Файл: Применение процессного подхода для оптимизации бизнес-процессов (Анализ эффективности бизнес-процессов организации).pdf

Введение

Эффективность работы предприятия зависит от того, насколько четко отлажены бизнес-процессы. Поскольку ситуация на рынке меняется молниеносно, механизмы, работавшие вчера, уже сегодня могут дать сбой.

Поэтому эксперты регулярно анализируют бизнес-процессы и делают выводы о целесообразности корректировки. По результатам анализа руководство принимает решение об изменениях действующих схем, что часто помогает снизить затраты или повысить производительность.

Актуальность темы курсовой работы обусловлена значимостью эффективных бизнес-процессов для организации любой сферы деятельности, включая организацию сферы грузоперевозок.

От качества обслуживания на предприятии транспортной сферы деятельности зачастую зависит не только количество клиентов или объемы получаемой выручки, но и имеющиеся выплаты по штрафам, а качество обслуживания в сфере грузоперевозок напрямую зависит от эффективности бизнес-процессов. Для оптимизации существующих бизнес-процессов организации сферы грузоперевозок проводится подробная оценка их эффективности, что и определяет актуальность темы выпускной квалификационной работы.

Целью работы является оптимизация бизнес-процессов в организации ИП Назаровой Н.С.

В соответствии с целью определены задачи:

– изучить теоретические аспекты оценки эффективности бизнес-процессов организации;

– рассмотреть действующие бизнес-процессы организации ИП Назаровой Н.С.;

– проанализировать показатели эффективности бизнес-процессов организации;

– разработать регламент выполнения процесса;

– оценить эффективность мероприятий оптимизации.

Объект исследования – организация сферы грузоперевозок ИП Назаровой Н.С.

Предмет исследования – бизнес-процессы организации.

В процессе исследования использовались современные методы, инструменты и приемы бизнес-анализа финансово-хозяйственной деятельности компаний, методы системного, логического, статистического и ситуационного анализов, а также статистические методы сбора и обработки первичной информации.

Теоретической основой работы послужили труды ведущих ученых в области менеджмента, организации бизнес-процессов и бизнес-моделирования. Природу и сущность проблем оценки эффективности бизнес-процессов организации исследовали многие отечественные и зарубежные ученые. Теоретические и практические аспекты вопроса достаточно подробно рассматривались как в бизнес-анализе, так и в менеджменте. Среди авторов, исследовавших отдельные вопросы темы работы, особо можно выделить следующих: Байбуртяна М.А., Громова А.И., Еропкину А.С., Мурыжникову Н.Н., Фляйшман А., Шмидт В. и других.

Курсовая работа состоит из введения, двух глав, списка использованных источников и приложений.

Глава 1. Теоретические аспекты оценки эффективности бизнес-процессов организации

1.1. Сущность и роль бизнес-процессов в организации

В конце XX века при усиленном росте конкуренции стало ясно, что организация с вертикальной структурой, где деятельность узких специалистов в соответствующих отделах организована до мельчайших деталей, не позволяет ориентировать производство на конечного потребителя. Чтобы выжить на рынке, нужно искать новые пути к повышению конкурентоспособности. Очевидно, что на потребительские свойства оказывают влияние не только процессы изготовления товаров и оказания услуг, но и процессы, поддерживающие это самое производство. Именно поэтому на многих предприятиях стали появляться межфункциональные, горизонтальные процессы. Таким образом, целью одних процессов становится формирование подразделений предприятия, выполняющих отдельные части общего производственного процесса, а других – разделение труда связанного с отделением работы по координированию действий от собственно действий. При этом необходимо отказаться от всех лишних действий, которые могут только разрушить стоимость товаров. На сегодняшний день оптимизация бизнес-процессов входит в число важнейших задач, стоящих перед руководством компаний, которые активно ищут пути приобретения новых конкурентных преимуществ.

По мнению многих ученых, процессный подход изменяет вектор управления, развивает межфункциональное взаимодействие в компании, что способствует достижению ключевых показателей эффективности деятельности всего предприятия, а не только показателей отделов^[1]. Обеспечивается гибкое реагирование на изменения внешней и внутренней среды путем своевременной реализации необходимых мер за счёт принятия решений, основываясь на имеющихся у организации ресурсах и запросах Координирование деятельности отдельных подразделений и контроль бизнес-процессов становится возможным благодаря современным коммуникационным и информационным технологиям.

Процессное управление тесно связано со стратегией компании, поэтому и задачи, решаемые за счет внедрения процессного подхода, целесообразно рассматривать по четырем стратегическим блокам: персонал, внутренние бизнес-процессы, клиенты и финансы^[2].

Большинство существующих рабочих процессов на предприятии состоит из множества функций, а значит неизбежно выходит за рамки одного подразделения. Другими словами, для получения конечного продукта, который можно предоставить клиенту, придется задействовать различные функциональные подразделения. То есть процессы чаще всего протекают горизонтально, а управление – вертикально, что значительно усложняет процедуру обмена информацией между подразделениями.

Все это приводит к росту затрат, связанных с коммуникацией и координацией функциональных подразделений, увеличению сроков принятия управленческих решений и впоследствии к потере клиентов. Как показывает практика, процессное управление позволяет сократить такие затраты на 10-15%. Оптимизированные бизнес-процессы служат основой для разработки различных информационных приложений. Осуществление механизации труда путем внедрения информационных систем ведет к полной или частичной автоматизации выполнения функционала, ранее закрепленного за исполнителем. В зависимости от вида деятельности предприятия, можно поднять уровень автоматизации процессов на 50-70%. В результате внедрения процессного управления удается на 15-20% сократить сроки принятия управленческих решений. Стабильность выполнения бизнес-процессов при этом увеличивается более чем на 60%, а потери сокращаются на 20-25%^[3].

Изучение механизмов построения и функционирования бизнес-процессов требует четкого понимания сущности понятия «бизнес-процесс». Однако в научной литературе нет единого мнения относительно определения изучаемого понятия.

Так, с точки зрения Переверзева П.П., «бизнес-процесс – это устойчивая, целенаправленная совокупность взаимосвязанных видов деятельности, которая по определенной технологии преобразует входы в выходы, представляющие ценность для потребителя»^[4]. Этого же подхода придерживаются W.E. Deming, О.В. Кольцова, В.И. Меньщикова, Б.Е. Лужанский и другие.

Схожее определение дают и авторы книги «Реинжиниринг корпорации» М. Хаммер и Д. Чампи: «бизнес-процесс – совокупность различных видов деятельности, в рамках которой «на входе» используется один или более видов ресурсов, и в результате этой деятельности «на выходе» создается продукт, представляющий ценность для потребителя»^[5].

Кобец Е.А., Павлов А.Ю., Защитина Е.К. рассматривают бизнес-процесс как «процесс, который служит осуществлению основных целей предприятия (бизнес-целей) и описывает центральную сферу его деятельности»^[6].

Многие авторы в качестве синонима понятия «бизнес-процесс» используют понятие «процесс». Так, в пункте 3.4.1 стандарта ИСО 9000:2000 (2005) «процесс – совокупность взаимосвязанных и взаимодействующих видов деятельности, преобразующая входы в выходы». В то же время Й. Беккер говорит о процессе как о «завершенной, с точки зрения содержания, временной и логической очередности, последовательности операций»^[7].

На базе вышеизложенной информации оптимальным для целей данной работы считаем следующее определение: «бизнес-процесс – отдельно выделенная уникальная часть деятельности предприятия, состоящая из совокупности управляемых повторяющихся процессов (процесса), имеющих точки контроля по основным ключевым показателям и общие четко идентифицируемые характеристики, в которой предприятие и (или) клиент получают ценный результат в соответствии с поставленными целями и задачами»^[8].

В данном определении делается акцент на уникальности совокупности процессов, управляемости, повторяемости, обязательном наличии точек контроля и возможности объединения нескольких процессов, имеющих одинаковые и четко идентифицируемые характеристики. Из-за того, что в прочих существующих определениях нет данных отличительных характеристик, происходят путаница и разногласия между менеджерами, бизнес-консультантами, директорами, а, следовательно, и ошибки при построении и совершенствовании бизнес-процессов и процессов.

Процесс будем рассматривать в качестве составляющей единицы бизнес-процесса, в которой подробно в виде схемы описаны основные действия и процедуры, происходящие для достижения целевого результата в рамках бизнес-процесса.

Бизнес-процессы разделяют на основные, сопутствующие, вспомогательные, обеспечивающие, процессы управление и процессы развития (рисунок 1).

Рисунок 1 - Связь основных, обеспечивающих бизнес-процессов и бизнес-процессов развития и управления^[9]

Основные бизнес-процессы генерируют доходы компании. К ним относятся процессы, ориентированные на производство товара или оказание услуги, являющиеся целевыми объектами создания предприятия и обеспечивающие получение дохода. Именно основные бизнес-процессы формируют результат и потребительские качества, за которые внешний клиент готов платить деньги. Так, для деревообрабатывающего завода основным бизнес-процессом может быть производство древесно-стружечной плиты.

Сопутствующие бизнес-процессы – это процессы, ориентированные на производство товара или оказание услуги, являющиеся результатами сопутствующему основному производству производственной деятельности и также обеспечивающие получение дохода. Так, для автотранспортного предприятия процесс ремонта стороннего транспорта на собственной ремонтной базе является сопутствующим процессом^[10].

Вспомогательными бизнес-процессами являются процессы, предназначенные для жизнеобеспечения основных и сопутствующих процессов и ориентированные на поддержку их специфических черт. Например, для ТЭЦ вспомогательным бизнес-процессом является процесс ремонта производственного оборудования.

Обеспечивающие процессы поддерживают инфраструктуру компании, предназначены для жизнеобеспечения всех остальных процессов и ориентированы на поддержку их универсальных черт. На предприятиях любой отрасли это процесс финансового обеспечения, кадрового обеспечения, инженерно-технического обеспечения и т. п.

Бизнес-процессы управления – это процессы, охватывающие весь комплекс функций управления на уровне каждого бизнес-процесса и предприятия в целом. Это процессы стратегического, оперативного и текущего планирования, формирования и осуществления управленческих воздействий^[11].

Бизнес-процессами развития являются процессы совершенствования производимого товара или услуги, процессы развития технологий, процессы модификации оборудования, а также инновационные процессы. Например, это проведение научно-исследовательских и опытно-конструкторских работ (НИОКР) в машиностроении, процесс технического перевооружения в электроэнергетике и т. п.

Управление бизнес-процессом – Business Process Management (BPM) концепция процессного управления организацией, рассматривающая бизнес-процессы как особые ресурсы предприятия, непрерывно адаптируемые к постоянным изменениям^[12].

Таким образом, процессный подход на сегодняшний день активно доминирует над функциональным и доказал свое превосходство и эффективность. Основным понятием процессного подхода является «бизнес-процесс». Детальное рассмотрение понятия «бизнес-процесс» и проведенный анализ существующих определений «бизнес-процесса», «процесса» позволили выделить основные характеристики, которыми должен обладать любой бизнес-процесс, что дало возможность выбрать оптимальное определение бизнес-процесса для целей работы.