Файл: Применение процессного подхода для оптимизации бизнес-процессов (Методы схематического изображения бизнес-процесса).pdf

Документыуровня

исполнителейфункций иопераций

Регламент процесса

Должностные инструкции

Рабочие инструкции

Технологические инструкции

Рисунок11 – Пример построения иерархиидокументов

В настоящее время Положение о подразделении в большинстве организаций являются формальным документом, которые написаны «потому что так надо». Исполняются эти документы тоже формально. Если в эти положения добавить пункты, регламентирующие деятельность процесса: ресурсы, систему мониторинга, систему и регламент процесса управления, требования к отчетности о ходе работ, требования к выходам и входам, то получится описание процесса, выполняемого функциональным подразделением. Дополнив Положение о подразделении матрицей ответственности за функции, можно распределить ответственность за их выполнение среди сотрудников или владельцевподпроцессов.[13]

Для подразделения из трех исполнителей и начальника – владельца процесса можно построить матрицу следующего вида (таблица 4).

Таблица4– Матрицаответственности

1О – ответственный.

Функция	Сотрудник
	Владелец	Исполнитель 1	Исполнитель 2	Исполнитель 3
Планирование	О1	У2	И3	И
Функция 1	У	И		О
Функция 2	К4	У	О
Функция 3	К	О		У
Функция 4	У	О	У
Контрольвыполнения	К/О	У		И
Управлениепроцессом	К/О	У	И
Отчетность о ходепроцесса	О	У

2У – участвует в работе.

3И – исполняет.

4К – контролирует.

При заполнении матрицы необходимо соблюдать простые правила:

1. В каждой строке матрицы может стоять только одна буква «О», то есть за каждую функцию может отвечать только одинсотрудник.
2. Букв «У» и «И» может быть несколько, так как участвовать и получать информацию о работах могут несколькосотрудников.
3. В столбце владельца не должно быть пустых клеток, то есть руководитель или отвечает за функцию, или участвует в ее выполнении, или получает информацию орезультатах.

---

Соответственно Положение о подразделении будет иметь следующие основные разделы:

1. Общие положения: наименование подразделения, кем возглавляется, кому непосредственноподчиняется.
2. Назначение, основные задачи и функции подразделения. Указываются главные результаты процесса (выходы), приводится перечень основных задач, стоящих перед подразделением, т.е. указываются проблемы организационного, технического, производственного характера, которые должно решать подразделение. Определяются основные функции (виды работ), систематически выполняемые подразделением при проведении своего бизнес-процесса и участии в бизнес-процессах другихподразделений.[14]
3. Основные показатели работы подразделения. В этом разделе отражаются результаты деятельности подразделения с помощью следующих показателей: показатели процесса, показатели продукта и показатели удовлетворенностиклиента.
4. Организационная структура. В разделе указывается перечень структурных элементовподразделения.
5. Праваначальникаподразделения.
6. Ответственность. Степень ответственности устанавливается должностными инструкциями. Ответственность работников подразделения за выполнение основных функций может быть представлена в виде матрицы ответственности.
7. Взаимоотношения с другими подразделениями. Данный раздел по степени важности является одним из самых главных, регламентирующих работу подразделения. Описываемые в нем взаимосвязанные работы и потоки информации должны полностью совпадать с работами и информацией, приведенными в «Описании процесса», выполняемого подразделением. Этот раздел наиболее тщательно проверяют и согласовывают начальники смежных подразделений.

Следующим основным документом является Должностная инструкция, в которую переносятся функции сотрудников. Типовые должностные инструкции, которые существуют в организациях, не отвечают требованиям процессного подхода. Для того чтобы обеспечить преемственность функций, указанных в процессе, и ответственность конкретных должностных лиц, эти функции должны быть перенесены в должностные инструкции из матрицы ответственности процесса в той же формулировке, как они приведены в регламенте процесса. В должностных инструкциях персонала, выполняющего работы по процессу, вносятся требования по взаимодействию между собой, а также с другими процессами и подразделениями. Для более полного описания деятельности персонала следует указать формы документов или спецификации, устанавливающие порядок взаимодействия. Упрощенный примердолжностной

---

инструкции приведен на рисунке 12 .

«Утверждаю» (руководитель сотрудника)

Должностная инструкция

1 Общие положения (назначается, освобождается, подчиняется) 2 Должностные обязанности (из матрицы ответственности)

• 1. Отвечаетза «О»
  2. Участвуетв «У»
  3. Исполняет «И»
  4. Контролирует «К»

1. Требования к квалификации (стаж, квалификация, опыт работы, профиль требований)
2. Права (решение вопросов, получение информации, социальный пакет) 5 Ответственность (материальная, административная,уголовная)

6 Взаимодействие (с кем, по каким вопросам, кому и что передает, от кого и чтополучает)

Подписи (сотрудник, юрист)

Приложение: регламент периодических работ (ежедневных, еженедельных, ежемесячных….)

До 05числаподать отчет запредыдущиймесяц До 27числаподать заявку на следующиймесяц

Рисунок12– Пример должностнойинструкции

Для того чтобы гарантировать потребителю, что все его требования будут учтены и все положенные работы выполнены в отсутствие любого должностного лица, в должностной инструкции указывается, кто замещает данное лицо в период его отсутствия.[8]

При разработке и утверждении документации необходимо соблюдать следующие правила:

– содержание документа, регламентирующего какую-либо деятельность, должно быть понятным для исполнителя;

• каждый документ следует рассматривать с точки зрения его максимальной полезности и минимальных трудозатрат на егосоздание;
• критерием правильно составленного документа является возможность его использования для обучения вновь принятых сотрудников без дополнительных пояснений. Если новый сотрудник после прочтения документа способен выполнять данную работу, значит и документ, и сотрудник

соответствуют предъявляемым требованиям. Если же нет, то от одного из них нужно отказаться: или от сотрудника, или от документа;

• запрещается использование документации, не согласованной с исполнителями. Все разногласия при разработке и выпуске документации должны быть сняты путем переговоров на этапесогласования.

Пример. Рассмотрим службу главного инженера промышленного предприятия. По организационной структуре главному инженеру подчиняются главный энергетик с отделом главного энергетика, главный механик с отделом главного механика и конструкторское бюро. [1]

Главный энергетик

Отдел главного энергетика

Главный инженер

Главный механик

Конструкторское

---

бюро

Отдел главного механика

Процессинженерного

обеспечения

Рисунок 13 – Взаимодействие процессов и организационной структуры Документирование данной деятельности можно провести следующим

набором документов:

1 Регламент процесса инженерного обеспечения.

1.1 Должностная инструкция главного инженера. 2 Регламент процесса энергообеспечения.

• 1. Положение об отделе главногоэнергетика.
  2. Должностнаяинструкцияглавногоэнергетика.

Необходимость создания для отдела главного энергетика двух документов обусловлена требованиямиГостехнадзора.

1. Положениеоботделеглавногомеханика
   1. Должностнаяинструкцияглавногомеханика.

4. Положение о конструкторскомбюро.

Заключение

В России процессный подход к управлению только начинает внедряться. Это объясняется рядом причин. В первую очередь, это непонимание многими руководителями значимости процессного подхода и нежелание что–либо менять в организации. Исследования показали, что 15% руководителей ничего не слышали о бизнес-процессах, 20% читали и имеют представление, что такое процессный подход, 40% серьезно изучают вопросы процессного управления, однако сами не могут использовать эти приемы, 15% готовы навнедрение

процессного управления и только 10% являются поистине инноваторами, которые внедрили процессное управление на предприятии.

Следует отметить, что за последние годы интерес российских предприятий к внедрению процессного управления начинает расти. Преимущества процессного подхода для предприятий проявляются в снижении операционных издержек, повышении скорости реакции на изменения, улучшении использования основных фондов, повышении ответственности работников. Работа, организованная вокруг процессов, повышает управляемость бизнеса и, соответственно, повышает эффективность деятельности.

Список использованных источников

1. Белобрагин, В. Я. Стандарты ИСО 9001, ИСО 14001 – второе дыхание? / В. Я. Белобрагин / Стандарты и качество. – 2006. – № 11. – С.70-75.
2. Брандин, В. А. Зрелость системы менеджмента как достижение вовлеченности персонала / В. А. Брандин / Методы менеджмента качества. – 2006. – № 12. – С.34-35.
3. Вдовин, С. М. Система менеджмента качества организации : учебное пособие для студентов высших учебных заведений, обучающихся по направлениям 090200 «Менеджмент» и 221400 «Управление качеством» / С. М. Вдовин, Т. А. Салимова, Л. И. Бирюкова. – Москва : ИНФРА–М, 2012. – 299 с. ISBN978–5–16–005070–6.
4. Галямина, И.Г. Управление процессами: учебник для вузов. Стандарт третьего поколения / И.Г. Галямина. – Санкт-Петербург: Питер, 2013. – 304с.
5. Григорьев, Л. Ю. Процессный подход и его роль в построении эффективной компании / Лев Юрьевич Григорьев, Валентина Викторовна Кислова. / Методы менеджмента качества. – 2009. – № 10. – С.10-15.
6. ГОСТ ISO 9001-2011. Межгосударственный стандарт. Системы менеджмента качества. Требования (введ. в действие Приказом Росстандарта от 22.12.2011 N 1575-ст) Электронный ресурс. – Режим доступа: http://sovetnik-info.ru/d/620644/d/gost-iso-9001-2011-mezhgosudarstvennyy-standart.-sistemy-menedzhmenta-kachestva.-trebovaniya.doc.
7. Елиферов, В.Г. Процессный подход к управлению. Моделирование бизнес-процессов / В.Г. Елиферов, В.В. Репин. – 4-изд. – Москва: РИА

---