Файл: Особенности систем электронного документооборота.pdf

Для решения этой проблемы сразу несколько компаний в середине 90-х годов начали создавать универсальные системы электронного документооборота, легко масштабируемые под нужды практически любых заказчиков. Сама технология создания конечного решения систем электронного документооборота стала двухэтапной: на первом этапе компания создавала унифицированное ядро системы электронного документооборота, на втором этапе происходило внедрение. Данный метод позволял снижать стоимость конечных решений и обеспечивал возможности функционального и организационного масштабирования системы^[15].

В конце XX века в сферу автоматизации документооборота процессный подход к управлению вместе с понятие WorkFlow, являющимся потоком работ, которые представляют из себя единичные экземпляры деловых документоориентированных процессов. Современные системы электронного документооборота откликнулись на их появление реализацией процессно-ориентированных движков, которые стали одновременно новым методологическим шагом, позволяющим современным системам электронного документооборота еще быстрее и эффективнее адаптироваться под нужды быстрорастущих компаний.

Использование workflow позволило уже самим специалистам компаний, которые эксплуатируют системы электронного документооборота, обеспечивать непрерывное изменение автоматизируемого процесса в целях его максимального соответствия процессам предприятия^[16].

Также изменилась архитектура решений: В 2005 году была введена трехзвенная архитектура: «СУБД - сервер приложений - интерфейс пользователя», которая стала фактическим стандартом отрасли^[17] [1, 3, 4].

1.4 Перспективы развития систем электронного документооборота

Говоря о практическом применении систем электронного документооборота, необходимо более подробно рассмотреть задачу их интеграции с другими корпоративными приложениями. Комплексное решение этого класса задач позволит предприятиям создать внутреннюю систему обмена информацией, которая приходит или собирается из разрозненных источников. Ее объединение на основе общей шины данных, приведет к созданию общего корпоративного репозитория информации и данных. Системы электронного документооборота выполняют роль подобных «шин»^[18].

Решение этой проблемы очень важно для современного предприятия, особенно, если на нем используются одновременно несколько корпоративных приложений, без которых невозможна деятельность ни одной крупной организации. Сейчас системы электронного документооборота обычно выступает в роли платформы для интеграции со следующими типами приложений:

• Front-end приложения, такие как CRM;
• Офисные приложения;
• ERP-системы^[19].

Касательно ERP-систем, то одним из их слабых мест является некоторая избыточность документов, которые генерируются в основных модулях ERP-системы. Развертывание централизованного репозитория на базе системы электронного документооборота, который обеспечивает каждый модуль ERP-системы необходимыми ему документами, ускоряет возврат инвестиций и способствует уменьшению операционных расходов предприятия. То есть, интеграция ERP-системы и системы электронного документооборота обеспечивает более высокое значение показателя IRR, чем это может быть получено при автономном использовании данных систем.

При интеграции систем электронного документооборота с офисными приложениями пользователям предлагается возможность доступа к библиотечным сервисам непосредственно из распространенных офисных приложений. Кроме того, практически во всех распространенных системах электронного документооборота существует возможность работы через Web-навигаторы. Помимо этого, высоко распространена интеграция с фронт-офисными приложениями^[20].

Технологии, которые применяются для развития и разработки систем электронного документооборота, с каждым годом становятся более совершенными и прогрессивными, при этом часто возникает вопрос контролируемого и направленного развития систем электронного документооборота. Не совершенная нормативно-правовая база и разнообразие технологий приводят к тому, что рынок систем электронного документооборота с каждым годом становится все более и более разнородным. В этом случае у предприятия должен быть подход к развитию процессного подхода к контролю и управлению своей деятельности, для подготовки базы с целью развития, адаптации и внедрения выбранной системы электронного документооборота^[21].

Сейчас документооборот перестал быть единственным предметом автоматизации. Задачи и цели ставятся значительно шире: управление знаниями параллельно с оптимизацией. Современные технологии стали предлагать подходы для решения задач коллективной работы с документами.

Для развития систем электронного документооборота необходимо в первую очередь создать более основательную регламентную базу для массовой миграции к технологии электронно-цифровой подписи и других подобных функций ECM-систем, являющихся камнем преткновения при переходе от смешанного и традиционного документооборота к полностью электронному.

В итоге можно коротко выделить основные требования к современным системам электронного документооборота и тенденции их развития:

• легкость в обновлении и установке клиентских приложений;
• возможность заказчика самостоятельно развивать и изменять функции системы;
• возможность размещения системы электронного документооборота в Интернете и предоставления доступа в качестве сервиса;
• наличие приложений для мобильных устройств и удобство работы с ними;
• наличие Web-доступа к документам с целью работы с ними^[22] [2, 6].

1.5 Сущность и особенности систем электронного документооборота

Создание систем электронного документооборота стало ответом на потребность предприятий в хранении в легкодоступном виде, а также оперативной транспортировке управленческих решений в виде их информационной составляющей. На сегодняшний день в России до сих пор не существует единых норм и правил, которые бы обеспечивали однозначное нормативно-правовое условия существования электронного документа, а также систем электронного документооборота^[23].

Основные понятия, раскрывающие электронный документооборот отражены в Федеральном законе «Об электронной подписи»:

• электронная подпись - информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию;
• квалифицированный сертификат ключа проверки электронной подписи сертификат ключа проверки электронной подписи, выданный аккредитованным удостоверяющим центром или доверенным лицом аккредитованного удостоверяющего центра либо федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным в сфере использования электронной подписи.

Электронным документом зазывают документ, который создан при помощи средств компьютерной обработки информации, имеющий возможность подписания электронной подписью и хранения на машинном носителе в виде файла соответствующего формата.

Электронный документ должен отвечать определенным требования, таким как:

1. иметь структуру установленного образца;
2. иметь возможность быть представленным в форме, понятной для восприятия человеком;
3. содержать реквизиты, которые позволяют идентифицировать его и придать ему юридическую силу;
4. создаваться, передаваться и храниться с помощью технических и программных средств^[24].

В связи с чем, система электронных документов наделена следующими свойствами:

• электронный документ, который подписан электронной цифровой подписью, обладает юридической силой, аналогичной документу на бумажном носителе;
• электронные документы подлежат хранению в электронных архивах в порядке, который установлен нормативными правовыми актами РФ;
• все экземпляры электронного документа, которые подписаны одинаковой электронной цифровой подписью, должны иметь равную юридическую силу^[25].

Хранение электронных документов должно быть обеспечено с соблюдением следующих условий:

• необходимо обеспечить возможность предоставления хранимых электронных документов (оригинал, копия) на бумажном носителе;
• необходимо обеспечить возможность подтверждения подлинности электронных документов в течение всего срока хранения;
• необходимо обеспечить возможность предоставления заинтересованным лицам доступа к хранимым электронным документам в порядке, который предусмотрен федеральными законами;
• необходимо обеспечить защиту электронных документов от искажений и несанкционированного доступа^[26].

Структура электронного документа состоит из двух частей, а именно: содержательной и реквизитной. Содержательная часть может включать раздельно или в любом сочетании из аудиовизуальной (мультимедийной), графической и текстовой информации об изделии. Она содержит всю необходимую информацию об изделии.

Реквизитная часть электронного документа состоит из реквизитов, а также допускается вводить дополнительные реквизиты с учетом специфики его обращения и применения^[27].

Все варианты публикаций, т.е. оригиналы, копии, дубликаты имеют одинаковую юридическую силу с бумажной формой выполнения документов аналогичных наименований. В дубликатах и копиях должны быть сохранены обязательные реквизиты, которые содержатся в подлиннике электронного документа.

Подлинные электронные документы, которые получены путем изменения из форматов и подписаны в электронной цифровой подписью установленном порядке, имеют то же наименование документа, что и электронный документ, из которого они получены^[28].

Подлинному электронному документу присваивают дополнительный признак, записываемый в реквизитной части документа. Подлинный документ должен содержать в реквизитной части указание на исходный электронный документ, из которого он получен.

При обращении электронного документа должна быть обеспечена возможность проверки электронной цифровой подписи всеми организациями – участниками обращения документа.

Таким образом, проведенное исследование показало, что к электронному документу, а также системам электронного документооборота предъявляются требования, отраженные как во внутренних документах предприятия, так и законодательно^[29] [3, 4, 7].

2 Особенности систем электронного документооборота

2.1 Ограничения доступа в системах электронного документооборота

При электронном документообороте документы в организации распространяются не физически, а путем предоставления сотрудникам, имеющим на это право доступа к электронным копиям документов, хранящимся на сервере системы. Такой механизм доступа к документам позволяет организовать работу всех сотрудников территориально-распределенной компании в едином информационном пространстве и нивелировать влияние удаленности отдельных пользователей на скорость их работы с документами.

Все документы компании располагаются в системе электронного документооборота в виде иерархии представлений документов или в отдельных базах данных^[30].

Формироваться папки могут по хронологическому, алфавитному, номинальному или корреспондентскому признакам.

В папку помещается не сам документ, а ссылка на него, поэтому он может быть отнесен к нескольким папкам, обеспечивая различные варианты классификации одного и того же документа в зависимости от потребностей пользователя.