Файл: Принципы эффективного контроля деятельности предприятия (ООО «ФСУ-3»).pdf

Люди являются неотъемлемым элементом контроля, что требует обязательного учета их поведения. Только знание того, что работа контролируется, часто стимулирует людей к качественному и эффективному ее выполнению.

Вместе с тем отрицательные последствия контроля часто являются побочными результатами его влияния на поведение людей, например:

Поведение, ориентированное на контроль, которое формируется в связи с тем, что сотрудники организации знают, что их ошибки и успехи в тех областях, где руководство установило стандарты и последовательно выполняет процедуру контроля, служат основанием для распределения вознаграждений и наказаний. Поэтому подчиненные обычно делают то, что начальство хочет видеть при проверке. Они всячески заостряют внимание на работе в тех областях, где проводится контроль, и пренебрегают своими обязанностями там, где измерения не проводятся.

Получение непригодной информации, которое является следствием того, что контроль может побуждать людей выдавать организации непригодную информацию. Например, предлагая новый проект, менеджеры переоценивают объем необходимых ресурсов. Если высшее руководство по привычке уменьшает объем финансирования по сравнению с заявкой, то завышение заявок увеличивает вероятность получать средства как раз в нужных размерах.

Условия действенности управленческого контроля:

- конкретизация наиболее важных исходных факторов;

- построение модели контроля;

- особое внимание динамике модели;

- постоянная корректировка выбранных исходных факторов;

- оценка расхождения между планируемым и фактическим;

- определение возможных корректирующих действий.

Контроль не является вопросом доверия или недоверия к сотрудникам. Это обязательный компонент системы управления, который реализуется в обязательном порядке при соблюдении ряда принципов:

- всеохватность;

- централизованность (руководитель должен первым знать обо всех серьезных отклонениях, сбоях от установленного плана, а если это невозможно, то контролировать самые важные участки работы;

- адекватность содержанию деятельности (система контроля должна быть приспособлена к характеру деятельности конкретной организации);

- контроль должен быть прямым (осуществляется непосредственным руководителем, отвечающим за выполнение соответствующих планов);

- объективность (недопустимость использования личных симпатий и антипатий руководителя в отношении кого-либо из подчиненных и, более того, использования контроля как «карательного» средства в работе с персоналом, в особенности когда у руководителя имеется предубеждение против того или иного сотрудника; достигается введением системы контроля по объективным показателям, понятным и принятым всеми членами коллектива);

- гибкость (приспособление к происходящим изменениям);

- контроль должен быть опережающим (должен давать сигнал об отклонениях еще до того, как они произойдут, чтобы можно было вовремя поправить положение);

- нацеленность на решение проблемы (а не на ее выявление и констатацию);

- простота (обеспечивает лучшее понимание целей и инструментов контроля, а значит, и поддержку существующей системы контроля персоналом организации);

- приоритетность мониторинговых точек (руководителю нет необходимости проверять все до мелочей, достаточно сосредоточить внимание на узловых моментах деятельности, по которым можно проверять ход выполнения работ);

- постоянство (чем меньше промежуток времени между операциями контроля, тем выше активность контроля и тем более действенные меры можно принять);

- стандартизированность (критерии эффективности работы должны быть выражены в поддающихся проверке количественных или качественных показателях, дающих четкое и однозначное представление о результативности деятельности);

- своевременность (обеспечение возможности устранять отклонения прежде, чем они примут серьезные размеры);

- экономичность (преимущества системы контроля должны перевешивать затраты на ее функционирование);

- автоматизация (должен осуществляться автоматически при минимальном вмешательстве руководителя);

- адекватность системы контроля личности руководителя (система контроля должна выбираться индивидуально для каждого руководителя с учетом его личностных особенностей);

- ориентация на человеческий фактор и т. д.

Далее рассмотрим такую технологию управленческого контроля как ревизия.

Ревизия является одним из основных способов контроля. Она представляет собой документальную и фактическую углубленную и тщательную проверку экономической целесообразности, законности и эффективности хозяйственных и финансовых операций; законности кассовых, расчетных, бухгалтерских и других операций; сохранности денег и ценностей, правильности ведения бухгалтерского учета, внутреннего контроля и достоверности учетных и отчетных данных. Ревизия отличается от других методов контроля регулярностью и определенной периодичностью.

Главная цель ревизии – обстоятельное изучение деятельности проверяемых объектов, выявление фактов растрат и хищений, искажения отчетных данных, а также разработка мероприятий по предотвращению нарушений действующего законодательства и сбережению денежных средств и финансовых результатов.

При проведении ревизий устанавливается достоверность информации, содержащейся в первичных и сводных документах, учетных регистрах и отчетности. При этом определяется правильность корреспонденции счетов, отражающих финансово-хозяйственные операции.

Действия ревизоров направляются на предупреждение возникновения отклонений от действующего законов, постановлений, нормативов, приказов, от оптимальных режимов функционирования проверяемых объектов.

Одна из главных задач ревизии – это снижение вероятности ухудшения экономических показателей. При этом особое внимание приобретает выявление зарождающихся отрицательных тенденций, которые могут повлиять на эффективность хозяйственно-финансовой деятельности объекта.

Глава 2. Анализ системы контроля на предприятии ООО «ФСУ-3»

2.1 Общая характеристика предприятия

Производственно-строительное предприятие ООО «ФСУ-3» является частным предприятием и было создано в 2001 году, действующим на основе Гражданского кодекса Российской Федерации и других действующих законодательных и нормативных актов, а также настоящего Устава.

Полное фирменное наименование общества на русском языке – Общество с ограниченной ответственностью «Федеральное строительное управление – 3».

Общество имеет в собственности обособленное имущество, учитываемое на его самостоятельном балансе, может от своего имени приобретать и осуществлять имущественные и личные неимущественные права, нести обязанности, быть истцом и ответчиком в суде, имеет круглую печать и бланки со своим наименованием, вправе в установленном порядке открывать банковские счета. Общество может иметь гражданские права и нести гражданские обязанности, необходимые для осуществления любых видов деятельности, не запрещенных федеральным законом.

Общество несет ответственность за результаты своей деятельности, за выполнение взятых на себя обязательств перед партнерами, перед Федеральным бюджетом и банками, а также перед трудовым коллективом всем принадлежащем ему имуществом.

Учредителем ООО “ФСУ-3” является частное лицо. Общество не отвечает по обязанностям своего участника. Участник общества не отвечает по его обязательствам и несет риск убытков, связанных с деятельностью общества, в пределах стоимости внесенного им вклада. Если участник общества не полностью внес свой вклад в уставный капитал общества, он несет солидарную ответственность по его обязательствам в пределах стоимости неоплаченной части своего вклада в уставный капитал.

Предприятие является юридическим лицом и имеет самостоятельный баланс, право открывать в установленном порядке расчетный и другие счета, в том числе валютный, в банках на территории Российской Федерации, имеет гербовую печать со своим наименованиями штамп, бланки и другую атрибутику.

Учредитель передает “Предприятию” основные средства согласно Учредительному договору. Имущество, переданное Учредителям “Предприятию”, является собственностью предприятия.

Предприятие действует на принципах хозяйственного расчета, вправе заключать хозяйственные договора и совершения сделки, нести ответственность за выполнение взятых на себя обязательств перед юридическими лицами и трудовым коллективом, быть истцом и ответчиком в суде.

2.2 Описание системы контроля на предприятии

Структура предприятия ООО «ФСУ-3» и систему контроля можно представить в виде схемы (приложение 1).Главную руководящую должность на предприятии ООО «ФСУ-3» занимает генеральный директор. В его функции входят: решение организационных вопросов в целом на предприятии; заключение договоров и условий выполнения подрядов с партнерами, и заказчиками; быть представителем в вышестоящих структурах.

Решением финансовых и экономических вопросов занят финансовый директор. В его подчинении находятся отдел бухгалтерии и отдел кадров. В отделе бухгалтерии ведут трудовую деятельность – главный бухгалтер, бухгалтер и экономист, занимающиеся отчетностью финансовых потоков и их распределением включая отчетность по уплате налогов.

Работу отдела продаж и закупок контролирует коммерческий директор. Отделы во главе с коммерческим директором заключают и контролируют договора по продажам и поставкам сырья для производства и материалов для строительства.

Главный инженер ОКС возглавляет состав инженерно-технических работников, которые в свою очередь проводят организацию труда на местах. В состав ИТР входят: прораб или начальник участка, мастер и техник смотритель.

В подчинении у ИТР находятся бригады рабочих строительных специальностей.

Во главе производства, основного вида деятельности организации, находится начальник производства. Под его руководством осуществляется изготовление строительных теплоизоляционных панелей. Контролировать работу производства ему помогают начальники цехов. Исполняют все решения руководства, по процессу изготовления материала, рабочие технических специальностей.

На данном этапе списочный состав работающих на предприятии составляет:

Всего 108 чел.

из них: рабочих 74 чел. руководителей 12 чел. Специалистов 15 чел, служащих 7 чел.

За период с 2011г. по 2016г было принято на работу 143 человека, уволено – 33 человека. За последний 2005 год количество работников увеличилось на 32,5%.

Прирост численности работников обусловлен вводом новых мощностей, внедрением новых телекоммуникационных технологий. С учетом изменения характера и условий труда сохранилась тенденция к увеличению работников с высшим образованием и средним специальным.

Произошли количественные изменения по категориям персонала. Количество руководителей увеличилось на 4 человек, специалистов – на 6 человек, а количество рабочих – на 27 человек.

Качественный состав по образованию таков: высшее образование имеют 24 человека, среднее специальное – 72 человека, общее среднее и незаконченное среднее – 12 человек.

2.3 Анализ системы контроля на предприятии.

Основными целями контроля на предприятии являются достижение результата в поставленной цели и эффективная мотивация работников. В данном случае – качественное и надежное строительство.

Из анализа динамики изменений в работе персонала следует, что предприятие для удержания конкурентоспособности на рынке вводит дополнительные мощности в производство и внедряет новые технологии.

С приемом на работу новых сотрудников основной акцент контроля должен быть направлен на работу с персоналом, чтобы:

во-первых, предупредить возможные проблемы – через объяснение целей предприятия и конкретных полномочий работника,

во-вторых, отслеживать текущие проблемы – во время работы специалист должен иметь прямую связь с менеджером по решению возникающих вопросов,

в-третьих, обязательное проведение заключительного контроля – анализ ошибок и мотивация работника.

Следует отметить, что за последнее время количество руководителей увеличилось на 4 человека, свидетельствующее о развитии персонала на предприятии, что, безусловно, служит мотивирующим фактором для других сотрудников.

Но при этом, следует отметить, что за 5 лет было уволено 33 человека. Факторы тому могут быть разными. Но один из возможных – недостаток предварительного и текущего контроля, когда работник имеет право на разъяснение задач. Недопонимание между работником и управляющим часто приводит к губительным для производства ошибкам.