Файл: Разработка регламента выполнения процесса «Складской учет»».pdf

ВВЕДЕНИЕ

В настоящее время использование информационных технологий прочно вошло в нашу жизнь в различных сферах, что неудивительно. Ведь использование компьютеров позволяет значительно увеличить не только скорость работы какого-либо объекта, но и поднять качество самой деятельности на новый уровень. Увеличение производительности компьютеров и одновременное уменьшение их стоимости позволило использовать вычислительные мощности ЭВМ для решения широкого спектра задач в различных сферах деятельности, практически любое рабочее место любого сотрудника в современной компании оборудовано персональным компьютером и необходимой оргтехникой. Такое повсеместное внедрение компьютеров в производственную деятельность обусловлено в первую очередь увеличением производительности как каждого отдельного сотрудника, так и общей производительности предприятия, а как известно, чем выше производительность, тем более конкурентно-способна компания.

Целью данного курсового проекта является разработка регламента выполнения бизнес-процесса «Складской учет».

Для достижения поставленной цели необходимо решить следующий спектр задач:

• исследовать текущую организацию бизнес-процесса;
• выявить недостатки текущей организации и предложить пути и устранения;
• составить функциональную модель реализации бизнес-процесса после внесения предложенных изменений.

В качестве объекта исследования выступает компания ООО «Электротовары».

В качестве предмета исследования – бизнес-процесс складского учета.

ГЛАВА 1. ПОСТРОЕНИЕ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ «КАК ЕСТЬ»

Описание предметной области. Постановка задачи

Деятельность ООО «Электротовары» заключается в розничных продажах электротоваров различных групп: от настольных ламп до генераторов и бортовых компьютеров для автомобилей.

Магазин «Электротовары» занимает несколько помещений (склад товаров и торговый зал). У компании имеются договорные отношения с производителями, которые осуществляют поставку электротоваров и сопутствующей продукции на склад магазина.

У компании имеется собственный штат сотрудников, в который входят продавцы-консультанты торгового зала, руководитель отдела закупок, кладовщик, грузчики и бухгалтер.

---

Когда клиент приходит в магазин «Электротовары», все его взаимодействие осуществляется с менеджером торгового зала, который проводит консультации клиента по интересующим его вопросам, а также осуществляется продажу техники: операции с денежными средствами, отбивка чека и т.д. После оплаты товара клиент получает чек, на основании которого работники склада отгружают перечисленные в нем товарные позиции. Если товара на складе нет, то работник склада составляет заявку на его заказ и направляет данную заявку в отдел закупок.

Далее отдел закупок формирует заказы для производителей, которые в свою очередь поставляют товар на склад, где его принимают работники склада.

Всего в структуре предприятия можно выделить пять основных отделов:

• высшее руководство компании (директор компании);
• отдел закупок: в него входит руководитель отдела и его заместитель
• бухгалтерия: состоит из одного сотрудника – главного бухгалтера
• склад предприятия: к данному отделу относится товаровед, кладовщик (или заведующий складом) и грузчики.
• отдел продаж: самый многочисленный по количество сотрудников отдел. Во главе стоит старший менеджер по продажам, которому подчиняются менеджеры торгового зала и кредитные менеджеры.

Организационно-штатная структура предприятия представлена в виде схемы, изображенной на рисунке 1.

Рисунок 1. Организационно-штатная структура предприятия

В процесс деятельности магазина электротоваров входит: обслуживание покупателей, прием заказов, оформление заказов, сборка и тестирование некоторых видов товаров, предложение и выполнение сервисных услуг, оформление кредитов, сотрудничество с другими организациями, оптовая и розничная продажа, работа с производителями, прием товара на основном складе и выдача по складам отделов, гарантийное сервисное обслуживание и коммерческий ремонт, создание рекламных баннеров, листовок, акций и скидок.

Главные цели деятельности всей компании устанавливаются высшим руководством и согласуются с руководителями всех подразделений магазина бытовой техники и электроники. В начале каждого календарного месяца высший руководящий состав компании подводит итоги работы магазина за предыдущий месяц и объявляет показатели продаж за прошедший месяц. После объявления итогов прошлого месяца устанавливается новый план продаж на месяц, а также корректируется ожидаемый финансовый результат на более длительные период времени.

В работу менеджера-консультанта торгового зала входит консультирование клиентов и демонстрация товара, а также предложение действующих акций и дополнительных сервисных услуг, помощь в выборе товара, принятие оплаты удобным для клиента способом: к оплате в магазине принимаются наличные, пластиковые карты, возможно оформление кредита на крупные покупку у банков-партнеров.

---

Работа отдела закупок и продаж заключается в приеме заказа товара в магазин, приеме и оформлении заказа по предоплате, поиске клиентов для сотрудничества и предложении своих услуг, работе с организациями по безналичному расчету, консультировании и помощи в выборе товара, выписке счетов, отслеживании оплаченных счетов, закупке товара на магазин по оплаченным счетам, закупке комплектующих в отдел сервиса, контроле отгрузки товара организациям и ведения документооборота.

Работник торгового склада магазина принимает от отдела закупок и продаж списки заказанных товаров. Когда по данным заказам приходит товар от поставщиков работник склада сверяет количество товара в заказах, счет-фактурах и фактическое наличие товара. Кроме того, при приеме товара работник склада проверяет сохранность упаковок товаров. После этого товар распределяется по отделам для вставления его на демонстрационные стенды, выдаются соответствующие накладные и ценники.

Отдел сервиса производит гарантийное сервисное обслуживание, а также оказывает услуги платного ремонта бытовой техники и электроники.

В качестве предмета исследования в рамках данного курсового проекта выступает организация бизнес-процесса «Складской учет». Данные процесс целиком выполняется работниками склада.

Входными данными для складского учета выступают результаты деятельности других отделов компании: отдела закупок и отдела продаж.

Выходными данными являются отчеты о деятельности склада и различные документы, подтверждающие факт движения товаров (прием, выдача, списание).

Для более подробного изучения организации бизнес-процесса складского учета в компании ООО «Электротехника» будет использован метод моделирования.

1.2. Выбор средства для моделирования бизнес-процессов

Проблема моделирования бизнес-процессов была всегда актуальной, чем обусловлено большое количество программных продуктов, предназначенных для решения этой задачи.

Наиболее популярными среди таких программ являются следующие:

• Rational Rose;
• Oracle Designer;
• AllFusion Process Modeler (BPWin) и AllFusion ERwin Data Modeler (ERWin);
• ARIS;
• Power Designer.

Описание данных программных продуктов приведено в таблице 1.

Таблица 1. Характеристики программных продуктов

Название программы	Компания-разработчик	Описание
BPWin и ERWin	Компания Computer Associates (ранее компания Platinum) http://www.ca.com	BPWin предназначен для составления визуальных моделей бизнес-процессов. Erwin предназначен для моделирования базы данных различной сложности на основе ER-диаграмм в нотации IDEF1x. Один из лидеров российского рынка. Локализован. Продажи, поддержка, обучение в России.
Oracle Designer	Компания Oracle http://www.oracle.com	Используется для составления структурированного описания предметной области. Является частью комплекса программных продуктов Oracle Developer Suite, предназначенного для проектирования информационных систем и баз данных с использованием собственной методологии разработки программных продуктов компании Oracle «CDM». Программный комплекс позволяет вести проект начиная от анализа предметной области через моделирование к генерации кода прототипа программного продукта, а в дальнейшем и окончательной версии ИС. Особенно актуально использовать данные комплекс при ориентации на все продукты Oracle. Участник российского рынка. Локализован. Продажи, поддержка, обучение в России.
Rational Rose	Компания IBM (ранее компания Rational Software, в настоящий момент является подразделением IBM) http://www.ibm.com	Чаще всего используется для моделирования объектно-ориентированных программных продуктов и ИС. Позволяет решать весь спектр задач, связанных с моделированием предметной области, разработкой структуры ИС, генерацией программного кода на выбранном языке программирования. Позволяет разрабатывать как высокоуровневые, так и низкоуровневые модели, осуществляя тем самым либо абстрактное проектирование, либо логическое. Один из лидеров российского рынка. Локализован. Продажи, поддержка, обучение в России.
ARIS	Компания IDS Scheer AG http://www.ids-scheer.com	Один из лидеров мирового рынка среди программных продуктов моделирования бизнес-процесса. Поддерживает различные методы моделирования и анализа систем. В первую очередь, это средство описания, анализа, оптимизации и документирования бизнес-процессов, чем средство проектирования ПО. Локализован. Продажи, поддержка, обучение в России.
System Architect	Компания Telelogic (ранее компания Popkin Software, в настоящее время является подразделением Telelogic) http://www.telelogic.com	Универсальное программное средство, которое позволяет выполнить не только проектирование модели данных, но и структурное моделирование. Средство проектирования данных и создания ER-диаграмм является одной из составных частей этого продукта. Один из мировых лидеров, пока еще не представлен на российском рынке.

---

В таблице 2 приведены результаты сравнения программных продуктов, которые предназначены для моделирования бизнес-процессов.

Таблица 2. Сравнение программных продуктов

Функциональные возможности, среда	ARIS	BPWin	Rational Rose
Поддерживаемый стандарт	еEPS (расширение IDEF3), ERD, UML, собственные методы в другой нотации, в которых реализован основной смысл методов IDEF, DFD	IDEF0, IDEF3, DFD	UML
Наличие выразительных средств графического отображения моделей	Репрезентативность моделей высока	Репрезентативность моделей низка	Репрезентативность моделей низка
Моделирование диаграмм различных типов	+	+/-	+/-
Функционально-стоимостной анализ	+	+	+/-
Имитационное моделирование	+	+/-	-
Возможность декомпозиции объекта	+	+	+
Оформление проектной документации: генерация технологических и рабочих инструкций	+	+/-	+
Хранение моделей деятельности предприятий	+	+/-	+/-
Контроль и обеспечение целостности проектных данных	+	+/-	+
Ведение библиотеки типовых бизнес-моделей	+	+/-	+/-
Возможность групповой работы	+	+	+
Простота освоения продукта	Сложно	Просто	Сложно

Обозначения в таблице 2:

"+" – да;

"+/-" – частичная реализация;

"-" – нет.

Исходя из проведенного сравнения для моделирования бизнес-процессов был выбран программный продукт BPwin, который позволяет создавать модели бизнес-процессов в нотации IDEF0.

1.3. Моделирование бизнес-процессов «как есть»

Методология описания бизнес-процессов IDEF0 предполагает указание не только входов и выходов, но дополнительных входов. Всего в данном стандарте выделяют три типа входа: первый так и называется вход, второй – управлением, а третий – механизмами.

Стандарт IDEF0 регламентирует с помощью входа (первый тип входных данных) показывать объекты, которые преобразуются в данным бизнес-процессе, это могут информационные и материальные потоки. С помощью управления (второй тип) показывают объекты, которые управляют выполнением бизнес-процессам. С помощью механизмов (третий тип) необходимо показывать объекты, которые непосредственно осуществляют данные бизнес-процесс: сотрудники, технические средства, информационный системы. На выходе бизнес процесса показывают результат выполнения данного бизнес-процесса.

---

На первом этапе построения IDEF0 модели система представляется как единое целое. Основная цель данного этапа – выявить входные и выходные данные, а также механизмы и правила для данной системы. Диаграмма данного этапа называется контекстной. Контекстная диаграмма для бизнес-процесса «Складской учет» изображена на рисунке 2.

Рисунок 2. Контекстная диаграмма

Входными данными для бизнес-процесса «Складской учет» выступают товары от поставщиков, счет-фактура и заказы покупателей. Выходными данными – списанные и отгруженные товары, заявка на покупку товаров у поставщика, акты о расхождении, о списании, акт приема-передачи и отчет: об отгрузках, о браке, о списаниях. Выполняют бизнес процесс работники склада, руководствуясь регламентами организации складского учета в компании.

Следующий этап построения модели бизнес-процессов в нотации IDEF0 декомпозиция бизнес-процесса на составляющие (Рисунок 3).

Рисунок 3. Диаграмма декомпозиции первого уровня

Бизнес-процесс «Складской учет» состоит из четыре составляющих:

• прием товаров;
• отгрузка товаров;
• проверка товаров;
• формирование отчетов.

Складской учет начинается с приема товаров от поставщиков на основании счет-фактур. Выходные данные данного подпроцесса – акт о расхождении и принятые товары. Следующий подпроцесс – отгрузка товаров. На основании заказов покупателей работники склада отгружают товары клиентам. Выходные данные: отгруженные товары, заявку на покупку товаров от поставщика (если товаров нет в наличии), акт приема передачи.

Также в процессе складского учета выполняется проверки товаров на случай истечения их срока годности, поломки, выхода из строя, потери товарного вида. В результате проверки товары, не подлежащие продажи списываются, о чем составляет акт о расхождении.

Последний подпроцесс – формирование отчетов. При выполнении данного подпроцесса работники склада формируют отчеты о своей деятельности на основании результатов выполнения предыдущих подпроцессов: актов о расхождении, актов приема-передачи, актов о списании.

Каждый подпроцесс также может быть подвергнут дальнейшей декомпозиции. На рисунке 4 представлена диаграмма декомпозиции подпроцесса «Прием товаров».

Рисунок 4. Диаграмма декомпозиции подпроцесса «Прием товаров»

При поступлении товаров от поставщика, работники склада проверяют фактическое наличие всех товаров, указанных в счет-фактуре. Если каких-либо товаров не хватает, то составляется акт о расхождении. После разгрузки товаров они размещаются на полках склада, в соответствии с правилами, указанными в регламенте работ склада.

---