Файл: Разработка информационной системы процесса закупок сырья, материалов и оборудования.pdf

Введение

Закупки - один из важнейших бизнес-процессов, протекающих у хозяйствующих субъектов.

Обеспечение эффективного функционирования современного предприятия во многом определяется процессом закупок, оказывающим существенное влияние на устойчивость, эффективность и конкурентоспособность предприятия. Соответствие такому понятию как конкурентоспособность существенным образом определяется возможностью предприятия удовлетворять требования потребителей посредством предоставления им качественных товаров или услуг по приемлемым рыночным ценам в требуемые сроки.

Объектом и предметом исследования является процесс закупок сырья, материалов, оборудования до уровня расхода в производство.

Цель работы - разработка информационной системы процесса закупок сырья, материалов и оборудования.

Методы исследования: анализ предметной области и полученных результатов и их систематизация, аналитические.

В процессе работы рассматриваются особенности процесса закупок сырья, материалов и оборудования, а также разрабатывается информационная система по данному процессу в системе «1С:Предприятие 8.2».

Эффективность от внедрения данного процесса определяется такими показателями как доступность, эффективность, управляемость ИТ-инфраструктурой, а также позволяет минимизировать негативное влияние ИТ-инцидентов на бизнес и увеличить качество предоставляемых ИТ-сервисов.

Можно выделить основные задачи, которые необходимо решить в процессе выполнения данной работы для достижения основной цели:

1. - Провести анализ и описание предметной области;
2. - Создать хранилище данных;
3. - Создать функцию управления закупками сырья и материалов;
4. - Обеспечить систему функцией контроля правильности оформления документов;
5. - Изучить особенности работы пользователя и области применения информационной системы;
6. Обеспечить максимальную безопасность данных в системе;
7. Разработать интерфейс пользователя, учитывающий особенности специфики работы пользователя;

Итогом проделанной работы должен стать АИС для автоматизации процесса закупок сырья и материалов, для информационной системы предприятия по производству, настроенный под требования сотрудников.

1 глава. Аналитическая часть.

1.1. Выбор комплекса задач автоматизации.

От эффективности управления закупками товарно-материальных ценности зависит качество производимой продукции, бесперебойность снабжения производства, соблюдение сроков выполнения заказов в рамках плановой себестоимости.

Требования к сырью и материалам определяются при разработке перечня сырья и материалов, применяемых в производстве, в соответствии со стандартом предприятия системы менеджмента качества.

. Планирование закупок сырья и материалов осуществляется на основании:

перечня сырья и материалов, применяемых в производстве продукции;

реестра производителей;

плановой потребности сырья и материалов на производственную программу на следующий месяц;

сводки остатков сырья и материалов на складах на определенное число каждого текущего месяца экономист службы снабжения составляет предварительный баланс сырья и материалов на планируемый месяц и размещает его в базе данных.

. Подготовка документов к тендерной комиссии:

Предварительный баланс является основанием для составления экономистом службы снабжения технико-экономического обоснования на закупаемое сырье и материалы. Утвержденное технико-экономическое обоснование экономист службы снабжения передает в службу проведения тендерных торгов для получения коммерческого предложения. При наличии поставщиков, с которыми поддерживаются длительные контрактные отношения, экономист службы снабжения делает прямой запрос на получение коммерческого предложения.

Все поставщики, подавшие коммерческие предложения для участия в тендере, анализируются экономистом службы снабжения. Анализ коммерческих предложений представляется на тендерную комиссию.

. Проведение тендерных торгов:

Выбор поставщика проводится при проведении тендерных торгов в соответствии со стандартом предприятия системы менеджмента качества. Начальник службы проведения тендерных торгов передает выписку из заседания тендерной комиссии в службу снабжения для заключения контрактов на поставку сырья и материалов.

. Планирование поступления сырья и материалов:

На основании заключенных контрактов на закупку сырья и материалов экономисты службы снабжения составляют полный баланс сырья и материалов с целью:

отслеживания поступления сырья и материалов;

проведения своевременной оплаты согласно условиям заключенных контрактов.

. Подготовка документов на отгрузку сырья и материалов:

Экономист службы снабжения на основании заключенного контракта готовит письмо-заявку на отгрузку сырья или материалов на бланке предприятия на имя руководителя организации-поставщика. Письмо-заявка должна содержать следующую информацию:

 полное и точное описание закупаемых сырья и материалов;

 наличие ссылки на документы, подтверждающие соответствие закупаемых сырья и материалов и дополнительные требования;

 ссылка на контракт, на условиях которого будет проведена закупка;

 перечень заказываемой продукции по номенклатуре и количеству;

 этапы и сроки поставки продукции;

 просьбу о выставлении счет-фактуры.

Экономист службы снабжения в зависимости от условий платежа, оговоренных в контракте на оплату продукции, составляет заявку на оплату, которая должна содержать следующую информацию:

 номер контракта;

 цель оплаты;

 сумма оплаты;

 реквизиты для оплаты.

К заявке прилагается счет-фактура и реестр контрактов.

Если условиями контракта оговорена последующая оплата сырья и материалов, то она проводится в том же порядке после получения положительных результатов анализа проб материалов.

На основании заявки начальник финансовой службы дает указание на проведение оплаты закупаемых сырья или материалов. После проведения оплаты копия платежного поручения передается экономисту службы снабжения. Экономист проводит уведомление поставщика об оплате отправкой в его адрес копии платежного поручения.

. Получение сырья и материалов:

.1. Импортного

Транспортный отдел поступившее импортное сырье и материалы, подлежащие таможенной обработке, направляет на склад временного хранения для прохождения таможенного оформления согласно процедуре стандарт предприятия системы менеджмента качества. После прохождения таможенного оформления сырье и материалы выгружают на склады.

.2. Отечественного

Сырье, поступающее из Беларуси, (без проведения таможенного оформления) выгружают на склады.

. Приемка сырья и материалов на склады:

Приемка на склады сырья и материалов производится в следующем порядке:

Кладовщик:

производит приемку сырья и материалов в соответствии с грузосопроводительными документами;

передает товаросопроводительные документы на принятый груз бухгалтеру;

заполняет журнал регистрации поступления продукции на склады;

при наличии замечаний приостанавливает приемку, составляет акт в произвольной форме и уведомляет об этом экономиста службы снабжения для письменного сообщения поставщику.

Бухгалтер:

оформляет приходный ордер на сырье и/или материалы;

приходный ордер и товаросопроводительные документы передает экономисту.

. Составление отчета по выполнению плановой потребности сырья и материалов (фактическом исполнении баланса):

После поступления сырья и материалов на 1 число каждого текущего месяца экономист службы снабжения составляет отчет по выполнению плановой потребности (фактическом исполнении баланса)

1.2. Характеристика существующих бизнес – процессов

Бизнес-процесс - это реализация функции во времени, способ решения бизнес-задачи. Бизнес-процесс описывает процесс выполнения функции, в какой последовательности и в каких вариантах, а также взаимодействие функций между собой в работе организации.

Можно представить следующую классификацию бизнес-процессов закупки сырья и материалов:

Основные бизнес-процессы:

- составление плана закупок;

- выбор поставщика;

- оформление заказа

- оплата заказа;

-поступление материалов

Процессы управления:

- обеспечение соблюдения технологии обработки накладных и порядка документооборота.

- анализ движения материалов

Автоматизации в нашем случае подлежат следующие процессы:

- составление плана закупок;

- оформление заказа

- оплата заказа;

-поступление материалов

Построим модель Как есть (рис. 1, 2).

Рис. 1.1. Функциональная модель нулевого уровня «Склад готовой продукции» AS-IS

Входными данными являются:

Заявки

Выходными данными являются:

Приходные накладные

Отчеты

Рис.1. 2. Функциональная модель первого уровня «Склад готовой продукции» AS-IS

В процессе анализа предметной области выявлено, что процесс планирования закупок, а так же оформление и оплата заказа, а так же оприходование МПЗ вызывает затруднения и занимает много времени, документы в бумажном виде часто теряются. Так же много времени уходит на оформление отчетов.

Построим модель Как будет (рис. 3, 4).

На для процессов:

- составление плана закупок;

- оформление заказа

- оплата заказа;

-поступление материалов

добавляется Информационная система

Рис. 1.3. Функциональная модель нулевого уровня «Склад готовой продукции» TO-BE

Информационная система участвует во всех бизнес-процессах на складе, что приводит к значительной экономии времени

Рис. 1.4. Функциональная модель первого уровня «Склад готовой продукции» TO-BE

1.3. Характеристика документооборота, возникающего при решении задачи.

Основными документами в рассматриваемой задаче являются Приходный ордер, Счет и ПоступлениеМатериалов товара. Схема документооборота приведена в таб. 1.1

Таблица1.1

Схема документооборота

Существующий способ учета связан с большой трудоемкостью, разрозненностью сведений, что с большой вероятностью ведет к их утере или неправильной интерпретации. На сегодняшний день невозможно получить сведения о продажах товара, об остатках, провести анализ основных причин низкого спроса и выявить ответственных.

Кроме того, в отчетный период необходимо составление аналитических отчетов, включающих в себя анализ работы за определенный период, что очень затруднительно.

Временные характеристики описанных процессов приведены в таблице 1.2.

Таблица 1.2

Характеристики описанных процессов

Таким образом, ежедневно, в среднем, 330 минут или 5 часов 30 минут, сотрудник занят занесением необходимых сведений в книги учета, а также, при необходимости анализом и поиском нужных сведений. Учитывая, что продолжительность рабочего дня составляет 8 часов, делаем вывод, что на выполнение остальных обязанностей остается менее 40 % рабочего времени, что крайне неэффективно.