Файл: Особенности систем электронного документооборота.pdf

Введение

Актуальность выбранной темы исследования заключается в том, что в современной организации системы электронного документооборота становятся обязательным элементом информационной инфраструктуры. С их помощью повышают эффективность деятельности промышленные предприятия и коммерческие компании, а в государственных учреждениях на базе технологий электронного документооборота решаются задачи взаимодействия с населением, межведомственного взаимодействия и внутреннего управления. Общепринятой аббревиатурой является СЭД, хотя наравне с ней также используются САД, обозначающая систему автоматизации делопроизводства; СЭДО, обозначающая систему электронного документооборота; и САДО, обозначающая систему автоматизации документооборота.

Изначально системы этого класса рассматривались лишь как инструмент автоматизации задач классического делопроизводства, но со временем стали охватывать все более широкий спектр задач. Сегодня разработчики систем электронного документооборота ориентируют свои продукты на работу не только с организационно-распорядительными документами и корреспонденцией, но и с различными внутренними документами, такими как договора, документы по кадровой деятельности, нормативная, справочная и проектная документация и другие подобные. Системы электронного документооборота также используются для решения прикладных задач, где важной составляющей является работа с электронными документами: обработка обращений граждан, управление взаимодействием с клиентами, организация проектного документооборота, автоматизация работы сервисной службы и другие подобные. Фактически системой электронного документооборота называют любую информационную систему, которая обеспечивает работу с электронными документами.

1 Эволюция и сущность систем электронного документооборота

1.1 Основные понятия систем электронного документооборота

Система электронного документооборота является автоматизированной многопользовательской системой, которая сопровождает процесс управления работой иерархической организации с целью обеспечения выполнения этой организацией своих функций. При этом предполагается основывание процесса управления на человеко-читаемые документы, которые содержат необходимые к исполнению инструкции для сотрудников организации.

Документооборот является движением документов в организации с момента их получения или создания до завершения отправления или исполнения; Документооборот также представляет собой комплекс работ с документами: прием, рассылку, регистрацию, формирование дел, контроль исполнения, повторное использование и хранение документации, справочные работы^[1].

Электронный документооборот является единым механизмом по работе с документами, который представлен в электронном виде, с реализацией концепции «безбумажного делопроизводства».

Машиночитаемый документ является документом, который пригоден для автоматического считывания информации, содержащейся в нем. Машиночитаемый документ записывают на оптических, магнитных и других носителях информации^[2].

Электронный документ является документом, который создан с помощью средств компьютерной обработки информации и может быть подписан электронной подписью с сохранением на машинном носителе в виде файла соответствующего формата.

Электронная подпись является аналогом собственноручной подписи, которая является обеспечивающим возможность контроля подтверждения и целостности подлинности электронных документов средством защиты информации^[3].

Основными принципами электронного документооборота являются:

• однократная регистрация документа, которая позволяет однозначно идентифицировать документ;
• возможность параллельного выполнения операций, которая позволяет сократить время движения документов и повысить оперативность их исполнения;
• непрерывность движения документа, которая позволяет идентифицировать ответственное за исполнение задачи лицо в каждый момент времени жизни процесса;
• единая база документной информации, которая позволяет исключить возможность дублирования документов;
• эффективно организованная система поиска документа, которая позволяет находить документ, обладая минимальной информацией о нем;
• развитая система отчетности по различным атрибутам и статусам документов, которая позволяет контролировать движение документов по процессам документооборота и, основываясь на данных из отчетов, принимать управленческие решения^[4] [2, 5].

1.2 Классификация систем электронного документооборота

• Универсальные «коробочные» СЭДО:
  • стандартный набор функций;
  • невозможность полного соответствия потребностям конкретной организации;
  • низкие временные затраты на приобретение и установку;
  • относительно низкая стоимость;
  • необходимость приобретения лицензии на каждое внедряемое рабочее место.
• Индивидуально разрабатываемые СЭДО:
  • максимально персонифицированная система;
  • большие временные затраты;
  • высокая стоимость разработки;
  • сопутствующие расходы: затраты на обучение сотрудников, покупку нового оборудования и программного обеспечения.
• Комбинированные СЭДО:
  • базовая платформа, к которой разрабатываются необходимые дополнительные модули;
  • полное соответствие нуждам предприятия;
  • небольшие временные затраты на разработку и внедрение;
  • стоимость включает: цену базовой платформы и стоимость индивидуальной доработки, зависящей от сложности заказа;
  • передача заказчику прав на продукт;
  • простота освоения и использования;
  • полная локализация;
  • удобный интерфейс;
  • взаимодействие с существующими офисными приложениями^[5] [3].

1.3 История развития систем электронного документооборота

Начало 90-х годов XX столетия было ознаменовано технической революцией. В этот период в России произошло внедрение персональных компьютеров в систему документооборота предприятий. Они объединяли сети и стали главным технологическим инструментом офисной деятельности. Целью данного процесса было увеличение эффективности работы с созданием, обработкой и хранением документов^[6].

Первоочередной задачей, решаемой персональными компьютерами был автоматизация делопроизводственной деятельности, т.е. создания документов, их регистрации, перемещения, контроля, хранения и т. д. Не вызывает сомнений тот факт, что первые системы электронного документооборота (СЭД) были примитивными и были далеки по выполняемым функциям от современных. Они способствовали проведению исключительно учета документов в централизованной делопроизводственной службе предприятия (управлении делопроизводства, канцелярии, секретариате и т. д.). В системах того времени происходило хранение и обработка преимущественно регистрационно-контрольной информации о документах, а также их исполнении и движении^[7]. Они представляли собой более современный аналог систем журнально-карточного учета. Системы электронной документации позволяли осуществлять хранение электронных версий документов, используемых для информационно-справочных целей.

Вторым этапов развития произошло установление рабочих мест систем электронного документооборота за пределами централизованной делопроизводственной службы, т.е. в подразделениях предприятия. Это позволило повысить оперативность доведения до отделов (подразделений) информации о направленных в их адрес документах, а в ответ получать отчет о состоянии работы с ними. В последующем происходит расширение действия систем электронного документооборота. Они начинают обеспечивать документационную деятельность сети территориально взаимосвязанных предприятий, обеспечивая при этом обмен электронными версиями документов и документационной информацией^[8].

На третьем этапе произошло развитие систем электронной документации уже за традиционными рамками делопроизводственной деятельности. В этот период к системам стали подключать рабочие места всех должностных лиц предприятия, которые участвуют в работе с документами: как руководителей, так и исполнителей. Для этих групп пользователей наиболее важной была не столько работа с учетными данными, сколько непосредственно работа с документами. Это привело к росту во внутреннем документообороте предприятий систем электронного документооборота^[9].

Современный этап развития систем электронного документооборота позволяют и вовсе отказаться от работы с бумажными носителями внутри предприятия, однако, только с изданием соответствующего официального документа^[10]. По окончании работы с электронными версиями производится формирование бумажного проекта официального документа, подписываемого руководителем. Бумажные копии (или оригиналы) хранятся и передаются в архивы, а также при необходимости отправляются в другие организации, гражданам. Таким образом, было выявлено, что современные электронные системы документооборота направлены на оптимизацию работы и обслуживание бумажных оригиналов. Это вызвано множеством факторов, таких как недостаточный уровень информатизации, неполнота нормативной базы использования электронных документов и др.

Системы электронного документооборота появились относительно недавно и в настоящее время уже прочно заняли свое место в информационной структуре предприятия. Первоначально в их задачу входила исключительно простая автоматизация документооборота, то есть помощь делопроизводителям, но никак не замена циркулирующих на предприятии документных потоков.

Многое изменилось в тот момент, когда производители систем электронного документооборота стали не просто копировать процессы предприятий, которые обеспечивают движение бумажных документов, но учитывать задачи, стоящие перед этими процессами в частности и перед всем документооборотом в целом^[11].

Понимание того, что документооборот предприятия предназначен для поддержки его системы управления, пришло в системы электронного документооборота далеко не сразу. Более того, многие современные муниципальные федеральные и органы власти до сих пор используют простейшие системы электронного документооборота, в задачи которых входит лишь дублирование бумажного документооборота, но не его оптимизация и замена, и поддержка структуры управления^[12].

Хронологически первый этап эволюции систем электронного документооборота начался в 80-х годах XX века и продолжался около 20 лет. Данный период характерен разрозненностью решений, появившейся вследствие того, что предприятия, руководство которых уже понимало необходимость автоматизации документооборота, еще не имели унифицированного инструментария, который необходим для решения задач такого рода.

К необходимости автоматизации документопотоков привел такой этап развития компаний, когда объемы документации еще не достигли критических показателей, за счет разрозненности длительности процедур согласования руководителями. Введение на таких предприятиях служб кольцевой почты позволяло оптимизировать только механизмы последовательного согласования, а параллельное согласование требовало очень больших временных затрат, за счет чего его использование применялось исключительно пределах одного здания и сводилось к минимуму. После достижения отметки объемов документооборота критических значений, понадобилась перестройка и оптимизация процессов^[13].

Таким образом, первые системы электронного документооборота были полностью индивидуализированы, разрабатывались непосредственно на предприятиях, для которых создавались силами внутренних ресурсов. Достоинствами такого подхода были общая интегрированность в информационную инфраструктуру организации и четкое соответствие построенной системы электронного документооборота фактическим регламентированным процессам документооборота. В качестве недостатков можно отметить немасштабируемость системы, что приводило к невозможности развития^[14].