Файл: Применение процессного подхода для оптимизации бизнес-процессов (Особенности внедрения процессного подхода к управлению).pdf

Мы пришли к выводу, что для всестороннего анализа бизнес-процессов с использованием различных методологий необходимо применять интегрированное программное обеспечение, например ARIS Toolset.

ARIS (Architecture of Integrated Information Systems) – методология и программный продукт компании IDS Sheer для структурированного описания, анализа и последующего совершенствования бизнес-процессов предприятия, а также подготовки к внедрению сложных информационных систем. Программные продукты ARIS занимают лидирующие позиции на мировом рынке в классе средств моделирования и анализа бизнес-процессов.

Стоимость основного набора инструментальных средств ARIS Toolset 7.02 (выпуска 2015 года) составляет 280 000 рублей.

Организация в ARIS рассматривается с четырех точек зрения:

- организационной структуры;

- функциональной структуры;

- структуры данных;

- структуры процессов.

При этом каждая из этих точек зрения разделяется еще на три подуровня: описание требований, описание спецификации, описание внедрения. Для описания бизнес-процессов предлагается использовать около 80 типов моделей, каждая из которых принадлежит тому или иному аспекту. В ARIS имеется мощная репрезентативная графика, что делает модели особенно удобными для представления руководству. Среди большого количества возможных методов описания можно выделить следующие:

• EPC (Event-driven Process Chain) – метод описания процессов;
• ERM (Entity Relationship Model) – модель сущность-связь для описания структуры данных;
• UML (Unified Modeling Language) – объектно-ориентированный язык моделирования.

Кроме того, можно использовать дополнительные модули:

• ARIS Activity Based Costing – для проведения анализа издержек в рамках бизнес-процессов и управлять их стоимостью в долгосрочной перспективе.
• ARIS Balanced Scorecard – эффективный инструмент стратегического и оперативного управления, позволяющий создать сбалансированную систему оценок деятельности компании, донести стратегию до каждого сотрудника и выстроить систему мотивации персонала, ориентированную на достижение стратегических целей компании.
• ARIS Simulation используется, когда необходимо понять, как «ведут» себя бизнес-процессы в динамике, в рамках определенных временных интервалов и при заданных внешних и внутренних воздействиях.

Существуют и другие модули, которые удобно применять в зависимости от целей предприятия.

Использование ARIS-технологий для создания системы управления качеством, как составной части системы управления предприятием, имеет ряд преимуществ, а именно:

- создание полных и согласованных моделей бизнес-процессов;

- автоматическое документирование процессов;

- возможность использования информации в других проектах, таких как реинжиниринг бизнес-процессов, глобальное управление качеством, проектирование корпоративных информационных систем, функционально-стоимостной анализ, имитационное моделирование и др.;

- создание и управление корпоративными знаниями и опытом.

Предприятия – лидеры российской экономики, использующие методологию ARIS для описания, анализа и совершенствования деятельности: Автобанк, АгроХолдинг, Альфа-банк, Барклай-Холдинг, Белгородэнерго, Вымпелком, ДСК-2, ДОК-Тюмень, Лукойл, Лукойл Пермь, Лукойл ПермНефть, Лукойл ПермНефтеОргСинтез, ММБ, МСС, Никойл, ОЭМК, Пермская ГРЭС, ПНППК, Протек, Росбанк, РОСМЭН, Росуглесбыт, Русский Алюминий, Северная казна, Северсталь, Сибнефть, СибУр, СУАЛ, Сургутнефтегаз, СЦС, Собинбанк, Совинтел, ТД «Перекресток», ТНК, Тюменьэнерго, Шатура-Мебель, Энгельская мебельная фабрика, Энергомашкорпорация, Эрикссон Интернейшнл АБ, Юкос, Юнитранс, AVON / Россия, East Line и другие.

Таким образом использование таких специализированных инструментальных средств, как семейство ARIS, позволит эффективно применять процессный подход для разработки и совершенствования процессно-ориенированной системы управления предприятия, соответствующей нормам международных стандартов, таких как серия ИСО 9000, а также для автоматизации действий на предприятии ^[6][6].

Необходимо рассчитать эффективность внедрения процессного подхода на предприятии.

Следует выяснить не только стоимость покупки программы, но и затраты на ее установку, на подготовку необходимого компьютерного оборудования, а также дальнейшее обучение и пользование.

Компанией разработчиком представлены системные требования для установки программы.

Таблица 3

Системные требования для установки программного обеспечения ARIS Toolset 7.0.2.276433

На предприятии уже установлена необходимая компьютерная техника, затраты на приобретение которой уже были окуплены в июле 2015 года.

Представители компании-разработчика в России предоставляют услуги по обслуживанию данного программного обеспечения. Техническая поддержка включает техническое сопровождение установленных программных продуктов семейства ARIS и информационно-методическое содействие сотрудникам предприятия с целью обеспечения максимально эффективного использования технологий ARIS.

Техническое сопровождение ARIS включает:

• Поставку в рамках оплаченного срока за техническую поддержку (обычно год) новых версий и релизов программных продуктов ARIS, приобретенных клиентом у компании-представителя или ее партнеров в соответствии со спецификацией.
• Предоставление предприятию, ответственному за эксплуатацию приобретенного программного обеспечения, телефона «горячей» линии для консультаций по вопросам эксплуатации ARIS. Консультации по телефонам «горячей» линии предоставляются в рабочие дни с 10 до 18 часов московского времени.
• Консультации представителей предприятия в офисе компании по вопросам эксплуатации программных продуктов ARIS.
• Доступ на FTP-сервер компании для получения новых версий, релизов, патчей.
• Получение представителями предприятия, ответственными за функционирование ARIS, консультаций по каналам электронной почты.
• Рассылка клиентам информационных сообщений о новых версиях и релизах программного продукта ARIS
• Также доступны новости ^[7]по продуктам ARIS и ответы на часто задаваемые вопросы

Оплата технической поддержки производится раз в год на сумму 75000 рублей.

Таким образом покупка программного обеспечения будет стоить предприятию 280000 рублей, установка в соответствии с прайсом представителя – 12000 рублей, техническая поддержка (за год) – 75000 рублей. Затраты составят 367000 рублей в первый год, и далее по 75000 рублей в год.

Далее следует выяснить, какие показатели необходимо рассматривать для оценки эффективности внедрения программного обеспечения.

1. Показатели затрат ресурсов:

- времени (цикл, длительность, производительность, скорость выполнения заказов);

- материальные (расходы средств, материалов, бюджеты подразделений, дебиторская и кредиторская задолженности, объемы «замороженного» капитала в виде складских запасов сырья и неликвидов);

2. Затраты на брак:

- предупреждение на этапах разработки производства;

- проведение альтернативных расчетов, проектов и испытаний;

- отбраковка в процессе производства;

- исправление, доработка или переделка продукции (услуги), забракованной по результатам контроля;

- замена и возврат брака, компенсация потребителю понесенного ущерба, а также транспортных и таможенных расходов;

3. Затраты на обучение, подготовку, повышение квалификации и аттестацию персонала;

4. Эффективность использования ресурсов на единицу продукции:

- коэффициенты использования оборудования, ресурсов, сырья, материалов, времени на проведение единицы работ или услуг .

Основная сложность определения эффективности внедрения заключается в том, что для описания всех бизнес-процессов предприятия требуется от 5 до 9 месяцев, так как каждый процесс представляет собой субъективный взгляд разработчика на его внутреннее содержание, и соответственно, нет единого мнения об оптимальном конструкционном составе и количестве процессов.

В то же время, следует отметить, что если рассматривать какой-то отдельно взятый простейший бизнес-процесс, то оценить его эффективность представляется возможным.

Рассмотрим процесс «Снабжение лесосырьем». Он характеризуется следующими функциями:

- отслеживание складских остатков;

- формирование обобщенных заявок подразделений;

- организация закупки лесосырья;

- организация доставки лесосырья;

- отслеживание поставок;

- обобщение информации и формирование отчетных документов.

В ходе этого процесса на основании заранее поданных заявок, формируется партия сырья. Подъемные конструкции загружают его в вагоны, машинист, управляющий вагонами, перегоняет сырье непосредственно на завод, где такие же подъемные конструкции выгружают лес прямо на линию конвейера, движущегося к необходимому оборудованию по сортировке и обработке сырья. При вывозе сырья со склада и при ввозе на завод происходит проверка необходимой документации. Приведем эти этапы с указанием времени, нужного для исполнения каждого из них, в таблице.

Таблица 4

Операции и время выполнения процесса «Снабжение лесосырьем» на деревообрабатывающем заводе ЗАО «АВА Компани»

Известно, что на складе применяется компьютерная техника для обработки документации, которая имеет прямое соединение с компьютерами на заводе, откуда и поступают заявки.

Сами заявки оформляются персоналом по шаблону и отправляются по внутренней электронной почте на склад.

При установке программы ARIS Toolset на эти компьютеры больше не возникнет необходимости оформлять и посылать заявки на склад. Программа предусматривает автоматический ежедневный пересчет всех ресурсов в каждом подразделении. Персоналу на складе не нужно будет смотреть заявки с завода, программа сама составит график необходимых поставок с указанием нужного количества. Разумеется, если мощность производства увеличится или уменьшится, в программу можно внести коррективы для расчета необходимого количества сырья.

Таким образом, процесс занимающий 1,3 часа с помощью программного обеспечения сократится на 8 минут или на 10%. Если предположить, что оформление документов и заявок некоторых процессов на предприятии происходит вручную, то общие затраты по времени сократятся примерно на 10% при внедрении процессного подхода, а с ним и нового программного обеспечения ARIS Toolset.

В рамках данной работы невозможно описать все бизнес-процессы предприятия и оценить эффективность внедрения процессного подхода по каждому из них по существующим показателям эффективности. Но на основании рассмотренного примера можно сделать вывод, что при внедрении программы часть ресурсов времени удастся сэкономить. Если учесть, что программа включает в себя и другие модули, подходящие для анализа всей деятельности предприятия, то она станет со временем незаменимой для руководителей, ведь проследить динамику за любой период по любой деятельности предприятия на основе более простых программ невозможно, тем более данная программа представит результаты анализа деятельности в графическом виде более наглядно, чем какая-либо другая.

Заключение

В основе процессного подхода лежит проектирование бизнес-процессов деятельности предприятия. Данная модель предполагает, что для проектирования процессов деятельности предприятия необходимо определять их входы, выходы, управляющее воздействие и механизмы. Проектирование бизнес-процессов согласно данному подходу имеет ряд явных преимуществ, по сравнению с другими.

Основными функциями процессного подхода к управлению являются планирование, организация, контроль и мотивация, в то время как принятие решений и коммуникация являются связующими процессами.