Файл: Разработка конфигурации «Планирование закупок и размещение заказов поставщикам» в среде 1С (Описание документов, необходимых для получения исходной информации (разработка документов и регистров)).pdf

ВВЕДЕНИЕ

Деятельность коммерческих предприятий должна быть ориентирована на достижение целей, связанных с удовлетворением потребностей в товарах, работах, услугах и извлечением прибыли. В современных условиях особую значимость приобретают вопросы рационального управления экономическим потенциалом предприятия и эффективного его использования.

Использование современных информационных техноло­гий в сфере управления обеспечивает повышение качества эко­номической информации, ее точности, объективности, опера­тивности и, как следствие этого, возможности принятия своевременных управленческих решений.

Один из способов автоматизации, это внедрение информационных систем в деятельность организации. Это позволяет автоматизировать либо часть действий производства, либо всё производство целиком. Всё зависит от масштабов системы и масштабов предприятия.

Объектом исследования данной дипломной работы является отдел снабжения организации.

Предметом исследования в работе являются организация планирования закупок и размещение заказов .

Цель курсовой работы – разработка информационной системы «Планирование закупок и размещение заказов». Данная информационная система должна быть информативным, удобным и гибким в администрировании.

Из поставленной цели вытекают задачи:

• рассмотреть задачи и объекты автоматизации;
• провести обоснование проектных решений;
• рассмотреть и описать нормативно-справочную, входную и результатную информацию;
• разработать проект автоматизации;
• разработать программный интерфейс информационной системы и выполнить физическую реализацию ИС.

Глава 1. Аналитическая часть

1.1. Выбор комплекса задач автоматизации

Отдел снабжения в компании является одним из ключевых звеньев, так как эффективность работы этого отдела напрямую влияет на финансовое состояние компании и на ее положение на рынке.

Внедрение информационной системы в деятельность отдела снабжения является немаловажным фактором, позволяющим добиться высоких результатов деятельности организации.

Она можетпредоставить компании следующие конкурентные преимущества:

• высокую скорость реакции на обращения клиентов;
• повышение качества оказываемых услуг;
• повышение лояльности существующих клиентов за счет возможности отслеживания всей истории взаимоотношений с клиентами, исключения потери заявок клиентов и предоставления корректной документации. Повышение лояльности клиентов влечет за собой увеличение количества повторных продаж и стоимости заказа [1].

Основными недостатками в обработке информации отделе снабжения являются:

• работа с бумажными бланками первичных учетных документов, на основании которых формируется итоговый финансовый отчет, невозможность формирования их менеджером по закупкам оперативно в электронном виде на рабочем месте, что существенно бы позволило сэкономить время, и избавить от ошибок, которые бывают при ручном заполнении и приводят к повторному заполнению бланка, так как исправления в бухгалтерских документах не допустимы;
• низкая оперативность обмена документами менеджерами по работе с клиентами;
• дублирование работ по обработке товарных отчетов, фактур [4].

Моделирование бизнес-процессов позволяет описать все выполняемые функции в рассматриваемой области такие как обработка информации, в информационной системе, проведение анализа количественных показателей объемов сбыта продукции.

Для входных данных были выбраны: заказы на товары, информация о клиенте, поступление товаров, информация о товарах.

Выходной информацией являются: оформление закупки товаров, формирование заявки на приобретение товаров, формирование плана закупок, отчет по продажам, отчет по выполнению плана продаж и закупок.

Механизмами обработки функционального блока являются сотрудники отдела по работе с клиентами, менеджеры по закупкам, начальник отдела снабжения.

Модель IDEF0 представлена на рисунке 1.

Рисунок 1. Модель IDEF0 деятельности по планированию закупки и размещению заказов

Для уточнения границ рассматриваемой задачи производится декомпозиция модели IDEF0. В декомпозиции производится рассмотрение всех функций и этапов обработки данных для формирования плана закупок и размещения заказов.

Можно выделить основные задачи при формировании плана закупок:

1. Обработка заказов клиентов.
2. Проверка наличия товара на складе (может ли быть заказ выполнен в настоящее время или необходимо производить закупку товара для его обеспечения)
3. Оформление продажи менеджерами по работе с клиентами.
4. Оформление заказа товара.
5. Формирование плана продаж и закупок (их исполнение на текущий момент).

Все задачи тесно переплетены между собой. Учёт товаров связан с учётом денежных средств (учёт продаж и закупок), а учёт работы сотрудников связан с продажами. Дальнейшая декомпозиция показывает что с помощью разрабатываемой системы все сотрудники отделов работают в единой информационной среде и выполняют операции с помощью одной программы.

Информационная система менеджера управления закупками может использовать данные из системы бухгалтерского учета 1С Бухгалтерия, а так же в перспективе должна иметь связь с информационной базой системы 1С.

Снабжение запасами. Основная задача снабжения запасами состоит в обеспечении склада товаром в соответствии с возможностями его хранения на данный период при полном удовлетворении заказов потребителей. Поэтому определение потребности в закупке запасов должно согласовываться со службой продаж и имеющейся мощностью склада [20].

Контроль за выполнением заказов и обеспечение обслуживания клиентов.

На обеспечение координации деятельности службы продаж в первую очередь направлены операции контроля за выполнением заказов и оказание услуг клиентам, от выполнения которых зависит уровень обслуживания. Выделяют три основные категории элементов обслуживания: допродажное, во время продажи и послепродажное [19].

Декомпозиция модели IDEF0 представлена на рисунке 2.

Рисунок 2. Декомпозиция модели IDEF0

С помощью информационной системы планирования закупок и размещения заказов необходимо добиться упрощения операций по выполнению закупок на основании оформленных заказов клиентов, составлению планов на продажи и закупки товаров. Хранить информацию о заказах и изучение потребительских предпочтений клиентов.

Разрабатываемая система должна хранить и обрабатывать данные о продажах и закупках, выдавать результатную информацию в виде оформленного плана продаж и закупок на день и на месяц. Формировать по заказам дилеров план закупок. Все задачи должны выполняться по требованию пользователя [6].

В связи с этим, возникла необходимость в разработке и внедрении программного обеспечения информационной системы «Планирование закупок и размещения заказов» для сотрудников отдела снабжения.

Основными целями проектирования информационной системы являются:

• создание единой базы данных;
• автоматизированная обработка и выдача отчетной информации;
• выработка системы хранения, использования и предоставления информации по запросу.

Информационная система «Планирование закупок и размещения заказов» должно позволять:

• управлять данными: вводить, просматривать, изменять и архивировать;
• формировать отчеты по стандартным формам и по запросам;
• импортировать заявки из документов формата Excel в БД;
• экспортировать заявки из БД в документы формата Excel;
• защищать данные: разграничивать права доступа к данным, обеспечивать целостность БД, резервировать БД;

Программное обеспечение предназначено для хранения и обработки данных о товарах, клиентах, услугах, которые также представляются организацией. Обработанные данные могут использоваться сотрудниками, оформляющими заказы [25].

Проектируемое программное обеспечение «Планирование закупок и размещения заказов» должно позволять:

• провести учет выполняемых заказов;
• провести учет выполняемых продаж;
• производить оформление закупок товаров на основании заказов;
• выполнять составление планов по продажам и закупкам;
• отслеживать динамику изменения сбыта, на основе которой будут планироваться продажи;
• хранить данные по клиентам и их заказам;
• вести базу данных, содержащую информацию о продуктах, поставщиках;
• формировать отчеты по продажам, заказам, планах продаж и заказов и их исполнения.

Система должна обеспечивать возможность выполнения следующих функций:

• инициализацию системы (ввод списков товаров, клиентов, перечней услуг и т. п.);
• ввод и коррекцию текущей информации о продажах и заказах;
• хранение информации о продажах и заказах в течении времени, обращение к уже имеющимся продажам и заказам;
• получение сведений о текущем состоянии заказов, продаж, наличии товаров на складе, предоставлении услуг.

Обработка исходных данных в виде обработки данных и внесение их в программу:

• номенклатура товаров и выполняемых услуг;
• стоимость товаров и услуг;
• данные клиентов.
• текущие сведения о наличии товаров.

Предоставление результатной информации в виде форм и отчетов:

• оформление заказов;
• оформление продажи;
• оформление закупки
• отчет по продажам;
• отчет по закупкам;
• выполняемые заказы в данный момент;
• имеющиеся товары в данный момент;
• выполненные продажи [17].

1.2. Характеристика документооборота, возникающего при решении задачи

При оформлении заказов, выполнении продажах и формировании закупки товаров приходится много времени тратить на составление документов, затем, происходит подготовка основной, конечной структуры заказа и отчета о продажах и закупках. Планирование продаж и закупок осуществляется на основании обработки данных о продажа и заказах. При использовании программы, выбор товаров, составление документов займут гораздо меньше времени, так как работа будет сводиться к выбору и передвижению уже имеющихся документов и товаров и выбор их [8].

Рассмотрим пример, подтверждающий экономическую выгоду использования ИС «Планирование закупок и размещения заказов» и правильность использования вычислительных систем. В таблице 1 приведены показатели объёма информационных потоков.

Таблица 1

Характеристики объёма информационных потоков

В среднем оплата труда менеджера по закупкам составляет 100 руб./ч. Следовательно, стоимость составление отчета по продажам за день составит 100 руб./ч. * 300 ч. = 30000 руб.

При использовании ИС «Планирование закупок и размещения заказов», время, потраченное на формирование отчета, составит 0,3 часа. В год, данная операция будет занимать 90 ч. Следовательно, стоимость в год составит:

100 руб./ч. * 90 ч. = 9000 руб.

Экономическая выгода только по формированию отчетов по продажам за день составит: 30000 руб. – 9000 руб. = 21000 руб. Использование информационной системы «Планирование закупок и размещения заказов» при оформлении документов дает положительный экономический эффект по оплате труда и увеличивает производительность труда, что может привести к большей эффективности сотрудников и минимизации издержек при трудоустройстве дополнительного персонала [13].