Файл: Проектирование реализации операций бизнес-процесса «Управление документооборотом».pdf

Введение

Внедрение модернизированных технологий хранения, обработки, передачи информации обладает весомой значимостью для развития экономики и её возможностей, и является современным направлением мирового развития последних нескольких лет. Важным итогом распространения информационных технологий и внедрения их в сферу человеческой деятельности является создание технологических условий за счет обеспечения прав граждан на свободный поиск, получение, хранение и распространение информации. Применение же информационных систем в сфере образования позволяет совершить комплексную автоматизацию деятельности образовательного учреждения, сформировать базу данных учащихся и сотрудников образовательного учреждения, осуществлять контроль образовательной деятельности, т.е. значительно повысить эффективность и качество бизнес-процессов предприятиях [1]. Внедрение автоматизированных систем управления документооборотом в деятельность предприятия позволит [2]:

• уменьшить количество бумажных данных, сократить использование печатных носителей и перейти на электронный вид управления;
• стандартизировать процессы управления документооборотом;
• повысить эффективность управленческих решений в сфере документооборота на основе использования оперативной, достоверной и актуальной информации [1]. Однако указанные достоинства и весомые преимущества почему-то не вызывают у руководителей предприятий должного воодушевления. Такие системы в настоящий момент внедряются с большой опаской и осторожностью, руководители предпочитают им традиционные способы управления и документооборота.

Цель курсовой работы: рассмотреть теоретические аспекты, проанализировать проблемы, выбрать оптимальный офисный пакет для автоматизации документооборота организации по ремонту оборудования.

Объект исследования – процесс автоматизации деятельности предприятия.

Предмет исследования – процесс автоматизации деятельности организации по ремонту оборудования.

В соответствии с поставленной целью сформулируем основные задачи курсовой работы:

• Изучить нормативные документы, регламентирующие ведение экономической деятельности в организации
• Рассмотреть виды деятельности организации.
• Провести обзор существующих автоматизированных систем документооборота.
• Проанализировать проблемы автоматизации бизнес процессов в организации по ремонту оборудования.

Структура работы: титульный лист, содержание, введение, основная часть, заключение, список использованной литературы.

Во введении обосновывается актуальность проблемы исследования, сформулированы цель, объект, предмет, задачи.

Основная часть работы включает две главы.

В первой главе рассматриваются нормативные документы, регламентирующие ведение экономической деятельности , рассматриваются виды деятельности организации по ремонту оборудования [3].

Во второй главе производится обзор существующих автоматизированных систем, анализируются проблемы автоматизации бизнес-процессов.

В заключении содержатся выводы по работе.

1 глава. Аналитическая часть.

1.1 Выбор комплекса задач автоматизации

На рисунке 1 показаны примеры основных компонент КИС и даны определения и основные характеристики [4].

КИАС

PLM

CRM/CSRP

BPMS

MES (AMM)

СЭД/ECM

SRM

EAM

ERP

СЭБ/ЭК

CAD

CAE

SCM

APS

CAM

PDM

Рисунок 1- Пример КИС

КИАС – корпоративная информационно - аналитическая система - это инструменты, используемые для преобразования, хранения, анализа, моделирования, доставки и трассировки информации в ходе работы над задачами, связанными с принятием решений на основе фактических данных[5]. С помощью системы лица, принимающие решения, получают нужные сведения в нужное время. Включает OLAP (англ. online analytical processing, аналитическая обработка в реальном времени) — технология обработки данных, заключающаяся в подготовке суммарной (агрегированной) информации на основе больших массивов данных, структурированных по многомерному принципу.

BPMS – business process management system – система управления бизнес процессами и административными регламентами. Основные функции BPMS - моделирование, исполнение и мониторинг бизнес- процессов. Основываясь на данных мониторинга, организации выявляют узкие места и усовершенствуют свои бизнес-процессы. Цикл управления замыкается, когда при помощи BPMS измененные бизнес-процессы оперативно внедряются в эксплуатацию. BPMS, в отличие от ERP-системы, не заменяет и дополняет собой существующее в компании ПО. Внедрение системы управления бизнес-процессами позволяет интегрировать, правильно организовать и упорядочить работу существующего ПО. BPMS представляет собой дополнительный уровень бизнес-информации и контроля (business intelligence layer), размещаемый поверх всего существующего программного обеспечения, используемого в данной организации.

СЭБ/ЭК - системы электронного бизнеса и коммерции — бизнес-модель, в которой бизнес-процессы, обмен бизнес информацией и коммерческие транзакции автоматизируются с помощью информационных систем. Значительная часть решений использует Интернет-технологии для передачи данных и предоставления Web-сервисов [6]. 

ERP – enterprise resources planning – планирование ресурсов предприятия. ERP-системы - это интегрированная совокупность методов, процессов, технологий и средств, куда, в числе прочего, входят следующие элементы: APS; CRM; PDM; HRM; SCM; BI; OLAP-технологии; блок электронной коммерции и др. Главная задача ERP-системы - добиться оптимизации (по времени и ресурсам) всех перечисленных процессов. Иногда бывает так, что вся присущая концепции ERP совокупность задач реализуется не одной интегрированной системой, а некоторым комплексом программ, в основе которого, как правило, лежит базовый ERP-пакет, а к нему через соответствующие интерфейсы подключены специализированные продукты. ERP-системы предназначены в значительной степени для крупных предприятий. Их внедрение, как правило, связано с кардинальной перестройкой структуры и системы управления предприятием. Поскольку ERP как стандарт ещё окончательно не сложился, имеют место вариации и некоторые разночтения того, что же такое ERP: типовой набор функций, технологические особенности, ориентация на масштаб предприятия и объемы обрабатываемых данных.

APS - advanced planning and scheduling – расширенное планирование и диспетчирование, главной особенностью которого является возможность построения расписания работы оборудования в рамках всего предприятия. Полученные, таким образом, частные расписания производственных подразделений являются взаимосвязанными с точки зрения изделия и его операций (требование SCM - Supply Chain Management, управление цепочками поставок). Требования SCM в данном случае могут соблюдаться как в пределах предприятия (межцеховые расписания), так и в отношении внешних к предприятию поставок. APS состоит из трёх основных компонентов: Sales and Demand Forecasting (прогнозирование сбыта и спроса), Master Production Scheduling & Rough-Cut Capacity Planning (основной производственный план и общее планирование загрузки производственных мощностей), Production Planning&Finite Capacity Scheduling (планирование производства и детальное планирование загрузки производственных мощностей) [7].

EAM – enterprise actives management – управление активами предприятия. Применение ориентировано на сокращение затрат на техническое обслуживание, ремонт и материально-техническое обеспечение без снижения уровня надёжности, либо повышение производственных параметров оборудования без увеличения затрат. ЕАМ-системы позволяют согласованно управлять процессами [8]:

• техническое обслуживание и ремонт;
• материально-техническое снабжение;
• управление складскими запасами (запчасти для технического обслуживания);
• управление финансами, качеством и трудовыми ресурсами в части технического обслуживания, ремонтов и материально-технического обеспечения.

CRM – client relationships management – управление взаимоотношениями с клиентами.  Главная задача CRM систем - повышение эффективности бизнес процессов, сосредоточенных во "фронт-офисе", направленных на привлечение и удержание клиентов – в маркетинге, продажах, сервисе и обслуживании, независимо от канала, через который происходит контакт с клиентом.

CSRP – client synchronized resources planning – синхронизированное с клиентами планирование ресурсов. Практически, CSRP=ERP+CRM и включает в себя полный цикл - от проектирования будущего изделия с учетом требований заказчика, до гарантийного и сервисного обслуживания после продажи. Суть CSRP состоит в том, чтобы интегрировать покупателя в систему управления предприятием. При этом не отдел продаж, а сам покупатель размещает заказ на изготовление продукции, сам отвечает за правильность его исполнения и при необходимости отслеживает соблюдение сроков производства и поставки. Предприятие же может очень четко отслеживать тенденции спроса на его продукцию. 

СЭД – система электронного документооборота - единый механизм по работе с документами, представленными в электронном виде, с реализацией концепции «безбумажного делопроизводства», осуществляющий движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления (ГОСТ Р 51141-98), включая комплекс работ с документами: приём, регистрация, рассылка, контроль исполнения, формирование дел, хранение и повторное использование документации, справочная работа [9].

ECM – electronic content management – управление электронным контентом (неструктурированной или слабо структурированной информацией) в масштабах предприятия. Современные ECM-системы реализуют следующие ключевые компоненты:

• управление документами — экспорт, импорт, контроль версий, безопасность и службы библиотек для деловых документов;
• управление образами документов (англ. document imaging) — захват, преобразование и управление бумажными документами;
• управление записями (или, в соответствии с последним переводом стандарта IEEE 15489 — ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007, «управление документами») — долгосрочное архивирование, автоматизация политик хранения и соответствия нормам регулирующих органов, обеспечение соответствия законодательным и отраслевым нормам;
• управление потоками работ (workflow) — поддержка бизнес-процессов, передача контента по маршрутам, назначение рабочих задач и состояний, создание журналов аудита;
• управление веб-контентом (WCM) — автоматизация роли веб-мастера, управление динамическим контентом и взаимодействием пользователей;
• управление мультимедиаконтентом (DAM) — управление графическими, видео и аудиофайлами, различными маркетинговыми материалами, например, флеш-баннерами, рекламными роликами;
• управление знаниями (knowledge management) — поддержка систем для накопления и доставки релевантной для бизнеса информации;
• документо-ориентированное взаимодействие (collaboration) — совместное использование документов пользователями и поддержка проектных команд.

SCM – supply chains management – управление цепочками поставок. SCM представляет собой методологию, обеспечивающую эффективное управление материальными, финансовыми и информационными потоками на всех этапах поставок, охватывая цикл закупки сырья, производства и распространения продуктов. В разрезе информационных технологий, SCM - комплексная организационно-техническая система, предназначенная для автоматизации управления цепочками поставок и контроля потоков сырья, незавершенного производства и готовой продукции. SCM-система позволяет повысить конкурентоспособность предприятия путем снижения затрат на логистику и обеспечения оперативного доступа к информации партнеров. Как правило, SCM является составной частью систем класса CRM, ERP и тесно интегрируется с SRM, PLM-приложениями [10].

SRM – supplier relationships management – управление взаимоотношениями с поставщиками. Это стратегия ведения бизнеса, основанная на построении эффективного взаимодействия с поставщиками с целью оптимизации бизнес-процессов и снижения затрат на материально-техническое снабжение. В разрезе информационных технологий, SRM - комплексная организационно-техническая система, объединяющая в себе возможности оптимизации процесса выбора поставщиков и сокращения продолжительности снабженческих циклов, а также консолидации потребностей в закупках сырья. Как правило, SRM является составной частью систем класса CRM, ERP и тесно интегрируется с SCM-, PLM-приложениями.

MES – manufacturing execution system – система оперативного управления производством. Автоматизированная система управления производственными процессами. MES-система позволяет контролировать процессы, материалы, трудовые ресурсы в реальном времени. Как правило, данная система состоит из большого числа аппаратных и программных устройств. MES-система тесно взаимодействует с ERP-системой, получая из нее производственные планы, составленные с учетом заказов и поставок сырья, и передавая назад информацию о реальных затратах на всех этапах производства партии.

AMM - advanced manufacturing management – расширенное управление производством. Реализует управленческие модели: синхронное управление проектами и производством как связанной совокупностью работ (PM), управление цепями поставок (SCM), управление производством как внутриорганизационными цепями поставок, управление «узкими местами» с применением теории ограничений (TOC), «вытягивающее» планирование под графики финальной сбор-ки/поставки (Lean), управление производством на цеховом уровне (MES), планирование с учетом возможности ресурсного обеспечения (APS), и другие модели, которые могут быть настроены индивидуально под требования конкретного предприятия.