Файл: Особенности систем электронного документооборота.pdf

Такие электронные библиотеки обеспечивают централизованное хранение всех необходимых документов компании, удобство и оперативность доступа к ним. При этом каждый сотрудник "видит" именно те документы, которые нужны ему для работы. Как это возможно?^[31]

Одной из главных задач специальной настраиваемой базы данных систем электронного документооборота является управление доступом пользователей к документам.

Такая база обычно содержит информацию о таких параметрах, как иерархия штатной структуры организации, которая состоит из штатных и структурных единиц, и функциональные роли.

В такой базе прописываются права на различные операции и доступ к документам штатной или структурной единицы или замещающего ее и функциональные роли, которые определяют набор доступных функций. Набор видов доступа варьируется от одной системы электронного документооборота к другой, но в целом можно сформировать такую классификацию доступа к документам:

• общий доступ, при котором документ доступен для ознакомления всем лицам;
• доступ по типу документа;
• регулируемый доступ, при котором документ доступен сотрудникам, имеющем на это право^[32].

У сотрудников могут быть права:

• полный контроль над документом с возможностью создавать, редактировать и удалять;
• право доступа к регистрационно-контрольной карточке документа;
• право редактировать, но не уничтожать документ;
• право читать, но не редактировать документ;
• право оставлять комментарии к документу, но не создавать новые версии и не редактировать документ;
• полное отсутствие прав доступа к документу^[33].

Настройка прав и ограничений доступа к документам может осуществляться как на уровне системы в отражающей организационную структуру компании базе, так и на уровне пользователя, который может сам определить список сотрудников, имеющих возможность просматривать документ, редактировать его и осуществлять другие действия^[34] [1, 8].

2.2 Основные принципы электронного документооборота

Однократная регистрация документа, позволяющая однозначно идентифицировать документ.

Возможность параллельного выполнения операций, позволяющая сократить время движения документов и повышения оперативности их исполнения.

Непрерывность движения документа, позволяющая идентифицировать ответственного за исполнение документа (задачи) в каждый момент времени жизни документа (процесса)^[35].

Единая (или согласованная распределённая) база документной информации, позволяющая исключить возможность дублирования документов.

Эффективно организованная система поиска документа, позволяющая находить документ, обладая минимальной информацией о нём.

Развитая система отчётности по различным статусам и атрибутам документов, позволяющая контролировать движение документов по процессам документооборота и принимать управленческие решения, основываясь на данных из отчётов^[36] [2].

2.3 Преимущества электронного документооборота

Экономия времени: служащие тратят меньше времени на поиск бумажных документов. Благодаря центральной базе данных, регулярно создаются резервные копии файлов, благодаря чему исключается возможность того, что документ будет безвозвратно потерян, если его забудут в самолёте, случайно или преднамеренно уничтожат или же просто сгинет в офисном беспорядке. Совершенно исключается потеря времени на поиски файлов и документов, которых, по какой-то причине, не оказалось на своём месте^[37].

Более адекватное использование физического пространства и техники: ценные квадратные метры, занятые лишними серверами и прочими устройствами для хранения документов могут быть освобождены. В зависимости от статуса и актуальности информации, документы и файлы могут безопасно удаляться по истечении срока их хранения. Управление данными не только помогает соответствовать корпоративным нормам, но и способствует более адекватному использованию места для хранения.

Повышение прозрачности внутренней работы предприятия: СЭД (системы электронного документооборота) позволяют руководителям наблюдать за статусом документа, на протяжении всех этапов его согласования и утверждения. В дополнение к этому, СЭД позволяет моментально и легко вызвать не только запрашиваемый файл, но также и полный отчёт о том, кто его создал, кто имел к нему доступ и кто его редактировал^[38].

Ведение личной истории каждого файла и сопутствующей документации: СЭД позволяют централизованно управлять взаимоотношениями с клиентами и поставщиками. К примеру, достаточно лишь одного щелчка мыши, чтобы вызвать все необходимые документы, которые содержат требования, связанные с различными типами взаимоотношений между организацией и внешними субъектами.

Больше гибкости в отношении физического местонахождения сотрудников: благодаря возможностям электронного доступа и коммуникаций, служащие получают возможность работать удалённо. И даже находясь в одном и том же географическом месте, служащим больше не потребуется дожидаться, пока бумажные копии файлов будут пересылаться из соседнего офиса^[39].

Повышение безопасности информации и документов: как уже упоминалось, центральная база данных позволяет делать резервные копии документов, благодаря чему снижается риск случайной или умышленной потери файлов. При этом, меньше времени тратится на поиски необходимого документа, если его местонахождение по какой-то причине изменилось.

Снижение затрат на распечатку, почтовые марки, конверты и пересылку: бумажные документы, которые пересылаются между отделами или поставщиками, могут пересылаться в электронном виде.

Повышение уровня удовлетворённости служащих и руководителей: оптимизация ежедневных задач позволяет сотрудникам получать больше удовольствия от рабочего процесса. Освобождение сотрудников от таких, часто скучных задач, как обработка накладных, позволяет им посвятить себя другой деятельности. В то же время, руководители отделов получают больше возможностей контролировать работу своих подчинённых. В конечном счёте, некоторые организации могут обнаружить, что сэкономленные средства позволяют им выйти на новый бизнес-уровень^[40] [2, 6].

2.4 Рынок систем электронного документооборота в России

По данным агентства International Data Corporation, на которые ссылается издание PC Week, в 2012 году затраты компаний на внедрение СЭД выросли на 20 % по сравнению с 2011 годом, а объём продаж тиражных программных продуктов — на 13 %. Согласно обзору аналитического агентства TAdviser, представленном в материале Cnews, российский рынок СЭД и услуг по их внедрению в 2012 году составил в объёме 25,6 млрд рублей, а ежегодный рост рынка составляет от 20 до 35 процентов. На российском рынке представлены как отечественные системы, созданные внутри страны, так и решения на базе крупнейших СЭД (на западе применяется аббревиатура EDMS) и ЕСМ-систем (IBM Lotus Notes, Microsoft SharePoint и др.)^[41].

Лидером по количеству реализованных проектов внедрения СЭД является продукт «Дело» компании «Электронные офисные системы» (49 процентов проектов). К числу крупнейших проектов внедрения систем электронного документооборота в коммерческой сфере в 2012—2013 году в обзоре отнесены внедрения СЭД «Дело» в Центробанке (60 тысяч пользователей), внедрение EMC Documentum в Ростелекоме (56 тыс. сотрудников), проект по внедрению DocsVision в Сбербанке (50 тыс. пользователей). К крупнейшим интеграторам СЭД авторы обзора отнесли компании «Логика бизнеса», «КРОК инкорпорейтед», «ИнтерТраст» (CompanyMedia), ЭОС и все её партнеры (СЭД Дело и EOS for Sharepoint), «Парма-Телеком» (на базе SAP /R3) и «Хоулмонт» (на базе СЭД ТЕЗИС)^[42].

По данным аналитического отчета петербургской компании DSS-Consulting (на который ссылается издание IT-Bestsellers) к числу наиболее внедряемых продуктов отечественного рынка СЭД относятся следующие: по числу проектов внедрений в 2012 году — СЭД Дело (25,3 % проектов), Directum (23,6 %), DocsVision (13,3 %), 1С: Документооборот (12,7 %), CompanyMedia (5,9 %); по числу автоматизированных рабочих мест — СЭД Дело (40,1 %), CompanyMedia (17,5 %), DocsVision (17,1 %), Directum (8 %). Ещё один критерий — это количество новых внедрений в 2012 году, по данной позиции лидерами являются пять продуктов — СЭД Дело (42,1 %), Directum (28,2 %), DocsVision (9,3 %), Логика ЕСМ (БОСС-Референт) (6,1 %) и ТЕЗИС (4,3 %)^[43].

Что касается государственной сферы, по данным отчета Министерства коммуникаций и связи, основанного на данных опроса 79 ведомств, в 2013 году СЭД были внедрены в 74 федеральных органах исполнительной власти, из них 4 органа (ФССП, ФНС, Министерства культуры и Министерства транспорта) используют несколько разных систем, а 17 ведомств подключены к межведомственным системам электронного документооборота (23 % всех органов), а три из них так же подключены к элементам электронного правительства. Не были внедрены системы электронного документооборота в ФСТЭК, ФСБ, СВР, Ростуризме и МВД^[44] [1, 7].

Заключение

В данной работе были рассмотрены основные понятия систем электронного документооборота, такие как сама система электронного документооборота, документооборот, электронный документооборот, машиночитаемый документ, электронный документ и электронная подпись. Также были рассмотрены основные принципы электронного документооборота и были выделены этапы истории развития электронного документооборота, с начала 80-х годов XX века до наших дней.

Отдельным вопросом были рассмотрены ограничения доступа в системах электронного документооборота. Были выделены общий доступ, доступ по типу документа и регулируемый доступ. Для регулируемого доступа были рассмотрены допустимые права.

В конце работы были рассмотрены перспективы развития систем электронного документооборота.

Список используемой литературы

1. Саттон М. Д. Д. Корпоративный документооборот. Принципы, технологии, методология внедрения / М. Д. Д. Саттон. – СПб.: Азбука, 2002. – 446 с.
2. Клименко С. В. Электронные документы в корпоративных сетях / С. В. Клименко, И. В. Крохин, В. М. Кущ и др. – М.: Анкей-Экотрендз, 1999. – 272 с.
3. Жеребенкова В. Документооборот на предприятии / В. Жеребенкова. – Вершина, 2005
4. Куняев Н. Н. Конфиденциальное делопроизводство и защищенный электронный документооборот / Н. Н. Куняев, А. С. Демушкин, А. Г. Фабричнов. – М: Логос, 2011. – 452 с.
5. Минцберг Г. Структура в кулаке: создание эффективной организации / Г. Минцберг. – СПб.: Питер, 2004. – 512 с.
6. Баласанян В. Э. СЭД на пути к безбумажному документообороту и электронному правительству /В. Э. Баласанян // Современные технологии делопроизводства и документооборота, 2011 – №9.
7. Чернов В. Н. Системы электронного документооборота / В. Н. Чернов. – М: РАГС, 2009. – 84 с.
8. Сапков В. В. Информационные технологии и компьютеризация делопроизводства / В. В. Сапков. – СПб.: Academia, 2006. – 288 с.

1. Клименко С. В. Электронные документы в корпоративных сетях / С. В. Клименко, И. В. Крохин, В. М. Кущ и др. – М.: Анкей-Экотрендз, 1999. – 272 с. ↑

2. Минцберг Г. Структура в кулаке: создание эффективной организации / Г. Минцберг. – СПб.: Питер, 2004. – 512 с. ↑

3. Минцберг Г. Структура в кулаке: создание эффективной организации / Г. Минцберг. – СПб.: Питер, 2004. – 512 с. ↑

4. Клименко С. В. Электронные документы в корпоративных сетях / С. В. Клименко, И. В. Крохин, В. М. Кущ и др. – М.: Анкей-Экотрендз, 1999. – 272 с. ↑

5. Жеребенкова В. Документооборот на предприятии / В. Жеребенкова. – Вершина, 2005 ↑

6. Куняев Н. Н. Конфиденциальное делопроизводство и защищенный электронный документооборот / Н. Н. Куняев, А. С. Демушкин, А. Г. Фабричнов. – М: Логос, 2011. – 452 с. ↑

7. Саттон М. Д. Д. Корпоративный документооборот. Принципы, технологии, методология внедрения / М. Д. Д. Саттон. – СПб.: Азбука, 2002. – 446 с. ↑

8. Саттон М. Д. Д. Корпоративный документооборот. Принципы, технологии, методология внедрения / М. Д. Д. Саттон. – СПб.: Азбука, 2002. – 446 с. ↑

9. Куняев Н. Н. Конфиденциальное делопроизводство и защищенный электронный документооборот / Н. Н. Куняев, А. С. Демушкин, А. Г. Фабричнов. – М: Логос, 2011. – 452 с. ↑

10. Жеребенкова В. Документооборот на предприятии / В. Жеребенкова. – Вершина, 2005 ↑

11. Жеребенкова В. Документооборот на предприятии / В. Жеребенкова. – Вершина, 2005 ↑

12. Саттон М. Д. Д. Корпоративный документооборот. Принципы, технологии, методология внедрения / М. Д. Д. Саттон. – СПб.: Азбука, 2002. – 446 с. ↑

13. Жеребенкова В. Документооборот на предприятии / В. Жеребенкова. – Вершина, 2005 ↑

14. Саттон М. Д. Д. Корпоративный документооборот. Принципы, технологии, методология внедрения / М. Д. Д. Саттон. – СПб.: Азбука, 2002. – 446 с. ↑

15. Куняев Н. Н. Конфиденциальное делопроизводство и защищенный электронный документооборот / Н. Н. Куняев, А. С. Демушкин, А. Г. Фабричнов. – М: Логос, 2011. – 452 с. ↑

16. Жеребенкова В. Документооборот на предприятии / В. Жеребенкова. – Вершина, 2005 ↑

17. Саттон М. Д. Д. Корпоративный документооборот. Принципы, технологии, методология внедрения / М. Д. Д. Саттон. – СПб.: Азбука, 2002. – 446 с. ↑

18. Баласанян В. Э. СЭД на пути к безбумажному документообороту и электронному правительству /В. Э. Баласанян // Современные технологии делопроизводства и документооборота, 2011 – №9. ↑

19. Клименко С. В. Электронные документы в корпоративных сетях / С. В. Клименко, И. В. Крохин, В. М. Кущ и др. – М.: Анкей-Экотрендз, 1999. – 272 с. ↑

20. Клименко С. В. Электронные документы в корпоративных сетях / С. В. Клименко, И. В. Крохин, В. М. Кущ и др. – М.: Анкей-Экотрендз, 1999. – 272 с. ↑

21. Баласанян В. Э. СЭД на пути к безбумажному документообороту и электронному правительству / В. Э. Баласанян // Современные технологии делопроизводства и документооборота, 2011 – №9. ↑

22. Баласанян В. Э. СЭД на пути к безбумажному документообороту и электронному правительству /В. Э. Баласанян // Современные технологии делопроизводства и документооборота, 2011 – №9. ↑

23. Чернов В. Н. Системы электронного документооборота / В. Н. Чернов. – М: РАГС, 2009. – 84 с. ↑

24. Куняев Н. Н. Конфиденциальное делопроизводство и защищенный электронный документооборот / Н. Н. Куняев, А. С. Демушкин, А. Г. Фабричнов. – М: Логос, 2011. – 452 с. ↑

25. Чернов В. Н. Системы электронного документооборота / В. Н. Чернов. – М: РАГС, 2009. – 84 с. ↑

26. Жеребенкова В. Документооборот на предприятии / В. Жеребенкова. – Вершина, 2005 ↑

27. Куняев Н. Н. Конфиденциальное делопроизводство и защищенный электронный документооборот / Н. Н. Куняев, А. С. Демушкин, А. Г. Фабричнов. – М: Логос, 2011. – 452 с. ↑

28. Жеребенкова В. Документооборот на предприятии / В. Жеребенкова. – Вершина, 2005 ↑

29. Чернов В. Н. Системы электронного документооборота / В. Н. Чернов. – М: РАГС, 2009. – 84 с. ↑

30. Сапков В. В. Информационные технологии и компьютеризация делопроизводства / В. В. Сапков. – СПб.: Academia, 2006. – 288 с. ↑

31. Саттон М. Д. Д. Корпоративный документооборот. Принципы, технологии, методология внедрения / М. Д. Д. Саттон. – СПб.: Азбука, 2002. – 446 с. ↑

32. Саттон М. Д. Д. Корпоративный документооборот. Принципы, технологии, методология внедрения / М. Д. Д. Саттон. – СПб.: Азбука, 2002. – 446 с. ↑

33. Сапков В. В. Информационные технологии и компьютеризация делопроизводства / В. В. Сапков. – СПб.: Academia, 2006. – 288 с. ↑

34. Саттон М. Д. Д. Корпоративный документооборот. Принципы, технологии, методология внедрения / М. Д. Д. Саттон. – СПб.: Азбука, 2002. – 446 с. ↑

35. Баласанян В. Э. СЭД на пути к безбумажному документообороту и электронному правительству /В. Э. Баласанян // Современные технологии делопроизводства и документооборота, 2011 – №9. ↑

36. Клименко С. В. Электронные документы в корпоративных сетях / С. В. Клименко, И. В. Крохин, В. М. Кущ и др. – М.: Анкей-Экотрендз, 1999. – 272 с. ↑

37. Клименко С. В. Электронные документы в корпоративных сетях / С. В. Клименко, И. В. Крохин, В. М. Кущ и др. – М.: Анкей-Экотрендз, 1999. – 272 с. ↑

38. Баласанян В. Э. СЭД на пути к безбумажному документообороту и электронному правительству /В. Э. Баласанян // Современные технологии делопроизводства и документооборота, 2011 – №9. ↑

39. Баласанян В. Э. СЭД на пути к безбумажному документообороту и электронному правительству /В. Э. Баласанян // Современные технологии делопроизводства и документооборота, 2011 – №9. ↑

40. Клименко С. В. Электронные документы в корпоративных сетях / С. В. Клименко, И. В. Крохин, В. М. Кущ и др. – М.: Анкей-Экотрендз, 1999. – 272 с. ↑

41. Чернов В. Н. Системы электронного документооборота / В. Н. Чернов. – М: РАГС, 2009. – 84 с. ↑

42. Саттон М. Д. Д. Корпоративный документооборот. Принципы, технологии, методология внедрения / М. Д. Д. Саттон. – СПб.: Азбука, 2002. – 446 с. ↑

43. Чернов В. Н. Системы электронного документооборота / В. Н. Чернов. – М: РАГС, 2009. – 84 с. ↑

44. Саттон М. Д. Д. Корпоративный документооборот. Принципы, технологии, методология внедрения / М. Д. Д. Саттон. – СПб.: Азбука, 2002. – 446 с. ↑