Файл: Применение процессного подхода для оптимизации бизнес-процессов (Методы схематического изображения бизнес-процесса).pdf

Введение

Создание систем эффективного управления предприятиями разных отраслей и видов деятельности – одна из проблем, стоящих перед современным менеджментом. Универсального алгоритма для создания таких систем управления не существует, однако возможна разработка общих принципов построения систем управления бизнесом. В число наиболее передовых методов построения систем эффективного управления входит так называемый процессный подход к управлению.

В данной курсовой работерассматриваются вопросы, связанные с управлением процессами в целях повышения качества их результатов. Так, раскрываются основные принципы процессного подхода к управлению предприятием, даются основные понятия, термины и определения, приводятся дополнительные преимущества и возможности, которые приобретает предприятие, внедрившее процессный подход к управлению, описываются наиболее распространенные проблемы, возникающие при планировании бизнес-процессов.

Цель написания состоит в применении процессного подхода для оптимизации бизнес-процессов в организации.

Для достижения поставленной цели необходимо выполнить задачи:

• раскрыть основные принципы процессного подхода к управлению предприятием,
• дать основные понятия, термины и определения,
• описать преимущества и возможности процессного подхода, которые приобретает предприятие,
• описать наиболее распространенные проблемы, возникающие при планировании бизнес-процессов.

1. Понятие процессного подхода в управлении предприятием

1.1 Сущность, классификация и виды бизнес-процессов предприятия

С принятием международного стандарта ISO 9000-2000 в основу построения системы менеджмента качества официально заложен процессный подход, который предполагает определение сети бизнес-процессов предприятия и последующую работу по их улучшению.

Понятие «бизнес-процесс» состоит из двух частей: бизнес + процесс. Бизнес – это экономическая деятельность, приносящая прибыль или другую выгоду. Процесс – это ход, развитие чего-либо, движение, последовательность действий. Определение процесса сформулировано в МС ISO 9000–2000:

---

«любая деятельность или совокупность деятельности, в которой используются ресурсы для преобразования входов в выходы, может рассматриваться как процесс». [6]

Бизнес-процесс – это взаимосвязанные виды деятельности, которые по определенной технологии преобразуют входыв выходы,представляющие ценность для потребителя и обеспечивающие прибыль предприятию.

Назначение процесса определяется тем результатом, который планируется получить на выходе, поэтому рассмотрение процесса следует начинать с определения еговыходов.

Выходы бизнес-процесса – объекты, являющиеся результатом выполнения бизнес-процесса, потребляемые другими бизнес-процессами или внешними по отношению к организации клиентами. Как правило, у процесса бывает несколько выходов, а у каждого выхода существует свой потребитель, который и определяет спецификацию (требования) на выход (продукт) и соответственно, на его ценность. В качестве выхода могут выступать: продукция, работа, услуга, информация.

Входом в бизнес-процесс выступают ресурсы в любых формах (материальные, человеческие, информационные), возникшие вне данного

процесса, но перерабатываемые внутри него для получения желаемого результата.[2]

Так как процессов на предприятии множество и все они определенным образом взаимосвязаны, то выход одного процесса часто является входом в другой процесс.

Управляющие воздействия: Стандарты, нормативы, регламенты

Распоряжения руководства, планы, графики и др.

ВХОД

Ресурсы процесса

Сырье Материалы Комплектующие Полуфабрикаты Информация

Человеческие ресурсы Документация и др.

ВЫХОД

Продукция Информация Документация и др.

ПРОЦЕСС

Механизм исполнения процесса

Ответственные исполнители Материальные ресурсы Инфраструктура Оборудование

Программное обеспечение Финансы и др.

Рисунок 1 – Схема бизнес-процесса [7]

Ресурсы бизнес-процесса – финансы, информация, сырье, материалы, оборудование, персонал, инфраструктура, программное обеспечение, необходимые для выполнениябизнес-процесса.

Клиент (потребитель) бизнес-процесса – субъект, получающий и использующий выходы (результаты) бизнес-процесса. Клиенты (потребители) подразделяются на внешнихи внутренних.

Одним из основных этапов построения процессной организации и управления деятельностью предприятия является выделение и классификация бизнес-процессов. Классификация процессов возможна по следующимпризнакам:[8]

---

1. по области распространения в организации: функциональные (в рамках одного подразделения) и межфункциональные(сквозные – связывают рядподразделений);
2. по масштабу: стратегические (обеспечивают взаимодействие предприятия со всеми заинтересованными сторонами – потребителями, государством, поставщиками, конкурентами), тактические, действующие между структурами предприятия, оперативные – как специальные проекты;
3. по отношению к потребителям: внешниеи внутренние;
4. по отношению к получению добавленнойценности:

• основные процессы, добавляющие ценность (ценность – результат сопоставления выгод, которые получает потребитель в результате приобретения товара, «дорогой, но качественный товар», «среднее качество по низкойцене»);
• вспомогательные процессы, не создающие непосредственно добавленной ценности, но необходимые для обеспечения основных процессов.
• процессы развития, направленные на совершенствование как основных, так и вспомогательныхпроцессов.

Основными процессами являются те, которые ориентированы на производство продукции или оказание услуги, представляющие ценность для потребителя и обеспечивающие доход предприятию. Как правило, основных бизнес-процессов на предприятии немного (не более десяти). На рисунке 9 приведено несколько определений и особенностей основных бизнес- процессов предприятия.

Следует различать понятия «ценность» и «стоимость» продукта. Ценность зависит от полезности продукта, его основных потребительских

свойств, от назначения и способности удовлетворять соответствующую потребность. Добавление ценности продукции обусловлено улучшением совокупности свойств: функциональности, надежности, технологичности, безопасности, экологичностии др. Следовательно, добавление ценности продукции означает повышение еекачества.

К основным процессам относятся процесс закупок, получения заказов, производство, сбыт.

ОСНОВНЫЕ ПРОЦЕССЫ

ОПРЕДЕЛЕНИЯ

Бизнес-процессы, которые создаютпродукт, представляющий ценность для внешнегоклиента;

Бизнес-процессы,

продукциюкоторых

за

клиент

готов платить деньги;

3Бизнес-процессы,

которых

генерирование доходов

целью

является

ОСОБЕННОСТИ

Определяют профильбизнеса

Имеют стратегическое значение 3 Развиваются или сокращаютсяв

зависимости

рынке

от

ситуациина

Рисунок 2 – Основные бизнес-процессы

---

Вспомогательные процессы – это процессы, которые предназначены для обеспечения выполнения основных бизнес-процессов. В общем виде они обеспечивают ресурсами все бизнес-процессы предприятия. В отличие от основных количество обеспечивающих процессов достигает несколько десятков. Вспомогательные процессы напрямую не добавляют ценности продукту или услуге, но увеличивают его (ее) стоимость. К вспомогательным можно отнести процессы маркетинга, складирования, ремонт оборудования, информационное обеспечение, административно-хозяйственные расходы (рисунок3).

Классификация и структурирование совокупности процессов предприятия позволяют составить проект бизнес-процесса с описанием всех его конкретных процессов и их взаимосвязей. Такое проектирование процессов способствует анализу и установлению причин, а также мест, где возникают отклонения или несоответствия того или иного процесса требованиям к нему, что необходимо для последующего принятия управленческихрешений.

ВСПОМОГАТЕЛЬНЫЕ ПРОЦЕССЫ

ОПРЕДЕЛЕНИЯ

Бизнес-процессы, которые не создают добавленной ценности продукта

Бизнес-процессы, клиентами которых являются основные процессы

Бизнес-процессы, которые поддерживают инфраструктуру предприятия

ОСОБЕННОСТИ

1 Могут превратиться в основные бизнес-процессы, если будут представлять собой

конкурентные

предприятия

2Неимеют значения

преимущества

стратегического

3

Можно

передавать

на

аутсорсинг

Рисунок 3 – Вспомогательные бизнес-процессы

В ISO 9001–2008 предлагается выделять четыре группы процессов, которые необходимо включать в систему менеджмента качества (СМК), основанную на процессном подходе:[3]

1. процессывысшегоруководства;
2. процессы обеспечения ресурсами (менеджментресурсов);
3. процессыжизненногоциклапродукции;
4. процессы измерения, анализа иулучшения.

Таблица 1 – Перечень основных процессов организации по ISO 9001-2008

I Процессывысшегоруководства	II Процессыобеспеченияресурсами
Определение требований потребителей Разработка политики и целей в области качества Распределение ответственности, полномочий и обмен информацией Анализ СМК со стороны руководства Оценка удовлетворенности потребителей Управление документацией	Менеджмент персонала Менеджмент финансов Менеджмент основных фондов Менеджмент энергоресурсов Менеджмент транспорта и средств связи Менеджмент информации Маркетингпродукции
III Процессы жизненного цикла продукции	1V Процессы измерения, анализа и улучшения
Планирование процессов жизненного цикла продукции Определение требований к продукции Проектирование продукции Проектирование производственных процессов Управление закупками Управление производством Управление хранением продукции Послепродажноеобслуживание	Мониторинг и измерение процессов Мониторинг продукции Контроль и регулирование качества продукции Управление несоответствующей продукцией Улучшение системы менеджмента качества: –постоянное улучшение; –корректирующиедействия; –предупреждающиедействия.

---

1.2 Методы схематического изображения бизнес-процесса

Одним из этапов внедрения процессного подхода является спецификация (описание) процесса. Форма спецификации не регламентирована и выбирается организацией самостоятельно. Спецификация (описание) процесса должна иметь исчерпывающее содержание и включать ответы на все вопросы, которые могут возникнуть у участников процесса. Иными словами, прочитав ее, исполнитель должен получить ясность, что и как он должен делать.

Существует несколько способов описания бизнес-процессов: текстовое, табличное, графическое.[5]

Текстовое описание не требует особых навыков, однако создает трудности для восприятия и анализа информации о бизнес-процессе. В тексте

тяжело описать параллельность выполнения некоторых работ, а читая текстовое описание бизнес-процесса, невозможно удержать в голове все детали, о которых было написано выше. Кроме того, человеческое подсознание воспринимает информацию эффективней посредством образов. Также следует учитывать разное восприятие одной и той же информации разными людьми, а для совместной работы необходимо одинаковое понимание и представление сути дела.

Пример. Отдел снабжения принимает материалы от поставщика и передает в бухгалтерию товаротранспортную накладную (ТТН) для отражения операции в бухгалтерской программе.[11]

Табличное описание бизнес-процессов. Такой способ передачи информации является более эффективным по сравнению с текстовым. Табличноеописаниеоблегчаетпониманиепоследовательностивыполненияработ (рисунок 4).

№	Откого	Что/Вход	Операция	Штатнаяединица	Что/ Выход	Кому
1	Поставщик	Материалы, сопроводи- тельныедокументы	Принимаетматериалы	Отделснабжения	ТТН	Бухгалтерия
2	Отделснабжения	ТТН	Отображает нагрузку в бухгалтерской программе	Бухгалтерия	–

Рисунок 4 – Табличный вариант описания бизнес-процесса

Графическое представление бизнес-процессов – наиболее эффективный вариант описания бизнес-процессов. В этом случае человеческому подсознанию уже не надо создавать образы. Графическое представление повышает эффективность работы с описаниембизнес-процессов.

---