Файл: Применение процессного подхода для оптимизации бизнес-процессов (Суть процессного подхода к управлению).pdf

Рассмотрим и сравним различные подходы к управлению с процессным управлением.

• 1. Аморфная схема управления

Аморфной она называется из-за отсутствия четко выделенной структуры управления. Несмотря на наличие формальной иерархии (рис. 3)

Рис.3

Потоки работ носят случайный характер, который определяется конкретной ситуацией. Очевидно, что такая схема управления характерна для молодых компаний, находящихся на стадии реализации бизнес-идеи. Но, как ни странно, черты такого метода управления можно найти и в крупных компаниях. Недостатки такого управления видны невооруженным взглядом:

1. Все занимаются всем, при этом ничего не успевая вовремя.

2. Повышенная загрузка руководителя из-за необходимости администрировать большой поток работ.

3. Повышенные требования к квалификации исполнителей.

Плюс виден только один — это быстрая реакция на изменения внешней или внутренней среды.

• 1. Функциональная организационная структура

Функциональная схема управления характерна для устоявшихся крупных организаций. Организационная структура такой компании строится на основе группировок по функциям: финансы, снабжение, маркетинг и т.д.

Рис.4

Здесь можно увидеть четкие иерархические связи между организационными единицами компании, каждая из них находится в своем функциональном поле. Происходящее с потоком работ, видно, он идет через верхний уровень: с нижних уровней наверх поток информации, на верхнем уровне руководители определяют способы решения задачи, и потом уже спускают вниз задачи по всей иерархии. Горизонтальные связи между сотрудниками при такой схеме управления отсутствуют. Следствием этого является то, что самостоятельно исполнители не могут принять решения, поэтому функциональные подразделения тонут в согласованиях. А поскольку интересы различных служб часто противоречат друг другу, эта схема не позволяет достичь требуемых результатов. Активная смена персонала и частые ротации не решают проблему. Компания, достигнув определенного размера, ощущает резкое снижение эффективности. Из плюсов у подобной схемы управления, пожалуй, можно отметить только одно: сосредоточение функциональных специалистов в рамках одного подразделения, это позволяет:

1. Позволяет найти решение любой задачи, направленной в функциональное подразделение.

---

2. Потенциально обеспечивает обмен знаниями между сотрудниками, их профессиональный рост.

Минусы:

1. Низкая скорость выполнения задания, перекладывание ответственности при решении задач, требующих участия нескольких подразделений.

2. Низкая скорость принятия решений в случае отклонений от нормального хода вещей.

3. Мотивация персонала, ориентированного не на достижение конечного результата, а, в лучшем случае, на выполнение своей функции. При этом, если качество выполнения функции не поддается измерению, показатели, за которые выплачивается премия, принимают крайне странный характер: соблюдение трудовой дисциплины, отсутствие замечаний со стороны руководителя и т.п.

4. Руководители вынуждены заниматься администрированием текущей деятельности, а не развитием компании или своих подразделений.

5. Большое число уровней управления между работниками, выпускающими продукцию, и лицом, принимающим решение.

• 1. Процессная схема управления

Рис.5

Устранить недостатки рассмотренных выше схем можно посредством перехода на новую модель управления — управление процессами. Компания выстраивает систему эффективных горизонтальных связей. В основу внимания высшего руководства ложится внутренняя среда компании — процессная система. Управление подразделениями происходит по «входу» и «выходу». Главной задачей управления является повышение эффективности и прозрачности. Стиль управления — делегирование полномочий и наделение ответственностью. В следствии внедрения процессного управления в компании появляются:

• Регламентация бизнес-процессов, описывая нормальный ход процесса, возможные точки принятия решений.

• Изменение принципов формирования подразделений. Удобнее становится иметь в одном подразделении специалистов разных функциональных областей (например, специалист по продажам, юрист, конструктор). Да, при этом может быть задействовано большее количество сотрудников, чем при функциональном подходе, так как, допустим, юристов нужно иметь в трех подразделениях. В том случае если создание полностью кроссфункционального подразделения обойдется слишком дорого и не приведет к значительному росту эффективности, можно использовать выделение так называемых «сервисных подразделений» — подразделений, оказывающих услуги другим подразделениям в рамках выполнения ими процессов. При этом взаимодействие с сервисным подразделением регламентируется, устанавливаются нормативы времени и качества обслуживания.

---

• Устранение большого количества избыточных уровней иерархии: процессные оргструктуры являются горизонтальными, с небольшим количеством уровней управления (четыре-пять), соответствующих иерархии процессов.

Из плюсов процессной схемы управления можно выделить:

1. Ориентированность исполнителей и руководителей на получение результата, необходимого компании. Мотивационные схемы персонала привязаны именно к результатам.

2. Четкая система управления: один руководитель сосредотачивает в своих руках руководство всей совокупностью операций и действий, направленных на достижение поставленной цели и получение заданного результата.

3. Разгрузка руководителей. Руководители вмешиваются в оперативное управление только в случае значительных отклонений от заданного плана.

4. Руководители занимаются исключительно своими прямыми обязанностями: организацией эффективного управления и стратегией развития.

5. Некритичность для компании смены работников, поскольку есть механизм передачи знаний новым сотрудникам (регламенты бизнес-процессов).

Из минусов данной схемы:

1. В случае формирования кроссфункциональных подразделений требуются отдельные процедуры для обеспечения профессионального роста сотрудников (обучение).

Применение процессного подхода на практике сталкивается с необходимостью обработки большого массива информации, так как построение системы бизнес-процессов, по сути, приводит к созданию бизнес-модели всей компании, которая со временем становится достаточно масштабной. Для решения такой задачи предназначены специализированные программные комплексы класса EA (Enterprise Architecture), которые позволяют не только описывать бизнес-процессы и организационную структуру, автоматически формировать регламентирующую документацию компании, но и предоставляющие важные аналитические возможности для совершенствования системы управления.

Процессный подход может быть использован в недорогой, безболезненной форме в четко выделенный промежуток времени на предприятиях абсолютно всех отраслей экономики. Его может себе позволить даже не очень большая компания, которая желает перейти в разряд средней и укрепить свое положение на рынке. Процессный подход можно применять в широком диапазоне прикладных задач: от проектирования деятельности компании с нуля до оптимизации ее работы на отдельно взятом участке.

---

3. Программные продукты для применения процессного подхода.

В последние годы наблюдается тенденция актуализации специализированного программного обеспечения для построения бизнес процессов, в то время как раньше данный класс программ находился в тени более массовых продуктов, таких как системы документооборота и CRM системы. На рынке систем бизнес моделирования представлено великое множество программного обеспечения, зачастую кардинально отличающегося не только стоимостью, функциональностью, нотацией, но и методикой моделирования системы управления. Условно все представленные программные продукты можно разделить на динамические и статические по типу реализуемой процессной модели предприятия.

• Статические процессные модели позволяют описать всю деятельность предприятия в виде бизнес процессов, установить между ними связи, распределить ответственность за выполняемые функции между персоналом. Обычно такие программные продукты также используются для автоматического формирования должностных инструкций, положений о подразделении и регламентов процессов.
• Динамические процессные модели позволяют не только построить, но и в реальном времени «исполнять», построенные бизнес процессы. В таких системах, как правило, строятся только наиболее важные с точки зрения руководителя процессы, которые необходимо контролировать с особой тщательностью.

Для полноценной работы подобных систем у каждого участника процесса должно быть своё рабочее место и ПК с доступом к базе данных. Далее рассмотрим их более подробно.

• 1. Fox Manager ФМ Pro

На сегодняшний день система Fox Manager ФМ Pro включает в себя следующие функциональные модули:

• Построение и оптимизация оргструктуры;
• Управление сотрудниками предприятия;
• Управление поставщиками и поставками;
• Моделирование бизнес процессов;
• Система документации;
• Встроенные отчёты;

Выбор вышеперечисленных модулей не случаен, все они взаимосвязаны и необходимы для полноценного моделирования бизнес процессов. Например, не построив организационную структуру, Вы не сможете грамотно распределить ответственность за функции и процессы, а также построить систему контроля; не назначив сотрудников на должности, Вы не сможете рассчитывать стоимость выполнения процессов и загрузку персонала на каждой должности. Используемые в процессах ссылки на документы нужно учитывать, для этих целей в программу встроена система документации, позволяющая вести учёт ревизий, мест хранения и распределять доступ к документам. Основные модули программы:

---

1. Организационная структура.
2. Построение бизнес процессов.
3. Система документации.
4. Отчеты программы
   1. АРИС Экспресс.

ARIS Express - это отдельное однопользовательское приложение. Он разделен на домашний экран и среду моделирования. Главный экран используется для создания новых моделей или открытия недавно отредактированных моделей. Среда моделирования используется для редактирования диаграмм. Пользователи могут создавать диаграммы, содержащие неограниченное количество объектов моделирования.

• BPMN 2 Диаграммы сотрудничества
• Управляемые событиями цепочки процессов (EPC)
• Организационные схемы
• Ландшафт процесса ( схема цепочки добавленной стоимости )
• Модель данных в нотации ERM
• ИТ-инфраструктура (схема сети)
• Системный ландшафт (диаграмма компонентов)
• Интерактивная доска
• Общая схема

Помимо общих функций, таких как создание новых диаграмм, сохранение их в виде файлов или добавление объектов на холст моделирования, ARIS Express также предоставляет некоторые заслуживающие внимания функции, которых нет в большинстве сопоставимых инструментов моделирования.

• фрагменты - часто используемые моделирующие конструкции, такие как исключительное решение в модели процесса, могут быть сохранены в виде фрагментов, чтобы они были доступны для прямого повторного использования в другой модели.
• Интеллектуальные проекты - поток модели процесса или иерархий других моделей может быть зафиксирован в интерфейсе, подобном электронной таблице. При вводе данных в электронную таблицу модель генерируется и раскладывается в фоновом режиме при наборе текста.
• мини-панель инструментов - при наведении указателя мыши на объект на диаграмме отображается небольшая панель инструментов, позволяющая быстро получить доступ к наиболее важным действиям моделирования.
• Импорт Microsoft Visio - диаграммы, созданные в Microsoft Visio 2007 или более поздней версии, можно импортировать и редактировать в ARIS Express. Microsoft Visio экспорт не предоставляется.
• Импорт ARISalign. Модели, созданные на платформе совместной работы ARISalign, можно открывать и редактировать в ARIS Express.
  1. Elma Express

Программное обеспечение ELMA BPM представляет собой профессиональную систему управления бизнес-процессами, автоматизирующую выполнение и контроль процессов и помогающую повышать эффективность деятельности компании. Благодаря механизму постоянного улучшения платформа ELMA BPM позволяет непрерывно развивать модель управления. На базе платформы ELMA BPM строятся продукты ELMA ECM+, «ELMA Проекты+» и ELMA CRM+. Платформа ELMA BPM содержит два больших блока:

---