Файл: РАЗРАБОТКА РЕГЛАМЕНТА ВЫПОЛНЕНИЯ ПРОЦЕССА «ПОКУПКА СЫРЬЯ И МАТЕРИАЛОВ» (Предлагаемые мероприятия по улучшению бизнес–процессов).pdf

Введение

Распространение информационных технологий, компьютерных сетей и вычислительной техники на сегодняшний день приняло повсеместный характер. И данное явление только продолжает укрепляться.

Закономерно, что в подобных условиях любому предприятию или организации, не оснащенным самым современным и функциональным программным и аппаратным обеспечением, оставаться на плаву, сохранять конкурентоспособность и место на рынке будет очень трудно. Это связано, в первую очередь, с тем, каким образом модернизируют новые технологии различные управленческие и бизнес–процессы предприятий.

Опыт показывает, что внедрение, а после и эффективное применение современных информационных технологий и вычислительной техники значительно увеличивает оперативность выполнения большинства операций в организации, освобождает персонал и менеджмент от большего процента бумажной работы, а также гарантирует увеличение целостности и корректности рабочей информации.

Кроме того, известно, что закупка сырья и материалов также требует высокого уровня контроля и сопряжена также с большим уровнем ответственности. Так, специально сконструированная информационная система позволит сделать этот бизнес–процесс более надежным, эффективным и оперативным.

Таким образом была определена цель курсовой работы: разработка регламента выполнения процесса «Покупка сырья и материалов».

Для достижения поставленной цели необходимо выполнить следующие задачи:

1. Описать предметную область;
2. Осуществить постановку задачи;
3. Произвести выбор средств для моделирования бизнес–процессов;
4. Реализовать моделирование бизнес–процессов «как есть»;
5. Разработать мероприятия по улучшению бизнес–процессов;
6. Осуществить моделирование бизнес–процессов в виде «как должно быть»;
7. Подвести итог проделанной работы.

Объектом исследования выступит разработка регламента выполнения процесса, предметом – процесс «Покупка сырья и материалов».

Структура работы включает в себя две главы, первая глава состоит из трех параграфов, вторая глава – из двух параграфов. Также включен список используемой литературы, который состоит из 15 наименований.

Глава 1. Построение бизнес–процессов «как есть»

---

Описание предметной области. Постановка задачи

Закупкой сырья и материалов на предприятии, как правило, занимается отдел закупок.

Отдел (служба) закупок является функционально обособленным подразделением фирмы и входным звеном в логистической цепи/системы, поэтому ему необходимо устанавливать определенные взаимоотношения с другими структурными подразделениями компании для рациональной организации логистического процесса. Основные функции отдела закупок:

1. Определение потребности в материальных ресурсах. Для этого отдел закупок получает информацию от отдела маркетинга, производственного отдела, службы логистики, операционно–аналитического отдела. Расчет средств на приобретение материальных ресурсов. Для расчетов необходимы данные из бухгалтерии и финансового отдела о наличии свободных оборотных средств.
2. Поиск, анализ данных, выбор поставщиков. Это важная функция отдела закупок включает тщательное исследование рынка поставщиков по интересующей продукции, поиск наиболее квалифицированных поставщиков, предоставление необходимых услуг до и после продажи. В результате анализа выбираются наиболее приемлемые поставщики. Определение условий поставки и оплаты: переговоры с поставщиками, на которых обсуждаются условия доставки, формы оплаты, возможность получения отсрочек платежа и т.д.
3. Заключение договоров и контроль исполнения. Данная функция отдела закупок выполняется при тесном сотрудничестве с юридическим отделом, так как важно в договоре соблюсти все интересы компании. Действия в случае нарушений условий поставки. Санкции в отношении поставщика, нарушившего условия поставки, могут иметь разный характер: от простого предупреждения или мелкого штрафа вплоть до расторжения договора с ним.
4. Получение материальных ресурсов. Обработка входящих потоков материальных ресурсов, идентификация продукции, уточнение количества, подготовка отчетов и перемещение сырья к месту его использования и хранения.
5. Проверка поступающей продукции и подтверждение качества. Проверка и подтверждение того, что поступающее сырье, материал и услуги отвечают требованиям, т.е. соответствуют договору и сертификации.
6. Для эффективного функционирования отдел закупок должен обладать полномочиями на принятие решений при совершении закупок в следующих областях:

• Выбор поставщика. Отдел закупок должен иметь опыт в определении того, кто производит нужную продукцию и как анализировать надежность поставщика
• Метод ценообразования. Определение общей стоимости закупки для формирования цены и условий договора. Это одна из основных экспертных областей деятельности отдела закупок. Здесь должно иметь место для маневра, если необходимо достичь минимальных цен и общей стоимости закупок материальных ресурсов
• Сертификация
• Контроль над контактами с поставщиками. Отдел закупок должен поддерживать взаимоотношения с потенциальными поставщиками. Если работники компании (производственного отдела) будут непосредственно сами работать с поставщиками без уведомления отдела закупок, то это будет способствовать осуществлению продаж «с черного хода», когда потенциальный поставщик будет оказывать влияние на спецификацию готовой продукции таким образом, что он станет единственным источником снабжения. Если техническому персоналу поставщика необходимо непосредственно встретиться с инженерами фирмы–покупателя, то отдел закупок организует такие встречи.

---

Таким образом, покупка сырья и материалов всегда сопряжена с большим объемом информации, которая требует непрерывной обработки и движения. Автоматизация процессов, связанных с покупкой сырья и материалов позволит значительно сэкономить материальные, временные, трудовые ресурсы предприятия. Исходя из этого, можно заключить, что разработка регламента выполнения процесса «Покупка сырья и материалов» в первую очередь реализуется для оптимизации повышения продуктивности осуществления функций отдела закупок, в частности – осуществления покупки сырья и материалов.

В данном случае под исходными данными понимается информация, которая является необходимой для решения задачи. Такая информация может располагаться на различных носителях – первичных документах, электронных носителях, в памяти персонального компьютера. Так, рациональная организация исходной/входной информации, оптимальный выбор способов сбора, регистрации, хранения, передачи и обработки информации, ее достоверности, состава и своевременного получения оказывают неоценимое влияние на оперативность, эффективность и продуктивность выполнения всех процессов производства.

В качестве исходных данных для процесса «Покупка сырья и материалов» выступают:

• прайс–лист от поставщика. Заполняется сотрудниками компании–поставщика и поставляется в электронном виде. Нужен для оценки стоимости сырья и материалов и выбора наиболее оптимального выбора поставщиков.
• данные от различных отделов производства в виде отчетов и подобной документации. Необходима для определения потребности в сырье и материалах.
• данные о ситуации на рынке в виде результатов маркетинговых исследований. Также необходимы для выбора оптимальных поставщиков и оценки спроса на рынке, вследствие чего формируется перечень необходимого сырья.

Результатными документами и показателями будут выступать:

1. Приходная накладная;
2. Товарная накладная;
3. Счет – фактура;
4. Журнал по приходу;
5. Журнал по распределению;
6. Результат поиска документа по дате;
7. Результат поиска документа по поставщику;
8. Результат поиска документа по наименованию сырья/материала.

Рассмотрим подробнее на примере отчета по результатам выполнения запроса на поиск документа по некоторому параметру (Рисунок 1).

Название запроса

Назв. поля

Результат запроса

кнопки

Рисунок 1. Форма отчета

Роли сотрудников, принимающих участие в решении поставленной задачи, рассмотрены в Таблице 1.

---

Таблица 1

Роли сотрудников в решении задачи

Код сотр	Должность	% участия	% ответств
01	Руководитель отдела закупок	80–100	100
02	Менеджер	60–90	50–80
03	Сотрудник	40–60	20–50
...n	...	0–100	0–100

Выбор средства для моделирования бизнес–процессов

Грамотный, взвешенный выбор методов и инструментальных средств моделирования является одним из первых и основных этапов разработки регламента выполнения процесса.

В настоящее время на рынке программного обеспечения есть большое количество продуктов, предназначенных для моделирования деятельности предприятия, в основу каждого из них заложена определенная методология.

В целом выделяют два подхода к моделированию.

Структурно–алгоритмический – основными строительными блоками модели при использовании данного подхода являются функции (процедуры). Модель представляет собой выстроенную последовательность функций, при этом имеется возможность их декомпозиции на составные части; на вход каждой функции поступают некоторые данные, на выходе имеются определенные результаты ее выполнения, показывается ресурсное окружение функции – люди, информационные системы, регламенты.

К этому блоку относится методология IDEF; инструментом, реализующим данную методологию, является BPWin.

Объектно–ориентированный подход предполагает использование объектов – сущностей, обладающих идентичностью, состоянием и поведением. Модель в данном случае представляет собой всестороннее описание объекта исследования – кроме описания собственно бизнес–процесса, в ней содержится описание: организационной структуры предприятия, структуры информационных систем, операционных и регламентирующих документов. При моделировании в соответствии с объектно–ориентированным подходом создается единая база данных объектов модели, благодаря этому появляется возможность отслеживания взаимосвязей между объектами и безызбыточности построенной модели.

Методологии, поддерживающие объектно–ориентированный принцип: методология Aris (группа продуктов IDS Sheer «Aris») и методология UML (продукт Rational Rose). Методология UML в основном ориентирована на разработку программного обеспечения, Aris используется для описания бизнес–процессов предприятия.

---

Aris в том числе предоставляет возможность оценки процессов по заданным параметрам, например с точки зрения времени и стоимости их выполнения.

При моделировании деятельности организации в случае обоснования необходимости возможна интеграция нескольких систем, в этом случае в их состав должны входить соответствующие механизмы экспорта/импорта.

В России для моделирования и анализа бизнес–процессов достаточно широко используются следующие средства моделирования: Rational Rose, Oracle Designer, AllFusion Process Modeler (BPWin) и AllFusion ERwin Data Modeler (ERWin), ARIS, Power Designer. За рубежом, помимо упомянутых, активно используются такие средства, как System Architect, Ithink Analyst, ReThink и др

Выделим основные критерии, позволяющие из представленных средств моделирования выбрать те, применение которых в России могло бы с большей вероятностью себя оправдать. Такими критериями являются:

• устойчивое положение продукта на рынке (срок его существования, программа развития продукта, система отчетов о проблемах, совокупность применений и др.);
• распространенность продукта (количество проданных лицензий, наличие, размер и уровень деятельности пользовательской группы);
• доступность поддержки поставщика. Такие услуги могут включать телефонную «горячую линию», техническую и консультационную поддержку через представителя поставщика в России;
• доступность обучения. Обучение может проводиться на территории представителя поставщика в России, пользователя или где–либо в другом месте;
• доступность материалов по продукту. Они могут включать компьютерные учебные материалы, учебные пособия, книги, статьи, информацию в Интернете, демоверсии.

Из приведенного перечня инструментальных средств для более подробного анализа выделим те программные продукты, которые удовлетворяют указанным критериям. В этом случае в рамки нашего дальнейшего рассмотрения попадают BPWIn/ERWin, Oracle Designer, Rational Rose, Power Designer, ARIS, по которым ниже представлено более подробное описание.

BPWin и ERWin, Computer Associates International, Inc. (CA) входит в пятерку ведущих производителей программного обеспечения, предлагая средства моделирования, резервного копирования, управления инфраструктурой предприятия (сетями, серверами и т. д.), информационной безопасности, business intelligence и т. д. Пакет BPWin основан на методологии IDEF и предназначен для функционального моделирования и анализа деятельности предприятия. Методология IDEF, являющаяся официальным федеральным стандартом США, представляет собой совокупность методов, правил и процедур, предназначенных для построения функциональной модели объекта какой–либо предметной области. Функциональная модель IDEF0 отображает функциональную структуру объекта, то есть производимые им действия и связи между этими действиями.

---