Файл: Применение процессного подхода для оптимизации бизнес-процессов (Методы схематического изображения бизнес-процесса).pdf

Метод	Областьприменения	Преимущества	Недостатки
1	2	3	4
Блок-схема	Описание системы процессов или отдельного процесса	универсальныйметод; легкостроится; быстрый эффект при обсуждениигруппой	отражаетобщуюкартинупроцесса; допускаетразночтения инеточности
Диаграммапоследова- тельности	Описание повторяемого процесса с установлением алгоритма действий	простота и доходчивость для исполнителяпроцесса; точно определяет последовательность действий впроцессе	непоказываетпотоки; непоказываетвыходыпроцесса
Диаграммапотоков	Схема движения материального или информационного потока в процессе	подходитдлятехнологическихдокументов; видны входы и результатыпроцесса	рассматриваетсяодинвидпотока; непоказываеталгоритмпроцесса

Продолжениетаблицы 2

1	2	3	4
Функциональное модели-рование (IDEF0)	Разновидность диаграммы потоков, применяется, если СМК автоматизирована	диаграммы позволяют проследить несколько потоковпроцесса; метод адаптирован к задачам автоматизации процессов	перегруженформальнымиправилами; не показывает последовательность действий всложных процессах; требует специальной подготовки персоналаи значительныхзатрат
Карта	Применяется в том	– двухмерное	– показываетлишьодин
процесса	случае, когдапроцесс	изображение	«срез» изразличных
	надоизобразить в	информативнопри	аспектовпроцесса
	координатахдвухего	восприятии;
	параметров (например,	– удобен в обсуждении
	исполнители и время;	группой
	местоположение и
	участник и т.д.).
	Чащеприменяетсядля
	процессов, гдеважный
	показатель время
Сетевой	То же, что и диаграмма	– незаменимдля	– имеетизбыточные
график	последовательности	управлениясложным	данныедлялинейных
	действий, но с указанием	процессом;	процессов, в которых
	временивыполнения	– оптималендля	времянеявляется
	процесса в целом и	планирования	важнойхарактеристикой
	отдельныхегоэтапов.	разветвленных,
	Примеромэффективного	протяженныхвовремени
	использованиясетевого	процессов
	графикаявляется
	организацияпоставок
	«точно в срок»
Процессно-	Разновидностькарты	– позволяетпровести	– неотражаетпотоки
функциональ-	процесса, когда	анализзагруженности	процесса
наядиаграмма	последовательность	функций;
	действий	– яснопоказывает
	раскладываетсяпо	взаимодействие
	функциям	подразделений в рамках
	(подразделениям)	процесса
	организации

Рассмотрим основные инструменты описания бизнес-процесса более подробно.[12]

Блок-схема – графическое изображение процесса. Обычно те или иные действия обозначаются в блок схеме прямоугольниками или квадратами с названием действий или объектов. Связь между обозначенными элементами процесса указывается стрелками.

Обычная блок-схема имеет следующий вид (рисунок 6).

Требования потребителей

Планирование производства

Производственный план

План поставок

Организация поставок

Поставки

Производство продукции

Хранение

Рисунок 6 – Блок-схема бизнес-процесса

Кроме обычной блок-схемы процесса можно составить межфункциональную блок-схему, в которой показывают, какое подразделение выполняет то или иное действие в установленной последовательности. [6]

Графическое изображение процесса с установлением алгоритма действий носит название диаграммы последовательности. Диаграмма обычно составляется, когда последовательность действий является решающим фактором достижения необходимого результата. Построение диаграммы (алгоритма) процесса осуществляется с помощью графических символов. Рекомендуется использовать простейшие символы, которые приведены в таблице 3.

Таблица 3 – Символы, используемые для построения алгоритма процесса

Графическоепредставление	Описаниеобъекта
	Объект отображает функцию или процесс
	Событие, определяющее начало или окончание процесса
	Документ
Да Нет	Объект служит для указания альтернативных результатов. Вопрос, на который надо ответить: да (нет), принято (отвергнуто), соответствует (не соответствует)
	Объект служит для описания контрольных функций
	Переход к следующему элементу процесса

2. Этапы внедрения процессного подхода

2.1 Выделение процессов и назначение их владельцев

При выделении процессов организации, построенной по функционально- иерархическим принципам, необходимо принимать во внимание ее организационную структуру. Рассмотрим несколько вариантов выделения процессов. Допустим, в организации выделено три отдела.

Начальник департамента

Начальник отдела 1

Начальник отдела 2

Начальник отдела 3

Отдел 1 снабжения

Отдел 2 маркетинга

Отдел 3 сбыта

Рисунок 7 – Организационная структура, построенная по функциональному принципу

С учетом того, что принимается за основной продукт деятельности процесса и кто является ответственным за результат, происходит выделение процессов и назначение владельцев.[9]

Пример 1. Департамент называется «Коммерческий отдел». Коммерческий директор руководит отделами маркетинга, сбыта продукции и закупок сырья. В соответствии с его функциональным назначением начальник департамента является владельцем процесса.

Нач. отдела 1

Отдел 1 снабжения

Нач. отдела 3

	Отдел 3 сбыта

Рисунок8– Пример выделения в департаменте одногопроцесса

Отдел 2 маркетинга

Начальник департамента

Ресурсы

Показатели

Нач. отдела 2

Алгоритм данного процесса.

Отдел маркетинга, проведя исследования рынка, подает в производственные структуры прогноз продаж продукции на планируемый период, а также информацию о планируемых поставках в отдел снабжения.

Отдел снабжения, получив от производственных структур заявки на закупку сырья и материалов (или информацию об остатках на складах), из отдела маркетинга план производства, осуществляет расчет потребности в сырье и материалах, закупает и организует их поставки.[14]

Отдел сбыта занимается продажами продукции, логистикой поставок.

В данном случае регламент процесса с точки зрения его документирования может совпадать с Положением о подразделении.

Пример 2. В зависимости от особенностей организации в той же коммерческой службе могут быть организованы и другие взаимоотношения с производственными и плановыми структурами. Так, отдел маркетинга может быть объединен с отделом сбыта. Отдел снабжения может быть более тесно связан с производственными и плановыми структурами. В данной ситуации ключевой позицией, которая определяет схему построения процессов, является функция «Расчет потребности в материалах для производства». Если эта функциявозложенанаплановыеилипроизводственныеструктуры,тоотдел

снабжения выделяют как «Процесс снабжения». В данном примере отдел снабжения занимается только снабжением.[8]

Начальник отдела 2

Отдел 2 маркетинга

Начальникдепартамента

Владелец процесса2

Ресурсы

Показатели

Начальник отдела 1

(Владелец процесса 1)

Отдел 1 снабжения

Начальник отдела 3

Отдел 3 сбыта

Рисунок 9 – Пример выделения двух процессов

В данном примере возникает вопрос «Кто является владельцем процесса 2?». Решение об этом должен принять начальник департамента. В данной ситуации владельцами процесса могут быть:

начальникдепартамента;
начальникотдела2;
начальникотдела3;
другоеназначенноелицо.

Пример 3. Департамент называется «Служба маркетинга». Три ее отдела ведут разные сегменты рынка: внешний рынок, внутренний рынок и госзаказ. Все три отдела работают параллельно и их деятельность не пересекается. В таком департаменте целесообразно выделить три процесса с тремя владельцами. В этом случае каждый отдел рассматривается как отдельный процесс. Начальник департамента распределяет ресурсы между процессами и получает информацию о деятельности каждогопроцесса.[8]

Начальник отдела 1

(Владелец процесса 1)

Начальник отдела 2

(Владелец процесса 2)

Начальник отдела 3

(Владелец процесса 3)

Отдел 3

Начальникдепартамента

Ресурсы

Показатели

Отдел 1

Отдел 2

Рисунок 10 – Пример выделения трех параллельных процессов

В данном примере в Положении о департаменте должна быть ссылка на три регламента процессов.

2.2 Разработка документов, регламентирующих проведение процесса

Всю документацию организации можно разделить на два класса:

документациявнешнегопроисхождения;
документациявнутреннегопроисхождения. [15]

К документации внешнего происхождения относятся законы РФ, постановления Правительства РФ, государственные имеждународныестандарты,нормативные документы, справочники, правила эксплуатации оборудованияит.д. К документации внутреннего происхождения относят все документы,

создаваемые внутри организации. Данную документацию подразделяют на:

регламентирующую – инструкции, положения, стандарты, регламенты, методики, планы, программы, распоряжения и т.д. Отличительная особенность регламентирующей документации в том, что она в процессе работыменяется;
информационную – акты, протоколы, справки, отчеты, сертификаты, результатыпроверки,контроля,испытанийит.д.,особенностькоторойвтом,

что она является неизменной и предназначена для фиксирования какого-либо факта или события.

Основным документом внутреннего происхождения является регламент. Регламент процесса – это документ, в котором в общем виде описывают порядок функционирования процесса. Для подразделения, выполняющего один процесс, регламент может совпадать с положением о подразделении. Следовательно, в документ под названием «Положение о подразделении» можно внести все требования, регламентирующие выполнение процесса и управление им.

Регламент процесса должен содержать следующую информацию о процессе:

назначение процесса – цель создания, выполнения основнойзадачи;
владелец процесса – назначенное должностное лицо, отвечающее за результатпроцесса;
выходы и потребители процесса – перечень выходов процесса с указанием спецификаций на них, а также потребителей и порядка взаимодействия сними;
входы и ресурсы процесса – перечень входов с указанием их поставщиков или вспомогательных процессов, которые поступают навход;
показатели процесса – перечень показателей процесса, формы сбора информации и отчетности попроцессу;
документация процесса – перечень документов, регламентирующих проведение всех работ, выполнение функций, входящих в состав процесса, распределение ответственности должностных лиц и персонала за их выполнение; порядок взаимодействия и последовательность выполнения работ и функций. В этот перечень входят все виды инструкций, которыми руководствуется персонал и должностные лица при проведении процесса (технологические, рабочие, должностные, по технике безопасности, по ведению складского и бухгалтерского учета идр.).[8]