Файл: Разработка регламента выполнения процесса «Контроль поставок товара.pdf

Таблица 1.

Операций бизнес-процесса «Деятельность отдела поставок»

Операция	Исполнитель	Периодичность	Входной документ	Выходной документ	Комментарии
1. Получение заказа	Менеджер одела поставок	По мере поступления	Заказ
2. Регистрация клиента	Менеджер одела поставок	По мере поступления	Заказ	Список клиентов	Клиент вносится в список клиентов
3. Составление и регистрация заказа	Менеджер одела поставок	По мере поступления	Заказ	Реестр заказов	Заказ вносится в реестр заказов
4. Выбор поставщика и передача ему заказа	Менеджер одела поставок	По мере поступления	Список поставщиков
5. Прием заказа	Поставщик	По мере поступления	Заказ
6. Выставление счета	Поставщик	По мере поступления	Заказ	Счет-фактура
7. Получение счета и передача его бухгалтеру для оплаты	Менеджер одела поставок	По мере поступления	Счет-фактура	Счет-фактура
8. Оплачивает счет	Бухгалтер	По мере поступления	Счет-фактура
9. Выписывает доверенность на получение товара	Менеджер одела поставок	По мере поступления		Доверенность
10. Получает товар у поставщика	Экспедитор	По мере поступления	Доверенность
11. Заполнение накладной	Экспедитор	По прибытию с товаром	Накладная	Заполненная накладная
12. Отметка о выполнении заказа	Менеджер одела поставок	По мере поступления	Реестр заказов	Реестр заказов с отметкой о выполнении
13. Формирование отчета	Менеджер одела поставок	Ежемесячно	Реестр заказов с отметкой о выполнении	Отчет

Таблица 2.

Документов бизнес-процесса «Деятельность отдела поставок»

Исходящий документ (составляемый документ)	Операция	Исполнитель	Периодичность	Входящие документы (документы-основания)	Комментарий
1.Список клиентов	Регистрация клиента	Менеджер одела поставок	По мере поступления	Заказ
2. Реестр заказов	Регистрация заказа	Менеджер одела поставок	По мере поступления	Заказ
3.Счет-фактура	Выставление счета поставщика и передача ему заказа. Ответ поставщика	Поставщик	По мере поступления	Заказ
4. Список поставщиков	Выбор поставщика и передача ему заказа	Менеджер одела поставок.	По мере поступления
5.Доверенность	Выписывает доверенность	Менеджер одела поставок.	По мере поступления
6. Накладная	Заполнение накладной	Экспедитор	По мере поступления	Заполненная накладная
7. Отчет	Формирование отчета	Менеджер одела поставок.	Ежемесячно	Реестр заказов

---

Выходы и входы процесса

Исходной информацией для ведения отчета о заказах является:

1) Реестр заказов

2) Список экспедиторов

3) Список товаров

Характеристика исходной информации приведена в таблице 3.

Таблица 3

Характеристика исходной информации

Наименование информации	Общая характеристика информации	Источники информации	Сроки сбора информации	Способ поступления
Реестр заказов	Текущая информация	заказы	По мере необходимости	Лично
Список экспедиторов	Текущая информация	Паспортные данные	По мере необходимости	Лично
Список товаров	Текущая информация	заказ	По мере необходимости	Лично

Таблица 4

Идентификаторы документа «Реестр заказов»

Наименование реквизита	Идентификатор	Разрядность	Примечание
Номер заказа	Id_zak	9999
Номер экспедитора	Id_eksp	999
Номер товара	Id_tovar	9999
Кол-во товара	Kolvo_tovara	A(25)
Дата отгрузки	Data_otgr	99/99/99

Таблица 5

Идентификаторы документа «Список экспедиторов»

Наименование реквизита	Идентификатор	Разрядность	Примечание
Фамилия	fam	A(25)
Имя	nam	A(25)
Отчество	otch	A(25)
Номер экспедитора	Id_eksp	999

Таблица 6

Идентификаторы документа «Список товаров»

Наименование реквизита	Идентификатор	Разрядность	Примечание
Номер товара	Id_tovar	999
Название товара	Nam_tovar	A(25)

• Документ «Реестр заказов»:

Контроль соответствия реквизитов «Номер заказа», «Номер экспедитора», «Номер товара», «Кол-во товара» «Дата отгрузки» списку значений базы данных;

---

Арифметический контроль реквизитов «Кол-во товара».

• Документ «Список экспедиторов»:

Контроль соответствия реквизитов «Фамилия», «Имя», «Отчество» списку значений базы данных;

• Документ «Список товаров»:

Контроль соответствия реквизитов «Номер товара», «Название товара»;

Результатной информацией для ведения отчета о выполненных заказах, является:

Реестр заказов

Характеристика результатной информации приведена в таблице 7.

Таблица 7

Результатная информация

Наименование информации	Потребитель информации	Периодичность передачи информации	Способ передачи
Реестр заказов	Руководство	Ежемесячно	На бумажном носителе информации

Схемы управления процессов, схемы подпроцессов

Схемы описанных выше процессов приведены на рис.2-9.

Рис. 2. Деятельность отдела поставок

Рис. 3. Декомпозиция бизнес-процесса «Деятельность отдела поставок»

Рис.4. Декомпозиция бизнес-процесса «Работа с поставщиком и отгрузка товара»

Рис.5. Декомпозиция бизнес-процесса «Выбор поставщика»

Рис.6. Декомпозиция бизнес-процесса «Оплата счета и выписка доверенности»

Рис. 7. Декомпозиция бизнес-процесса «Прием и отгрузка заказа»

Рис.8. Декомпозиция бизнес-процесса «Регистрация заказа и клиента»

Рис.9. Детализация бизнес-процесса «Формирование отчета»

Предлагаемые мероприятия по улучшению

Основным назначением СУБД является просмотр, ввод и корректировка данных, а также реализация выходных документов с помощью отчетов.

Рис. 10. Главная форма

Из этого окна менеджер может перейти к регистрации заказа, регистрации нового экспедитора или изменении данных уже зарегистрированного, добавить товар и информацию о нем, выписать необходимые документы, провести поиск по дате отгрузки товара для выявления выполненных заказов. Во второй вкладке может выписать основной отчет, распечатать пустые бланки документов.

---

При регистрации заказа менеджер указывает номер заказа, номер товара, номер экспедитора, который будет выполнять доставку товара, количество товара и дату выполнения заказа.

Рис.11. Регистрация заказа

Рис. 12. Добавление товара

В этом окне менеджер добавляет новые товары в список товаров и закрепляет за ним свой номер.

Рис.13. Добавление экспедитора

Менеджер заносит в базу данных информацию об экспедиторе и закрепляет за ним номер.

Рис.14. Поиск

Введя дату отгрузки товара, указанную в каком-либо заказе, менеджер может посмотреть выполнен он или нет.

Заключение

По результатам выше проделанной работы можно сделать следующие выводы.

Для достижения главной цели были выполнены поставленные задачи. В итоге получилось приложение автоматизации обработки информации. Оно позволяет просматривать информацию, хранящуюся в базе данных, также предусмотрена возможность добавления, редактирования и удаления записей, а также реализация выходных документов с помощью отчетов

Разработанная база данных, позволяет снизить затраты времени и существенно облегчает формирование результатных документов.

Программное средство имеет удобный стандартизированный пользовательский интерфейс и высокую скорость обработки информации.

Список использованной литературы

1. Братищенко В.В. Проектирование информационных систем. Иркутск: Изд-во БГУЭП, 2012. - 84 с.
2. Васина А. А. Финансовая диагностика и оценка проектов. СПб.: Питер, 2010. - 448 с.
3. Вендров А.М. CASE-технологии. Современные методы и средства проектирования информационных систем. М.: Финансы и статистика 2009г. – 202с.
4. Гладкий А.А. Бухучет и финансы для руководителей и менеджеров М.: 2010
5. Грекул В.И., Денищенко Г.Н., Коровкина Н.Л. Проектирование информационных систем. М.: Интернет-университет информационных технологий - ИНТУИТ.ру. 2009. 320с.
6. Ивлиев М.К., Порошина Л.А. Автоматизация оперативного и бухгалтерского учета товаров. Учебное пособие. 2012
7. Карпова Т.С. Базы данных: модели, разработка, реализация.- СПб. : Питер, 2010.
8. Маклаков, С.В. Bpwin и Erwin. Case-средства разработки информационных систем − М. : ДИАЛОГ-МЭФИ, 2010.
9. Мишенин А.И. Теория экономических информационных систем. — М.: Финансы и статистика, 2010. - 240 с
10. Морозов, Ю. П. Теория управления: Учебное пособие для вузов / Ю. П. Морозов. – М.: Юнити-Дана, 2007. – 379 с. 
11. Смирнова Г.Н. Проектирование экономических систем. М. : Финансы и Смирнова Г.Н. Информационные системы в экономике. М. : Финансы и статистика, 2011.
12. Титоренко Г.А. Автоматизированные информационные технологии в экономике. М.: Компьютер, ЮНИТИ, 2012г. 232с
13. Турилин, Б. М. Теория управления: Учебник / Б. М. Турилин. – М.: Финансы и статистика, 2006. – С. 176
14. Федоров. А.К. Проектирование информационных систем. М. : Финансы и статистика, 2012.

---