Файл: Методы и средства проектирования информационных систем и технологий. Применение процессного подхода для оптимизации бизнес-процессов.pdf
Добавлен: 25.06.2023
Просмотров: 80
Скачиваний: 2
СОДЕРЖАНИЕ
1. Теоретические основы применения процессного подхода
1.1 Сущность процессного подхода
1.2. Преимущества и недостатки процессного подхода
1.3. Средства реализации процессного подхода
2. Пример реализации процессного подхода
2.1. Моделирование бизнес-процессов «как есть»
2.2 Предлагаемые мероприятия по улучшению бизнес-процессов
- Менеджер анализирует остатки на складе;
- Находит поставщика;
- Составляет заявку на поставку;
- Оплачивает выставленный счет;
- Согласовывает дату и время поставки;
- Принимает товар, оформляет соответствующие документы;
- Вносит данные о поступившем товаре;
Третья составляющая часть работы менеджера по продажам – ведение базы данных поставщиков, покупателей, товаров и проделанных операций:
- Вносит данные о новых поставщиках или клиентах, редактирует данные о старых поставщиках и клиентах;
- Ведет учет количества товара на складе;
- Добавляет данные о новом товаре, либо редактирует данные уже имеющегося на складе товара;
- Составляет отчеты о проделанных операциях
Рассмотрим процесс работы менеджера по продажам.
Менеджер по продажам находит клиента. Звонит ему и договаривается о встрече. Заносит данные о клиенте, о контактных лицах, о содержании разговора в файл (*.xls).
Затем менеджер готовит презентационные документы для встречи с клиентом.
Менеджер встречается с клиентом, проводит переговоры по следующим пунктам: стоимость, качество, крайние сроки доставки товаров (при отсутствии товаров на складе), гарантийные обязательства.
После согласования менеджером всех разногласий с клиентом заключается договор, оформляется заказ и выписывается счет на оплату, счет-фактура.
При наличии товара на складе резервируется необходимое количество и может быть продан в тот же день. Если товара нет, то оформляется заявка на поставку, где указывается дата составления заявки, фамилия ответственного менеджера, наименование продукции и крайние сроки доставки товаров.
Заявка на товар отсылается поставщикам, оплачивается выставленный счет, согласовывается дата поставки.
В день поставки принимает товар на склад, составляет соответствующие документы, вносит данные о поступившем товаре в базу данных. Информирует заказчика о том, что товар поступил на склад.
После того, как заказчик оплатил выставленный ему счет наличным или безналичным способом оплаты, он может приехать за заказанной продукцией. Работающий с ним менеджер оформляет необходимые документы и отпускает товар.
По окончании месяца менеджером по продажам формируется отчет о проделанной работе.
Таким образом, был выявлен ряд основных функции возлагающихся на менеджера по продажам, требующих больших затрат времени и усилий, в связи с ручной обработкой данных. Основные функции менеджера по продажам представлены на рис.5.
Рисунок 5 – Основные функции менеджера по продажам
В результате анализа обязанностей, схемы работы, очередности обработки информации выделены следующие недостатки:
- большие затраты внимания менеджера по продажам на выполнение рутинных операций, ведение клиентской базы, составление заказов и отчетов;
- неполное и неэффективное использование технических средств, имеющихся в наличии;
- низкая оперативность, снижающая качество работы.
Очевидно, что работа менеджера довольно рутинна, в данном представлении, что сильно влияет на результаты деятельности: работа замедляется, возникает большое количество ошибок, документы могут быть оформлены некорректно. Вся эта работа является очень трудоемкой и требующей больших затрат времени и внимания, она сужает возможности оперативного получения информации.
Таким образом, на основании приведенных выше недостатков возникла необходимость автоматизации работы менеджера по продажам, что позволит надежно хранить, обрабатывать информацию и при этом резко снизить трудоемкость и повысить достоверность, оперативность получения результатной информации и итоговых документов.
Характеристика деятельности руководителя отдела продаж компании «Белый свет» в разрезе технологии IDEF0 приведена на рисунке 6.
Рисунок 6. Модель деятельности руководителя отдела продаж в разрезе IDEF0
Декомпозиция данного процесса приведена на рисунке 7.
Рисунок 7. Декомпозиция деятельности руководителя
Рисунок 8. Декомпозиция блока «Учет товаров»
Рисунок 9. Декомпозиция блока «Работа с поставщиками»
Рисунок 10. Декомпозиция блока «Работа с клиентами»
Как видно из представленных схем, работа менеджера по продажам (руководителя отдела в том числе) включает три основных направления: учет товара, работа с поставщиками, работа с клиентами. Существуют отдельно базы данных товаров, поставщиков и клиентов. Продажа товара регистрируется дважды: в базе данных клиентов и в базе данных товаров. Прием товара также осуществляется дважды: при ведении учета товара и при работе с поставщиками.
Внедрение автоматизированной системы позволило бы вести единую базу данных для учета продаж, клиентов и поставщиков.
2.2 Предлагаемые мероприятия по улучшению бизнес-процессов
Задача – разработать автоматизированное рабочее место руководителя отдела продаж электротехнического оборудования. Пользователями системы также могут быть менеджеры и кладовщики. Опишем основные функции, которые должна выполнять данная система:
- Ведение базы данных контактов с покупателями с подробными данными о них (название, юридический адрес, контактное лицо, телефонный номер и др.);
- Ведение базы данных всех произошедших операций купли-продажи (название покупателя, наименование купленного товара, дата и сумма покупки);
- Ведение справочников (дисконтные карты, поставщики, покупатели, категории товаров);
- Получение аналитической и статистической информации (остатки на складе, данные по количеству заключенных договоров и произведенных операций, отчет по продажам за месяц, продажи по клиентам);
- Получение справочной информации в печатном виде (информация о клиентах, о поставщиках, товарах).
Задачи проектирования АРМ:
- Максимально упростить и ускорить процедуру регистрации заказов.
- Обеспечить жесткую связь между складом и процедурой регистрации заказа для исключения ситуации оформления заказов на изделия при отсутствии соответствующих наименований на оперативном складе.
- Обеспечить все бизнес-операции возможностью сопроводить их необходимыми документами.
- Создать гибкую систему статистических отчетов, как по работе склада, так и по учету и регистрации заказов.
- Обеспечить при необходимости возможность автоматического резервирования БД.
- Запретить некорректные действия пользователя.
- Обеспечить целостность информации в базе данных.
- Обеспечить приемлемую безопасность данных на случай несанкционированного доступа.
- Минимизировать затраты системных ресурсов, необходимых для нормальной работы АРМ.
- Программное обеспечение должно функционировать на IBM-совместимых персональных компьютера и должно работать под управлением операционных систем семейства WIN32.
В рамках автоматизации учета продаж несколько примеров систем.
Прикладное решение «1С: Комплексная автоматизация 8» создано на технологической платформе «1С:Предприятие 8», которая дает значительную гибкость, возможность настройки, выбор оптимальной комплектации, производительность и эргономичность прикладных решений[1].
Перечислим главные преимущества типовой конфигурации «1С:Комплексная автоматизация 8» по сравнению с «1С:Предприятие 7.7. Комплексная конфигурация»:
- более широкий функционал;
- эффективные средства получения отчетности;
- новые возможности анализа финансово-хозяйственной деятельности;
- удобный интерфейс;
- отличная производительность;
- средства разделения прав доступа.
В данное решение включены наиболее популярные функции - с учетом реальных потребностей различного рода организаций. [10]
Программное решение дает возможность автоматизировать задачи учета, контроля, анализа и управления в торговых организациях.
Программа решает следующие задачи:
- планирование продаж и поступлений товара;
- регулирование поставок и запасов;
- управление взаиморасчетами с клиентами.
Функционал управления заказами позволяет наилучшим образом обрабатывать заказы покупателей и отражать их в планах и отчетах.
При оформлении заказа необходимые товары могут быть автоматически зарезервированы на складе организации, а при отсутствии необходимого количества товаров - может быть оформлен заказ поставщику.
Для розничной торговли возможны технологии работы как с автоматизированными, так и не автоматизированными торговыми точками. Автоматизировано оформление возвратов товаров (от покупателя, поставщику). Ведется учет возвратной многооборотной тары как особого вида товарно-материальных ценностей.
Учет продаж является неотъемлемой функциональной областью современной комплексной информационной системы предприятия. В прикладном решении реализован основной функционал, обеспечивающий индивидуальный подход в отношении каждого клиента.
- регистрация и хранение данных о контрагентах, истории взаимодействия;
- оповещение о событиях и планируемых действиях;
- анализ и планирование контактов и сделок;
- комплексный анализ отношений с клиентами;
- оценивание эффективности рекламных и маркетинговых акций.
Современные механизмы ценообразования дают возможность организации определять и реализовать ценовую политику в соответствии с полученными аналитическими данными о спросе и предложении на рынке и себестоимостью реализуемой продукции. В программном решении реализованы следующие возможности:
- построение разных схем формирования цен и скидок;
- контроль над установленной ценовой политикой;
- сравнение отпускных цен предприятия с ценами поставщиков и конкурентов;
- учет накопительных скидок с использованием дисконтных карт.
Программа имеет возможность планирования по направлениям продаж, производства, закупок. На основании планов данных направлений формируются планы для отдельных видов деятельности и объектов планирования.
План может быть разбит на отдельные детали в рамках всего периода плана - на год, полугодие, квартал, месяц, декаду, неделю, день. Каждый элемент плана может быть детализирован по договорам, контрагентам и заказам.
Для облегчения процесса формирования планов предусмотрена специальная функция – «Помощник планирования».
«1С: Комплексная автоматизация 8» позволяет организовать:
- оперативный учет и контроль движения денежных средств предприятия на расчетных счетах и в кассах;
- оперативное планирование поступлений и расходов денежных средств.
Платежный календарь - это комплекс заявок на расходование денежных средств и запланированных денежных платежей. При составлении платежного календаря параллельно проверяется возможность его выполнения (достаточно ли денежных средств на счетах и в кассах предприятия).
Есть возможность учета денежных расчетов в иностранной валюте. Обеспечен обмен данными со специальными банковскими программами класса «Клиент-банк».
Функции управления взаиморасчетами с клиентами обширны. Они охватывают полный набор операций для взаимодействияю с деловыми партнерами от возникновения обязательств по договорам до момента их выполнения. Программа дает возможность проводить анализ изменения задолженностей во времени, поддерживать способы учета задолженностей по различным направлениям: по договорам, заказам, счетам.
В «1С:Комплексной автоматизации 8» поддерживается облегченный учет производства, который дает возможность без использования сложных функций обеспечить учет производственных процессов - от момента передачи материалов в производство до выпуска готовой продукции.
Автоматизирован учет по всем участкам:
- учет банковских и кассовых операций;
- учет расчетов с контрагентами, персоналом, бюджетом;
- учет материалов, товаров, продукции;
- учет затрат и расчет себестоимости;
- учет основных средств и нематериальных активов;
- учет торговых операций.
Рассмотрим еще многофункциональный комплекс для торговли «Гепард» (с модулем «Аналитик»).
Программный комплекс Гепард (Windows) (www.gepard.ru) предназначен для комплексной автоматизации различных видов торговой деятельности. Существует два варианта поставки: для розничной и оптовой торговли.