Файл: Автоматизированная форма.pdf

Введение

Бухгалтерский учет представляет собой упорядоченную систему сбора, регистрации и обобщения информации в денежном выражении об имуществе, обязательствах предприятия и их движении путем сплошного, непрерывного и документального учета всех хозяйственных операций.^[1]

Сложности настоящего времени вынуждают бухгалтеров постоянно совершенствовать квалификацию, отслеживать последние изменения и дополнения к действующим законам и учитывать их в практической деятельности. Использование персональных компьютеров для автоматизации бухгалтерского учета является важной составной частью систе­мы информационного обеспече­ния всей деятельности предпри­ятия. Изме­нения требований, предъявляе­мых к бухгалтерскому учету, увеличивающее потребность в гибких, быстро адаптируемых к новым условиям программных комплексах.

Безусловно, компьютерная про­грамма не может заменить гра­мотного бухгалтера, но она поз­волит сэкономить его время и силы за счет автоматизации ру­тинных, операций, найти арифметические ошибки в учете и от­четности, оценить текущее фи­нансовое положение предприя­тия и его перспективы. Кроме того, автоматизированные сис­темы бухгалтерского учета спо­собны помочь подготовить и со­хранить в электронном виде первичные и отчетные докумен­ты, а также бланки часто повторя­ющихся форм (платежные пору­чения, счета-фактуры, приходные и расходные ордера, авансовые отчеты и др.) с уже сформиро­ванными реквизитами предпри­ятия

Непременными структурами, управляющими информационными потоками являются инструментарий в виде современной системы автоматизации (КИС) и управленческие кадры (менеджмент), которые могут эффективно её использовать

Руководителю предприятия сегодня приходится принимать решения в условиях неопределенности и риска, что вынуждает его постоянно держать под контролем различные аспекты финансово - хозяйственной деятельности. Эта деятельность отражена в большом количестве документов, содержащих разнородную информацию. Грамотно обработанная и систематизированная она является в определенной степени гарантией эффективного управления производством. Напротив, отсутствие достоверных данных может привести к неверному управленческому решению и, как следствие, к серьезным убыткам. Возможность сотрудничества с зарубежными компаниями, выход на международные рынки, а также усиление конкурентной борьбы за отечественного потребителя вынуждают предприятия активно искать пути повышения эффективности своей деятельности

Вышесказанное и определило актуальность настоящего исследования.

Цель исследования: изучить автоматизированную форму, применяемую в бухгалтерском учете.

Для достижения поставленной цели и проверки выдвинутой гипотезы исследования были определены следующие задачи:

1. Охарактеризовать автоматизированную форму ведения бухгалтерского учета.

2. Выявить особенности ведения бухгалтерского учета в автоматизированной форме.

3. Проанализировать степень необходимости в программном обеспечении бухгалтерского учета.

4. Сформулировать и обосновать основные требования к автоматизированной системе учета, которые необходимы для получения наибольшего эффекта от автоматизации.

5. Доказать эффективность использования автоматизированной формы ведения учета.

Предмет исследования - автоматизированная форма ведения бухучета

Методы исследования:

1. Анализ, изучение и обработка научной и учебной литературы по автоматизации бухгалтерского учета.

2. Сравнение наиболее популярных автоматизированных систем, применяемых в бухгалтерском учете.

Гл.1. Сущность автоматизированной формы бухгалтерского учета

1.1.Понятие, цели, особенности автоматизированной формы

Формой бухгалтерского учета называется четко определенная организация процесса вторичной регистрации, обработки и систематизации первичной учетной информации в единой совокупности учетных регистров, определяющих взаимосвязь синтетического и аналитического учета. В настоящее время в организациях наиболее распространены следующие формы учета:

- мемориально-ордерная;

- журнально-ордерная;

- автоматизированная формы учета.

Автоматизированная форма бухгалтерского учета, основанная на использовании электронно-вычислительной техники, представляет собой комплексную систему автоматизации учетного процесса, начиная со сбора первичных данных до получения бухгалтерской отчетности.^[2] В основу этой формы заложен главный элемент метода бухгалтерского учета - ведение документации. Но группировка и обобщение учетной информации производится с помощью вычислительных машин. Нормативно-справочная информация вводится в ЭВМ в виде справочников до начала работы, текущая информация - с первичных документов либо со специальных регистраторов учетных данных (например, с контрольно-кассовых аппаратов). При автоматизированной форме бухгалтерский учет осуществляется путем внесения корреспонденций счетов непосредственно в журнал хозяйственных операций либо заполнением первичных учетных документов. При проведении заполненных первичных учетных документов происходит автоматическое формирование корреспонденции счетов. Квалифицированный пользователь может значительно расширить список типовых операций путем добавления в него новых типовых операций, созданных им самим.

Автоматизированная форма учета позволяет проводить большое число различных операции, в частности начисление амортизации, заработной платы, отчислений на социальные нужды, распределение затрат, закрытие месяца и другие операции.^[3]

Обработка учетных данных производится по специальным программам, в соответствии с которыми полученная информация может храниться, поступать в обработку, выдаваться на экран или распечатываться по запросу в виде любого документа, содержащего систематическую или хронологическую запись. Бухгалтерия получает распечатанные регистры различного содержания, соответствующие требуемым нормам ведомости, карточки, книги и др.

Автоматизированную форму применяют на всех типах предприятий. Применение средств автоматизации для ведения бухгалтерского учета не приводит к новой форме учета, так как выходные учетные регистры формируются применительно к какой- либо форме учета либо содержат в себе элементы всех форм учета (смешанная форма учета).^[4]

Учет является связующим информационным звеном разнообразных видов деятельности предприятий. Результатом учетного процесса являются финансовые отчеты и сметы, калькуляция себестоимости производимой продукции, оценка бюджетного дефицита, расчет налогов, оценка инвестиционной политики и др.

При бумажном способе обработки учетной информации происходит выбор одной из форм учета, которая в наибольшей степени отвечает потребностям предприятия (журнально-ордерной, мемориально-ордерной и т. п.), и дальнейшей механизации ведения отдельных учетных регистров. При компьютеризации устанавливается порядок накопления, обработки, обобщения, контроля информации и формирования отчетных показателей в зависимости от алгоритмов обработки первичной информации. Автоматизированные формы учета реализуются с помощью программных алгоритмов, которые формируют как внешний вид регистров, так и последовательность учетных записей. Таким образом, особенность автоматизированных форм бухгалтерского учета заключается в том, что они не существуют без конкретной компьютерной программы.^[5]

Автоматизация бухгалтерского учета основывается на едином взаимосвязанном технологическом процессе обработки документации по всем разделам учета, начиная от сбора первичных учетных данных до получения бухгалтерской отчетности. Все это ведет к созданию автоматизированных рабочих мест бухгалтеров, включающих использование персональных компьютеров и другой периферийной техники (сканеры, принтеры и др.).

При автоматизированной форме учета для организации комплексной системы обработки информации по всем разделам и счетам бухгалтерского учета:

— используются персональные компьютеры и другие технические средства;
— используются универсальная документация и машиночитаемые носители информации;
— применяется система классификаторов;
— сохраняется принцип двойной записи;
— автоматизируются логические операции по ведению учета;
— применяются системы регистров, определенной последовательности их изготовления и способов записи;
— хранение первичной информации и регистров применяется с использованием возможности запросного режима.

Полной автоматизации подлежат такие операции, как вычислительная обработка, сортировка информации, печать регистров. Вычислительная техника не только позволяет выполнять работы, ранее производимые вручную, но и сокращает (благодаря хранению нормативно-справочной информации в памяти ПК) трудоемкость заполнения первичной документации и снижает затраты на подготовку бумажных носителей информации.

Информация справочного характера вводится в персональный компьютер в начале работы. Текущая учетная информация вводится с первичных документов либо со специальных регистраторов учетных данных по специальным программам, в соответствии с которыми полученная учетная информация может храниться, поступать в обработку, выдаваться на экран или печать по запросу.

В условиях комплексной автоматизации бухгалтерского учета данные синтетического и аналитического учета формируются в базах данных используемого ППП и ежемесячно выводятся на бумажные носители — выходные формы документов (мемориальные ордера, карточки, ведомости, главная книга, отчет и т. п.). Учетным регистром, получаемым с ПК, может быть любой документ, содержащий систематическую или хронологическую запись. При этом содержание показателей в выходных формах документов должно соответствовать требованиям, предусмотренным законодательством для регистров бухгалтерского учета.

1.2.Задачи автоматизированной формы.

В настоящее время одной из основных задач системы учета является обеспечение достоверной информацией как внутренних, так и внешних пользователей, заинтересованных в деятельности хозяйствующего субъекта

Наряду с выпуском полного комплекта бухгалтерской и налоговой отчетности одной из важнейших задач автоматизированной системы бухгалтерского учета является максимальная автоматизация расчетных процедур, решающих возникающие проблемы.

Автоматизация бухгалтерского учета — объективная необходимость. Работа бухгалтера все больше становится творческой, и внедрение компьютерных технологий повышает эффективность, беря на себя, кроме всего прочего, всю рутинную работу. Однако автоматизация вызывает необходимость построения технологии решения бухгалтерских задач с учетом ряда следующих требований:

— ограничение допуска к первичной и систематизированной информации путем введения паролей (ключей секретности) и недопущения несанкционированного доступа;

— сохранности учетной информации на необходимый срок;

— диалогового (запросного) режима работы пользователей с вычислительными техническими средствами;

— возможности выдачи информации фрагментно, т. е. в любом сочетании, удобном для пользователя;

— возможности принудительного ввода данных для оперативного управления и обеспечения при этом автоматического контроля над выполнением управленческих решений. ^[6]

1.3. Принципы автоматизированной формы

Изучение особенностей автоматизированной формы учета позволяет сформулировать основные ее принципы.

1. Основой автоматизированной формы учета является электронный учетный регистр, в который входят:

а) база данных на технических носителях информации, предназначенная для накопления и хранения учетной информации;

б) переменные величины, которые временно создаются в памяти компьютера для систематизации и обобщения учетных данных;

в) видеограммы и машинограммы, предназначенные для визуального отражения результатной информации.

2. Бездокументный сбор первичных данных с помощью периферийных устройств и их передача с помощью средств коммуникации дистанционными каналами в компьютеры – основной способ документирования хозяйственных операций.

3. Информация, которая отражает отклонение по тем или иным хозяйственным операциям, например отклонение от установленных нормативов, плановых задач, может быть получена автоматически по запросу.

4. На основе входных первичных данных, однократно зафиксированных на электронных носителях информации, осуществляется интегрированная обработка учетных данных с необходимым уровнем детализации и оперативности. При этом используется единая информационная база данных, которая накапливает всю необходимую для системы учета информацию.