Файл: Методы и средства проектирования информационных систем и технологий. Применение процессного подхода для оптимизации бизнес-процессов.pdf

Ученые менеджмента отмечают и другие преимущества процессного подхода.

В первую очередь с введением процессного подхода появляется единый язык описания деятельности, доступный и понятный всем участникам процесса, а также возможность простой и наглядной графической трактовки деятельности. Сюда же можно отнести то, что при процессном подходе происходит выделение рабочих зон, что облегчает формулирование требований к персоналу, привлеченному к конкретным работам, и составление более точного и прицельного штатного расписания организации.

Во-вторых, процессный подход к управлению - это простое и надежное определение точек контроля, что достигает в результате разбивки основного процесса на субпроцессы. Процессный подход придаёт единую линию развития управлению предприятием, что приводит к упрощению многоуровневых иерархических организационных структур, присущих функциональному подходу, и обеспечивает большую ориентацию организации на потребителя.

В-третьих, за счёт сокращения уровней организационной структуры упрощается обмен информацией между подразделениями и устраняется обособленность подразделений и должностных лиц.

Также надо отметить, что процессный подход характеризуется большими возможностями в отношении развитии системы управления предприятием, расширяет возможности организаций в развитии бизнеса.

К недостаткам процессного подхода чаще всего относят следующие:

• сложность реализации процессного подхода, заключающаяся в том, что появляется необходимость документального оформления каждого процесса, а также регламентация управления, разработка стандартов;
• появляется необходимость в освоении сотрудниками компании новых навыков и знаний.

Говоря о недостатках процессного подхода можно отметить и такое его качество как сложность внедрения. Это связано с тем, что процессный подход можно считать внедренным только после того, как в организации реализовывается управление процессами. Нередки случаи, когда внедрение процессного подхода в компании останавливалось из-за того, что появлялась необходимость регламентации дальнейшего процесса. Некоторые компании не завершили данный проект потому, что плохо была разработана система показателей и лишь немногие системно подошли к вопросу организации управления процессами.

Это говорит о том, что для управления процессами мало написать в управляющих документах, что процессы должны управляться владельцами и т. п. Для успешного завершения внедрения процессного подхода необходимо создать соответствующие реально действующие механизмы управления. Такая деятельность напрямую зависит от трансформаций в умах руководителей, а это связано с установленными сложностями: требуется достаточно долгое время, чтобы руководство стало думать и работать по-новому. Если в период внедрения процессного подхода собственники и руководители верхнего уровня не уделяют этому вопросу приоритетного внимания, то система управления процессами вряд ли будет создана. И это тоже можно отнести к недостаткам процессного подхода.

Таким образом, процессный подход имеет практически равное количество преимуществ и недостатков, однако нельзя не отметить, что те предприятия, где внедрен процессный подход, имеют более эффективную деятельность.

1.3. Средства реализации процессного подхода

В России для моделирования и анализа бизнес-процессов чаще всего применяются следующие инструменты моделирования: Oracle Designer, Rational Rose, AllFusion Process Modeler (BPWin) и AllFusion ERwin Data Modeler(ERWin), Power Designer, ARIS. За рубежом, кроме перечисленных, активно используются такие средства как Ithink Analyst, System Architect, ReThink и т.д [11, с.52].

Выберем те инструменты моделирования, которые подходят для реализации процессного подхода.

BPWin и ERWin компании Соmputer Associates

Computer Associates International, Inc. (CA) является одним из пяти основных производителей программного обеспечения, предлагая средства моделирования, управления инфраструктурой предприятия (сетями, серверами и т.д.), резервного копирования, информационной безопасности и т.д. Пакет BPWin основывается на методологии IDEF и используется для функционального моделирования и анализа деятельности организации. Методология IDEF является официальным федеральным стандартом США и, представляет собой совокупность методов, процедур и правил, которые предназначены для построения функциональной модели объекта какой-либо предметной области. Функциональная модель IDEF отображает функциональную структуру объекта, т.е. производимые им действия и связи между этими действиями.

Oracle Designer компании Oracle

Набор инструментальных средств Oracle Designer предлагает интегрированное решение для разработки прикладных систем корпоративного уровня для Web и клиент/серверных приложений. Задачей Oracle Designer является сбор данных о потребностях пользователей и автоматизация построения гибких графических приложений. Oracle Designer используется не только для создания приложений, но и для ведения учета изменений, которые неизбежно происходят при эксплуатации системы.

ARIS компании IDS Scheer AG

Система ARIS представляет собой комплекс средств анализа и моделирования деятельности предприятия. Ее методическую основу составляет совокупность различных методов моделирования, отражающих разные взгляды на исследуемую систему. Одна и та же модель может разрабатываться с использованием нескольких методов, что позволяет использовать ARIS специалистам с различными теоретическими знаниями и настраивать его на работу с системами, имеющими свою специфику.

2. Пример реализации процессного подхода

2.1. Моделирование бизнес-процессов «как есть»

Компания «Белый свет» является ведущим российским производителем профессионального оборудования для освещения на рынке светотехники на территории РФ и СНГ.

С 1997 года работы высокое качество продукции, соответствие международным стандартам отрасли и профессиональный подход к работе с деловыми партнерами были и остаются главными приоритетами компании.

Главной целью компании является удовлетворение потребности рынка в системах освещения.

Основная продукция компании:

• лампы;
• светильники;
• контакторы;
• люминесцентные лампы;
• розетки;
• шкафы силовые.

Основные услуги компании:

Проектирование систем освещения зданий и сооружений;

Монтаж систем освещения;

Сервисное обслуживание систем освещения.

ООО «Белый свет» имеет следующую организационную структуру (рисунок 4):

Рисунок 4 – Организационная структура ООО «Белый свет»

Общее руководство предприятием осуществляет генеральный директор. Он же определяет маркетинговую политику акционерного общества, направления его развития, штатную численность, объемы продажи и ассортимент товаров.

В непосредственном подчинении у генерального директора находятся заместитель директора и финансовый директор, а также начальники отделов и юрисконсульт. Финансовому директору непосредственно подчиняется главный бухгалтер. Заместитель директора практически дублирует функции генерального директора с его ведома и курирует все основные виды деятельности предприятия. Сотрудники бухгалтерии подчиняются непосредственно главному бухгалтеру.

Главный бухгалтер осуществляет контроль над материальными и денежными средствами предприятия, руководит расходами, кассовыми и банковскими операциями, распределяет денежные средства, координирует работу сотрудников бухгалтерии и контролирует все вопросы решаемые бухгалтерией.

Юрисконсульт контролирует всю документацию предприятия на соответствие законодательству РФ, руководит делами, связанными с правоохранительными и судебными органами государства, осуществляет юридическую поддержку при ведении договорной деятельности.

Начальник отдела продаж непосредственно руководит сотрудниками отдела, контролирует все вопросы, решаемые отделом. К основным функциям отдела относят:

• Прием товара на склад;
• Оформление заказов;
• Ведение базы данных (товаров, поставщиков, клиентов);
• Оформление документов.

Основные функции отдела закупок:

1. Определение потребности в материальных ресурсах. Для этого отдел закупок получает информацию от отдела продаж, отдела логистики. Расчет средств на приобретение материальных ресурсов. Для расчетов необходимы данные из бухгалтерии о наличии свободных оборотных средств.

2. Поиск, анализ данных, выбор поставщиков. Это важная функция отдела закупок включает тщательное исследование рынка поставщиков по интересующей продукции, поиск наиболее квалифицированных поставщиков, предоставление необходимых услуг до и после продажи. В результате анализа выбираются наиболее приемлемые поставщики. Определение условий поставки и оплаты: переговоры с поставщиками, на которых обсуждаются условия доставки, формы оплаты, возможность получения отсрочек платежа и т.д.

3. Заключение договоров и контроль исполнения. Данная функция отдела закупок выполняется при тесном сотрудничестве с юридическим отделом, так как важно в договоре соблюсти все интересы компании. Действия в случае нарушений условий поставки. Санкции в отношении поставщика, нарушившего условия поставки, могут иметь разный характер: от простого предупреждения или мелкого штрафа вплоть до расторжения договора с ним.

4. Получение материальных ресурсов. Обработка входящих потоков материальных ресурсов, идентификация продукции, уточнение количества, подготовка отчетов и перемещение сырья к месту его использования и хранения.

5. Проверка поступающей продукции и подтверждение качества. Проверка и подтверждение того, что поступающее сырье, материал и услуги отвечают требованиям, т.е. соответствуют договору и сертификации.

Отдел информационных технологий участвует в составлении технических заданий по созданию автоматизированных систем управления Компанией, подготавливает планы проектирования и внедрения автоматизированных систем управления, контролирует состояние и безопасность сети и сетевого оборудования, обеспечивает бесперебойное функционирование системы и оборудования и принимает оперативные меры по устранению возникающих в процессе работы нарушений, устанавливает и настраивает программные и аппаратные системы, модернизирует применяемые технические средства, составляет заявки на необходимое оборудование и ведет учет его поступлений.

Задачи и функции отдела рекламы

• Определение направлений и планирование рекламных кампаний. Формирование рекламной стратегии, основанной на перспективных направлениях дальнейшего организационного развития, инновационной и инвестиционной деятельности.
• Планирование работ по проведению рекламных кампаний;
• Изучение рынка сбыта и покупательского спроса с целью определения наилучшего времени и места размещения рекламы, масштабов и сроков проведения рекламных кампаний и т.д.

Отдел маркетинга занимается анализом и прогнозированием основных конъюктурообразующих факторов потенциальных рынков сбыта продукции, исследует потребительские свойства производимой продукции и собирает информацию об удовлетворенности ими покупателей, выявляет систему взаимосвязей между различными факторами, влияющими на состояние рынка и объем продаж, анализирует конкурентоспособность продукции предприятия, сопоставляет ее потребительские свойства, цены, издержки производства с аналогичными показателями конкурирующей продукции, выпускаемой другими предприятиями, координирует и согласовывает действия всех функциональных отделов в выработке единой коммерческой политики.

Владельцем процесса является менеджер по продаже.

В целом на менеджера по продажам возлагается:

• поиск новых клиентов и поставщиков;
• переговоры с целью заключения договоров-заказов;
• обеспечение акта продажи (курирование процесса передачи ресурса, прихода денег; получение и передача платежных документов);
• обеспечение обратной связи с клиентами и поставщиками (ведение базы данных);
• составление заявок на поставки, прием товара.

Менеджер по продажам занимается поиском клиентов и работы с ними, а также ведение всей документации в течение срока работы с этим клиентом:

1. Менеджер анализирует рынок и организует поиск клиентов;
2. Ведет телефонные переговоры с клиентом;
3. Регистрирует переговоры в собственной клиентской базе;
4. Готовит презентационные документы: коммерческое предложение на основании первичной информации, образец договора, прайс-листы;
5. Организует встречи с клиентом;
6. Согласует заказ с клиентом;
7. Оформляет заказ;
8. Выставляет: счет-фактура, счет на оплату;
9. В день отгрузки оформляет необходимые документы;
10. Формирует отчет о проделанной работе;

Так же менеджер по продажам занимается поиском новых поставщиков, составляет заявки на поставку и принимает товар: