Файл: Процессы управления проектами (Анализ процессов управления проектами на примере открытия магазина).pdf
Добавлен: 25.06.2023
Просмотров: 127
Скачиваний: 2
СОДЕРЖАНИЕ
Глава 1.Теоретические аспекты процессов управления проектами
1.1. Общая характеристика проектов и сущность управления проектами
1.2. Основные процессы управления проектами
Глава 2 Анализ процессов управления проектами на примере открытия магазина
2.1. Краткая характеристика проекта
Таблица 1
Описание процессов управления[8]
Процессы |
Описание |
---|---|
инициация |
принятие решения о начале выполнения проекта; |
планирование |
определение целей и критериев успеха проекта и разработка рабочих схем их достижения; |
исполнения |
координация людей и других ресурсов для выполнения плана; |
анализа |
определение соответствия плана и исполнения проекта поставленным целям и критериям успеха и принятие решений о необходимости применения корректирующих воздействий; |
управления |
определение необходимых корректирующих воздействий, их согласование, утверждение и применение; |
завершения |
формализация выполнения проекта и подведение его к упорядоченному финалу. |
Естественно, что планирование включает сравнительно много процессов. Однако не следует считать, что управление проектами - это в основном планирование.
Усилия, прилагаемые для планирования, следует соизмерять с целями проекта и полезностью полученной информации.
В ходе исполнения проекта эти процессы многократно повторяются. Изменениям могут подвергнуться цели проекта, его бюджет, ресурсы и т. д. Кроме того, планирование проекта - это не точная наука. Различные команды проекта могут разработать различные планы для одного и того же проекта. А пакеты управления проектами могут составить различные расписания выполнения работ при одних и тех же исходных данных.
Некоторые из процессов планирования имеют четкие логические и информационные взаимосвязи и выполняются в одном порядке практически во всех проектах. Так, например, сначала следует определить, из каких работ состоит проект, а уж затем рассчитывать сроки выполнения и стоимость проекта. Эти основные процессы выполняются по нескольку раз на протяжении каждой фазы проекта.
Кроме перечисленных основных процессов планирования имеется ряд вспомогательных процессов, необходимость в использовании которых сильно зависит от природы конкретного проекта, они входят в функции управления проектами:
· планирование качества - определение того, какие стандарты качества использовать в проекте, и того, как этих стандартов достичь;
· планирование организации - определение, документирование и назначение ролей, ответственности и взаимоотношений отчетности в организации;
· назначение персонала - назначение человеческих ресурсов на выполнение работ проекта;
· планирование взаимодействия - определение потоков информации и способов взаимодействия, необходимых для участников проекта;
· идентификация риска - определение и документирование событий риска, которые могут повлиять на проект. Эти все процессы входят в состав функций УП
· оценка риска - оценка вероятностей наступления событий риска, их характеристик и влияния на проект;
· разработка реагирования - определение необходимых действий для предупреждения рисков и реакции на угрожающие события;
· планирование поставок -определение того, что, как и когда должно быть поставлено;
· подготовка условий - выработка требований к поставкам и определение потенциальных поставщиков.
Взаимосвязи между вспомогательными подпроцессами, как и само их наличие, в большой мере зависят от природы проекта.[9]
Таким образом, управление проектами позволяет определить цели проекта и провести его обоснование, выявить структуру проекта, цели, основные этапы работы и, определить необходимые источники финансирования, подобрать исполнителей через процедуру торгов и конкурсов, подготовить и заключить контракты, определить сроки выполнения проекта, составить график его реализации и рассчитать ресурсы, провести калькуляцию и анализ затрат, планировать и учитывать риски, организовать реализацию проекта, в томчисле подобрать команду и обеспечить контроль за ходом выполнения проекта. Процессы управления проектами накладываются друг на друга и происходят с разной интенсивностью на всех стадиях проекта. Кроме того, процессы управления проектами связаны своими результатами -- результат выполнения одного процесса становится исходной информацией для другого. Имеются взаимосвязи групп процессов различных фаз проекта. В реальном проекте фазы могут не только предшествовать друг другу, но и накладываться.
Глава 2 Анализ процессов управления проектами на примере открытия магазина
2.1. Краткая характеристика проекта
Необходимо реализовать социальный проект под названием “Blacksheet”. Целью проекта является открытие магазина чая и кофе.
Задачи проекта:сделать приятное помещение, чтобы всем было комфортно посидеть за кружечкой чая или кофе, продавать качественный и не очень дорогой чай, чтобы все могли попробовать новые сорта горячих или холодных напитков.
В таблице ниже представлены результаты проекта, а именно конечные и промежуточные (табл. 1).
Таблица 2
Результаты проекта[10]
Промежуточные результаты |
Конечный результат |
Найти помещение |
Открыть магазин |
Арендовать помещение |
Провести день открытых дверей |
Придумать дизайн помещения |
|
Рассчитать финансы и время на преобразования помещения |
|
Закупить все необходимое работникам, для преобразования помещения |
|
Закупить необходимое оборудование для лавки (компьютеры , кассы , столы, стулья и т.д) |
|
Нанять персонал |
|
Найти поставщиков(продукция) |
|
Закупить популярные сорта чая |
|
Проверить все ли готово для открытия магазина |
Для реализации проекта необходимо выполнить следующие этапы:
1) Поиск инвесторов.
2)Заключения договора с инвесторами.
3)Найти помещение.
4) Арендовать помещение.
5) Рассчитать финансы на преобразования помещения.
6)Определить сроки выполнения работ.
7)Поиск поставщиков.
8)Заключения договоров с поставщиками.
9)Нанять персонал для выполнения отделочных работ.
10) Закупить все необходимое работникам, для преобразования помещения.
11) Закупить необходимое оборудование для лавки (компьютеры, кассы, столы, стулья и т.д).
12)Внешние отделочные работы.
13)Внутренние отделочные работы.
14)Установка мебели и оборудования.
15)Поиск персонала.
16)Заключения договоров с персоналом.
17) Найти поставщиков(продукция).
18) Закупить популярные сорта чая.
19)Проверить все ли готово для открытия магазина.
20)Открытие магазина.
21) Проведение открытие дверей.
Жизненный цикл проекта состоит из фаз. Фазами проекта являются:
1)Прединвестиционная фаза.
2)Фаза разработка.
3)Фаза реализации.
4)Фаза завершения.
Таблица3
Фазы проекта[11]
Название фазы |
Описание фазы |
---|---|
Прединвестиционная фаза |
1. разработка концепции проекта; 2. составления бизнес-плана проекта; 3. поиск инвесторов; 4. поиск поставщиков. |
Фаза разработки |
1. подтверждения человека на должность руководителя проекта; 2. формирование команды проекта; 3. заключение договора с инвесторами; 4. привлечение внешних субъектов в качестве соисполнителей; 5. заключение договора с поставщиками; 6. структурное планирование. |
Фаза реализации |
1. организация и проведение торгов, заключение контрактов; 2. полный ввод в действие разработанной системы управления проектом; 3. выполнение работ, предусмотренных проектом. |
Фаза завершения |
1. планирование процесса завершения проекта; 2. оценка результатов проекта и подведение итогов; 3. подготовка итоговых документов; 4. закрытие работ и проекта; 5. реализация оставшихся ресурсов; 6. накопление фактических и опытных данных для последующих проектов; 7. реформирование команды проекта; |
Построение иерархической структуры работ (ИСР) на основе этапов проекта представлено ниже (рис. 2).
Рисунок 2. Иерархическая структура работ проект (ИСР)[12]
Требования к проекту: ограниченность (сроки и финансы), качественный продукт.
Ограничения проекта: финансы, сроки.
Для реализации проекта была выбрана матричная организационная структура (рис. 2). Отличительной чертой такой организационной структуры является наличие как функционального руководителя, так и менеджера проекта.
Рисунок 3. Организационная структура проекта[13]
Данная организационная структура характеризуется высокой степенью специализации, ясным порядком подчиненности, четким пониманием ответственности. Контроль лежит на одном начальнике, в ряде случаев он может проявлять гибкость.
Таблица 3
Реестр заинтересованных сторон[14]
Участники проекта |
Заинтересованность |
---|---|
Генеральный директор |
Достижение целей проекта с минимальными затратами. |
Руководитель финансового отдела |
Снижение трудоемкости ведения учета. |
Руководитель доставки |
Сокращение времени выполнения операций документирования и доставки покупки. Автоматический учет товаров. |
Руководитель проекта |
Своевременная оплата работы. Своевременная сдача проекта. Реализация всех требований заказчика. |
Проектная группа |
Своевременная оплата работы. Своевременная сдача проекта. |
Руководитель консультации |
Проконсультировать товар |
Руководитель структурного подразделения |
Получение прибыли |
Руководитель заведования товара |
Учет товаров |
Заместитель директора |
Сотрудники получили опыт, Своевременная сдача проекта. |
Бухгалтер |
Получение опыта(расчет зарплаты) |
Продавец консультант |
Больше продать для большой прибыли |
Кладовщик |
Получение прибыли |
Поставщик |
Продвижение своего товара |
Товаровед |
Получение опыта |
Курьер |
Получение прибыли |
К критериям успешности проекта можно отнести:
1)Качество:
- Реализованы все возможности.
- Эти возможности реализованы с надлежащим качеством.
2)Время:
- Проект реализован вовремя.
- Этапы проекта реализованы вовремя.
3)Бюджет:
- Проект уложился в планируемый бюджет.
- Оправдать желания инвестора (стоимость, сроки и т.д.).
Состав работ и их продолжительность представлены ниже (табл. 4).
Таблица 4
Состав работ и их продолжительность[15]
Работа |
Предшествующии работы |
Продолжительность в днях |
А |
- |
3 |
Б |
- |
4 |
В |
- |
2 |
Г |
- |
1 |
Д |
А |
3 |
Е |
Б |
5 |
Ж |
В |
4 |
З |
Г |
2 |
И |
Е |
1 |
К |
Ж |
3 |
Л |
З |
2 |
М |
И |
4 |
Н |
И |
2 |
О |
К |
1 |
П |
Л |
3 |
Р |
Л |
1 |
С |
Л |
2 |
Т |
М,Н,О,П,Р,С |
3 |
У |
Т |
1 |
Ф |
У |
2 |