Файл: Применение процессного подхода для оптимизации бизнес-процессов (Суть процессного подхода к управлению).pdf

Введение

Первоначально все функции управления рассматривались, как существующие сами по себе, не зависимые друг от друга. Но спустя какое-то время, исследуя систему организаций и способы управлению ими, экономисты пришли к выводу, что каждая функция организации непрерывно связана с остальными, следовательно, они являются взаимосвязанными.

Обоснованием необходимости использования процессного подхода в управлении предприятием является эффективное управление бизнес-процессами и их оптимизации с целью минимизации людских, материальных и финансовых затрат в процессе работы предприятия, повышения конкурентоспособности продукции, повышения потенциала фирмы.

В условиях недостаточной конкурентоспособности предприятий на мировом рынке применение процессного подхода в управлении организацией и персоналом - это актуальное и перспективное направление для выхода из данной ситуации.

Цель предпринимательства – это безусловно получение прибыли. В условиях рыночной экономики фирма должна постоянно наращивать свой потенциал – предполагаемый уровень получения прибыли в будущем. Уровень конкурентоспособности является интегральным показателем его потенциала. Повышение показателя уровня конкурентноспособности подразумевает совершенствование деятельности предприятия: повышения качества, снижения себестоимости продукции, выполнение заказов в запланированные сроки и т. д.

Процессный подход является одним из главных признаков совершенного управления. Этот подход, используемый в качестве базового в международных стандартах ИСО серии 9000:2000, на самом деле не новинка. Еще в конце 60-х годов была разработана методология структурного анализа и проецирования сложных систем SADT .

Для того, что бы усовершенствовать деятельность предприятия можно осуществлять процессный подход к его управлению, что позволит нам:

• • составить перечень основных бизнес-процессов и на основании полученных данных сделать выводы о рациональности использования ресурсов, численности и загрузке персонала и т. д.;
  • определить недостающие и дублирующиеся бизнес-процессы и внести соответствующие коррективы;
  • определить перечень функций каждого подразделения предприятия;
  • установить взаимосвязи подразделений и выполняемых в них функций.

Определенные особенности внедрения процессного подхода к управлению и определили актуальность данной темы.

Цель данной работы - понять и рассмотреть особенности процессного подхода.

---

Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

• • рассмотреть особенности применения процессного подхода;
  • выделить эффективность процессного подхода;
  • проанализировать аспекты и этапы практической реализации процессного подхода.

Объектом исследования в данной работе является сам процессный подход, а предметом – особенности и сложности процессного подхода.

Практическая значимость работы состоит в рассмотрении особенностей процессного подхода к управлению.

1. Процессный подход к управлению.

   1. 1 Суть процессного подхода к управлению.

Для всех типов компаний и организаций самая актуальная задача это - построение эффективной системы управления. Она должна обеспечить выполнение задач организации и достижение успехов во внешней среде.

Процессный подход рассматривает управление как непрерывную цепь взаимосвязанных управленческих функций. Он помогает найти закономерности функций управления.

Программные продукты, которые имеются на рынке, и позиционируются как «Программа управления предприятием», используют референтные модели. Референтные модели не всегда соответствуют моделям бизнеса компании. В лучшем случае, программный продукт может быть адаптирован и для этого необходимо создание хорошего алгоритма управленческого пространства.

В число передовых методов построения такого пространства как раз и входит процессный подход к управлению.

В основе процессного подхода к управлению компанией лежит выделение в компании системы бизнес-процессов и управление этими процессами.

Рис. 1. Система бизнес-процессов компании

Основные принципы управления компанией, строящей данную систему управления, не зависят от типа, профиля, области деятельности компании. Это может быть как промышленное предприятие, управляющая компания, консалтинговая или юридическая контора, так и коммерческая или государственная структура.

На практике почти в любой компании присутствует определенная степень разобщенности в действиях различных служб и руководителей предприятий при реорганизации бизнес-процессов. Для примера: финансовая служба внедряет систему бюджетирования и выделяет центры финансового учета. IT-служба использует  ERP-продукт на основе референтных моделей, встроенных в состав продукта. Одновременно служба качества описывает свои «процессы системы менеджмента качества». Все эти действия абсолютно не согласованы между собой. Но этого можно избежать, если подойти ко всем этим работам комплексно и создать в организации единую систему управляемых процессов.

---

Процессный подход к управлению - управление организацией путем построения системы процессов, управления ими, осуществления деятельности по улучшению процессов.

В стандарте ИСО 9004:2000 о процессном подходе говорят следующее: 

«Настоящий международный стандарт стимулирует применение процессного подхода  при разработке и внедрении системы менеджмента качества и повышении ее результативности и эффективности в целях повышения удовлетворенности заинтересованных сторон за счет обеспечения соответствия их требованиям.

Чтобы организация достигала поставленных целей, она должна определить и управлять рядом связанных работ (деятельностей). Деятельность, использующая ресурсы и управляемая в целях приобретения способности превращать входы в выходы, рассматривается как процесс. Часто выход одного процесса непосредственно  формирует вход для следующего.

Применение внутри организации  системы процессов совместно с идентификацией, взаимодействием и управлением этими процессами может быть названо процессным подходом».

Одно из главных преимуществ процессного подхода – это возможность осуществлять текущее управления посредством связи между отдельными процессами внутри системы процессов, их объединения и взаимодействия.

Для внедрения данного решения  необходимо:

1.      Провести построение, анализ и оптимизацию цепочек создания ценности организации.  Такой анализ компании  на верхнем уровне, при помощи схем цепочек создания ценности, позволяет более адекватно подходить к решению задачи построения системы процессов во всей организации.

2.      Создание системы процессов организации. Система процессов может быть использована в следующих целях:

• Организации управления компании на принципах процессного подхода;
• Осуществления изменений в организационной структуре;
• Поэтапной регламентации процессов;
• Разработки системы показателей для управления процессами;
• Проведения анализа по сравнению с конкурентами;
• Передачи опыта между компаниями одного холдинга.

3.      На основе системы процессов оптимизировать организационную структуру компании.  Процессы первичны, а организационная структура вторична, так как процессы создают ценность для клиента, структура - нет. Оптимизация может заключаться  в необходимости ориентирования организационной структуры на процессы.  За счет изменений в структуре необходимо добиться,  чтобы при выполнении процессов были устранены:

---

• Зоны безответственности;
• Дублирование функций;
• Пересечение полномочий;
• Неэффективные звенья цепочки.

4.      Выполнить документирование деятельности  в той степени, которая необходима для организации управления процессами.

5.      Разработать и внедрить систему показателей  для управления компанией и процессами.  Данную систему можно привязать к структурным подразделениям. В таком случае показатели не ориентированы на результативность и эффективность процессов в масштабе всей компании. При внедрении процессного подхода система показателей должна быть привязана к процессам и ориентирована на достижение целей бизнеса в целом.  Когда происходит описание процессов, то очень важно точно определить, какие именно подразделения в компании их выполняют.

6.      Организовать управление процессами:

• Выделить ресурсы (например, средства на разработку информационной системы, регламентов, обучение персонала и т.д.);
• Разработать систему целей и показателей для управления процессами;
• Разработать и внедрить процедуры управления корректирующими и предупреждающими действиями.

7.      Организовать деятельность по улучшению процессов.

8.      Разработать и внедрить систему мотивации, ориентированную на улучшение процессов.  Эффективное введение процессного подхода невозможно без вовлечения персонала компании. Реальное внедрение процессного подхода является сложным делом. Эта трудность заключена в недостаточном лидерстве руководства и в небольшом проценте вовлечении персонала. В первую очередь изменения должны произойти в умах сотрудников компании. Сотрудники должны быть готовы к ним,  стремиться использовать новые методы управления. И это должно, конечно же, поощряться руководством.

К процессному подходу необходимо относиться  как к идеологии компании. И только потом видеть в нем набор методик (разработка системы процессов, разработка системы показателей) или программных продуктов.

Плюсы и минусы самых распространенных подходов к процессному управлению.

Очевидно, что наиболее привычными способами организации компаний в нашей стране являются структурно-функциональные системы, которые получили широкое распространение еще со времен СССР. Руководителям компании предлагается достаточно большое количество разнообразных альтернативных концепций, в разной степени применимых в реальной отечественной практике. Общие наблюдения и тенденции последних лет показывают, что лучше всех остальных себя зарекомендовал процессный подход. Рассмотрим его преимущества:

---

Процессный подход — один из самых действенных методов организации эффективной работы компании, начиная с конца 1970-х годов по настоящее время, и имеются все основания полагать, что таковым он останется еще очень долгое время. Суть процессного подхода — представление деятельности организации как набора взаимосвязанных бизнес-процессов. Бизнес-процесс — последовательность действий, направленная на получение заданного результата, ценного для организации (рис. 2).

Рис.2

Главное отличие процессного подхода от других (например, функционального) - это концентрация на результате и оптимальном способе его достижения. Выделение части деятельности как отдельного объекта — бизнес-процесса — дает возможность руководителям компании управлять этим объектом: проектировать, регламентировать, оптимизировать, планировать и контролировать показатели результативности и эффективности такого процесса. Таким образом, управляя всеми бизнес-процессами, руководитель имеет возможность управлять деятельностью всей организации как системой бизнес-процессов.

2. Достоинства и недостатки процессного подхода

Процессный подход имеет свои достоинства и недостатки.

Из плюсов можно отметить следующее:

1. Процессный подход позволяет руководителям определять и управлять ключевыми процессами и результатами деятельности компании.
2. Позволяет объединять часто разрозненные действия функциональных подразделений и направлять их усилия на единый результат.
3. Компания, построенная на основе процессного подхода, более гибкая и адаптивная.
4. Такое управление позволяет понять, кто и за что отвечает, и как каждая операция влияет на конечный результат.
5. Позволяет оптимизировать обмен информацией между подразделениями.
6. Руководители наделяются большими полномочиями, выше их роль, самостоятельность и выше отдача при производстве.
7. Руководители освобождаются от текущих вопросов и концентрируются на стратегических и системных.

Но достоинства всегда идут рука об руку с недостатками, из минусов можно отметить следующее:

1. Каждый сотрудник делает своё дело наилучшим образом, но это может быть непродуктивным, так как зачастую такие действия плохо скоординированы.
2. Организация не стимулирует заинтересованность рабочих в конечном результате.
3. Косвенное участие в деятельности компании (т. е. цель рабочих лежит в рамках только подразделений, в которых они работают; а цели всей компании ориентированы на удовлетворение клиента, которого они даже не могут увидеть).
4. Подходы к управлению с процессным управлением

---