и после обучения
Уборка помещения	Время и стоимость уборки
Выполнение программы производственного контроля	Время и стоимость
Бухгалтерский учет и отчетность	Время и стоимость	% своевременно предоставленных отчетов
Юридическое сопровождение	Время и стоимость

Продолжение таблицы 1

Реклама	Стоимость	Затраты на привлечение 1 клиента Срок окупаемости вложений в рекламу
Развивающие
Контроль качества	Количество звонков	% постоянных клиентов
Маркетинговые исследования	% новых услуг, % новых товаров, новые целевые группы клиентов
Аттестация персонала	Время и стоимость	% сотрудников с требуемой квалификацией

Для выполнения любого бизнес-процесса необходимы время, ресурсы и исполнители. Для управления процессом – нормативы, планы и отчеты. Как правило, для этого разрабатывают регламенты по сбору и обработке информации. Если информация поступает регулярно, в большом объеме и требуется время на ее систематизацию и анализ, то целесообразно использовать специализированные программы для управления салоном красоты.

В рамках курсовой работы необходимо спроектировать реализацию бизнес-процесса «Учет услуг» салона красоты. В соответствии с рисунком 1 представлена контекстная диаграмма деятельности салона красоты по учету услуг.

Рисунок 1 – Контекстная диаграмма

Исполнителями бизнес-процесса «Учет услуг» являются сотрудники салона красоты – администратор, мастера, директор. Исполнители регистрируют данные о мастерах, клиентах и услугах, которые поступают на вход бизнес-процесса. Учет услуг салона красоты должен быть организован в соответствии с нормами и стандартами, регламентирующими данную область деятельности. На выходе бизнес-процесса могут быть получены следующие документы:

Список услуг, выполненных мастером за день, за период.
Список всех оказанных услуг за день.
Список всех оказанных услуг за период.
Полученная выручка за день, за период.
Рейтинг оказываемых услуг салона красоты.
Список специализаций мастера.
Информация о мастере.
Информация о клиенте.

Безусловно, введение новых действий в бизнес-процесс потребует развитие новых навыков и компетенций, в данном случае у администраторов салона красоты: презентационный, культура речи, анализ информации.

Все показатели бизнес-процессов должны быть легко измеримы. Время на их сбор и обработку не должно превышать 30 мин. в день. Это позволяет оперативно контролировать и вносить изменения.

1.1.2 Характеристика документооборота, возникающего при решении задачи

Документационное обеспечение управления - деятельность, охватывающая организацию документирования и управления документацией в процессе реализации функций учреждения, организации и предприятия.

Организация работы с документами включает в себя рациональный документооборот, создание информационно-поисковых систем по документам, подготовку документов и передачу в ведомственный архив.

Документооборот - это движение документов в организации с момента их создания или получения до отправки или сдачи в дело.

Правильно и рационально организованный документооборот повышает эффективность работы аппарата управления организации.

В целях упорядочения документооборота, сокращения количества и повышения качества документов, создания условий применения современных технических средств обработки документной информации, повышения эффективности работы аппарата управления, ГСДОУ установлены и закреплены единые требования к организации работы со всеми документами в организациях.

Документационное обеспечение - важнейшая функция управления, нуждается в тщательно продуманной организации.

Степень совершенства технологической системы работы с документами определяется оперативностью перемещения и исполнения документов и эффективностью обеспечения руководства предприятия документной информацией.

Необходимо отметить, что основу правильной организации работы с документами составляет четкое разделение функций и вытекающих из них обязанностей между работниками предприятия. Точное знание обязанностей повышает ответственность каждого работника и в тоже время исключает дублирование операций при работе с документами.

Под объемом документооборота организации понимается количество документов, полученных и созданных организацией за определенный период времени. Показатели объема документооборота используются для определения технологической оснащенности процессов работы с документами, а также для анализа различных аспектов управленческой деятельности.

Анализируя документооборот салона красоты за последний год, была выявлена тенденция к его росту. В документационном обеспечении салона красоты выделяют три группы документов:

поступающие (входящие);
отправляемые (исходящие);
внутренние.

Исходящие документы, в соответствии с ГОСТ Р 51141-98, это официальные документы, отправляемые из учреждения. Исходящие документы, создающиеся в процессе деятельности салона красоты, оформляются на бланках и имеют установленный состав и порядок расположения реквизитов. Бланки отпечатаны типографским способом на бумаге формата А4. Применяются следующие виды бланков:

бланк салона красоты для письма;
общий бланк для всех других видов документов (служебная записка, докладная записка и т.д.).

Внутренний документ - это официальный документ, не выходящий за пределы организации, подготовившей его. Внутренние документы салона красоты по формам и назначению можно разделить на 3 группы:

организационные документы, которые регламентируют деятельность Компании (Учредительное удостоверение, инструкции и т.п.);
распорядительные документы, издаваемые директором, его заместителями и администраторами;
информационно-справочные документы, создаваемые для решения оперативных вопросов (докладные и служебные записки, акты, справки и т.д.).

Внутренние документы в салоне красоты оформляются на бумаге формата А4 с воспроизведением следующих реквизитов: название салона красоты, вида документа, места составления, даты и номера.

1.2 Обоснование проектных решений

1.2.1 Обоснование проектных решений по информационному обеспечению

Создание информационного обеспечения — непременное условие построения и функционирования как автоматизированных систем управления, так и автоматизированных рабочих мест.

Обоснование проектных решений по информационному решению включает следующие пункты:

обоснование состава и содержания входных и выходных документов, метода их построения;
обоснование состава и методов построения экранных форм для ввода переменной и условно-постоянной первичной информации, а также форм для вывода на экран результатной информации или ответов на запросы;
обоснование способа организации информационной базы: как совокупности локальных файлов или как интегрированной базы данных с локальной или распределенной организацией; определение состава файлов, обоснование методов логической организации файлов и баз данных;
обоснование состава и способов организации файлов с результатной и промежуточной информацией.

Обоснование состава и содержания входных и выходных документов, метода их построения.

Выходными документами проектируемого бизнес-процесса «Учет услуг» должна являться отчетность относительно оказываемых услуг, по которой можно будет определять пути дальнейшего развития салона красоты.