Файл: Разработка информационной системы процесса закупок сырья, материалов и оборудования.pdf

Для данного способа также характерны следующие недостатки:

• Невысокая скорость и точность выполнения расчетов.
• Неэффективное использование рабочего времени.
• Слабый контроль работы сотрудника.
• Бюрократия – увеличивающийся «поток» бумажной работы.

В результате проводимой автоматизации предполагается постоянно иметь точнейшие сведения о количестве поступившего и отпущенного товара, сократить время на подготовку аналитических отчетов и передачу документов за счет их электронной формы.

Очевидно, что для автоматизации необходимо использовать такие средства, как персональные компьютеры, принтеры, а также специальное программное обеспечение и, возможно, локальную вычислительную сеть.

Проведем расчет ожидаемого эффекта от внедрения средств автоматизации. В таблице 1.3 произведен расчет эффекта внедрения.

Таблица 1.3

Расчет эффекта внедрения

Таким образом, ожидаемая экономия рабочего времени составляет около 5 часов ежедневно, что позволяет увеличить эффективность работы бухгалтерии.

1.4. Обоснование проектных решений по информационному обеспечению.

Информационное обеспечение состоит из внутримашинного, которое включает массивы данных (входные, промежуточные, выходные), программы для решения задач, и внемашинного, которое включает системы

В состав информационного обеспечения должны входить:

• потоки входной информации, к которым относятся сведения о поступивших материалах, их количестве, наименованиях, дате заказа и поступления на склад и т.д.
• потоки выходной информации, к которым можно отнести сведения закупках, поставщиках и оплате.

В состав классификаторов входят следующие:

• Справочник "Единицы измерения"
• Справочник "Склады"
• Справочник "Материалы"
• Справочник "Поставщики"
• Справочник "Договоры"

В список первичных документов входят:

• План производства
• Поступление материалов
• Оплата

В результате должны формироваться следующие документы:

• Поставки по поставщикам;
• Поставки по датам;
• Оплата.

Для ввода и вывода информации используются экранные формы, которые проектируются и создаются до начала внедрения системы данное решение актуально, так как состав информации используемой информационной системой постоянен и не будет изменяться во время её эксплуатации.

Для решения поставленных задач предлагается использовать 1С:Предприятие - это система программ, предназначенная для автоматизации различных областей экономической деятельности предприятий, организаций и учреждений, независимо от их вида деятельности и формы собственности, с различным уровнем сложности учета. За счет своей универсальности она используется для автоматизации самых разных участков экономической деятельности предприятия: бухгалтерский, кадровый, оперативный торговый, складской и производственный учет, а также расчет заработной платы, учет товарных и материальных средств, взаиморасчетов с контрагентами.

Конфигуратор системы 1С:Предприятие является специальным режимом запуска 1С и предназначен для разработчиков, программистов. В этом режиме разработчик создает или корректирует структуру базы данных, программные модули, производит административные работы. В режиме Конфигуратора нельзя вводить информацию в базу данных, за исключением загрузки базы данных из архивов. Обычные пользователи работают в другом режиме "Предприятие". В этом режиме возможен ввод данных, заполнение справочников и ввод документов, формирование отчетов и запуск обработок. Конфигуратор предоставляет стандартные формы для ввода документов и справочников и необходимым набором функций.

1.5 Обоснование проектных решений по программному обеспечению

Программное обеспечение (ПО) включает совокупность программ, реализующих функции и задачи ИС и обеспечивающих устойчивую работу комплексов технических средств. В состав программного обеспечения входят общесистемные и специальные программы, а также инструктивно-методические материалы по применению средств программного обеспечения.

При выборе комплекса технических средств для разработки системы, одним из важнейших критерием является выбор операционной системы. Операционная система управляет техническими средствами компьютера, поддерживает запуск и выполнение тех или иных программ и приложений, обеспечивает защиту данных, выполняет различные сервисные функции. Каждая программа пользуется средствами, предоставляемыми операционной системой. Таким образом, выбор операционной системы очень важен, так как он определяет набор программ и формат исполняемых файлов, а также их взаимодействие с операционной системой.

Для разработки программного приложения автоматизированной обработки выбор той или иной операционной системы не повлияет на функциональность системы по причине того, что при реализации алгоритмов программного приложения не требуется использования каких-либо специфических функций операционной системы. Оба типа операционных систем позволяют разрабатывать программный продукт без потери его функциональности, по причине наличия программных сред (языков программирования) для обоих типов операционных систем [14].

Все из вышеперечисленных операционных систем содержат интерфейсы межсетевого взаимодействия, что позволяет использовать программное приложение в сети, для обмена данными и параллельной работы нескольких копий программного приложения с одними исходными данными. Оба типа операционных систем содержат в себе качественный интерфейс пользователя, что также позволяет производить разработку программного приложения для любой из этих операционных систем.

В качестве операционной среды для разработки и применения программы была выбрана операционная система семейства Windows, в частности операционная система Windows7. Этот выбор обусловлен тем, что на сегодняшний день Windows7 является одной из наиболее распространенных операционных систем. Операционная система Windows7 обеспечивает стабильность работы, предоставляя пользователям возможность сосредоточиться на выполняемой работе.

Для выполнения данной задачи можно использовать следующие прикладные программы:

Учет материалов в программе Инфо-Бухгалтер 8

Учет материалов (товаров), так же как и учет реализации продукции, является довольно сложным участком учета. Это вызвано тем, что операции по оприходованию материалов содержат в себе операции по учету НДС, расчетов с поставщиками и тесно связаны с учетом материалов на складе. Кроме того необходимо учитывать затраты по приобретению материалов для целей налогового учета.

В программе существуют два блока учета материалов. Первый блок (версия 1.0) позволяет вести учет материалов в небольших организациях, с малой номенклатурой материалов. Их учет организован на субсчетах счета 10 Материалы.

Второй блок (версия 2.0) предназначен для организаций, имеющих большую номенклатуру материалов. Их учет производится в отдельных таблицах блока Учет материалов, при этом субсчета счета 10 Материалы могут не использоваться.

Работа с блоками осуществляется в меню Документы/Заполнение. Первый блок находится в разделе 16 Учет материалов, а второй - 16а Учет материалов 2.0.

Блок Учет материалов 2.0 позволяет учитывает приход материалов на склад, расход со склада, предоставляет возможность списывать материалы в соответствии с выбранным методом (средневзвешенная цена, ФИФО и ЛИФО). Формируются печатные формы М-4, М-15, М-11, различные отчеты о движении и остатка на произвольную дату. Существует также возможность передачи данных в раздел 3. Счета, счета-фактуры, накладные, прайс-лист. При выписке приходного ордера вы можете сразу внести запись в книгу покупок, а при выписке накладной на отпуск материалов на сторону непосредственно сформировать счет-фактуру.

Основные характеристики блока:

возможность организации многоуровневой структуры групп материалов;

гибкая работа с номенклатурой (удаление и редактирование в любой момент времени) и документами (удаление, отслеживание связей);

возможность ведения нескольких складов (приход/расход на любой из имеющихся складов, накладная на внутреннее перемещение и списание в производство);

возможность предоставления процентно-суммовой скидки/наценки как на весь документ, так и на каждую позицию в отдельности;

динамический расчет остатков посредством создания внутреннего журнала движения материалов (ВЖДМ);

Программный комплекс «Ордер» предназначен для автоматизации таких видов деятельности предприятия, как учет материальных средств, ведение бухгалтерии, создание и регистрация документов, учет и анализ взаимоотношений с клиентами (покупатели и поставщики), принятие управленческих решений.

Комплекс состоит из четырех основных компонентов:

- программный модуль «Запасы»: учет взаимоотношений с поставщиками, складской учет, учет сборки и комплектации, учета движения материальных средств и списания в производстве, планирование закупок и производства;

- программный модуль "Продажи»: создание и оформление документов, сопровождение торговых операций и учет взаимоотношений с покупателями и заказчиками, анализ эффективности продаж, анализ эффективности работы менеджера в зависимости от принесенной им прибыли;

-программный модуль "Бухгалтерия": учет хозяйственных операций, составление отчетности, генерирование бухгалтерских проводок в журнал хозяйственных операций на основании документов введенных менеджерами при работе с модулями "Запасы" "Продажи";

- программный модуль «Касса и авансовые отчеты»: оформление кассовых документов, учет движения средств через кассу предприятия, удобное оформление авансовых отчетов.

Модули могут быть приобретены по отдельности, но они функционируют на основе единой базы данных.

МОДУЛЬ "ЗАПАСЫ И ПРОИЗВОДСТВО".

Программа учета закупок и взаимоотношений с поставщиками. Ведение склада. Программа учета в производстве.

Предназначен для учета приобретения и движения всех видов материальных средств по подразделениям предприятия, а также процесса создания готовой продукции для производственных предприятий.

Позволяет регистрировать документы от поставщиков по движению материальных средств, их оплате. Можно оформлять как стандартные документы по перемещению МС внутри предприятия, так и создавать свои собственные. Регистрируется наличие товара, его стоимость, задолженность по текущим счетам. Формируется база данных поставщиков и покупателей; предусмотрена возможность применения 3-х различных методик учета (FIFO, LIFO и средние цены). Разработано большое количество печатных форм как для использования внутри организации, так и отчетных.

Для производственных предприятий разработан удобный метод описания комплектации с расчетом себестоимости изготовленных товаров по различным схемам. Часто бывает, что на производстве сначала изготавливаются полуфабрикаты, которые в дальнейшем включаются в состав другой продукции предприятия. В таких случаях программа позволяет оформлять многоуровневую комплектацию со списанием как при изготовлении полуфабрикатов, так и при окончании всего цикла производства. Можно вести учет материальных средств на множестве точек учета. Это могут быть различные склады, цеха, мастерские и т.п. Реализована возможность планирования производственного процесса с составлением диаграммы Ганта.

Ведется учет прихода материальных средств по партнерам и по наименованиям за любой заданный период, в том числе и при отсутствии официальных документов. Формируется отчет о реальных материальных затратах на готовую продукцию в сравнении с плановой. Создана очень удобная форма для оформления бухгалтерских актов на списание материальных средств. Учет остатков на складе (также как и списания и движения) ведется раздельно по бухгалтерской и оперативной линиям. Много других аналитических форм и функций.

«1С:Бухгалтерия 8» предназначенадля автоматизации бухгалтерского и налогового, учетавключая подготовку обязательной (регламентированной) отчетности в организациях, осуществляющих любые виды коммерческой деятельности: оптовую и розничную торговлю, комиссионную торговлю (включая субкомиссию), оказание услуг, производство и т. д. Бухгалтерский и налоговый учет ведется в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.