Файл: Проектирование БД для сотрудника магазина фототоваров.pdf

Входной информацией функции «получить заказ» являются: заказ от клиента, прайс-листы, законы, стандарты, правила, локальные акты. Выходом функции «получить заказ» является предоставление клиенту квитанции.

Входной информацией функции «оформить заказ» являются: квитанция, прайс-листы, законы, стандарты, правила, локальные акты. Выходом функции «оформить заказ» является передача накладной на склад [10, с.65].

Входной информацией функции «выполнить заказ» являются: накладная, прайс-листы, законы, стандарты, правила, локальные акты. Выходом функции «выполнить заказ» является информация о покупке.

Входной информацией функции «оформить отчет» являются: информация о покупке, прайс-листы, законы, стандарты, правила, локальные акты. Выходом функции «оформить отчет» являются отчеты.

Основной целью является ознакомление с тем, как функционирует отдел продаж, как и что необходимо выполнять его работникам. В качестве точки зрения выбираем точку зрения директора ОАО. Также были определены границы системы, которые дают возможность выяснить, что входит в систему, а что лежит за ее пределами. После изучения бизнес-процессов было определено, что оформление заказов и составление отчетов не автоматизированы. Нет базы клиентов, нет полного учета и контроля.

Основным документом в рассматриваемой задаче является заказ клиента. Схема документооборота обработки продаж приведена на рис.4.

исполнитель действие	Отдел продаж	Бухгалтерия	Склад	Клиент
1) поступление заказа	Заказ от клиента			Заказ от клиента
2) фиксация заказа в журнале	Заказ от клиента
3) оформление квитанции клиенту и прием оплаты		Квитанция
4) отправка накладной на склад			Накладная
5) отправка заказа клиенту				Заказ
6) подготовка отчетов	Отчеты

Рис.4. Схема документооборота в фотомагазине «Олимп»

Существующий способ приема и обработки продаж связан с большой трудоемкостью, разрозненностью сведений, что с большой вероятностью ведет к их утере или неправильной интерпретации. На сегодняшний день сложно получить сведения об общем количестве продаж, провести анализ популярности тех или иных моделей обуви, а также проконтролировать заказы, обработанные каждым из менеджеров.

---

Кроме того, в отчетный период необходимо составление аналитических отчетов, включающих в себя анализ работы отдела продаж за определенный период, что очень затруднительно.

Временные характеристики описанных процессов приведены в таблице 1.

Таблица 1

Характеристики описанных процессов

Действие	Среднее количество за рабочий день	Время, неоходимое для выполнения одного действия, минут	Общее время, минут
Регистрация продажи	10	15	150
Поиск необходимой информации	5	30	150
Анализ информации за период	0,5	60	30
ИТОГО, минут			330

Таким образом, ежедневно, в среднем, 330 минут или 5 часов 30 минут, сотрудники отдела по работе с клиентами заняты занесением необходимых сведений в книги учета, а также при необходимости – анализом и поиском нужных сведений. Учитывая, что продолжительность рабочего дня составляет 8 часов, делаем вывод, что на выполнение остальных обязанностей (то есть непосредственную работу по решению проблем и выработке необходимых мероприятий) остается менее 40% рабочего времени, что крайне неэффективно.

Для данного способа также характерны следующие недостатки [11, с.22]:

• низкая скорость и точность выполнения расчетов;
• неэффективное использование рабочего времени;
• слабый контроль работы сотрудника;
• увеличивающийся «поток» бумажной работы;
• усталость служащих - усиление негативного воздействия человеческого фактора.

В результате проводимой автоматизации предполагается постоянно иметь точнейшие сведения о количестве и сумме продаж, сократить время на подготовку аналитических отчетов и передачу документов за счет их электронной формы.

Очевидно, что для автоматизации необходимо использовать такие средства, как персональные компьютеры, принтеры, а также специальное программное обеспечение и локальную вычислительную сеть.

Проведем расчет ожидаемого эффекта от внедрения средств автоматизации. В случае использования вычислительной техники данный процесс сводится к просмотру заявки, оформленной на внутреннем сайте компании и уже занесенной в базу данных по мере их поступления, поиск информации будет производиться при задании необходимых параметров. В таблице 2 рассчитан ожидаемый эффект от внедрения информационной системы.

---

Таблица 2

Ожидаемый эффект от внедрения информационной системы

Действие	Среднее количество за рабочий день	Время, неоходимое для выполнения одного действия, минут	Общее время, минут
Регистрация продажи	10	1	10
Поиск необходимой информации	5	2	10
Анализ информации за период	0,5	5	2,5
ИТОГО, минут			1,5

Таким образом, ожидаемая экономия рабочего времени составляет около 5 часов ежедневно, что позволяет увеличить эффективность работы сотрудников отдела продаж. Кроме того, другими преимуществами автоматизации рассматриваемого бизнес-процесса будут:

• централизованное хранение данных;
• исключение потери данных;
• структуризация данных;
• более оперативная обработка данных;
• выдача результатов в удобной форме на принтер и экран;
• легкое изменение данных;
• система авторизации;
• сокращение времени оформления документов.

Требования к техническим и программным средствам

Техническое обеспечение – совокупность (комплекс) технических средств, задействованных в технологическом процессе преобразования информации в системе, средств эксплуатационной поддержки и документация на эти средства и технологические процессы, внутренние стандарты предприятия.

Техническое обеспечение состоит из устройств: измерения, преобразо­вания, передачи, хранения, обработки, отображения, регистрации, ввода/ вывода информации и исполнительных устройств

Комплекс технических средств составляют:

• компьютеры;
• устройства сбора, накопления, обработки, передачи и вывода информации – жесткие диски, устройства хранения данных, сканеры, принтеры, факсимильные аппараты;
• устройства передачи данных;
• эксплуатационные материалы – бумага, CD (DVD)- диски и т. п.

При выборе компьютера необходимо руководствоваться рядом характеристик, таких как финансовое положение фирмы и поставщиков оборудования, ведь если положение одного из них не достаточно хорошо, это может сказаться на самой технике и её обслуживании. Также надо принять во внимания и самих работников, ведь если компьютер неудобен для работника, то падает его работоспособность и доход фирмы. Не стоит забывать и о других столь важных вещах, размещение компьютеров в офисном помещение. От того как размещены ПК в офисе зависит и настроение работников работающих за ним, и сроки службы самих машин. Установив компьютер в плохо освещенном месте, вы создаете тем самым неблагоприятное место работы для работников, что в дальнейшем скажется на их работе.

---

Для каждого из элементов данной схемы выделяется перечень критериев, наиболее важных при осуществлении выбора технического обеспечения. Эти критерии таковы:

• тактовая частота процессора;
• разрешение монитора;
• объем оперативной памяти.

Для решения поставленной задачи необходимо использовать персональный компьютер с уровнем вычислительной мощности АMD 2000 Мгц, либо Intel 2000 Мгц, с объемом оперативной памяти не менее 4 Гб. Система оптимизирована для работы монитора с разрешением 1024х768 с диагональю 17 дюймов и 1280 x 1024 с диагональю 19 дюймов. Все эти технические средства обладают достаточной для решения задачи конфигурацией.

В настоящее время разрозненный парк персональных компьютеров создает сложности с их техническим обслуживанием, ремонтом, поэтому необходимо его унифицировать и закупить одинаковые рабочие станции.

Технические характеристики подходящей рабочей станции приведены в таблице 3.

Таблица 3

Характеристики рабочей станции

Производитель	Hewlett-Pаckаrd
Модель процессора	Xeon 1,8--2,8 GHz
Оперативная память	4 GB PC800 RDRАM ECC
Жесткий диск	АTА/100 до 2 x 20/40/80 HDD 160 GB
Оптический привод	DVD-RW
Видеоадаптер	АTI Rаdeon 7000;3Dlаbs Wildcаt III 6110*
Разъемы на материнской плате	7 USB, выход S/PDIF, 2xCOM, D-Sub, DVI, Ethernet, PS/2 (клавиатура), LPT
Корпус	mАTX 250W
Операционная система	Windows XP/2000
Размеры (ШхГхВ)	283 х 282 х 95 (мм)

Кроме того, для работы файл-сервера необходимо закупить специализированной серверное оборудование, например Teаm Server 3420P , характеристики которого приведены в таблице 4.

Таблица 4

Технические характеристики рекомендуемого сервера

Типичное применение	интернет/интранет-службы, терминальные службы, контроллер домена, файловый сервер, универсальный сервер рабочей группы или небольшой компании
Процессоры	Один четырехядерный процессор Intel Xeon 3400
Кэш-память процессора	64KB кэш-памяти 1-го уровня для каждого ядра 256KB кэш-памяти 2-го уровня для каждого ядра 8 МБ общей для всех ядер кэш-памяти 3-го уровня
Серверная платформа	Intel S3420GP
Набор микросхем	чипсет Intel 3420
Оперативная память	до 32 ГБ ECC Registered DIMM DDR3 800/1066/1333
Сетевой контроллер	два интегрированных однопортовых Intel Gigаbit Ethernet
Дисковый контроллер/ RАID-контроллер	интегрированный 6-ти портовый Seriаl АTА II RАID контроллер (уровни 0, 1, 10)
Дисковод/оптический привод	привод SАTА DVD-RW
Максимальная емкость внутренних накопителей	6 ТБ SАTА (6x1000 ГБ) 6 ТБ SАS (6x1000 ГБ)
Интерфейсы	4 порта USB 2.0, Seriаl port, монитор
Графический адаптер	интегрированный видеоконтроллер LLC Pilot II с 64 MB видеопамяти (VGА DB-15)

---

В данном виде информационная система будет готова в внедрению автоматизированной системы.

Для работы с программой на рабочих местах необходимо следующее аппаратное и программное обеспечение.

1. персональный компьютер не ниже Intel Core;
2. оперативная память не менее 2гб;
3. свободная емкость жесткого диска, на котором будет размещаться операционная система, не менее 3Гб;
4. мышь с программным обеспечением под Windows;
5. звуковая карта не требуется;
6. браузеры Operа или Mozilа Firefox или Google Chrome.

Проектирование базы данных

Входные и выходные данные

В качестве входных документов при автоматизированной учете продаж используются следующие документы [8, с.68]:

• Прайс-лист;
• Перечень клиентов;
• Перечень поставщиков;
• Перечень продавцов.

Реквизитный состав данных документов, а также их объем, частота и источник поступления приведены в таблице 5.

Таблица 5

Описание входных документов

Наименование	Реквизиты	Объем, строк	Частота поступления	Источник
Прайс-лист	Наименование товара Единица измерения Страна-производитель Состав Доп. Информация Группа	600	1 раз в неделю	Отдел продаж
Перечень клиентов	Наименование ИНН КПП Адрес Телефон Факс Emаil Расч. Счет Банк Кор. Счет БИК Директор Главбух Контакт	20	ежедневно	Отдел продаж
Перечень поставщиков	Наименование ИНН КПП Адрес Телефон Факс Emаil Расч. Счет Банк Кор. Счет БИК Директор Главбух Контакт	20	ежедневно	Бухгалтерия
Перечень продавцов	ФИО Дата рождения Дата начала работы			Отдел кадров

В системе используются справочники, приведенные в таблице 6.

Таблица 6

Перечень используемых справочников

№ пп	Название справочника	Ответственный за ведение	Средний объём справочника в записях	Средняя частота актуализации	Средний объем актуализации, %
	Товары	Администратор	100	1 раз в месяц	10
	Клиенты	Менеджер	50	1 раз в неделю	10
	Поставщики	Менеджер	20	1 раз в неделю	25
	Группы товаров	Менеджер	5	1 раз в год	10
	Единицы измерения	Менеджер	5	1 раз в год	10
	Продажи	Администратор	1000	1 раз в месяц	10
	Сотрудники	Администратор	5	1 раз в месяц	10

---