Файл: Проектирование реализации операций бизнес-процесса «Продажи».pdf

Введение

Сегодня постоянно открываются новые торговые предприятия, модернизируются существующие, предлагая своим клиентам все более совершенный сервис. Поэтому для владельцев магазинов становится жизненно необходимым иметь большой поток покупателей, постоянно пользоваться спросом и уважением. Одним из немаловажных шагов в этом направлении становится автоматизация торговли.

Преимущества , получаемые от автоматизации торговли, очевидны.

Автоматизация справляется с высоким товаропотоком и предоставляет большие возможности по отслеживанию товародвижения, помогает видеть динамику продаж и контролирует персонал. Если это предприятие общественного питания, то ей нужен учет производства, ингредиентов, калькуляционная карта, аналитика - объемы продаж, закупок.

Три составляющие автоматизации учета в торговле: надежные компьютерные системы, современное программное обеспечение и специализированное торговое оборудование. Но наличие даже всех трех составляющих еще не гарантирует успешность самой автоматизации, необходимо еще качественно и профессионально выполнить интеграцию этих компонент в единую систему, настроить ее работу, обучить персонал.

Объектом и предметом исследования является процесс ведения продаж.

Цель работы - разработка информационной системы процесса учета продаж.

Методы исследования: анализ предметной области и полученных результатов и их систематизация, анализ данных.

В процессе работы рассматриваются особенности процесса реализации взаиморасчетов, а также разрабатывается информационная система по данному процессу в системе «1С:Предприятие 8.2».

Эффективность от внедрения данного процесса определяется такими показателями как доступность, эффективность, управляемость ИТ-инфраструктурой, а также позволяет минимизировать негативное влияние ИТ-инцидентов на бизнес и увеличить качество предоставляемых ИТ-сервисов.

Можно выделить основные задачи, которые необходимо решить в процессе выполнения данной работы для достижения основной цели:

1. - Провести анализ и описание предметной области;
2. - Создать хранилище данных;
3. - Обеспечить систему функцией контроля правильности оформления документов;
4. - Изучить особенности работы пользователя и области применения информационной системы;
5. Обеспечить максимальную безопасность данных в системе;
6. Разработать интерфейс пользователя, учитывающий особенности специфики работы пользователя;

Итогом проделанной работы должен стать АИС для автоматизации процесса учета продаж, для информационной системы мебельного магазина, настроенный под требования сотрудников.

1 Глава. Аналитическая часть.

1.1. Выбор комплекса задач автоматизации.

Мебельный цех занимается производством мягкой мебели – диванов, кресел, кушеток и т.д.

У цеха имеется небольшой магазинчик, в котором работают два продавца. В магазине представлены образцы типовых моделей мебели, которую производит цех. Продавцы принимают заказы на производство мебели от покупателей. Покупатель выбирает модель, расцветку обивки и комплектацию (существуют комплекты мебели – например, диван и два кресла в едином стиле, но покупатель может заказать только диван или диван и одно кресло). Продавец оформляет договор и принимает предоплату. Срок исполнения заказа – обычно одна-две недели.

В цехе работают 5 мастеров, каждый из которых «ведет» несколько заказов. Мастер занимается всеми операциями – от распилки пиломатериалов до обтяжки мебели тканью. Часть материалов – фурнитура (ручки, гвозди, шурупы, шарниры, подвижные блоки) и матрацы - закупается на стороне.

Заказы распределяются между мастерами директором цеха. Он также занимается закупкой материалов (дерева, фанеры, ткани и фурнитуры) и координирует работу.

Когда заказ готов, продавец связывается с покупателем и договаривается о времени доставки. Затем создает гарантийный талон, документы на получение товара, прием оставшейся оплаты и передает их водителю. Водитель доставляет заказ клиенту, забирает оставшуюся часть оплаты заказа и подписывает документы у клиента. После доставки заказа водитель сдает документы и деньги бухгалтеру, который контролирует правильность расчетов и оформления.

У цеха также есть собственный дизайнер-технолог, который занимается разработкой новых моделей мебели.

Цели учета товаров в магазине: контролировать сохранность товара контролировать реализацию товара иметь точные данные об остатках, об оборачиваемости того или иного товара иметь точные данные о финансовом результате торговой деятельности магазина Учёт товаров также включает в себя управление резервами товаров на прилавках и на складе магазина, проверку правильности оформления сопровождающих товар документов, деятельности персонала магазина, правильности проведения инвентаризации, списания/оприходования убытков и излишков, контроль за ценообразованием и т.д.

1.2. Характеристика существующих бизнес – процессов

Бизнес-процесс - это реализация функции во времени, способ решения бизнес-задачи. Бизнес-процесс описывает процесс выполнения функции, в какой последовательности и в каких вариантах, а также взаимодействие функций между собой в работе организации.

Рисунок 1.1 – Контекстная диаграмма «Продажи»

Взаимодействие системы с окружающей средой описывается с помощью входов (данные о поступлении товара, Данные о продажах, Сертификаты), выходов (Отчеты, Возврат), управления (лицензия на торговлю, Устав предприятия) ресурсов (Директор, Продавец).

Исполнителями процесса являются Директор и Продавец

Выполним декомпозицию данного процесса

Рисунок 1.2 – Диаграмма декомпозиции «Продажи»

Как видно из диаграммы, весь процесс разбивается на пять: [4]

- принять товар;

- проверить;

- продать товар;

- заказать новый товар;

-сформировать документы.

В процессе анализа предметной области выявлено, что в процессе работы с заявками тратится много времени, возникает путаница с документами, которые подлежат строгой отчетности, документы в бумажном виде часто теряются. Так же много времени уходит на оформление отчетов.

Взаимодействие системы с окружающей средой описывается с помощью входов (данные о поступлении товара, Данные о продажах, Сертификаты), выходов (Отчеты, Возврат), управления (лицензия на торговлю, Устав предприятия) ресурсов (Директор, Продавец, ИС).

Исполнителями процесса являются Директор и Продавец и добавляется ИС

Рис. 1.3. Функциональная модель нулевого уровня «Продажи» TO-BE

Выполним декомпозицию данного процесса

Как видно из диаграммы, весь процесс разбивается на пять: [4]

- принять товар;

- проверить срок годности;

- продать товар;

- заказать новый товар;

-сформировать документы.

В качестве дополнительного ресурса добавляется Информационная система

Информационная система участвует во всех бизнес-процессах, что приводит к значительной экономии времени

Рис.1. 4. Функциональная модель первого уровня «Управление товарными потоками» TO-BE

Выполним декомпозицию процесса заказа нового товара:

Как видно из диаграммы, весь процесс разбивается на четыре: [4]

- определить остатки;

- проанализировать спрос;

- выбрать поставщика;

- заказать товар.

1.3. Характеристика документооборота, возникающего при решении задачи.

Основными документами в рассматриваемой задаче являются Заявка, Акт выполнения и Квитанция. Схема документооборота приведена в таб. 1.1

Таблица1.1

Схема документооборота

Существующий способ учета связан с большой трудоемкостью, разрозненностью сведений, что с большой вероятностью ведет к их утере или неправильной интерпретации.

Кроме того, в отчетный период необходимо составление аналитических отчетов, включающих в себя анализ работы за определенный период, что очень затруднительно.

Временные характеристики описанных процессов приведены в таблице 1.2.

Таблица 1.2

Характеристики описанных процессов

Таким образом, ежедневно, в среднем, 330 минут или 5 часов 30 минут, сотрудник занят занесением необходимых сведений в книги учета, а также, при необходимости анализом и поиском нужных сведений. Учитывая, что продолжительность рабочего дня составляет 8 часов, делаем вывод, что на выполнение остальных обязанностей остается менее 40 % рабочего времени, что крайне неэффективно.

Для данного способа также характерны следующие недостатки:

• Невысокая скорость и точность выполнения расчетов.
• Неэффективное использование рабочего времени.
• Возможность потери важных документов (заявки, акты о выполнении работ, наряды)
• Бюрократия – увеличивающийся «поток» бумажной работы.

В результате проводимой автоматизации предполагается постоянно иметь точнейшие сведения о количестве поступившего и отпущенного товара, сократить время на подготовку аналитических отчетов и передачу документов за счет их электронной формы.

Очевидно, что для автоматизации необходимо использовать такие средства, как персональные компьютеры, принтеры, а также специальное программное обеспечение и, возможно, локальную вычислительную сеть.

Проведем расчет ожидаемого эффекта от внедрения средств автоматизации. В таблице 1.3 произведен расчет эффекта внедрения.

Таблица 1.3

Расчет эффекта внедрения

Таким образом, ожидаемая экономия рабочего времени составляет около 5 часов ежедневно, что позволяет увеличить эффективность работы бухгалтерии.

1.4. Обоснование проектных решений по информационному обеспечению.

Информационное обеспечение состоит из внутримашинного, которое включает массивы данных (входные, промежуточные, выходные), программы для решения задач, и внемашинного, которое включает системы

В состав информационного обеспечения должны входить:

• потоки входной информации, к которым относятся сведения о работниках, видах работ, работах.
• потоки выходной информации, к которым можно отнести сведения выполнении работ и оплате

В состав классификаторов входят следующие:

• Справочник "Продавцы"
• Справочник "Вид_товара"
• Справочник "Покупатели"
• Справочник "Договоры"
• Справочник «Товар»

В список первичных документов входят:

• Заказ
• Счет
• Отгрузка

В результате должны формироваться следующие документы:

• Отгрузка;
• Заказы по товару
• Оплата.

Для ввода и вывода информации используются экранные формы, которые проектируются и создаются до начала внедрения системы данное решение актуально, так как состав информации используемой информационной системой постоянен и не будет изменяться во время её эксплуатации.