Файл: Проектирование реализации операции бизнес-процесса «Управление документооборотом».pdf

Введение

Телекоммуникационные технологии играют сегодня огромную роль во всех без исключения сферах современного общества. Эта роль особенно возрастает при решении задач современного этапа развития страны, когда от скорости, качества и своевременной передачи информации зависит правильность принятия стратегически важных решений, как на уровне регионов, так и отдельных субъектов экономических отношений. Кроме того, телекоммуникационные системы исключительно важны в передаче и доведении до каждого члена общества политической, общественной, культурной, образовательной и другой информации. Отрасль связи выполняет важнейшую государственную функцию передачи информации для обеспечения политической и экономической безопасности страны, жизнедеятельности людей, общественного производства, управления на всех иерархических и территориальных уровнях.

На современном этапе развития телекоммуникаций происходит международная интеграция финансовых и технологических ресурсов с целью расширения номенклатуры услуг связи и охвата услугами новых территорий. Этот процесс потребовал обновления всей инфраструктуры связи путем создания глобальной информационной инфраструктуры. Концепция обновления заключается в объединении ресурсов информационных технологий и развитой инфраструктуры электросвязи в целях обеспечения взаимосвязи и взаимодействия всех пользователей для получения любого вида информации в реальном масштабе времени вне зависимости от расстояния и используемых технических средств.

Реалии текущего состояния отечественного рынка телекоммуникаций таковы, что для большинства его территориальных и товарных сегментов понятие «естественная монополия» в ее классическом определении во многом утратило свое значение. Появляется всё больше компаний предоставляющих телекоммуникационные услуги и как следствие растет конкуренция. Конкуренция является решающим стимулом быстрого внедрения прогрессивных технологий, освоения новых территориальных сегментов, развития базовых сетей, улучшения качества услуг и уровня сервиса и, что особенно важно, – снижения тарифов. В этих условиях, для поддержания высокого уровня конкурентоспособности компаниям необходимо выработать чёткий механизм работы с клиентами, быстро реагировать на их запросы и изменение рыночной конъюнктуры.

Вышесказанное и определяет особую актуальность темы работы.

Целью работы является разработка автоматизированной информационной системы управления документооборотом.

Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

1. Провести анализ предметной области;
2. Построить функциональную модель «как есть» по результатам обследования предметной области;
3. Выявить недостатки и построить функциональную модель «как должно быть»;
4. Построить информационную модель данных;
5. Выполнить проектирование системы, которая позволит более эффективно осуществлять ведение документооборота в рамках ведения проектов, а также подготовку и печать выходных документов;
6. Разработать систему с учетом выявленных требований и пожеланий.

1. Аналитическая часть

1.1. Характеристика комплекса задач

1.1.1. Выбор комплекса задач автоматизации

На рынке телекоммуникационных услуг Закрытое Акционерное Общество «ЭнергоТелеком» (далее «Общество») работает с 2007 года. Общество является юридическим лицом, имеет самостоятельный баланс, расчетный счет, круглую печать со своим полным фирменным наименованием на русском языке и указанием на место его нахождения. Общество имеет лицензию на осуществление деятельности в области оказания услуг связи № 53459 от 16.10.2007 выданное «Федеральной службой по надзору в сфере массовых коммуникаций, связи и охраны культурного наследия». Юридический адрес г. Москва ул. Петра Некрасова, д.1.

Для осуществления повседневной деятельности на предприятии созданы следующие отделы:

Директор руководит деятельностью структурных подразделений, организует и контролирует обеспечение участков рабочими кадрами, изучает, подбирает и размещает кадры инженерно-технических работников и служащих; организует планово-экономическую работу предприятия, составляет и анализирует статистическую отчетность, ценообразование, отвечает за внедрение перспективных стратегических направлений.

Отдел по работе с клиентами. Занимается поиском клиентов и контрактов с поставщиками в лучших условиях для получения прибыли с минимальными рисками. Занимаются поиском лучшей цены и контролируют условия оплаты.

Бухгалтерия. Обеспечивает правильность постановки и достоверность учета, контроль сохранности собственности, правильного расходования денежных средств и материальных ценностей, финансовых ресурсов.

Производственно-технический отдел:

Главный инженер. Осуществляет количественный и профессиональный подбор рабочих для производства заданных объемов монтажно-наладочных работ с высоким качеством и в установленные сроки. Своевременно готовит фронт работ, обеспечивает расстановку рабочих, выдавая им задания, контролирует соблюдение технологических процессов, оперативно выявляет и устраняет их нарушения. Проверяет качество работ. Следит за рациональным использованием оборудования, специальных инструментов, расходом сырья и расходных материалов. Обеспечивает правильность и своевременность оформления первичных документов по учету объемов выполненных работ, расходования и списания материалов, рабочего времени, простоев, анализирует результаты производственной деятельности. Контролирует состояние трудовой дисциплины рабочих. Проводит производственный инструктаж и инструктаж по технике безопасности.

Инженеры. В их обязанности входит выезд к клиентам и обследование объектов, а также настройка сетевого оборудования и пусконаладочные работы.

Монтёры. Монтаж оборудования с использованием специализированных инструментов и расходных материалов.

ЗАО «ЭнергоТелеком» предоставляет свои услуги как физическим, так и юридическим лицам. В дальнейшем будем называть их клиентами. Основные функции, выполняемые на предприятии:

• работа с клиентами;
• закупка оборудования и расходных материалов;
• хранение оборудования и расходных материалов на складе;
• проведение технических работ:
• монтаж и пусконаладочные работы;
• ремонт.

В настоящее время, в организации ЗАО «ЭнергоТелеком» отсутствует какая бы то ни была автоматизированная информационная система, которая бы позволяла вести системный учёт и обработку документации. Для целей автоматизации учёта используются стандартные программные средства, а именно пакет прикладных программ Microsoft Office. Весь учёт ведётся исключительно с использованием бумажных носителей, что накладывает серьёзные ограничения на скорость обработки и поиска информации. В принципе, для ведения базы данных и обработки документации возможно использование программы входящей в пакет Microsoft Office, программы Microsoft Access. Однако квалификация работников предприятия не позволяют им использовать данное программное средство, так для его использования необходимы довольно серьёзные навыки программирования, и глубокие знания теории баз данных и систем управления базами данных. Следовательно, необходимо внедрение такого программного продукта, который бы, прежде всего, обладал интуитивно понятным интерфейсом, простой в освоении навигацией, продуманными средствами создания отчётов.

В настоящее время практически повсеместно происходит переход к электронному виду отчётности. В связи с этим действительно актуальным является внедрение автоматизированной информационной системы документооборота.

1.1.2. Характеристика существующих бизнес –процессов

На основе анализа деятельности ЗАО «ЭнергоТелеком» построена функциональная модель, описывающая существующую организацию работы. Модель включает:

• структурную функциональную модель деятельности в соответствии со стандартом IDEF0 (иерархия SADT-диаграмм);
• функциональную модель в виде иерархии потоков данных (DFD).

Диаграммы модели в стандарте IDEF0 представлены в приложении А. Они отображают производимые объектом действия и связи между этими действиями. SADT-модель представляет систему в виде контекстной диаграммы – одной работы (бизнес-процесса) «Предоставление услуг связи» и дуг, изображающих интерфейсы с функциями вне системы. Эта работа декомпозируется на последующих диаграммах.

SADT-модель деятельности компании ЗАО «ЭнергоТелеком» ориентирована в большей мере на раскрытие особенностей технической деятельности предприятия.

Диаграммы функциональной модели в виде иерархии потоков данных (DFD) представлены в приложении Б. Контекстная диаграмма содержит один процесс «Предоставить услуги связи», взаимодействующий с внешними сущностями «Клиент», «Банк», «Поставщик». Этот процесс также декомпозируется на последующих диаграммах.

Модель потоков данных, в отличие от SADT-модели, ориентирована на раскрытие особенностей документооборота, поэтому именно она будет положена в основу системного проекта будущей автоматизированной информационной системы.

В результате изучения функциональной структуры и системы документооборота компании ЗАО «ЭнергоТелеком» были выявлены следующие недостатки в организации работы:

• Неэффективно осуществляется ведение учета прихода, хранения и списания оборудования и расходных материалов.
• Значительную часть рабочего времени менеджеров по предоставлению услуг занимает подбор оборудования заказчику. Подбор производится по данным различных поставщиков. Клиенту предлагается несколько вариантов. В настоящее время эта процедура выполняется вручную, тогда как применение средств автоматизации позволит ее ускорить. Возрастет качество и скорость обслуживания клиентов.

Диаграммы структурной функциональной модели в стандарте IDEF0 представлены в приложении В. Изменения, внесенные в SADT-модель, отражены в таблице 1.1.

Таблица 1.1

Изменения внесенные в SADT-модель

Содержание

Диаграммы функциональной модели в виде иерархии потоков данных (DFD) представлены в Приложении Г. Изменения, внесенные в модель потоков данных, отражены в таблице 1.2.

Таблица 1.2

Изменения, внесенные в модель потоков данных.

Содержание