Файл: Разработка конфигурации Движение библиотечного фондов в среде 1С:Предприятие 8.3..pdf
Добавлен: 30.06.2023
Просмотров: 39
Скачиваний: 2
Введение
Учет библиотечного фонда состоит из двух частей – учета документов, поступивших в учреждение, и учета их выбывания. Работа по организации учета, как правило, начинается с разработки Правил, в которых отражается специфика учреждения, например: статус библиотеки; организация и структура библиотечного фонда; используемые для выполнения учета технологии; сроки постановки документов на учет; порядок выбытия документов из фонда. Разработанная инструкция об учете библиотечного фонда в обязательном порядке должна быть согласована с учредителем. Не стоит забывать и о том, что показатели учета в Правилах и показатели в форме библиотечной статистики должны быть одинаковыми. Поэтому руководителю библиотеки нужно проконтролировать, чтобы данное требование было выполнено.
Правила выполнения учета библиотечного фонда должны включать: цель и задачи учета; способ контроля достоверности и полноты данных; порядок учета фонда именно своей библиотек; сроки постановки поступлений на учет; регистры ведения индивидуального и суммированного учета документов библиотечного фонда; форму ведения учета; составляющие первичной обработки поступлений; способы маркировки и режим ее хранения, а также многое другое. Автоматизация устраняет проблемы лишних трудозатрат, экономит время на ручной учет и формирование документации. Ошибка сотрудника может привести к большим убыткам .
Предмет исследования - автоматизация учета библиотечного фонда. Автоматизация является необходимым и перспективным процессом. Комплексное использование современных информационных технологий позволяет значительно облегчить работу менеджеров по продажам.
Объект исследования – библиотека.
Можно выделить основные задачи, которые необходимо решить в процессе выполнения данной дипломной работы для достижения основной цели:
- Провести анализ и описание предметной области;
- Создать хранилище книг;
-Создать списки читателей
- Создать функцию управления выдачи и приема книг;
- Обеспечить систему функцией контроля правильности оформления документов;
- Изучить особенности работы пользователя и области применения информационной системы;
1.Обеспечить максимальную безопасность данных в системе;
2.Разработать интерфейс пользователя, учитывающий особенности специфики работы пользователя;
3. Разработать методические пособия по использованию и работе с информационной системой.
Итогом проделанной работы должен стать АИС для автоматизации рабочего места библиотекаря, настроенный под требования сотрудников.
1.1 Выбор комплекса задач автоматизации
Библиотека обязана учитывать любое поступление и выбытие. При этом ни вид носителя, ни сроки хранения не имеют никакого значения. Исключением являются только те материалы, которые никак не связаны с формированием фонда, например: секретные документы; материалы, созданные учреждением на собственном оборудовании; управленческие документы; документы личного характера и многие другие. Если говорить об учете документов, которые оформлены драгоценными камнями и металлами, то он осуществляется в отдельной инвентарной книге. Занимаясь организацией учета, с самого начала необходимо уделить внимание определению документооборота для учета поступлений в фонд библиотеки. Для этого к Инструкции о библиотечном фонде стоит приложить примеры таких документов, как акт на прием изданий и акт на те издания, которые поступают как пожертвования или не имеют сопроводительных документов. Кроме этого, нужно назначить сотрудников, в чьи обязанности будет входить подписание актов. Также нужно описать в Правилах и другие моменты: экземплярность составленных актов; их дальнейшее движение в подразделения библиотеки; порядок приема документов, поступающих в библиотечный фонд; порядок их деления по срокам хранения; процедуру учета документов временного и постоянного хранения и так далее.
Правилами должны быть определены причины выбытия документов из фонда. Чаще всего в качестве таких причин выступает износ изданий, появление различных дефектов, старение содержания, пропажа, непригодность для использования документов на электронных носителях и другие. Все причины должны быть подтверждены актом, разработанным отдельно для каждой из них. Учреждение самостоятельно определяет количество изданий, которые включаются в акт об исключении. Что касается величины норматива списания документов по их недостаче, то она в обязательном порядке согласовывается с учредителем.
Особое внимание необходимо уделить установлению процедуры решения спорных вопросов, для осуществления которой создается специальная комиссия. В некоторых случаях (это также стоит указать в Правилах) в состав комиссии могут входить эксперты. Основными причинами споров чаще всего являются ситуации, возникающие во время переоценки библиотечного фонда или при определении стоимости редкостных изданий. Учет библиотечного фонда выполняют работники отдела комплектования фондов. Ответственность за достоверность и полноту информации, как правило, возлагается на руководителя этого же отдела. В случае, если в библиотеке отсутствует данный отдел, выполнением учета занимаются высококвалифицированные сотрудники учреждения. Что касается стоимостного и бухгалтерского учета, то он поручается работникам бухгалтерии Согласно законодательству библиотеки самостоятельно проводят учет, комплектование, хранение и использование документов, которые включены в состав библиотечных фондов.
Порядок выполнения данных процедур устанавливается органом исполнительной власти в сфере культуры федерального уровня.
Состав библиотечного фонда библиотеки
Обязательным условием формирования библиотечного фонда является его универсальность. Это вызвано потребностью удовлетворения информационных запросов посетителей библиотек. Каждое из учреждений культуры должно иметь как можно большее разнообразие изданий, которые относятся к разным сферам знаний. При этом количество художественной литературы должно составлять не меньше 50 процентов. В состав библиотечного фонда должны быть включены документы, предоставляющие пользователям различную социально важную информацию, например, правовую, деловую и так далее. Все документы, состоящие в фонде библиотеки, различают и в зависимости от видового аспекта их комплектования: печатные издания; электронные издания; аудиовизуальные издания. Основу библиотечного фонда библиотеки представляют справочники, базовые учебники, относящиеся к разным областям знаний, а также классическая литература.
Списание библиотечного фонда
Согласно Порядку учета библиотечного фонда списание документов может производится по разным причинам, среди которых наиболее распространенными являются: невостребованность документов пользователями; несоответствие электронных документов фонда программному или техническому обеспечению учреждения; наличие различных дефектов; устарелость содержания изданий и так далее. Списанию не подлежат только редкостные книжные издания, имеющие особую ценность. Как исключение в данном случае может быть только утрата таких документов, что в обязательном порядке должно отражаться в Реестре книжных памятников. Никакие другие причины списания редких коллекций не допускаются. Процедура списания изданий библиотечного фонда осуществляется в несколько этапов: этап первый – подготовка изданий, которые подлежат исключению из фонда библиотеки; этап второй – создание комиссии, осуществляющей списание документов; этап третий - ознакомление членов комиссии с изданиями, предназначенными для исключения из библиотечного фонда; этап четвертый -подготовка списков документов, которые предназначены для списания, и составление Акта о списании; этап пятый - подготовка документов, подтверждающих утрату книг и документов, предназначенных для исключения из фонда библиотеки; этап шестой - утверждение Акта о списании документов; этап седьмой - передача первого экземпляра Акта о списании в бухгалтерию; этап восьмой – регистрация Акта о списании; этап девятый – оформление исключаемых изданий; этап десятый – внесение изменений в соответствующие учетные документы; этап одиннадцатый – организация мероприятий по перераспределению и реализации списанных объектов; этап двенадцатый – доведение информации об изменении состава особо ценного движимого имущества до учредителя. Прежде чем исключить те или иные издания из библиотечного фонда, необходимо провести длительную работу, касающуюся изучения его состава и использования. Полученные данные могут стать основанием для принятия решения об исключении документа из состава фонда. Комиссия по списанию библиотечного фонда включает в себя квалифицированных работников учреждения и руководителей отделов. Роль председателя, как правило, отведена директору данного учреждения культуры. После того как все члены комиссии будут ознакомлены с документами, подлежащими исключению из фонда библиотеки, они принимают решение либо списать издание, либо оставить его для дальнейшей эксплуатации и хранения. На этапе подготовки документов особое внимание стоит уделить составлению Акта о списании, включающего данные о стоимости подлежащих исключению документов и причинах списания. В списке, который прилагается к Акту, указываются такие сведения об объекте, как краткое библиографическое описание, шифр хранения документа, номер его регистрации, зафиксированная в регистре индивидуального учета цена, а также коэффициент переоценки и цена после ее выполнения. Также в Акту прилагают и другие, не менее важные документы, а именно: пояснительную записку; протокол или заключение уполномоченных органов (если документ списывается по причине хищения); финансовый документ о возмещении ущерба (в случае возмещения нанесенного ущерба). После оформления Акта о списании его должны подписать председатель и члены комиссии, после чего документ должен быть утвержден директором библиотеки. Утвержденный Акт передается в отдел бухгалтерии, а его второй экземпляр остается в отделе, который выполняет учет библиотечного фонда. Не стоит забывать, что Акт о списании в обязательном порядке необходимо зарегистрировать в книге суммарного учета библиотечного фонда. Получив Акт, отдел бухгалтерии вносит изменения в соответствующие документы. На всех подлежащих списанию изданиях ставится специальный штамп, который должен быть погашенным.
Те документы, причиной списания которых является наличие дефектов, физическое старение или устарелость по содержанию, сдаются на предприятия, занимающиеся переработкой вторсырья. После выполнения всех необходимых действий, связанных с исключением изданий из библиотечного фонда, данные об их осуществлении должны быть предоставлены учредителю. В соответствии с нормативными документами учреждения предоставляют эти документы ежеквартально. Формирование библиотечного фонда Сегодня одним из наиболее актуальных вопросов любого учреждения культуры, включая библиотеки, является поиск дополнительных источников финансирования. Поэтому для формировании библиотечного фонда привлекаются как традиционные, так и внебюджетные финансовые источники. Основными задачами политики комплектования фонда библиотеки являются: увеличение количества источников формирования; возможности осознанного и самостоятельного выбора этих источников; использование других, отличающихся методикой от предыдущих, способов приобретения печатных и иных изданий; внесение изменений по отношению к интенсивности потока поступающей продукции, а также дополнительных финансовых источников.
Комплектование библиотечного фонда.
Самым сложным и трудоемким процессом в работе библиотеки является комплектование библиотечного фонда. К основным задачам комплектатора относятся: отбор необходимых для фонда изданий; нахождение рациональных и наиболее выгодных с экономической точки зрения путей приобретения документов. Как правило, издания в библиотеки поступают из двух основных источников – книготорговых организаций и издательств. Однако в некоторых случаях в качестве таких источников могут выступать организации и физические лица, которые передают литературу на основании договора безвозмездной передачи. Работа по комплектованию библиотечного фонда имеет различные направления. Так, например, в первую очередь необходимо проанализировать запросы пользователей и оценить состояние и объем имеющегося фонда. Также нужно выполнить анализ внешнего документного потока и оценить объем финансирования на текущий период. Комплексный анализ всех факторов станет основанием для осуществления отбора изданий. После отбора необходимо провести процедуру приобретения и включить приобретенные издания в библиотечный фонд. Не стоит забывать о таком важном моменте, как составление тематико-типологического плана комплектования фонда, который должен соответствовать профилю комплектования и обуславливаться структурой фонда каждой конкретной библиотеки. Корректировка такого плана зависит от поступающих пользовательских запросов и происходит не реже одного раза в год. Составление тематико-типологического плана входит в компетенцию отдела комплектования. В некоторых случаях могут наблюдаться небольшие отклонения от данного плана. Это может быть вызвано различными причинами, например: в случае ограниченного тиража Поступление_книгиываемого издания; при недостаточном объеме финансирования; если литература Поступление_книгиана у издательства, которое по определенным причинам не может выступать в качестве поставщика. На сегодняшний день, кроме книготоргующих организаций, издательств и типографий, в качестве каналов комплектования библиотечных фондов выступают интернет, система «Книга – почтой», редакции газет и журналов, книгообмен. Все из означенных каналов являются вполне приемлемыми для современных муниципальных библиотек, поэтому должны быть использованы в комплексе. Ведь каждый из каналов имеет свои особенности. Одни из них, к примеру, являются более экономичными, другие являются надежными поставщиками изданий, третьи предоставляют возможность ведения целенаправленного отбора документов по теме, профилю и так далее. Разумное сочетание всех способов комплектования позволяют обеспечить высокое качество документального фонда библиотеки, в основе которого лежит рациональное использование финансовых ресурсов.
Можно представить следующую классификацию бизнес-процессов учета библиотечного фонда:
Основные бизнес-процессы:
- запись читателя;
- поступление книги;
- выдача книги
- учет сдачи книга;
Процессы управления:
- обеспечение соблюдения технологии обработки формуляров и порядка документооборота.
- анализ движения книг.
Автоматизации в нашем случае подлежат следующие процессы:
- запись читателя;
- поступление книги;
- выдача книги
- учет сдачи книга;
1.2 Характеристика документооборота, возникающего при решении задачи
Основными документами в рассматриваемой задаче являются Поступление_книги, Путевой лист и Получение Поступление_книгиа. Схема документооборота приведена в таб. 1.1
Таблица1.1
Схема документооборота
|
Читатель |
Библиотекарь |
Архив |
|
|
Выдача книги |
Запрос |
Накладная Накладная Список книг Список книг |
|
|
Прием книги |
Формуляр |
||
|
Поступление книги |
Существующий способ учета связан с большой трудоемкостью, разрозненностью сведений, что с большой вероятностью ведет к их утере или неправильной интерпретации. На сегодняшний день невозможно получить сведения о наиболее популярных книгах, список злостных должников, провести анализ основных причин проблем со своевременным возвратом книг и выявить ответственных.
Кроме того, в отчетный период необходимо составление аналитических отчетов, включающих в себя анализ работы за определенный период, что очень затруднительно.
Временные характеристики описанных процессов приведены в таблице 1.2.
Таблица 1.2
Характеристики описанных процессов
|
Действие |
Среднее количество за рабочий день |
Время, необходимое для выполнении одного действия, минут |
Общее время, минут |
|
Выдача книги |
10 |
15 |
150 |
|
Прием книги |
5 |
25 |
120 |
|
Поступление книги |
0,5 |
60 |
30 |
|
ИТОГО, минут: |
300 |
||
Таким образом, ежедневно, в среднем, 300 минут или 5 часов минут, сотрудник занят занесением необходимых сведений в книги учета, а также, при необходимости анализом и поиском нужных сведений. Учитывая, что продолжительность рабочего дня составляет 8 часов, делаем вывод, что на выполнение остальных обязанностей остается менее 35 % рабочего времени, что крайне неэффективно.