Файл: Основные функции в системе менеджмента.pdf

Эффективный контроль требует соответствия его организации структуре и системе управления фирмой, ее планам. Поскольку все вокруг стремительно меняется, система контроля должна к этим изменениям своевременно приспосабливаться, а поэтому отличаться гибкостью, иначе контроль будет вечно "опаздывать", что сделает невозможным использование его результатов на практике.

Система контроля должна быть экономичной, чтобы выгоды, приносимые им, превышали затраты на его проведение. Поэтому необходимо минимизировать все сопряженные с контролем издержки на технические средства, сбор, переработку и хранение информации. Любой контроль, который требует на свое осуществление больше затрат, чем приносит прибыли, не улучшает степень владения ситуацией руководством фирмы, а ухудшает, направляет его действия по ложному пути.

Понятие "контроль в системе менеджмента" следует рассматривать в трех основных аспектах:

• контроль как систематическая и конструктивная деятельность руководителей, органов управления, одна из их основных управленческих функций, то есть контроль как деятельность.

Руководители начинают осуществлять функцию контроля с того момента, когда создали организацию, сформулировали цели и задачи. Контроль очень важен, без него начнется хаос, и объединить деятельность каких-либо групп становится невозможно. Не стоит забывать о том, что сами по себе цели, планы и структура организации определяют направление её деятельности, распределяя её усилия и направляя выполнение работ. Таким образом контроль является неотъемлемой частью самой сущности организации, так как только сопоставляя реально достигнутые результаты с запланированными, то есть, отвечая на вопрос "на сколько мы приблизились к поставленной цели?", руководство получает возможность определить, где организация добилась успеха, а где потерпела неудачу;

• контроль как завершающая стадия процесса управления, основой которой является механизм обратной связи.

В процессе управления контроль выступает как элемент обратной связи, так как по его данным производится корректировка ранее принятых решений и планов. Посредством механизма контроля осуществляется обратная связь между объектом и субъектом управления, к органам руководства поступает информация о состоянии объекта управления. Качество системы управления во многом определяется качеством работы механизма контроля. От эффективности действия механизмов контроля во многом зависит эффективность функционирования объекта управления. Всем этим и определяется важное место контроля в системе государственного управления;

• контроль как неотъемлемая составляющая процесса принятия и реализации управленческих решений, непрерывно участвующая в этом процессе от его начала и до завершения.

3.1 Виды и принципы контроля

Цель осуществления контроля - способствовать тому, чтобы фактически получаемые результаты были как можно ближе к запланированным. Контроль должен быть своевременным, с тем чтобы обнаружить отклонения и устранить их, пока не поздно. Удобный момент для ревизии самого процесса выполнения плана определяется не спонтанно, а в зависимости от стадии его выполнения, скорости протекания соответствующих технических, технологических и хозяйственных процессов.

Он должен быть комплексным и охватывать все временные этапы деятельности организации: до того, как началась работа, чтобы убедиться, что все есть для ее осуществления; в процессе выполнения - чтобы не допустить значительных отклонений от намеченного плана; и после ее завершения, чтобы извлечь уроки и не допустить повторения ошибок в будущем.

Соответственно на практике и в теории выделяют три вида контроля:

1.Предварительный

2.Текущий

3.Заключительный.

Они имеют одинаковые цели и способы осуществления, отличаются друг от друга только временем проведения.

Предварительный контроль. Он предшествует активной деятельности фирмы. По своему содержанию это организационный контроль, основная задача которого заключается в проверке готовности к началу работы производственного аппарата, управленческой системы, персонала. Так же производится проверка соответствия управленческой системы фирмы существующей структуре организации, качества уже принятых решений и документов, правильности их оформления, степени ознакомления с ними исполнителей и усвоения поставленных задач - ведь четкость установок и доходчивость инструкций во многом предопределяют успех работы.

Этот контроль используется в трех областях: человеческих, материальных, финансовых.

Первое направление предварительного контроля призвано прежде всего ответить на вопрос, может ли персонал решить предусмотренные планом задачи. Поэтому кадровые службы тщательно изучают сотрудников, принятых на работу, их профессиональную пригодность: отбирают лиц, обладающих наиболее подходящими для выполнения предстоящей работы навыками, знаниями и опытом. Такой контроль осуществляется на основе заранее разработанных требований, предъявляемых к каждой категории специалистов, с помощью тестов, экзаменов, собеседований.

В сферу предварительного контроля за персоналом входят такие вопросы, как понимание людьми целей своей деятельности, специфики и опасностей работы, знание прав, обязанностей, условий поощрения. Контроль за персоналом призван также следить за состоянием подготовки и переподготовки кадров, их инструктированием, состоянием условий труда

Второе направление - материальные ресурсы. Чтобы производить продукцию высокого качества промышленные фирмы устанавливают обязательный предварительный контроль используемых ими материальных ресурсов. Контроль осуществляется путем выработки стандартов минимально допустимых значений качества. Один из способа данного контроля - это выбор такого поставщика, который доказал свои возможности поставлять материалы, соответствующие техническим условиям, другой способ заключается в обеспечении запасов в организации материальных ресурсов на уровне, достаточном для того, чтобы избежать дефицита.

Последнее направление - финансовые ресурсы. Средством предварительного контроля финансовых результатов фирмы служит ее бюджет или смета, позволяющие проверить правильность и обоснованность предстоящих расходов и надежность источников доходов. При этом сметы являются основным средством контроля административных и сбытовых расходов. Обычно они составляются исходя из прежнего опыта, но по ряду категорий затрат простая статистика прошлых лет не дает достаточной информации для определения необходимого уровня затрат с учетом новых условий , поэтому при контроле используются сравнения с достижениями других фирм и среднеотраслевые показатели.

Текущий контроль. Из его названия ясно, что он осуществляется непосредственно в процессе проведения работ. Он заключается в регулярной проверке работы подчинённых, обсуждении возникших проблем и предложений по улучшению качества работы. Эти действия помогут исключить отклонения от намеченных планов и инструкций. Если позволить им развиться, то они могут перерасти в серьёзные проблемы для всей организации. Он обычно существует в двух формах: стратегического и оперативного. Объект стратегического контроля - эффективность использования ресурсов фирмы с точки зрения ее конечных целей. Процесс стратегического контроля включает сбор, обработку и оценку информации об уровне производительности труда, внедрении и использовании достижений НТР, новых методов работы, технологий и т.п.

Оперативный контроль направлен на текущую производственную и хозяйственную деятельность фирмы. К его разновидностям относятся движение изделий в технологическом процессе (соблюдение последовательности операций и нормативов времени на них), загрузка оборудования: соблюдение графика работы: уровень себестоимости; степень организованности работы подразделения в целом; запасы сырья, готовых изделий, незавершенного производства; качество; текущее поступление и расходование финансовых средств.

Текущий контроль не проводится буквально одновременно с выполнением самой работы. Скорее он базируется на измерении фактических результатов, после проведения работы. Текущий контроль основывается на обратных связях. Обратная связь - это данные о полученных результатах. Система обратной связи помогает руководству выявить множество непредвиденных проблем и скорректировать свою линию поведения так, чтобы избежать отклонений организации от наиболее эффективного пути к поставленным перед нею целям и задачам.

Итоговый контроль. Обычно он связан с оценкой выполнения фирмой своих планов и требует всестороннего анализа не только результатов деятельности за истекший период, но одновременно сильных и слабых сторон, с тем, чтобы получить дополнительную информацию для составления новых планов. Иногда он может носить общий характер, то есть просто признавать работу в истекшем периоде удовлетворительной или неудовлетворительной без какой бы то ни было детализации, так как он осуществляется слишком поздно, чтобы отреагировать на проблемы в момент их возникновения, тем не менее, он выполняет две важные функции.

Первая состоит в том, что заключительный контроль даёт руководству организации важную информацию, необходимую информацию. сравнивания фактически полученные результаты и требовавшиеся, руководство организации имеет возможность оценить, насколько реалистично были выстроены планы. Так же эта функция позволяет получить информацию о возникших проблемах и возможность сформулировать новые планы более продуманно и реально. Вторая функция заключается в мотивационном аспекте. Наблюдается тесная связь между фактическими результатами и вознаграждением за хорошую работу.

Так же в зависимости от того, кто проводит контроль на предприятии, выделяют внутренний и внешний контроль.

Внутренний контроль осуществляется руководством или специальными сотрудниками - контролёрами. Суть внутреннего контроля состоит в том, что сотрудники организации, зная, что за ними следит руководитель, или его представитель, будут лучше выполнять свои обязанности.

На микроэкономическом уровне, т.е. на уровне управления организацией, так же выделяют внешний контроль, осуществляемый внешними по отношению к организации субъектами управления. К ним относятся органы государства, контрагенты по финансово-хозяйственным договорам, потребители, общественность.

Все виды контроля осуществляются в три этапа:

1. Начальный этап, на нем происходит установление планируемых результатов. На этом этапе ставятся определённые цели и задачи, которые необходимо для достижения той или иной цели.
2. Второй этап. На этом этапе происходит сопоставление планируемых результатов с действительными. При несовпадении данных показателей происходит определение уровня отклонений, который может как положительным, так и отрицательным.
3. На заключительном этапе происходит корректирование мер, так называемая "работа над ошибками". Предпринимается ряд действий, которые направлены на улучшение показателей в будущем.

Вышеперечисленные виды контроля имеют большое значение при организации эффективной деятельности организации. Связано это с тем, что на деятельность предприятия оказывают влияние большое количество факторов как внешней, так и внутренней среды. В результате влияния данных факторов могут произойти и положительные и отрицательные отклонения от запланированных планов.

3.2 Система контроля и учета на предприятии

Контроль - это процесс определения, оценки полученной информации о выявленных отклонениях действительных значений от планируемых или их совпадении. Предметом контроля может быть как исполнительская деятельность, так и работа менеджера.

Контроль классифицируется:

• в зависимости от принадлежности субъекта контроля к предприятию (внутренний, внешний),
• по основанию для обязанности (добровольный, по уставу, договорной, по закону),
• по регулярности (регулярный, нерегулярный, специальный).

Процесс контроля на предприятии должен пройти следующие стадии:

• 1. Определение концепции контроля (всеобъемлющая система контроля или частные проверки);
  2. Определение цели контроля;
  3. Планирование проверки:

а) объекты контроля (методы, результаты, показатели и т.д.);

б) проверяемые нормы (этические, правовые, производственные);

в) субъекты контроля (внутренние или внешние органы контроля);

г) методы контроля;

д) объем и средства контроля (полный, сплошной, выборочный, ручные, автоматические, компьютеризированные);

е) сроки и продолжительность проверок;

4.Определение значений действительных и предписанных (планируемых)

5.Мета-проверка (проверка проверки).

6.Сообщение решения (устное, письменный отчет).

7.Оценка решения (анализ отклонений, установление ответственности, исследование возможностей исправления, меры по устранению недостатков).

Имеют место ряд критериев, которые имеют значение для принятия решения о контроле и организации процессов контроля: его эффективность, эффект влияния на персонал, задачи контроля и его границы.

Контроль должен осуществляться на всех уровнях управления.

Рыночный контроль наиболее объективен, так как он производится на основе системы цен и позволяет оценить поведение фирмы, а так же достаточно объективны и используемые показатели. Рыночная цена акций определяется в результате конкуренции, и все ее колебания дают менеджерам представление об их деятельности в виде обратной связи. На корпоративном уровне такая оценка может показать результаты деятельности компании относительно других фирм.