Файл: Офис управления проектами: функции, структура, особенности формирования (Фазы жизненного цикла проекта).pdf

В процессе управления проектами используют различные системы управления проектами, но самые распространенные так называемая основная и расширенного управления.

Основная система. Менеджером проекта является представитель заказчика, любая фирма-участник. Менеджер проекта не несет финансовой ответственности за принимаемые решения. Он отвечает за координацию и управление разработкой и реализацией проекта, в контрактные отношения с другими участниками проекта (кроме заказчика) не вступает. Преимущество основной системы заключается в объективности менеджера, недостаток - в том, что за проект отвечает заказчик [5].

Система расширенного управления. Менеджер проекта несет ответственность за проект в пределах фиксированной (сметной) цены. Он обеспечивает управление и координацию процессов проекта по соглашениям между ним и участниками в пределах фиксированной цены. Менеджером проекта может быть подрядная или консалтинговая фирма (в отдельных случаях - инжиниринговая). Менеджер управляет проектом, координирует процессы снабжения и работы по инжинирингу. Отвечает за проект подрядчик. Разновидностью системы расширенного управления является система "под ключ", когда менеджером проекта является проектно-строительная фирма, с которой заказчик заключает контракт «под ключ» с объявленной стоимостью проекта [5].

Таким образом, управление проектами – представляет собой процесс управления командой, ресурсами проекта с помощью специальных методов и приемов с целью успешного достижения поставленной цели.

1.3 Фазы жизненного цикла проекта

Какой бы замечательной ни была идея проекта, она ничего не стоит без реализации. Замысел и проект, воплощающий его, ценные осуществлением. Нужны реализация, течение четко определенных стадий развития проекта. Стадии проектного цикла различаются в зависимости от сферы деятельности и принятой системы организации работ, но каждый проект, так же как и план, независимо от сложности и объема необходимых для его выполнения ресурсов обязательно предусматривает две стадии: когда проекта еще нет и когда его уже нет.

Началом проекта считают момент рождения идеи, особенно если это требовало скрупулезных поисков. Для деловых же людей начало проекта связан, скорее, с началом его реализации и вложением средств.

По завершению проекта существуют разные мнения. До сих пор считалось, что завершением существования проекта является завершение работ по его реализации, то есть введение в действие объекта, начало его эксплуатации и использования результатов выполнения проекта [6]. Однако в последние годы точка зрения на эту проблему изменилась в связи с осознанием того, что общие затраты на реализацию проекта в значительной степени зависят от периода использования его результатов до сроков вывода его из эксплуатации.

Для организации, которая начинает работать над проектом, представляет интерес не проект как таковой, а результат его выполнения, продукт, будет производиться, прибыль, получать организация от реализации проекта. Для других организаций, участвующих в проекте в качестве исполнителей отдельных этапов или работ, завершением проекта чаще всего является завершение их работ. Завершением проекта может считаться также завершение работ над его реализацией, то есть внедрения проекта в действие; достижения заданных результатов, прекращение финансирования проекта; начало работы по внесению в проект существенных изменений, не предусмотренных существенным замыслу; изъятия объектов проекта из эксплуатации.

Обобщая изложенное, можно дать следующее определение понятия "жизненный цикл проекта (проектной цикл)": это период между моментом появления проекта и моментом его закрытия.

Понятие жизненного цикла проекта важно для исследования и анализа проблем финансирования связанных с ним работ и принятия соответствующих управленческих решений при его реализации. Реализация проекта требует определенной совокупности мероприятий, связанных с оценкой возможности реализации проекта, его технико-экономическим обоснованием (ТЭО), разработкой технического и рабочего проекта, контрактной деятельностью, планированием ресурсов и непосредственно работой над проектом, закупкой материалов и оборудования, материализацией проекта и сдачей объектов в эксплуатацию. Этот перечень видов деятельности по проекту показывает, какие они разнородны.

В проекте можно выделить два больших блока работ: основная деятельность по проекту и его обеспечения [7].

Рассмотрим подробнее отдельные этапы прединвестиционной фазы.

Разработка концепции проекта. На этом этапе определяют конечные цели проекта и выявляют пути их достижения. При этом предусматривают возможность альтернативных наборов целей, которые наряду с экономическими учитывали также политические, социальные и технические факторы. Важное требование к определению целей проекта - возможность их количественной оценки по объемам, срокам, доходами и тому подобное.

Оценка жизнеспособности проекта предусматривает краткое (предварительное) ТЭО. Рассматривают две-три альтернативы, разработанные на предыдущем этапе. Каждую из них оценивают по подобранной критериям. На этом этапе устанавливают предельные условия, формируют конкретные цели и ограничения, а также определяют стоимость проекта с точностью 25-40%. Результатом такой оценки жизнеспособности проекта является обоснование превосходства одной альтернативы перед другими. После принятия решения о начале работ, связанных с проектом, рассматривают вопрос об управлении работами по его реализации.

Предварительное планирование реализации проекта. После определения жизнеспособности проекта и принятия решения о начале его осуществления составляют план работ, то есть структурно определенную последовательность этапов работ, которые выполняют до достижения уже определенного комплекса целей (кто и что должен делать и в какие сроки). На основе плана работ составляют подробный календарный график работ, что позволяет более точно оценить стоимость проекта.

Инвестиционная фаза содержит четыре больших блока работ: разработку проектной документации и подготовку проекта к материализации (строительства); проведения торгов, заключения контрактов, организации закупок и поставок; материализацию проекта (строительно-монтажные работы); завершения проекта [8].

К первому блоку относятся разработка плана проектно-изыскательских работ; подготовка задания на разработку ТЭО; разработка ТЭО; согласование, экспертиза и утверждение ТЭО и задание на проектирование; принятия окончательного решения об инвестировании; отвод земли под строительство; подготовка задания на разработку проекта производства работ; разработка плана реализации проекта.

Ко второму блоку относятся проведение тендеров и заключение контрактов на проектно-исследовательские работы; поставка оборудования и подрядные работы; разработка планов (графиков) поставки оборудования.

Третий блок предполагает разработку оперативных планов материализации проекта (строительства); составление различных графиков использования рабочей силы, машин и оборудования; поставки ресурсов и материалов; материализацию проекта (выполнение строительно-монтажных работ); мониторинг и контроль.

К четвертому блоку относятся пуско-наладочные работы; сдача объекта заказчику; демобилизация ресурсов и анализ результатов реализации проекта эксплуатация; ремонт и развитие; закрытие проекта (демонтаж, ликвидация).

План реализации проекта разрабатывается совместно специалисты всех заинтересованных сторон. Одобрен и утвержден окончательно план присылают всем участникам проекта. Кроме того, на этом этапе назначают руководителей работ по реализации проекта; создают проектную команду, выбирают эксплуатационные характеристики будущих объектов проекта.

На этапе предварительного планирования осуществляют геодезические, инженерно-геологические, экономические и экологические исследования, готовят технические условия на инженерное обеспечение работ, получают нужные разрешительные документы, оценивают объемы работ и ресурсов, необходимых для реализации проекта. Достоверность оценки расходов в большей степени зависит от точности предварительной оценки проекта, чем от следующих этапов ее уточнения [9].

Кроме того, на этапе предварительного планирования утверждают состав работ по рабочему проектированию, корректируют и утверждают ТЭО, что является основой для проектирования, снова оценивают расходы. Если известна стоимость оборудования, материалов и рабочей силы, точность оценки может составлять 100%. Если подтверждается необходимость выполнения работ, связанных с проектом, формулируют так называемые квалификационные требования, является материалом для подготовки контракта и осуществления рабочего проектирования. 3 этой целью готовят задания на проектирование.

Контрактная фаза проекта. Для привлечения к проекту исполнителей заказчик должен подготовить декларацию о намерении проектировать объект, где изложить основные характеристики и ограничения проекта.

Потенциальных исполнителей выбирают по следующим критериям:

• технические и функциональные качества предлагаемых предпроектных разработок;
• стоимостные показатели;
• реальные технические и инженерные возможности фирмы;
• надежность компании как партнера по ранее осуществленным проектам;
• финансовое положение фирмы.

По результатам торгов заказчик заключает контракт с выбранной проектной организацией, в который входят график и задания на проектирование. После этого выбирают и утверждают окончательный вариант проекта, разрабатывают в полном объеме ТЭО, технический проект и задачи на рабочее проектирование. Выбор и оформление отношений с подрядными организациями - последний этап контрактной фазы проекта.

Фаза реализации проекта делится на две подфазы: детальное (рабочее) проектирование и поставку; материализация проекта (строительство). Это фаза наибольшего риска, так как ее выполнение связано со значительными затратами. Подфазы материализации проекта предусматривает закупку материалов и конструкций; наем и подготовку работников; закупку (аренду) технологического оборудования; выполнение строительно-монтажных и пуско-наладочных работ; сдачу готовых объектов в эксплуатацию.

Значимость каждой фазы жизненного цикла проекта оценивается по трудозатратам:

• разработка концепции составляет 2-3%;
• планирование проекта - 4-5;
• проектирование - 10-20;
• материализация проекта (строительство) - 60-70;
• закрытия проекта - 10-12% [10].

Таким образом, эти пять фаз отражают типичный жизненный цикл правильно выполненного проекта. На первых трех фазах осуществляют предварительные разработки, создают проект на бумаге, а на четвертой и пятой фазах физически воплощают проект. Решение на продолжение проекта нужно в конце каждой из трех первых фаз, а разрешение на производство и завершение - перед началом каждой из двух последних фаз. Все указанные фазы являются своеобразными мини-проектами с соответствующими целями, ограничениями и подходами к управлению. Успешное завершение каждой фазы - это своеобразная веха проекта, контрольная точка его выполнения.

Выводы по I главе:

1. Проект социальной работы понимается как система сформулированных проектных целей, созданных для этих целей социальных учреждений, физических объектов, систем социальной защиты, разработанных и утвержденных соответствующих документов программ, планов, расчетов, смет, расчет необходимых ресурсов (материальных, финансовых, трудовых, временных), комплекс управленческих решений, мероприятий по достижению поставленных целей.

Социальное проектирование — вид деятельности, которая имеет непосредственное отношение к развитию социальной сферы, организации эффективной социальной работы, преодолению разнообразных социальных проблем. Возможности такой деятельности хорошо проявились в практике многих стран, и сегодня без применения проектных технологий трудно представить себе государственную социальную политику. Но с самого начала скажем со всей определенностью: социальное проектирование — не только технология достижения ожидаемого результата в социальной сфере. Наше время выдвинуло на передний план более обширную по объему и более привлекательную для думающих людей задачу — утверждение в социальной практике проектного мышления (или мышления проектами).

2. Система управления проектами. Управление проектами – представляет собой процесс управления командой, ресурсами проекта с помощью специальных методов и приемов с целью успешного достижения поставленной цели.

В процессе управления проектами используют различные системы управления проектами, но самые распространенные так называемая основная и расширенного управления.

3. Фазы жизненного цикла проектов. На практике выделяют пять фаз, отражающих типичный жизненный цикл правильно выполненного проекта. На первых трех фазах осуществляют предварительные разработки, создают проект на бумаге, а на четвертой и пятой фазах физически воплощают проект. Решение на продолжение проекта нужно в конце каждой из трех первых фаз, а разрешение на производство и завершение - перед началом каждой из двух последних фаз. Все указанные фазы являются своеобразными мини-проектами с соответствующими целями, ограничениями и подходами к управлению. Успешное завершение каждой фазы - это своеобразная веха проекта, контрольная точка его выполнения.