Файл: Диплом Разработка автоматизированного рабочего места мастера сервисного центра.doc

Рисунок 4 - Диаграмма потоков данных учета комплектующих (AS-IS)

1.2.2 Характеристика проектируемой задачи и предметная технология ее решения

Любая коммерческая компания, осуществляя свою предпринимательскую деятельность, для поступления товаров от поставщиков или реализации их покупателям должна заключить договор на поставку или реализацию этих товаров. Обычно на одноименную продукцию компания-заказчик может заключить несколько договоров с различными компаниями-поставщиками. Затем заказчик по мере потребности в определенном товаре высылает поставщику заявку на поставку компьютерных комплектующих и получает от последнего счет-фактуру, в котором указано наименование продукции, и ее отпускная цена. На основании этих счетов заказчик определяет оптимальную заявку и высылает поставщику заказ на поставку продукции. После получения заказанной продукции заказчик отправляет счет в бухгалтерию, которая оплачивает его в банке в течение обговоренного срока, предусмотренного договором. Поэтому для документального обеспечения процесса поставок и реализации товаров новое программное обеспечение должно формировать следующие основные документы, описанные ниже.

Приходная накладная с указанием юридических адресов сторон, наименования товаров для поставок, ее цены, количества и стоимости. Расходная накладная, в которой указываются юридические адреса сторон, наименование товаров для реализации, цена, ее количество и стоимость. Счет-фактура, в которой указывается номер счёт-фактуры, дата, название продавца, название покупателя, грузоотправитель, грузополучатель, наименование товара, единицы измерения, количество, цена, сумма без НДС, НДС, сумма НДС, сумма с НДС.

Качество учета, организованного в компании, непосредственно влияет на качестве оказываемых услуг клиентам. Если сотрудник компании может быстро найти, представить и установить нужные комплектующие при ремонте и обслуживании технических устройств, то это отразится в целом на удовлетворенности клиента, при его обращении в сервисный центр. Поэтому определим возможность автоматизации учета комплектующих в сервисном центре компании.

Различают три вида хозяйственного учета: оперативный, бухгалтерский, и статистический, каждый из которых имеет свою специфику, круг наблюдаемых явлений, задачи и методы наблюдения. Дополняя друг друга, они составляют единую систему хозяйственного учета [29].

Оперативный учет используется для регистрации наблюдения и контроля отдельных явлений финансово-хозяйственной деятельности организации с целью повседневного руководства ею. Сведения оперативного учета собираются на определенную дату. С помощью оперативного учета в организациях осуществляется повседневный оперативный контроль за ходом продажи, поступления и хранения продукции, осуществлением расчетов с поставщиками и покупателями. Такая информация необходима для соответствующих оперативных выводов и разработки конкретных рекомендаций, устраняющие негативные явления и выявляющих дополнительные резервы с последующим их использованием в хозяйственной деятельности организации;

Бухгалтерский учет представляет собой упорядоченную систему сбора, регистрации и обобщения информации в стоимостном выражении об активах, обязательствах, доходах и расходах организации и их изменений, формирующуюся путем сплошного непрерывного документального отражения всех хозяйственных операций [16].

Статистический учет отражает и обобщает массовые явления и их закономерности в финансово-хозяйственной деятельности организации, общественной жизни и природе. Он тесно связан с другими видами хозяйственного учета, использует данные оперативного и бухгалтерского учета, имеет свои особые приемы сбора данных и способы обработки этих данных. Данные статистического учета используются для экономического анализа и прогнозирования на текущий и перспективный периоды в разрезе отдельных организаций, экономического региона и страны. Статистика не ограничивается отражением процессов материального производства. Она охватывает все стороны экономической и общественной жизни, показывает численность и состав населения, рождаемость и смертность людей, материальный и культурный уровень жизни народа, переоценку основных фондов, инфляционные процессы, явления политической жизни страны и т.д.

В нашем случае для сервисного центра ООО «СМАРТ-СОФТ» будет вестись оперативный учет реализации товаров (комплектующих). Рассмотрим структуру учета комплектующих для цифровой техники. Учет комплектующих делится на три основные части:

• учет поступления товара;

• учет реализации товара;

• формирование отчётов на основании поступлений и реализаций товара.

Учет поступления комплектующих для цифровой техники включает в себя формирование документов: приходная накладная и счет-фактура полученная. Формирование документа приходная накладная производится по первичным документам, представленным от поставщика в виде накладной, в которой указывается наименование покупателя и поставщика, вид товара, его количество, цена и сумма.

Документ «Счет-фактура» выписывается организацией, если она является плательщиком налога на добавленную стоимость (НДС). Формирование счет-фактуры на получение продукции производится по первичным документам, представленным от поставщика в виде счет-фактуры, в которой указывается наименование, адрес, ИНН покупателя и поставщика, вид продукции, ее количество, единица измерения, цена, стоимость продукции без налога, налоговая ставка и стоимость с учетом налога.

На основе сформированного документа реализации товаров выводится на печать первичный документ для покупателя (накладная). В первичном документе указывается наименование и адрес фирмы, продающей товар, наименование и адрес покупателя, вид товара, его количество, цена и сумма.

На основе документа расходная накладная оформляется счет-фактура. В счет-фактуре указывается наименование, адрес, ИНН покупателя и поставщика, вид продукции, ее количество, цена, стоимость продукции без налога, налоговая ставка и стоимость с учетом налога.

Отчёты формируются в свободной форме, в которых представлены данные об остатках товаров и их реализации за определенный период времени. Также отчёты облегчают ведение контроля хозяйственной деятельности предприятия.

1.2.3 Обоснование необходимости использования вычислительной техники для решения задачи

Актуальность создания и внедрения АРМ мастера сервисного центра (АРМ «Сервисный центр») в компании заключается в следующем. Проведенный выше анализ методов учета товаров показал, что он связан с оформлением большого числа документов, необходимостью увязки денежного и количественного учета, а также взаимоконтроля и соответствия документов поставщика и покупателя товаров. Все это требует больших трудовых затрат по расчетам и заполнению документов на бумажных носителях. В результате время обслуживание клиента в сервисном центре значительно увеличивается.

Поэтому возникла задача по разработке АРМ, позволяющей вести учет поступления и реализации комплектующих для сервисного центра ООО «СМАРТ-СОФТ». АРМ мастера сервисного центра позволит производить учет реализации, поступления и хранения товаров. Это обеспечит оперативность, точность и своевременность учета, что в целом повлияет на ускорение обслуживание клиентов в сервисном центре, улучшит качество предоставление услуг по ремонту и обслуживанию компьютерной техники и телекоммуникационных устройств. Разработка АРМ потребует решение следующего комплекса задач:

• обеспечить учет поступления и реализации различных видов товара;

• формирование первичных документов финансовой отчетности для организаций, производящих продажу и покупку;

• контроль за остатками товаров;

• формирование отчетов по движению товаров.

1.3 Анализ существующих разработок и выбор стратегии автоматизации

1.3.1 Анализ существующих разработок для автоматизации задачи

Для учета комплектующих для цифровой техники в сервисном центре можно использовать следующие автоматизированные системы.

1. Автоматизированная система «Галактика Старт» создана корпорацией «Галактика». Галактика Старт - комплексная система автоматизации бухгалтерского учета и торгово-закупочной деятельности, предназначенная для небольших предприятий малого и среднего бизнеса, специализирующихся на оптовой и мелкооптовой торговле, оказании услуг. Возможно ее использование и в бюджетных организациях. Система включает функции оперативного управления хозяйственной деятельностью и ведения бухгалтерского учета в полном объеме. Поддерживает базу данных документов в соответствие с законодательством. Поставляется как в локальном, так и в сетевом варианте [11].

Использование системы Галактика Старт позволяет планировать и контролировать движение материальных и финансовых потоков на предприятии. Галактика Старт работает в едином информационном пространстве. Это означает, что документ, введенный одной службой, повторно не вводится, а используется другой службой для получения отчетов или для дополнения информацией.

Достоинства автоматизированной системы:

• хорошая поддержка складского учета;

• имеется модуль управление сбытом и снабжением;

• возможность одновременного ведения бухгалтерского, налогового и аналитического учета.

Недостатки:

• плохая масштабируемость;

• высокая стоимость;

• ограниченные возможности доработки и изменения программы;

• высокие требования к вычислительной мощности ПК.

2. Автоматизированная система «1С:Предприятие 8.х» (http://v8.1c.ru/) – это современная версия платформы для автоматизации управления и учета, отвечающая современным тенденциям развития ИТ-рынка. В настоящее большое количество коммерческих компаний использует для автоматизации своей деятельности продукты, входящие в систему программ «1С:Предприятие». Несмотря на значительные изменения, новые версии сохранили идеологическую преемственность с предыдущими версиями [12].

Система «1С:Предприятие 8.х», как и предыдущие платформы, ориентирована на создание и поддержку массовых прикладных решений для малых и средних предприятий.

Достоинства:

• возможность получения обновлений и регламентированных отчетов через Интернет;

• подключение систем правовой поддержки;

• быстрое изменение конфигурации с помощью конструкторов;

• возможность одновременного ведения бухгалтерского, налогового и аналитического учета;

• программа имеется в наличие в сервисном центре ООО «СМАРТ-СОФТ».

Недостатки:

• высокая цена для индивидуальных предпринимателей;

• сложный интерфейс;

• большое число неиспользуемых функций;

• сложность настройки на конкретное предприятие.

3. Программа «Турбо Бухгалтер». Программа «Турбо-Бухгалтер» создана ЗАО “ДИЦ” (Долгопрудненский исследовательский центр - http://www.dic.ru/turbobuh). В настоящее время компания входит в пятерку лидеров на рынке программного обеспечения для бухгалтерии [13]. Компания создала мощный учебно-аналитический инструмент, с помощью которого в единой интегрированной среде комплексно решаются учетные задачи предприятия (рисунок 5).

Рисунок 5 – Интерфейс программы «Турбо Бухгалтер»

Особенности:

• позволяет вести учет хозяйственной деятельности предприятия как от "проводки", так и от "первичного документа" с автоматическим формированием проводок;

• позволяет осуществлять перерасчет при изменении проводок "задним числом";

• можно адаптировать программу к требованиям конкретного предприятия и изменениям законодательства;

• позволяет настраивать план счетов, изменять и дополнять аналитические справочники;

• есть возможность формировать различные внутренние отчеты в любом разрезе с помощью встроенного генератора отчетов;

• позволяет изменять и создавать формы первичных и отчетных документов любой сложности с помощью визуального редактора бланков;

• позволяет создавать собственные настройки и прикладные системы.

Недостатки:

• высокая цена;

• сложность сопровождения программы (нет специалиста в компании, знающего программу);

• необходимость обучения персонала работе с программой.

Программа «Инфо-Бухгалтер» создана компанией ООО «Инфо-Бухгалтер» (рисунок 6). Инфо-Бухгалтер - современная российская компания, занимающаяся комплексной автоматизацией учета организаций и индивидуальных предпринимателей (http://www.ib.ru/products/ib10). На протяжении многих лет компания Инфо-Бухгалтер является ведущим разработчиком программ автоматизации бухгалтерского, налогового, складского и кадрового учета.

Рисунок 6 – Интерфейс программы «Инфо-Бухгалтер»

Достоинства программы «Инфо-Бухгалтер»:

• «клиент - серверная» технология обеспечивает полнофункциональ­ную многопользовательскую работу, предоставляет возможность настройки сервера, включая его удаленное администрирование;

• индивидуальная настройка каждого рабочего места пользователя (индивидуальные меню, панели инструментов, журналы и справочники, видимость полей таблиц);

• улучшенный интерфейс предоставляет наглядные диалоги для работы с информацией, а наличие закладок обеспечивает размещение большого объема данных в одном окне;

• индивидуальная настройка позволяет настроить каждое рабочее место, в том числе меню и панели инструментов, журналов и справочников, видимости полей в таблицах диалогов, в отчетах, журналах и справочниках;

• настройки безопасности обеспечиваются широким набором средств по управлению правами пользователей (групп пользователей) на всех уровнях работы с программой.

Недостатки продукта:

• инструментарий не позволяет реализовать ряд функций, которые желательны для выполнения требований заказчика;

• сложный интерфейс;

• сложность сопровождения программы;

• сложность модификации программы;

• высокие требования к вычислительной мощности ПК.

Программные системы «Галактика Старт», «Инфо-Бухгалтер», «1С: Предприятие», «Турбо Бухгалтер» являются сложными системами и могут быть изменены только высококвалифицированными специалистами. Специалисты проводят модификацию базовых модулей, приспосабливая их к специфике конкретного предприятия. Это дорогостоящий процесс, который нередко вызывает трудности сопровождения систем. Стоимость программ «Галактика Старт», «Инфо-Бухгалтер», «1С: Предприятие», «Турбо-Бухгалтер» определяется по цене одного рабочего места и с увеличением числа пользователей растет пропорционально их числу. При большом числе пользователей (5-10 человек) она может быть довольно велика.

Таким образом, приобретение системы-аналога для организации учета комплектующих при оказании услуг клиентам в сервисном центре ООО «СМАРТ-СОФТ» будет экономически невыгодным из-за высокой стоимости систем. Следовательно, рациональным решением будет разработка новой, недорогой и простой в эксплуатации автоматизированной информационной системы учета компьютерных комплектующих – АРМ «Сервисный центр».