Файл: Разработка регламента выполнения процесса «Складской учет»».pdf

Аналогичной декомпозиции был подвергнут подпроцесс «Отгрузка товаров» (Рисунок 5).

Рисунок 5. Диаграмма декомпозиции подпроцесса «Отгрузка товаров»

Необходимость отгрузить товар со склада возникает после оформления заказа покупателя отделом продаж. Следует отметить, что отгрузка производится только при условии полной оплаты заказа. Сначала работники склада проверяют фактическое наличие необходимых клиенту товаров на складе, если таких товаров нет в наличии, то оформляется заявка на покупку товаров у поставщиков и передается в отдел закупа. Клиенту говорится ориентировочная дата поступления товара на склад. Если товар имеется в наличии, то он вынимается с полок склада и выдается клиенту. О факте передачи товаров от работников склада к клиенту составляется акт приема-передачи в двух экземплярах (один остается на складе, второй – у клиента).

На рисунке 6 изображена диаграммы декомпозиции подпроцесса «Проверка товаров».

Рисунок 6. Диаграмма декомпозиции подпроцесса «Проверка товаров»

Для проверки товаров необходимо проверить внешний вид товара или его упаковки, а также удостовериться в том, у товара не истек срок годности.

На рисунке 7 изображена диаграмма декомпозиции подпроцесса «Формирование отчетов».

Все акты хранятся в папках для бумаг, поэтому сначала их необходимо отсортировать, затем подсчитать показатели, и уже после этого оформить отчеты в Microsoft Word.

Рисунок 7. Диаграмма декомпозиции подпроцесса «Формирование отчетов»

ГЛАВА 2. ПОСТРОЕНИЕ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ «КАК ДОЛЖНО БЫТЬ»

2.1 Предлагаемые мероприятия по улучшению бизнес-процессов

Основным недостатком текущей организации бизнес процесса «Складской учет» в компании ООО «Электротехника» является большая вероятность появления ошибок из-за невнимательности и рассеянности сотрудников, т.к. большая часть рутинных и однообразных действий, связанных с оформлением отчетов и документов выполняется в полуручном режиме (с использованием программ офисного пакета Microsoft Office). Кроме того, отсутствие единого хранилища актуальной информации о наличии того или иного товара на складе компании значительно снижает качество обслуживания клиентов и производительность труда сотрудников склада.

---

Для решения описанных выше недостатков текущей организации было принято решение автоматизировать складской учет с помощью внедрения специализированной информационной системы учета товарных остатков на складе компании.

Информационная система должна автоматизировать выполнение следующих функций:

• хранение данных о товарах и их количестве на складе;
• операции для управления данными товаров: добавление при приеме от поставщиков, уменьшение количества при выдаче и списывании товаров;
• формирование документов: акт о расхождении, акт приема-передачи, акт о списании;
• формирование отчетов о деятельности склада за заданный период: отчет о списаниях, отчет об отгрузках, отчет о браке.

Кроме того, автоматизация учета всех данных позволит в будущем проводить анализ деятельности склада и строить соответствующие прогнозы.

2.2 Моделирование бизнес-процессов «как должно быть»

После внедрения информационной системы складского учета немного изменится и выполнение соответствующего бизнес-процесса. Воспользуемся методологией IDEF0 для отображения изменений. Основное изменение после внедрения информационной системы – появление нового механизма: ИС «Складской учет» (название рабочее). Также появляется новый вид выходных данных: база данных товаров (Рисунок 8).

Рисунок 8. Измененная контекстная диаграмма

Соответствующим образом измениться и диаграмма декомпозиции (Рисунок 9). Подпроцессы останутся такими же, изменятся лишь механизмы (добавится внедренная ИС), а также выходные и выходные данные (добавится база данных товаров).

Рисунок 9. Измененная диаграмма декомпозиции

Рассмотрим более подробно изменения в подпроцессах «Прием товаров» и «Отгрузка товаров».

Диаграмма декомпозиции подпроцесса «Прием товаров» после внедрения информационной системы складского учета изображена на рисунке 9.

Первые три процесса остаются на месте, добавляется дополнительный: внесение информации в базу данных. В результате выполнения этого процесса создается база данных товаров. Вносятся данные обо всех товарах, принятых на баланс предприятия в результате проверки поступивших от поставщиков товаров.

Рисунок 10. Измененный подпроцесс «Прием товара»

База данных товаров, которая заполняется при выполнении подпроцесса «Прием товара», необходимо для выполнения других подпроцессов.

---

На рисунке 11 изображена диаграмма декомпозиции подпроцесса «Отгрузка товаров». Основные этапы реализации подпроцесса остались теми же, добавился дополнительный этап: внесение информации в базу данных. Несмотря на то, что этапы остались такими же, как и до внедрения информационной системы, планируется значительное увеличение производительности работников за счет того, что данные обо всех товарах, хранимых на складе будут находится в единой базе данных. То есть, сотрудникам склада уже не нужно будет каждый раз проверять фактическое наличие товаров, достаточно будет посмотреть в информационной системе данные о товарах. Также в базе данных будут хранится данные о местоположении товаров (номер отделения и номер полки), данные о сроке годности (для товаров, у которых может истечь срок годности, например, аккумуляторы).

Таким образом, при проверках товаров также будет использоваться информация, хранимая в базе данных.

Рисунок 11. Измененный подпроцесс «Отгрузка товара»

На рисунке 12 изображена диаграмма измененного подпроцесса «Формирование отчетов». Так как данные обо всех движениях товаров хранятся в базе данных, то бумажные документы больше не нужны для формирования отчетов. Достаточно будет выбрать тип отчета, ввести требуемые данные (например, интервал дат), далее ИС сформирует отчеты на основании данных, хранимых в базе данных. Сотруднику склада останется только отправить их на печать.

Рисунок 12. Измененный подпроцесс «Формирование отчетов»

В настоящее время имеется большое количество различных программных продуктов, которые могут быть использованы для внедрения в деятельность компании с целью автоматизации бизнес-процесса «Складской учет».

Наиболее распространенным продуктом, предназначенным для решения поставленной задач, является программный комплекс от компании 1С.

Главным продуктом является 1С: Предприятие. Далее на основе 1С: Предприятия формируется целая линейка различных конфигураций, предназначенных для предприятий различной направленности. Каждая конфигурация включает только те функции и возможности, которые необходимы для работы предприятия конкретной сферы деятельности.

Все составляющие системы программ 1С: Предприятие можно разделить на Технологическую платформу и Конфигурации. Технологическая платформа представляет собой набор различных механизмов, используемых для автоматизации экономической деятельности и не зависящих от конкретного законодательства и методологии учета. Конфигурации являются собственно прикладными решениями. Каждая конфигурация ориентирована на автоматизацию определенной сферы экономической деятельности и, разумеется, отвечает принятому законодательству. Также существует возможность доработать стандартную конфигурацию под нужды конкретной компании, используя набор стандартных компонентов.

---

Скриншот интерфейса программы представлен на рисунке 13.

Рисунок 13. Внешний вид программы 1С

Среди достоинств платформы 1С следует выделить:

• программа очень гибка в настройках, в любой момент времени квалифицированный специалист может внести корректировки в исполняемый код конфигурации;
• в стандартную конфигурацию программы встроено большое количество унифицированных документов по ведению отчетности и формирования выходной документации;
• широкие возможности интеграции 1С с другими программными продуктами;
• частный выпуск обновлений платформы, в которых исправляются недоработки и ошибки предыдущих версий;
• унифицированный интерфейс: сотрудник, работавший раньше в любой программе, созданной на базе 1С легко разберется в интерфейсе другого продукта.

К недостаткам программы следует отнести:

• высокая стоимость программного обеспечения (порядка 25 000 рублей за одну лицензионную копию;
• сложный интерфейс для неопытных пользователей;
• большое количество лишних для рассматриваемого магазина настроек, отчетов и форм;
• необходимость иметь в штате или на аутсорсинге специалиста для обслуживания программного обеспечения, его обновления и настройке.

Программное обеспечение не подходит для автоматизации бизнес-процесса формирования заказов производству в ООО «Электротехника» не только из-за достаточно большой стоимости, но и из-за сложности данного программного продукта в установке и настройке под нужны компании, а также из-за наличия в программе множества лишних функций, которые не нужны для выполнения рассматриваемого бизнес-процесса.

Следующий программный продукт, предназначенный для автоматизации складского учета – это программа «Электронный заказ» от компании «Софт-синтез»

Данная программа представляет собой два модуля: редактор каталога и клиентский модуль. По мнению создателей программы, данная конфигурация как нельзя хорошо подходит для решения задачи автоматизации складского учета в торговых предприятиях. Редактор каталога обладает способностью в интерактивном режиме формировать структурированный каталог товаров, готовить данные для отправки клиентам, а также осуществлять поиск по каталогу. Клиентский модуль, формируемый при помощи редактора каталога, позволяет осуществлять навигацию по каталогу и управлять данными о товарах. На рисунке 14 представлен общий вид программы.

---

Рисунок 14. Общий вид программы «Электронный заказ»

Среди достоинств программы следует выделить:

• приятный дизайн и простой интерфейс;
• возможность добавления подробных характеристик любого типа к каждому товару;
• возможность импорта списка товаров с помощь таблиц Excel.

Однако, у данной программы есть и недостатки:

• программа платная: 7000 рублей за 1 копию;
• редкие обновления: не чаще одного раза в полгода;
• нет интеграции с другим программным обеспечением;
• нет возможности редактировать сформированные заказы.

Помимо покупки готового решения на рынке программных продуктов компания может заказать разработку информационной системы у компании-разработчика. Среди достоинств такого решения можно выделить возможность скорректировать функционал программы под требования компании, а также полное соответствие полученного продукта выдвинутым требованиями. Обычно программные продукты, разработанные на заказ, имеют весь необходимый функционал, без излишеств и учитывают особенности конкретного предприятия. Среди недостатков стоит выделить достаточно большой срок, который необходимо на разработку и внедрение программного продукта, а также большую стоимость, по сравнению с покупкой готового решения.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В ходе проделанной работы была исследована текущая организация бизнес-процесса складского учета в компании ООО «Электротехника», выявлены недостатки и предложены пути их устранения.

Для комплексного исследования текущей организации бизнес-процесса был применен метод моделирования. Для построения модели было использовано Case-средство BPwin и методология IDEF0.

Выявленные недостатки, связанные с низкой производительностью сотрудников склада, было решено устранить путем внедрения информационной системы складского учета. Для демонстрации изменений в организации бизнес-процесса «Складской учет» после внедрения информационной системы была построена функциональная модель бизнес-процесса «Как должно быть», а также проведен обзор имеющихся на рынке программных продуктов, которые могут быть использованы для автоматизации бизнес-процесса «Складской учет» в компании ООО «Электротехника».

Таким образом, все задачи, поставленные перед данным дипломным проектом выполнены, а значит и основная цель достигнута.

---