Файл: Процессы управления проектами (Анализ процессов управления проектами на примере открытия магазина).pdf

Таблица 1

Описание процессов управления^[8]

Процессы	Описание
инициация	принятие решения о начале выполнения проекта;
планирование	определение целей и критериев успеха проекта и разработка рабочих схем их достижения;
исполнения	координация людей и других ресурсов для выполнения плана;
анализа	определение соответствия плана и исполнения проекта поставленным целям и критериям успеха и принятие решений о необходимости применения корректирующих воздействий;
управления	определение необходимых корректирующих воздействий, их согласование, утверждение и применение;
завершения	формализация выполнения проекта и подведение его к упорядоченному финалу.

Естественно, что планирование включает сравнительно много процессов. Однако не следует считать, что управление проектами - это в основном планирование.

Усилия, прилагаемые для планирования, следует соизмерять с целями проекта и полезностью полученной информации.

В ходе исполнения проекта эти процессы многократно повторяются. Изменениям могут подвергнуться цели проекта, его бюджет, ресурсы и т. д. Кроме того, планирование проекта - это не точная наука. Различные команды проекта могут разработать различные планы для одного и того же проекта. А пакеты управления проектами могут составить различные расписания выполнения работ при одних и тех же исходных данных.

Некоторые из процессов планирования имеют четкие логические и информационные взаимосвязи и выполняются в одном порядке практически во всех проектах. Так, например, сначала следует определить, из каких работ состоит проект, а уж затем рассчитывать сроки выполнения и стоимость проекта. Эти основные процессы выполняются по нескольку раз на протяжении каждой фазы проекта.

Кроме перечисленных основных процессов планирования имеется ряд вспомогательных процессов, необходимость в использовании которых сильно зависит от природы конкретного проекта, они входят в функции управления проектами:

· планирование качества - определение того, какие стандарты качества использовать в проекте, и того, как этих стандартов достичь;

---

· планирование организации - определение, документирование и назначение ролей, ответственности и взаимоотношений отчетности в организации;

· назначение персонала - назначение человеческих ресурсов на выполнение работ проекта;

· планирование взаимодействия - определение потоков информации и способов взаимодействия, необходимых для участников проекта;

· идентификация риска - определение и документирование событий риска, которые могут повлиять на проект. Эти все процессы входят в состав функций УП

· оценка риска - оценка вероятностей наступления событий риска, их характеристик и влияния на проект;

· разработка реагирования - определение необходимых действий для предупреждения рисков и реакции на угрожающие события;

· планирование поставок -определение того, что, как и когда должно быть поставлено;

· подготовка условий - выработка требований к поставкам и определение потенциальных поставщиков.

Взаимосвязи между вспомогательными подпроцессами, как и само их наличие, в большой мере зависят от природы проекта.^[9]

Таким образом, управление проектами позволяет определить цели проекта и провести его обоснование, выявить структуру проекта, цели, основные этапы работы и, определить необходимые источники финансирования, подобрать исполнителей через процедуру торгов и конкурсов, подготовить и заключить контракты, определить сроки выполнения проекта, составить график его реализации и рассчитать ресурсы, провести калькуляцию и анализ затрат, планировать и учитывать риски, организовать реализацию проекта, в томчисле подобрать команду и обеспечить контроль за ходом выполнения проекта. Процессы управления проектами накладываются друг на друга и происходят с разной интенсивностью на всех стадиях проекта. Кроме того, процессы управления проектами связаны своими результатами -- результат выполнения одного процесса становится исходной информацией для другого. Имеются взаимосвязи групп процессов различных фаз проекта. В реальном проекте фазы могут не только предшествовать друг другу, но и накладываться.

Глава 2 Анализ процессов управления проектами на примере открытия магазина

---

2.1. Краткая характеристика проекта

Необходимо реализовать социальный проект под названием “Blacksheet”. Целью проекта является открытие магазина чая и кофе.

Задачи проекта:сделать приятное помещение, чтобы всем было комфортно посидеть за кружечкой чая или кофе, продавать качественный и не очень дорогой чай, чтобы все могли попробовать новые сорта горячих или холодных напитков.

В таблице ниже представлены результаты проекта, а именно конечные и промежуточные (табл. 1).

Таблица 2

Результаты проекта^[10]

Промежуточные результаты	Конечный результат
Найти помещение	Открыть магазин
Арендовать помещение	Провести день открытых дверей
Придумать дизайн помещения
Рассчитать финансы и время на преобразования помещения
Закупить все необходимое работникам, для преобразования помещения
Закупить необходимое оборудование для лавки (компьютеры , кассы , столы, стулья и т.д)
Нанять персонал
Найти поставщиков(продукция)
Закупить популярные сорта чая
Проверить все ли готово для открытия магазина

Для реализации проекта необходимо выполнить следующие этапы:

1) Поиск инвесторов.

2)Заключения договора с инвесторами.

3)Найти помещение.

4) Арендовать помещение.

5) Рассчитать финансы на преобразования помещения.

6)Определить сроки выполнения работ.

7)Поиск поставщиков.

8)Заключения договоров с поставщиками.

9)Нанять персонал для выполнения отделочных работ.

10) Закупить все необходимое работникам, для преобразования помещения.

11) Закупить необходимое оборудование для лавки (компьютеры, кассы, столы, стулья и т.д).

12)Внешние отделочные работы.

13)Внутренние отделочные работы.

14)Установка мебели и оборудования.

15)Поиск персонала.

16)Заключения договоров с персоналом.

17) Найти поставщиков(продукция).

18) Закупить популярные сорта чая.

19)Проверить все ли готово для открытия магазина.

---

20)Открытие магазина.

21) Проведение открытие дверей.

Жизненный цикл проекта состоит из фаз. Фазами проекта являются:

1)Прединвестиционная фаза.

2)Фаза разработка.

3)Фаза реализации.

4)Фаза завершения.

Таблица3

Фазы проекта^[11]

Название фазы	Описание фазы
Прединвестиционная фаза	1. разработка концепции проекта; 2. составления бизнес-плана проекта; 3. поиск инвесторов; 4. поиск поставщиков.
Фаза разработки	1. подтверждения человека на должность руководителя проекта; 2. формирование команды проекта; 3. заключение договора с инвесторами; 4. привлечение внешних субъектов в качестве соисполнителей; 5. заключение договора с поставщиками; 6. структурное планирование.
Фаза реализации	1. организация и проведение торгов, заключение контрактов; 2. полный ввод в действие разработанной системы управления проектом; 3. выполнение работ, предусмотренных проектом.
Фаза завершения	1. планирование процесса завершения проекта; 2. оценка результатов проекта и подведение итогов; 3. подготовка итоговых документов; 4. закрытие работ и проекта; 5. реализация оставшихся ресурсов; 6. накопление фактических и опытных данных для последующих проектов; 7. реформирование команды проекта;

Построение иерархической структуры работ (ИСР) на основе этапов проекта представлено ниже (рис. 2).

Рисунок 2. Иерархическая структура работ проект (ИСР)^[12]

Требования к проекту: ограниченность (сроки и финансы), качественный продукт.

Ограничения проекта: финансы, сроки.

Для реализации проекта была выбрана матричная организационная структура (рис. 2). Отличительной чертой такой организационной структуры является наличие как функционального руководителя, так и менеджера проекта.

Рисунок 3. Организационная структура проекта^[13]

Данная организационная структура характеризуется высокой степенью специализации, ясным порядком подчиненности, четким пониманием ответственности. Контроль лежит на одном начальнике, в ряде случаев он может проявлять гибкость.

---

Таблица 3

Реестр заинтересованных сторон^[14]

Участники проекта	Заинтересованность
Генеральный директор	Достижение целей проекта с минимальными затратами.
Руководитель финансового отдела	Снижение трудоемкости ведения учета.
Руководитель доставки	Сокращение времени выполнения операций документирования и доставки покупки. Автоматический учет товаров.
Руководитель проекта	Своевременная оплата работы. Своевременная сдача проекта. Реализация всех требований заказчика.
Проектная группа	Своевременная оплата работы. Своевременная сдача проекта.
Руководитель консультации	Проконсультировать товар
Руководитель структурного подразделения	Получение прибыли
Руководитель заведования товара	Учет товаров
Заместитель директора	Сотрудники получили опыт, Своевременная сдача проекта.
Бухгалтер	Получение опыта(расчет зарплаты)
Продавец консультант	Больше продать для большой прибыли
Кладовщик	Получение прибыли
Поставщик	Продвижение своего товара
Товаровед	Получение опыта
Курьер	Получение прибыли

К критериям успешности проекта можно отнести:

1)Качество:

• Реализованы все возможности.
• Эти возможности реализованы с надлежащим качеством.

2)Время:

• Проект реализован вовремя.
• Этапы проекта реализованы вовремя.

3)Бюджет:

• Проект уложился в планируемый бюджет.
• Оправдать желания инвестора (стоимость, сроки и т.д.).

Состав работ и их продолжительность представлены ниже (табл. 4).

Таблица 4

Состав работ и их продолжительность^[15]

Работа	Предшествующии работы	Продолжительность в днях
А	-	3
Б	-	4
В	-	2
Г	-	1
Д	А	3
Е	Б	5
Ж	В	4
З	Г	2
И	Е	1
К	Ж	3
Л	З	2
М	И	4
Н	И	2
О	К	1
П	Л	3
Р	Л	1
С	Л	2
Т	М,Н,О,П,Р,С	3
У	Т	1
Ф	У	2

---