Файл: Заключение договора (Порядок составления, оформления и согласования проекта договора (контракта)).pdf

Последним, перед предоставлением проекта договора (контракта) на подпись (утверждение) руководителю, проект визируется юридическим управлением предприятия - по соответствию оформления проекта требованиям законодательства Республики Беларусь и международным соглашениям с участием Республики Беларусь к форме (названию и содержанию) договора (контракт), и обеспечения в нём имущественной защиты законных прав и интересов предприятия.

Завизировав договор (контракт), начальник или юрисконсульт удостоверяет, что:

- договор (контракт) по форме соответствует действующему гражданскому законодательству Республики Беларусь;

- договор (контракт) содержит все существенные условия для признания договора (контракта) заключенным;

- в договоре (контракте) предусмотрены меры обеспечения исполнения контрагентом своих договорных обязательств;

- в договоре (контракте) с иностранным контрагентом оговорен порядок рассмотрения возможных разногласий и споров;

- в договоре (контракте) с иностранным контрагентом оговорено применимое к договору (контракту) право;

- используемая исполнителем типовая форма договора (контракта) утверждена в порядке законом РБ;

- в тексте типовой формы договора (контракта) не оставлены пустыми поля, подлежащие обязательному заполнению;

Визы ответственных за согласование условий договора (контракта) лиц должны располагаться после раздела «Подписи сторон» в конце проекта договора (контракта) либо на обратной стороне последнего листа договора (контракта).

Кроме того, ответственный исполнитель, его руководитель и юрист, завизировавший проект договора (контракта) в целом, должны завизировать каждый отдельный лист проекта договора (контракт) (на обратной стороне внизу листа).

На протяжении всего процесса визирования, подписания и регистрации договор (контракт) (дополнительное соглашение, протокол разногласий и др.) должен сопровождаться только работником службы-исполнителя.

Визирование (согласование) договоров (контрактов) в структурных подразделениях предприятия посторонним лицам не допускается.

После согласования проекта договора (контракта) всеми заинтересованными службами, проект договора (контракта) направляется на подписание генеральному директору, лицу его замещающему или наделенному соответствующими полномочиями на его подписание.

Подпись директора (лица его замещающего или наделенного соответствующими полномочиями) заверяются канцелярией печатью предприятия.

---

При несогласии с отдельными условиями или положениями проекта договора (контракта) либо при необходимости внесения в проект изменений отдельных положений и/или включения в него дополнительных условий, руководители служб, подразделений, визирующих проект договора (контракта) должны письменно изложить и обосновать свои конкретные возражения, замечания и вносимые предложения и, подписав их, приложить к проекту договора (контракта), завизировав последний с отметкой «с замечаниями». Вносимые предложения должны быть чётко сформулированы.

Простой отказ от визирования договора (контракта) и несоблюдение условий первого абзаца данного пункта расценивается как неисполнение соответствующим лицом своих должностных обязанностей.

Внесение изменений и дополнений в текст проекта договора (контракта) визирующими службами, подразделениями не допускается.

Согласованный и завизированный проект договора (контракта) должен быть возвращён в подразделение, ответственное за его заключение, в течение 24 часов с момента поступления на визирование, если иное не предусмотрено действующими на предприятии локальными нормативными актами.

Исполнитель, ответственный за разработку условий и заключение договора (контракта), в соответствии с поступившими от служб замечаниями и предложениями, обязан:

1 Тщательно рассмотреть все поступившие замечания и предложения и принять меры к разрешению разногласий между службами, затем подготовить новую, согласованную редакцию текста спорных положений проекта договора (контракта) либо, при несогласии с ними, вынести разрешение разногласий на рассмотрение вышестоящего руководителя.

2 Внести необходимые уточнения, дополнения и изменения в проект договора (контракта), составленный первоначально, и подготовить его окончательную редакцию.

3 Составить протокол разногласий к договору (контракту), проект которого получен от контрагента по договору (контракту), согласовать его с юридическим управлением, а при необходимости, с другими соответствующими службами (подразделениями) предприятия.

4 Если составленный проект договора (контракта) подписывается с протоколом разногласий, ответственный за оформление проекта договора (контракта) исполнитель перед тем, как передать его на визирование, должен сделать на проекте договора (контракта) запись под росписью лица, подписывающего договор (контракт) от имени предприятия «С протоколом разногласий», а на протоколе разногласий - отметку «К договору № от ».

---

Подписанный проект договора (контракта) ответственный исполнитель должен передать в юридическое управление предприятия для его регистрации. Отсутствие всех виз на контрольном экземпляре договора (контракта) не является основанием для отказа в регистрации договора (контракта).

2 ЗАКЛЮЧЕНИЯ ДОГОВОРА (КОНТРАКТА) НА ПРЕДПРИЯТИИ

Договоры (контракты) между предприятием и потенциальным партнером заключаются по инициативе любой из сторон договора (контракта) и только с согласия обеих сторон (кроме госзаказа).

Основанием для начала работы по заключению договора (контракта) служит соответствующее Письменное распоряжение (в форме резолюции на письме-оферте, служебной записке руководителя структурного подразделения и т.п.) компетентного должностного лица предприятия, утвержденное в установленном порядке решение конкурсной комиссии.

Получив от указанного в предыдущем абзаце должностного лица распоряжение о заключении договора (контракта), выписку из утвержденного протокола заседания конкурсной комиссии, руководитель структурного подразделения - исполнителя организует во вверенном ему структурном подразделении его оформление, подписание и визирование в соответствующих структурных подразделениях предприятия, контроль за исполнением, в т.ч. назначает конкретного ответственного работника-исполнителя, указывает на действия, которые ему необходимо совершить, определяет контрольные сроки исполнения и т.д.

Руководитель структурного подразделения-исполнителя обязан организовать в возглавляемом подразделении чёткий и отлаженный процесс заключения и исполнения договоров (контрактов), а также подготовку, ведение и надлежащее хранение необходимой переписки и иной документации.

Руководители структурных подразделений, в компетенции которых находится разработка, заключение, исполнение и контроль исполнения условий договоров (контрактов), а также внесение в них необходимых изменений, дополнений их условий и прекращение или продление сроков их действия, несут в установленном законодательством порядке дисциплинарную, материальную и иную ответственность за:

- правильную организацию ведения договорной работы и соблюдение подчинёнными им работниками порядка и сроков подготовки и согласования всех необходимых условий и оформления текста проектов договоров (контрактов), а также за подготовку (разработку, оформление и сбор) всех необходимых документов в приложение к ним, порядка и сроков заключения и исполнения условий договоров (контрактов), а также за своевременное внесение в них в установленном порядке необходимых изменений и дополнений.

---

- обоснование необходимости и целесообразности их заключения.

- своевременную и качественную разработку и согласование с заинтересованными службами предприятия всех необходимых (обязательных и дополнительных) условий, наличие всех необходимых реквизитов в договорах (контрактах).

- обеспечение правильного и своевременного оформления всей необходимой документации для выполнения предприятием принятых обязательств и предотвращения нанесения предприятию неблагоприятных имущественных и др. последствий (уплаты штрафных санкций и иного материального ущерба, убытков, потерь и др.).

- обеспечение в договорах (контрактах) наличия и своевременное принятие надлежащих мер зашиты имущественных и иных законных прав и интересов предприятия в судебных (арбитражных, хозяйственных) и иных органах при возникновении хозяйственных и судебных споров.

- своевременное и качественное осуществление контроля исполнения всех условий заключённых договоров (контрактов), проведение и оформление взаимных сверок расчётов (взаиморасчётов, взаимозачётов встречных однородных требований) с контрагентами.

- своевременное внесение в договора (контракты) всех необходимых изменений и/или дополнений, принятие мер по их досрочному прекращению и/или продления срока их действия (пролонгация).

- организацию работы подчиненных по подготовке к заключению договоров (контрактов), их исполнение, на условиях максимального соблюдения, экономических интересов предприятия с целью получения наибольшей выгоды и недопущения нанесения предприятию ущерба.

- доведение требований потребителя изложенных в договорах (контрактах) до руководителей подразделений, участвующих в выполнении договорных обязательств в части их касающейся.

При невыполнении требований, а равно при неосуществлении надлежащего контроля над исполнением подчинёнными работниками обязанностей, предусмотренных соответствующими должностными инструкциями и настоящим стандартом, за нарушение порядка заключения и исполнения договоров (контрактов), а также за ненадлежащую подготовку, ведение и хранение необходимой переписки и иной документации руководитель соответствующего структурного подразделения-исполнителя несёт персональную ответственность.

На ответственных исполнителей по договорам (контрактам), в первую очередь в порядке и на условиях, возлагаются следующие обязанности:

Тщательная подготовка (сбор необходимой информации, материалов) и проведение предварительных переговоров с вероятным партнером (контрагентом), организация и разработка текста проекта договора (контракта), а также перечня необходимых приложений к нему (протоколов согласования цен, спецификаций, таблиц, различных расчетов, сертификационных, товарно-транспортных и иных сопроводительных документов на товар (груз) и др.).

---

В обязанности исполнителя также входит:

- анализ заявок в целях определения потребности в конкретных товарах, работах, услугах, в том числе по количеству, ассортименту, качеству, срокам;

- оперативное и объективное рассмотрение поступивших коммерческих предложений (писем с предложением о заключении договора (контракта));

- контроль точного соответствия условий договора (контракта) протоколу заседания тендерной (конкурсной) комиссии, протоколу переговоров, иному документу, которым оформлен результат процедуры закупки, условиям предложения выбранного претендента;

- контроль точного соответствия условиям договора (контракта) оформляемых впоследствии в качестве его неотъемлемой части спецификаций, приложений, разнарядок, заявок, графиков и т.п.;

- обеспечение наличия в договоре (контракте) всех условий;

- определение необходимости применения обеспечительных мер выполнения контрагентом своих договорных обязательств и их выбор;

- определение размера ответственности контрагента в случае невыполнения (ненадлежащего выполнения) последним договорных обязательств;

- оформление в установленных законодательством случаях экономического обоснования цены;

- решение в установленном порядке технических вопросов, связанных с поставкой и получением товара (выполнением работы, оказанием услуги), в т.ч. приёмки по количеству, качеству, срокам и т.п.;

- согласование с контрагентом перечня всех необходимых документов, которые должны быть приложены к договору (контракту) или поставлены с товаром (техническая и (или) нормативная документация, паспорта качества, сертификаты происхождения, соответствия и т.п.);

- контроль формирования и приобщения к договору(контракту) в качестве обязательных приложений соответствующих документов (конкурсной документации, предложения победителя подрядных торгов, протокол об их результатах и т. п.) в случаях, предусмотренных законодательством;

- совершение всех необходимых таможенных и иных формальностей, связанных с поставкой и получением товаров, в том числе осуществление регистрации сделки и оформление в соответствующих предусмотренных законодательством случаях статистической или грузовой таможенной декларации, сертификата происхождения товара и др.;

- удостоверение (регистрация), при необходимости договора (контракта) или его копии в случаях, предусмотренных законодательством, у нотариуса, в Министерстве иностранных дел Республики Беларусь, в Национальном банке Республики Беларусь, в территориальных организациях по государственной регистрации недвижимого имущества, прав на него и сделок с ним и др.;

---