Файл: Дисциплина производственная практика пм. 02. Организация архивной и справочноинформационной работы по документам организации (доуа).docx

Таким образом, можно сделать вывод, что работа с архивными документами организована с учетом обеспечения сохранности документов на столько, на сколько, это возможно, однако, есть ряд проблем, которые решить, возможно.

Документы должны храниться в условиях, обеспечивающих их защиту от повреждений, вредных воздействий окружающей среды и исключающих утрату документов именно поэтому документы в МКУК «Венгеровская ЦБС» хранятся документы следующим образом.

Световой режим

Постоянное хранение документов осуществляется в темноте. Все виды работ с документами проводятся при ограниченных или технологически необходимых уровнях освещения. Освещение в хранилище присутствует как естественное так и искусственное.

Естественное освещение в хранилище является рассеянным светом, с применением на окнах штор и жалюзи. Для защиты документов применяется хранение в переплетах, папках, коробках, шкафах, на стеллажах закрытого типа, в оберточной бумаге и т.п.

Для искусственного освещения применяются лампы накаливания в закрытых плафонах с гладкой поверхностью.

Уровень освещенности в диапазоне видимого спектра не превышает: на вертикальной поверхности стеллажа на высоте 1 м от пола - 20 - 50 лк (люкс), на рабочих столах - 100 лк (люкс).

Температурно-влажностный режим

В помещении хранилища, оборудованного системами кондиционирования воздуха, поддерживается оптимальный температурно-влажностный режим, учитывающий специфику видов документов: для бумажных документов - температура 17 - 19 град. С, относительная влажность воздуха 50 - 55%; для пленочных материалов - черно-белых (15 град. С и 40 - 55%) и цветных (2 - 5 град. С и 40 - 55%); для документов на магнитных лентах и дисковых носителях - 15 - 20 град. С и 50 - 65%.

Температурно-влажностный режим в хранилище контролируется путем регулярного измерения параметров воздуха: в кондиционируемых помещениях - один раз в неделю.

Контрольно-измерительные приборы (термометры, психрометры, гигрометры) размещены в главном проходе на стеллаже, вдали от отопительных и вентиляционных систем. Показания приборов фиксируются в регистрационном журнале.

Санитарно-гигиенический режим

Помещение архива содержится в чистоте, в условиях, исключающих возможность появления плесени, насекомых, грызунов, пыли.

---

В помещении хранилища обеспечена свободная циркуляция воздуха, исключающая образование непроветриваемых зон, опасных в санитарно-биологическом отношении.

Открывающиеся в теплое время года окна, а также вентиляционные отверстия в стенах, потолках, полах хранилищ и наружные отверстия вентиляционных систем защищены сетками с диаметром ячеек не более 0,5 мм.

В помещение хранилища входят без верхней одежды, мокрой и грязной обуви, не хранят и не используют пищевые продукты, и не курят.

В помещение хранилища проводят систематическую влажную уборку. Не реже одного раза в год проводится обеспыливание стеллажей, шкафов, средств хранения; полы, плинтусы, подоконники, цокольные части стеллажей обрабатываются водными растворами антисептиков (2%-ный формалин, 5%-ный катамин АБ и т.п.).
Два раза в год (в начале и по окончании отопительного сезона) документы (выборочно) и помещения хранилищ подвергают обследованию для своевременного обнаружения насекомых и плесневых грибов.

При обнаружении биологических вредителей принимаются срочные меры по дезинфекции и дезинсекции помещений силами архива, санэпидемстанции или карантинной службы.

При проведении уборок или санитарных обработок вода и антисептические растворы не попадают на документы.

Охранный режим

Охранный режим обеспечивается выбором места размещения архива в здании, техническими средствами защиты, организацией системы охраны, сигнализации, соблюдением мер пропускного режима, порядка доступа в хранилище, опечатыванием помещений. Наружные двери архива и хранилищ имеют металлическую облицовку и прочные запоры. На доступные извне окна устанавливают запираемые, распашные наружу металлические решетки. Помещения архива оборудуют охранной сигнализацией, в нерабочее время помещение пломбируется (опечатывается). Хранилища в рабочее время закрыты на ключ. Право доступа в хранилище имеют заведующий и сотрудники данного хранилища, а в отдельных случаях - другие лица в их сопровождении. Вынос документов из архива осуществляется только по специальным пропускам в установленном порядке.

Охранный режим распространяется также на помещения, в которых временно хранятся архивные документы и материальные ценности архива (читальный, выставочный залы, лаборатории и т.п.).

---

2. Проанализировать комплекс мер по обеспечению сохранности документов в архиве организации, являющейся базой практики

Под сохранностью документа понимается его состояние, которое характеризуется степенью удержания эксплуатационных свойств (прочности, эластичности, износостойкости составляющих документ материалов).

Сохранность документов в архиве обеспечивается комплексом мероприятий по созданию нормативных условий, соблюдению нормативных режимов и надлежащей организации хранения документов, исключающих их хищение и утрату и обеспечивающих поддержание их в нормальном физическом состоянии. При организации хранения и создании условий хранения следует учитывать специфику видового состава документов, характерного для конкретного архива.

Архив является структурным подразделением и выполняет следующие задачи:

1. 
   
   Обеспечивает учет, сохранность, создает научно-справочный аппарат, использует документы, хранящиеся в архиве;
   
2. 
   
   Осуществляет контроля за формированием и оформлением дел в делопроизводстве;
   
3. 
   
   Осуществляет учет и обеспечивает полную сохранность принятых на хранение дел (документов)
   
4. 
   
   Проводит совместную работу с экспертной комиссией по экспертизе ценности документов, хранящихся в архиве;
   
5. 
   
   Ведет учет использования документов, хранящихся в архиве;
   
6. 
   
   Оказывает методическую помощь службе делопроизводства в подготовке дел к передаче в архив;
   
7. 
   
   Участвует в мероприятиях (практических семинарах), проводимых экспертной комиссией, по организации отбора: документальных материалов, в том числе специфической медицинской документации, утратившей свое научное, историческое и практическое значение, для уничтожения;
   
8. 
   
   Создает, пополняет и совершенствует научно-справочный аппарат к хранящимся в архиве делам и документам, обеспечивает его преемственность с научно-справочным аппаратом муниципального архива;
   
9. 
   
   Информирует руководство и работников о составе и содержании документов архива;
   
10. 
    
    Выдает в установленном порядке дела, документы или копии документов в целях служебного и научного использования;
    
11. 
    
    Составляет описи, каталоги, указатели и другие справочники в целях использования методической документации;
    
12. 
    
    Выдает по материалам архива в установленном законом порядке учреждениям и отдельным гражданам справок и копий;
    
13. 
    
    Сдает материалы в государственный архив в установленном порядке.
    

---

Таким образом, архив выполнят большое количество задач, и одним из ведущих видов деятельности специалиста архива, является обеспечение сохранности архивных документов.

Тема 5. Анализ собственной деятельности, обобщение результатов

1. Анализ собственной деятельности в период практики, систематизация и обобщение результатов, написание отчета

Основными архивными справочниками в архиве являются описи дел, документов, исторические справки к фонду и база данных.. Основу НСА архива как и прежде составляют именно архивные описи и в основном основные усилия развития НСА направлены на усовершенствование описей: создание предисловий к описям фондов, титульных листов, оглавлений. Архивная опись представляет собой базовый архивный справочник, к которому в первую очередь обращаются исследователи.

Проведенный анализ теоретического и практического материала, позволил сделать ряд выводов.

В каждом учреждении должен быть создан архив, работа которого должна быть организована на нормативно-правовой базе, состоящей из Федеральных законов, основных методических рекомендаций и указаний по обеспечению сохранности документов, в соответствии с нормативно-правовой базой, архив должен осуществлять хранение, комплектование, учет и использование архивных документов. Деятельность архивов организации базируется и на локальных нормативных актах, которые создаются и обеспечивают целенаправленное решение управленческих задач в вопросах обеспечения их сохранности и использования

— изучены требования, предъявляемые к зданиям и помещениям архива;

— рассмотрены особенности режима хранения документов в архиве, в зависимости от вида носителя;

— рассмотрен архив, как структурного подразделения лицея;

— проведен анализ сохранности документов в архиве;

— предложены пути улучшения условий обеспечение сохранности документов в архиве.

Обеспечение сохранности документов является важнейшим направлением в деятельности архивов. Организовать архив и следить за сохранностью документов это довольно сложно

---

, так как все документы не хранятся вечно. Именно в этом и проявляется актуальность вопроса обеспечения сохранности документов организации.

За время прохождения практики я изучала структуру архивного учреждения, работала в двух отделах – отделе информационно-поисков х систем и справочной работы и отделе комплектования и обеспечения сохранности документов. Это дало возможность шире ознакомиться с организацией делопроизводства в архиве: был получен опыт работы с автоматизированным научно-справочным аппаратом архива, занималась регистрацией входящих документов, затем получила навыки в архивной обработке дел и изучила способы и условия хранения, обеспечивающие полную сохранность документов. Изучила основные цели и задачи организации. За время практики я приобрела много знаний и полезной информации, которая в дальнейшем, безусловно, мне очень пригодится.

Список использованных источников

1. Андреева, В.И., Делопроизводство: организация и ведение: учебно - практическое пособие / В.И. Андреева. - 2-е изд., перераб. и доп. - М. КНОУС, 2007. - 248с.

2. Березина, Н.М., Лысенко, ЛМ.,Воронцова, Е.П.Современное делопроизводство.3-е изд. - СПб.: Питер, 2007. - 224с. Ил. - ( Серия «Современный офис - менеджер»).

3. Бурова Е.М. Архивоведение: (Теория и методика): учебник для вузов / Е.М. Бурова, Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева ; под ред. Е.М. Буровой; Рос.гос. гуманитарный ун-т. -М.: Изд.дом МЭИ, 2012.

4. Государственная система документационного обеспечения управления («Консультант - плюс»).

5. Делопроизводство (Организация и технологии документационного обеспечения управления). - М., 2006.

*^* При выделении к уничтожению документов при подготовке дел к передаче в архив организации, графы 4, 5 не заполняются.1>

---