Файл: Организационные документы гостиницы.pptx

Организационные документы гостиницы

Гостиничный бизнес дело прибыльное и популярное. Несмотря на обилие гостиниц разного формата, они остаются достаточно востребованными. Если вы задумались об организации гостиничного бизнеса, будьте готовы потратить несколько месяцев на подготовку и оформление объемного пакета документов внешних и внутренних.

Список необходимых документов

Юридические документы
Бухгалтерские документы
Другие документы :
Уголок потребителя
Кадровые документы
Документы для ГПН
Документы для СЭС

Юридические документы

На момент открытия гостиницы у вас на руках должен быть следующий комплект бумаг:

Правоустанавливающие документы на помещение гостиницы (договор аренды, свидетельство, подтверждающее право собственности, договор дарения или купли-продажи).
Правоустанавливающие документы на гостиничный бизнес: свидетельство о госрегистрации, для ООО - уставные документы
Свидетельство о постановке на налоговый учет предприятия.
Пакет внутренней документации (кадровые и распорядительные документы).

Документы, подтверждающие соответствие объекта санитарным и противопожарным нормативам (сертификаты на отделочные материалы, подтверждающие их соответствие требованиям СЭС и ГПН, договоры с обслуживающими организациями и др.).

Документ, подтверждающий покупку и регистрацию в финансовой службе ККМ (контрольно-кассового аппарата, онлайн-кассы).

Сертификат соответствия (получают в местной сертификационной организации) для подтверждения статуса («звездности») гостиницы. Документ не обязательный, владелец получает его по желанию.

Обязательные договоры по обслуживанию гостиницы

С дезслужбами на проведение первичной и периодической дератизации, дезинфекции и дезинсекции.
С клининговыми компаниями на уборку помещений гостиницы.
С прачечными на стирку униформы персонала, постельного белья, полотенец и другого мягкого инвентаря.
С коммунальными службами на оказание коммунальных услуг (поставку электроэнергии, газа, воды, если на вашем участке нет скважины с артезианской водой, отопления).

---

С Водоканалом на слив сточных вод.


На вывоз ТБИ.
На утилизацию опасных (ртутных ламп) и пищевых отходов.
На установку и обслуживание системы оповещения (тушения, если гостиница большая) о пожаре с лицензированными организациями (копии лицензий предъявляются пожарному инспектору при проверке).
На обслуживание системы вентиляции.
На периодические медосмотры сотрудников гостиницы

Если вы планируете разместить наружную рекламу бизнеса, дополнительно потребуются:

заявление;
документы из БТИ и кадастровый паспорт здания (участка);
согласие собственника на планируемые изменения, предоставленное в письменной форме.

Если вы планируете перепланировку имеющегося здания или возведение нового

Строительство: Кадастровый план участка Ситуационный план участка Справка, подтверждающая отсутствие арестов на участок земли под строительство гостиницы Планировочная схема территории Согласование с коммунальными службами Технический паспорт помещения Договор со строительными организациями на возведение здания и прокладку коммуникаций
Перепланировка Заявление в местные органы управления Технический паспорт помещения

Бухгалтерские документы

К бухгалтерским относят документы, подтверждающие реальность и законность сделок по оказанию услуг постояльцам гостиницы, закупке материалов, требующихся для оказания этих услуг, отчеты для налоговой службы и другие документы. С ними предприниматель, как правило, сталкивается после ввода гостиницы в действие.

Документы требующиеся для регистрации бизнеса:

Для ИП:

Заявление о госрегистрации физлица форма Р21001
Копии документов, удостоверяющих личность (паспорт)
ИНН предпринимателя
Квитанция о внесении госпошлины

Для ООО:

Заявление о госрегистрации юрлица форма Р11001
Копии документов, удостоверяющих личность (паспорт)
Уставные документы предприятия
Квитанция о внесении госпошлины

---

Подтверждать клиенту оказание гостиничных услуг можно:

квитанцией (документ строгой отчетности, заказывается в спецмагазине);
чеком, проведенным через ККМ.

Расчетный счет в банке

паспорт предпринимателя или первого руководителя гостиницы;
выписки из Росстата и ЕГРЮЛ (ЕГРИП);
свидетельства: о госрегитсрации гостиницы и о постановке на налоговый учет;
приказ о назначении директора гостиницы и уставные документы (для ООО).
Этот набор документов может меняться в зависимости от банка, в который вы обратитесь и даже от региона.

Другие документы

В эту группу мы включили внутренние документы гостиницы (кадровые документы, инструкции, журналы для контролирующих органов и прочее), а также "джентльменский набор" для оформления уголка потребителя.

Уголок потребителя

Название гостиницы.
Правоустанавливающие документы на компанию.
Сведения о руководстве, в том числе ФИО и контактные данные.
Прайс-лист на услуги гостиницы.
График и правила работы заведения.
Закон о защите прав потребителей.
Книга отзывов и предложений.
Правила предоставления гостиничных услуг в РФ.
Готовый стенд со всеми документами можно заказать в соответствующих компаниях или собирать информационный пакет самостоятельно.


На любом предприятии обычно это стенд со следующей информацией:

Кадровые документы

Объем этой документации зависит от штата, самый скромный набор документов включает:

штатное расписание;
график работы и отпусков сотрудников;
журнал учета трудовых книжек (сами книжки работников хранятся в сейфе руководителя/администратора гостиницы);
приказы о приеме/увольнение сотрудников;
внутренние приказы и распоряжения дирекции гостиницы;
должностные обязанности сотрудников.
Список далеко неполный, количество документов будет увеличиваться по мере работы гостиницы.

Документы для ГПН

Объем этого комплекта документов зависит от размеров здания, системы обеспечения ПБ и некоторых других моментов.

---

Приказы:

О проведении инструктажа по ПБ и прохождения ПТМ(пожарный минимум)
О назначении лица, ответственного ППБ в гостинице.

Инструкции:

О мерах ППБ в гостинице
О мерах ППБ для каждого пожароопасного помещения отдельно
О мерах ППБ для постояльцев
О порядке действий обслуживающего персонала гостиницы при возгорании днем и ночью
О действия персонала по эвакуации людей во время пожара с актами проведения тренировок.


Журналы:
Проведения инструктажа по ППБ. Отдельные журналы заводят для всех типов инструктажей: вводного, первичного, текущего.
Учета и проверки работоспособности огнетушителей.
Проверки работоспособности пожарных насосов (раз в 6 месяцев обновляются записи). Журнал нужен при наличии насосов, электрозадвижек и другого оборудования.
То вентиляции и проверки ППБ состояния.

Акты:

Акты:

Проверки качества огнезащитного покрытия, если есть.
Проверки качества огнезащитного покрытия, если есть.
Акты проведения состояния и испытаний пожарных лестниц и других конструкций, при их наличии.
Акты о проверке состояния ПП водопроводных сетей (при их наличии). Составляются 1 раз в 6 мес.
Акты проверки систем ПП защиты.

Другие документы:

Удостоверения о прохождении обучения по программе ПТМ с протоколом проверки знаний.
Графики и акты проведения очистки вентиляции (не реже раза в 12 мес)
Схемы ПП водоснабжения (при наличии).
Сертификаты на первичные средства пожаротушения.
Расчеты по определению ПП категорий помещений.
Декларация о ПБ (пожарной безопасности). Документ требуется, если ваша гостиница занимает площадь более 1500 квадратов или имеет более 2 этажей.

Документы для СЭС

Пакет документов зависит от услуг, предоставляемых гостиницей (например, от наличия бассейна, сауны, бара).

проведения генеральных уборок;
производственного контроля;
учета ТО и дезинфекции вентиляции гостиницы;
получения и расхода дезинфектантов;
замены белья;
стирки белья сторонними организациями;


приема и выдачи специальных средств;
работы бактерицидной установки (при ее наличии);
учета проверок СЭС.
Кроме того, в

---

гостиницы должны быть журналы учета имущества, в том числе постельного белья, регистрации посетителей и бронирования мест. Полный комплект документов можно заказать в компаниях, реализующих такие документы. Все журналы нумеруются, шнуруются и скрепляются мастичной печатью.

Спасибо за внимание

---