Файл: Заключение договора (Порядок составления, оформления и согласования проекта договора (контракта)).pdf

- получение в случаях, предусмотренных законодательством, лицензий на экспорт или импорт товаров;

- контроль исполнения сторонами принятых на себя договорных обязательств;

- контроль срока действия договора (контракта) и в случае необходимости его своевременное продление, прекращение или заключение нового;

- надлежащее ведение с контрагентом переписки, сопутствующей исполнению договора (контракта);

- неразглашение сведений, ставших ему известными в процессе работы по оформлению и исполнению договора (контракта) и составляющих коммерческую тайну.

Переписка и все другие документы, связанные с оформлением и исполнением договора (контракта), хранятся в подразделении-исполнителе в установленном его руководителем порядке. Персональную ответственность за их сохранность несет исполнитель.

Исполнитель на стадии заключения договора (контракта) в первую очередь в порядке и на условиях, обязан собрать необходимые документы для проверки потенциального контрагента, что включает определение правоспособности (правовой статус), анализ финансового положения и платежеспособности, изучение деловой репутации и т.д.

Чтобы выяснить правовой статус и убедиться в правоспособности потенциального контрагента, исполнитель обязан затребовать у него:

- заверенную подписью и печатью контрагента копию свидетельства о государственной регистрации юридического лица или индивидуального предпринимателя (у нерезидента - выписку из торгового реестра страны его местонахождения либо иной аналогичный документ, легализованный в установленном порядке);

- заверенную подписью и печатью контрагента копию устава (учредительного договора – для коммерческих организаций, действующих только на основании учредительных договоров), а в случае, если договор (контракт) будет заключаться через филиал или представительство юридического лица – контрагента, то дополнительно заверенную подписью и печатью контрагента копию положения об этом филиале или представительстве;

- заверенную подписью и печатью контрагента копию доверенности представителя контрагента в случае подписания договора (контракта) не руководителем.

В конкретных случаях могут быть затребованы и другие документы, подтверждающие правовой статус и наличие правоспособности у юридического лица (индивидуального предпринимателя) и его представителя.

В отношении физического лица, не являющего индивидуальным предпринимателем, исполнитель сверяет его фамилию, имя отчество, место регистрации и иные необходимые в соответствующих случаях данные, с паспортом или иным документом, удостоверяющем личность.

---

Работники служб (подразделений) - исполнители по договорам обязаны предусматривать либо настаивать на закрепление в договорах (контрактах) положений, максимально направленных на защиту экономических интересов, в частности:

- законодательства Республики Беларусь в качестве применимого права по договору (контракту);

- компетентных судебных органов Республики Беларусь, в том числе Международного арбитражного суда при Белорусской, торгово- промышленной палате, в качестве органов по разрешению споров по заключаемому внешнеторговому договору (контракту) (арбитражная оговорка);

- в необходимых случаях способов обеспечения исполнения обязательств (неустойка, залог, удержание, поручительство, гарантия, задаток), а также дополнительных гарантий исполнения обязательств (банковской гарантии, страхования рисков, использования механизма финансирования под уступку денежного требования (факторинг)).

Кроме этого служба, подразделение предприятия, ответственные за заключение и исполнение договора (контракта) в период подготовки к их заключению обязаны:

Активно отстаивать интересы предприятия во взаимоотношениях с контрагентами, предельно возможно минимизировать риски предприятия.

В случаях несогласия с отдельными положениями предложенного потенциальным партнёром проекта договора (контракта), подготовить проект протокола разногласий к нему, предложив взамен спорных, противоречащих интересам предприятия или нарушающих его права, или противоречащих законодательству Республики Беларусь, свою редакцию спорных положений, отвечающих интересам предприятия.

В случаях необходимости для предприятия заключения данного договора (контракта) и при несогласии контрагента на его заключение на предложенных предприятием условиях и настоятельном требовании на заключении только на его условиях (в его редакции), служба или подразделение, ответственные за заключение договора (контракта), должны получить от контрагента соответствующее письмо об этом. Вместе с тем, структурное подразделение - исполнитель по договору (контракту) совместно с заинтересованными службами должно предпринять меры по заключению договора (контракта) с максимальным соблюдением экономических и иных интересов предприятия и недопущения нанесения ему ущерба.

В случаях невозможности достижения согласия с контрагентом по заключению договора (контракта) на условиях, предложенных предприятием, служба, ответственная за его заключение, выносит рассмотрение вопроса о целесообразности его заключения руководителю службы по подчиненности, который принимает решение.

---

Переписка и все другие документы, связанные с заключением и исполнением договора (контракта), подшиваются вместе с копией договора (контракта) и хранятся в делах структурного подразделения-исполнителя. При этом исполнитель несёт персональную ответственность за их сохранность.

При заполнении типовой формы договора (контракта) от руки пустые графы заполняются аккуратным разборчивым почерком с использованием чернил синего или черного цвета.

Типовые формы договоров (контрактов) оформляются в соответствии с общим порядком, за исключениями, которые могут быть предусмотрены приказами директора об утверждении соответствующей формы договора (контракта) в качестве типовой.

Если в процессе использования типовой формы договора (контракта) подразделение-исполнитель сталкивается с вопросами, не получившими в нём отражение, а также, если изменились условия, на которых ранее заключались данные договоры (контракты), или другие обстоятельства, то все возникшие замечания и предложения в письменной форме за подписью руководителя соответствующего подразделения-исполнителя подаются директору для соответствующей корректировки и доработки существующей типовой формы договора (контракта).

Подпись полномочного лица заверяется печатью предприятия независимо от наличия на контрольном экземпляре договора (контракта) или его проекта всех согласовывающих виз (подписей).

После подписания проекта договора (контракта) всеми указанными в нём сторонами проект становится договором (контрактом) - документом, обязательным для исполнения всеми подписавшими его сторонами.

Подписанный и заверенный печатью договор (контракт) должен быть передан в канцелярию предприятия для направления его заказным письмом (под отдельные квитанции) контрагенту по договору (контракту).

Отгрузка продукции, производство работ, оказание услуг без наличия, оформленного в установленном порядке договора (контракта) не допускаются.

В целях экономии рабочего времени соответствующих работников и более оперативного в дальнейшем согласования договора (контракта), структурное подразделение-исполнитель по договору (контракту) до получения от контрагента оригинальных (подлинных) экземпляров подписанного с его стороны договора (контракта) может предварительно согласовать с соответствующими структурными подразделениями его факсимильную или иную копию.

Первый (контрольный) экземпляр (оригинал) заключённого договора (контракта) (кроме договоров заключаемых управлением торговли, финансовым управлением и договоров (контрактов) заключаемых через биржу) с визами должностных лиц служб и подразделений предприятия после заверения его печатью предприятия подлежит (не позднее 2-х месяцев с даты их регистрации в юридическом управлении), сдаче на хранение в юридическое управление предприятия вместе с замечаниями должностных лиц, визировавших договор (контракт). Также всеми приложениями к договору (контракту), являющимися его неотъемлемой частью, в случае их наличия, где он должен храниться в течение всего срока действия договора (контракта) до его полного исполнения и далее в течение 3-х лет после окончания срока исполнения договора (контракта) (в соответствии со сроком исковой давности, установленной гражданским законодательством Республики Беларусь и/или международным правом).

---

Если в соответствии с стандартом договор (дополнительное соглашение, протокол разногласий, протокол урегулирования разногласий и т.п.) был заключен путём обмена факсимильными копиями, подписанными обеими сторонами, руководитель структурного подразделения-исполнителя и непосредственный исполнитель несут персональную ответственность за предоставление в последующем (но не позднее 2-х месяцев с даты оформления факсимильной копии) их оригиналов.

В случае подписания и регистрации договора (контракта) (дополнительного соглашения, протокола разногласий, протокола урегулирования разногласий и т.п.), оформленного с отступлениями от установленных требований (путём обмена факсимильными или иными копиями) и предоставления в последующем его оригинала, ответственный исполнитель по договору (контракту) обязан проверить соответствие содержания ранее завизированного документа в виде факсимильной или иной копии оригиналу. При этом он визирует каждый лист оригинала с учинением дополнительно на каждом листе с обратной стороны листа записи «Соответствие текста проверил», которая заверяется собственноручной подписью с её расшифровкой и указанием даты. При этом повторное визирование оригиналов договоров (контрактов), (дополнительных соглашении, протоколов разногласий, протоколов урегулирования разногласий и т.п.) в соответствующих подразделениях не требуется. Ответственность за соответствие представленного оригинала договора (контракта) (дополнительного соглашения, протокола разногласий, протокола урегулирования разногласий и. т. п.) экземпляру, ранее завизированному службами предприятия договору (контракту) (дополнительному соглашению, протоколу разногласий, протоколу урегулирования разногласий и т.п.), несет ответственный исполнитель по договору (контракту), сделавший данную запись.

После отправки экземпляров договора (контракта) (по числу сторон) копия заключённого договора (контракта) остаётся в службе (подразделении), заключивших (исполняющих) его или готовившей его проект.

Копия выдается один раз и должна храниться до окончания работы по договору (контракту) в подразделении-исполнителе у исполнителя. Размножение копии договора (контракта) (для оплаты, отгрузки, таможенного оформления, оприходования и т.д.) производится подразделением-исполнителем самостоятельно.

Дубликат (копия) договора (контракта) или его проекта, поступившие в службу, (подразделение), заключившие или исполняющие его, также подлежит обязательному учёту и регистрации в этой службе (подразделении) в специальном журнале (или ином носителе информации) в порядке, аналогичном указанному в настоящем стандарте, с присвоением порядкового номера подразделения и указанием конкретного работника, непосредственно осуществляющего контроль его исполнения (ответственного исполнителя договора).

---

По исполнению договора (контракта) (истечении срока действия) вся документация, связанная с его заключением, исполнением, изменениями и дополнениями его условий и расторжением (сопроводительные письма, протоколы разногласий, протоколы согласования цен, дополнительные соглашения и т.п.), должна храниться в подразделениях, заключивших и исполнявших их, вместе с копиями договоров (контрактов) в течение 3-х лет (срока исковой давности по спорам).

Копии (оригиналы) договоров (контрактов) могут быть выданы юридическим управлением предприятия только в следующих случаях:

- (контрольно-ревизионному отделу) - для проведения служебных проверок и ревизий;

- другим подразделениям предприятия - по служебной записке руководителя заинтересованной службы с указанием цели и срока, на который получается в пользование оригинал экземпляра договора (контракта), с отметкой об этом в журнале выдачи договоров (контрактов);

- по письменному запросу: правоохранительных органов, комитета государственного контроля, налоговой инспекции, другим органам государственного надзора (контроля).

Изъятие (выемка) первого (контрольного) экземпляра договора (контракта) из юридического управления может производиться только с ведома генерального директора или лица, его официально замещающего, компетентными, органами в официальном порядке с составлением протокола изъятия (выемки), один экземпляр которого остаётся в юридическом управлении. Взамен изъятого договора (контракта) изготавливается копия изъятого договора (контракта).

Копия протокола изъятия (выемки) хранится в специально сформированном для хранения деле в юридическом управлении.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

На основании проведенных в курсовой работе исследований можно сделать заключение:

В условиях рыночной экономики роль договора необычайно велика. Система договоров становится ядром рыночного механизма, дополняемым иными методами регулирования.

Право на заключение (подписание), изменение условий и досрочное прекращение действия договоров (контрактов) или их пролонгацию (продление срока действия) от имени предприятия, с учётом действующего законодательства и в пределах предоставленной Уставом предприятия компетенции без специально оформленной доверенности имеет только директор .

Право на внесение предложений и подготовку проектов договоров (контрактов), разработку и согласование их содержания и условий с другими службами на предприятии предоставлено всем структурным подразделениям (службам) предприятия в рамках функций и задач, возложенных на них и определенных в положениях о структурных подразделениях.

---