Файл: РАЗРАБОТКА РЕГЛАМЕНТА ВЫПОЛНЕНИЯ ПРОЦЕССА «УПРАВЛЕНИЕ ПЕРСОНАЛОМ»..pdf

Что касается структуры организации и управления Ливенского филиала ФГУП «Почта России», то она включает: начальника Ливенского почтамта, осуществляющего общее руководство; заместителя начальника Ливенского почтамта; финансово-экономический отдел; страховой отдел; отдел сортировки; отдел подписки и 65 отделений почтовой связи.(ОПС).

Финансово-экономический отдел – проводит финансово - экономический анализ состояния и исполнения бюджета доходов и расходов, готовит планово-финансовую и бухгалтерскую отчетность, отвечает за сохранность денежных средств, материальных ценностей в местах их хранения и эксплуатации, следит за правильным оформлением первичных финансовых документов, своевременно проводит расчеты, выплаты зарплаты. [14]

Страховой отдел – занимается обработкой страховой почты (посылок, писем и бандеролей с объявленной ценностью, заказных почтовых отправлений, обработка EMS - отправлений, международных почтовых отправлений, АВИА-отправлений и др.). [14]

Отдел сортировки – осуществляет обработку входящей и исходящей простой и заказной письменной корреспонденции, обработку входящей печати по отделениям почтовой связи города Ливны, Ливенского и Должанского районов.

Отдел подписки – осуществляет приём подписки от юридических и физических лиц, формирует и отправляет заказы в УФПС Орловской области, осуществляет взаимодействие в части подписки с вышестоящей организацией, организует Дни подписчика, конкурсы среди почтальонов и пр.

ОПС (отделение почтовой связи) – структурное подразделение Ливенского почтамта, оказывающее почтовые, финансовые и прочие услуги населению. К почтовым услугам относятся: обработка, перевозка, доставка - вручение почтовых отправлений. К финансовым – денежные переводы, погашение кредитов на почте, выплата пенсий и пособий, прием коммунальных платежей, страховые услуги. Прочих услуги – это подписка на газеты и журналы, продажа железнодорожных и авиа – билетов, прием миграционных уведомлений и т.п. [14]

Производственный процесс по пересылке почтовых отправлений одного вида от отправителя до адресата называется основным (полным) производственным процессом. Каждое почтовое отправление проходит через обязательные этапы основного производственного процесса: [14]

- исходящий этап – приём почтовых отправлений, их обработка и обмен почты;

- транзитный этап - обмен почты, её обработка и обмен почты;

- входящий этап – обмен почты, её обработка, доставка (вручение) почтовых отправлений адресатам.

Эти этапы связаны между собой транспортными средствами.

На рисунке 7 представлена принципиальная схема основного производственного процесса и указаны этапы прохождения почтовых отправлений от отправителя до адресата: 1 – исходящий, 2 – транзитный, 3 – входящий.

Обмен почты

Транспортировка

Обмен почты

Обмен

Обработка

Отправители

Приём

Обработка

Транспортировка

Адресаты

Обмен

Обработка

Вручение

1

2

3

Рисунок 7 - Принципиальная схема основного производственного процесса

Производственный процесс в ПС не протекает только в одном предприятии, а является результатом взаимодействия ряда предприятий связи и средств транспорта и территориально разобщен, причем в каждом предприятии процесс может начинаться (прием) и заканчиваются (вручение), а во многих предприятиях может продолжаться (обработка в транзитных пунктах). Поэтому при характеристике производственных процессов происходящих в отдельно взятых предприятиях связи следует иметь в виду процесс обработки исходящих и транзитных почтовые отправления.

Исходящими называют все почтовые отправления, принятые от отправителей для пересылки и вручения адресатам. [14]

Входящими называют почтовые отправления, поступившие в данное предприятие связи из других предприятий и подлежащие вручению непосредственно адресатам, проживающим на территории, обслуживаемой этим предприятиям связи. [14]

Транзитными называют почтовые отправления, поступившие из других предприятий для обработки и дальнейшей отправки по назначению (к месту выдачи). [14]

Процесс приема каждого регистрируемого почтового отправления состоит из следующих элементов: приема почтовых отправлений от отправителя и проверка правильности адресования и упаковки; исчисление и получение тарифной платы за пересылку почтового отправления; оформление принятого почтового отправления; выдача отправителю квитанции.

Приём почтового отправления – это производственная операция, заключающаяся в оформлении сдаваемого почтового отправления. [14]

С приёма почтовых отправлений от отправителей начинается основной производственный процесс.

Обработка почтового отправления – это производственная операция, заключающаяся в подготовке почтового отправления к пересылке по назначению или доставке адресату.

Транспортировка почтового отправления – это производственная операция, заключающаяся в перемещении почтовых отправлений транспортными средствами из одного объекта почтовой связи в другой.

Обмен почты – приём почты с внешнего транспорта (автотранспорт, почтовый вагон, самолёт, пароход) в объекте почтовой связи и сдача почты из объекта почтовой связи на внешний транспорт. [14]

Вручение почтового отправления – это производственная операция, заключающаяся в выдаче почтовых отправлений или переводов лично адресату или его представителю. Почтовые отправления доставляются адресатам на дом и в учреждения или выдаются в объекте почтовой связи, куда адресаты приходят за получением предназначенных им почтовых отправлений. [14]

1.7 Организационная структура в пределах филиала ФГУП Почта России

Общая структура взаимодействия служб и отделов филиала ФГУП Почта России представлена на рисунке 8.

Рисунок 8 – Общая структура взаимодействия служб и филиалов ФГУП Почта России

1.8 Управлением персоналом в отделе кадров

Отдел кадров - функциональное подразделение организации. Структура отдела кадров представлена на рисунке 9.

Рисунок 9 – Структура отдела кадров

Для более эффективного управления производством фирма разрабатывает стратегический план, который затрагивает всю деятельность организации, в том числе и управление персоналом. И здесь главным элементом, определяющим направление деятельности, является кадровая политика.

Кадровая политика включает разработку общих принципов и определение приоритетов целей в области управления персоналом; планирование потребности в трудовых ресурсах и путей формирования штатов; создание поддержку системы движения кадровой информации; определение принципов распределения средств; обеспечение эффективной системы стимулирования труда; политику развития персонала.

К функциям отдела кадров относится принятие и увольнение сотрудников, составление различных приказов и табеля рабочего времени, оформление, текущей учет документации по движению кадров, нормативный контроль по КЗОТу правильных формулировок приказов и распоряжений по отделу кадров, получение и ведение дополнительной информации о работнике, не нормативный по отделу кадров, но на сегодняшний день закрепленный за ним (это данные о пенсионерах, инвалидах, и т.п.) и т.д.

Принимая сотрудника на работу, фирма заключает с ним трудовой договор, в котором содержится информация различного рода, например: какого числа он был принят на работу, в качестве кого, размер его заработной платы, табельный номер сотрудника, условия работы, информация о том сколько раз он может уходить в отпуск, оплачиваемый ли больничный, проезд или отпуск и т.д.

После официального принятия на работу на сотрудника заводится личная карточка. Личная карточка может содержать фамилию, имя и отчество сотрудника, его дату рождения, паспортные данные, место прописки и проживания, состав семьи и т.д.

В течение работы сотрудник может ездить в командировки, ходить на курсы повышения квалификации, уходить в отпуска, болеть, так же сотрудник может быть материально ответственным лицом, увольняться. На всё вышеперечисленное составляются специальные приказы, которые содержат разного рода информацию.

Приказ об уходе сотрудника в командировку содержит в себе табельный номер сотрудника, место, куда он уезжает и время, за счет, чьих средств и т.д.

Приказ об уходе на больничный составляется отделом кадров в том случае, если сотрудник был в этот момент в отпуске. В противном случае больничный регистрируется вручную в специальном журнале.

Приказ о повышении квалификации называется переводом. Фирма может, как сама отправлять сотрудника на курсы, так и сотрудник может самостоятельно их посещать. В последнем случае сотрудник обязан будет представить специальный документ, который будет свидетельствовать о том, что данный человек действительно прошел эти курсы.

На основании командировок, больничных и отпусков отделом кадров составляется табель рабочего времени. Табель рабочего времени представляет собой список всех сотрудников, с указанием занимаемых ими должностями, число дней, которое сотрудник должен был отработать, число фактически отработанных сотрудником дней, число выходных и количество дней в которых сотрудник был в командировках, отпусках или болел. Табель рабочего времени составляется раз в месяц.

Увольнение сотрудника происходит либо на основании личного заявления сотрудника, либо из-за нарушения правил трудового договора. После официального подписания приказа сотрудник обязан отработать на данном предприятии еще две недели.

2 Моделирование предметной области с помощью UML

2.1 Диаграмма вариантов использования

Диаграммы вариантов использования (ДВИ) описывает, какие элементы системы какие функции выполняют. Проектируемая система представляется в виде множества сущностей или актеров, взаимодействующих с системой с помощью вариантов использования. При этом актером называется любая сущность, взаимодействующая с системой извне. Это может быть человек, техническое устройство, программа или любая другая система, которая может служить источником воздействия на моделируемую систему так, как определит сам. Вариант использования (прецидент) служит для описания сервисов, кот-е система предоставляет актеру.[16]

Данный вид диаграммы представлен на рисунке 1 в Приложении А.

Как видно из рисунка в предметной области принимают участие 2 вида актеров:

1. сотрудник;
2. специалист по кадрам.

Сотрудник обладает правом на регистрацию. Специалисту по кадрам

доступны функции из 2 подсистем: для работы с сотрудником и для работы со справочной базой организации.

В системе работы с персоналом специалист имеет 2 прецидента:

1. регистрация нового сотрудника;
2. редактирования информации о сотруднике.

Прецидент «Регистрация нового сотрудника» включает в себя обязательные

действия:

1. ввод личных данных;
2. оформление трудового договора.

Прецидент «Редактирование информации о сотруднике» может быть расширен действиями:

1. формирование отпусков;
2. оформление больничных;
3. оформление командировок.

В системе работы со справочной информацией специалист по кадрам имеет 2 прецидента:

1. редактирование базы отделов;
2. редактирование базы вакансий.

Актеры и варианты использования на данной диаграмме связываются отношениями. Сотрудник может один раз участвовать в регистрации (связь «один к одному») и много раз в редактировании информации о себе (связь «один ко многим»). Специалист по кадрам может регистрировать множество человек и редактировать информацию о множестве людей (связи «один ко многим»). Также каждый специалист отдела кадров может редактировать одну единую базу отделов и одну единую базу должностей (связи «многие к одному»).

2.2 Диаграмма деятельности