Файл: ответы2.doc

62. Информационная база автоматизированной информационной системы

Понятие информационной базы и способы ее организации

Информационная база- совокупность упорядоченной информации, которая используется для функционирования системы и делится на внешнюю и внутреннюю машинную базу.

Внешняя машинная информационная база- часть информационной базы, которая представляет собой совокупность сообщений, сигналов и документов, которые предназначены для непосредственного восприятия человека.

Внутренняя машинная информационная база- часть информационной базы, которая есть совокупностью информации, которая используется в информационной системе на машинных носителях данных.

Этапы внешней машинной информационной базы: разделенный фонд данных, централизованный фонд данных, организация БД.

Требования при создании внутри машинной информационной базы: полнота представления данных, минимальный состав данных, минимизация времени обработки данных, независимость структуры массивов от внутренних средств ее организации, динамичность структуры информационной базы.

Основные подходы к построению внутри машинной ИБ: 1) проектирование массива как отображение содержания, 2) проектирование массивов для отдельных процессов управления, 3) п. м. для комплексов процессов управления, 4) проектирование БД, 5) проектирование нескольких БД.

Виды массивов: входные (первичные), основные (базовые), рабочие (промежуточные), выходные (результатные).

Массив данных – конструкция данных, компоненты которой идентичны по своим характеристикам.

Банк данных - автоматизированная информационная система централизованного хранения и коллективного использования данных. В состав банка данных входят одна или несколько баз данных, справочник баз данных, СУБД, а также библиотеки запросов и прикладных программ.

Файл – идентифицированная совокупность экземпляров полностью описанного в конкретной програме.

В рамках информационного обеспечения различают внемашинное и внутримашинное информационное обеспечение. Внемашинная информационная база воспринимается человеком без технических средств – наряды, акты, накладные и т.п.

Внутримашинная информационная база содержится на носителях и состоит из файлов. Она может быть создана как совокупность отдельных файлов, каждый из которых отражает некоторое множество однородных управленческих документов (нарядов, накладных и т.п.), или как база данных (БД). В последнем случае файлы будут зависимыми и структура одних файлов будет зависеть от структуры других, а структуры файлов базы данных не будут соответствовать структуре управленческих документов.

Под базой данных понимается специальным образом организованное хранение информационных ресурсов (совокупность файлов) в виде интегрированной системы, обеспечивающей удобное взаимодействие между ними и быстрый доступ к данным.

Внемашинное информационное обеспечение включает: систему классификации и кодирования информации; системы управленческой документации; систему организации, хранения, внесения изменений в документацию.

Внемашинная информационная база представляет собой совокупность сообщений, сигналов и документов в форме, воспринимаемой человеком непосредственно без применения средств вычислительной техники.

Во внемашинной сфере в процессе управления обмен информацией реализуется в виде движения документов между управляемой и управляющей системами: от органа управления к объекту следуют документы, содержащие плановую информацию (приказы, распоряжения, плановые задания, планы-графики и т.п.); по линии обратной связи -от объекта к органу управления -следуют документы, содержащие учетно-отчетную информацию (информация о текущем или прошлом состоянии объекта управления). Внемашинное информационное обеспечение позволяет провести идентификацию объекта управления, формализовать информацию, представить данные в виде документов

Основной частью внутримашинного информационного обеспечения является информационная база. Информационная база (ИБ) - это определенным способом организованная совокуп­ность данных, хранимых в памяти вычислительной системы в виде файлов, с помощью которых удовлетворяются информа­ционные потребности управленческих процессов и решаемых задач.

Существуют следующие способы организации ИБ: совокуп­ность локальных файлов, поддерживаемых функциональными пакетами прикладных программ, и интегрированная база данных, основывающаяся на использовании универсальных программных средств загрузки, хранения, поиска и ведения данных, т.е. систе­мы управления базами данных (СУБД).

Локальные файлы вследствие специализации структуры дан­ных под задачи обеспечивают, как правило, более быстрое время обработки данных. Однако недостатки организации локальных файлов, связанные с большим дублированием данных в инфор­мационной системе и, как следствие, несогласованностью дан­ных в разных приложениях, а также негибкостью доступа к ин­формации, перекрывают указанные преимущества. Поэтому организация локальных файлов может применяться только в спе­циализированных приложениях, требующих очень высокую ско­рость реакции, при импорте необходимых данных.

Интегрированная ИБ, т.е. база данных (БД), - это совокупность взаимосвязанных, хранящихся вместе данных при такой мини­мальной избыточности, которая допускает их использование оп­тимальным образом для множества приложений.

Централизация управления данными с помощью СУБД обес­печивает совместимость этих данных, уменьшение синтаксичес­кой и семантической избыточности, соответствие данных реаль­ному состоянию объекта, разделение хранения данных между пользователями и возможность подключения новых пользовате­лей. Но централизация управления и интеграция данных приво­дят к проблемам другого характера: необходимости усиления контроля вводимых данных, необходимости обеспечения согла­шения между пользователями по поводу состава и структуры дан­ных, разграничения доступа и секретности данных.

Основными способами организации БД являются создание централизованных и распределенных БД. Основным критерием выбора способа организации ИБ является достижение минималь­ных трудовых и стоимостных затрат на проектирование структу­ры ИБ, программного обеспечения системы ведения файлов, а также на перепроектирование ИБ при возникновении новых задач.

К организации БД предъявляются следующие основные тре­бования:

•          логическая и физическая независимость данных (программ от изменений структуры БД);

•          контролируемая избыточность данных;

•          стандартизация данных за счет использования классифика­торов;

•          наличие словаря данных;

•          специализация интерфейса для администратора БД и пользо­вателя системы;

•          контроль целостности данных;

•          защита данных от несанкционированного доступа;

•          наличие вспомогательных программных средств (утилит) про­ектирования и эксплуатации БД.

Принципами построения централизованной БД являются:

•          обеспечение логической организации данных с помощью по­строения глобальной модели данных;

•          представление информационных потребностей для каждой задачи в виде подмоделей данных;

•          выделение специального языка описания данных для получе­ния схем и подсхем;

•          описание процедур обработки данных с использованием язы­ка манипулирования данными;

•          разделение доступа к полям данных;

•          защита данных через пароль;

•          обеспечение доступности данных одновременно для несколь­ких пользователей.

Для распределенных БД существуют свои требования:

•          учет территориального расположения подразделений ЭИС;

•          обеспечение независимости данных от их территориального расположения;

•          оптимальное размещение БД между абонентами и серверами;

•          сокращение стоимости информационного обслуживания або­нентов;

•          обеспечение решения сложных межведомственных задач;

•          надежность хранения обработки данных; использование СУБД, которые имеют язык описания данных, манипулиро­вания данными и язык запросов, ориентированные на работу в сети;

•          возможность параллельного обращения к данным из различ­ных узлов обработки данных.

63. Коммуникативные форматы

Формат - форма представления (данных, документа).

Коммуникативный формат, обменный формат – формат, предназначенный для обеспечения возможности обмена данными между автоматизированными системами разных организаций. Является средством согласования состава, структуры и характера записей в информационных массивах, базах данных, метаданных и т.п., служащих объектами передачи, приема и использования в процессах информационного взаимодействия систем.

Требования коммуникативных форматов накладывают определенные ограничения на все форматы более низких уровней иерархии, на которые они распространяются (международных – на государственные, государственных – на  общесистемные, общесистемных – на внутренние форматы локальных АИС). Эти ограничения касаются в первую очередь состава, структуры и правил заполнения полей данных, объявленных соответствующим коммуникативным форматом как обязательные.

Поскольку все виды метаданных имеют четко определенные форматы записи, по существу они могут также рассматриваться, как разновидности коммуникативных форматов. Примеры международных библиотечных коммуникативных форматов – формат MARC и его версии UNIMARC, MARC21, которые с учетом выполняемых ими функций являются также описательными метаданными для библиографической информации.

Общесистемный формат – разновидность коммуникативного формата, являющегося средством, обеспечивающим обмен данными внутри группы организаций, выделенной по ведомственным, территориальным или другим признакам.

Форматы MARC (Machine-Readable Catalogue or Cataloguing)

Общая часть наименования ряда библиотечных коммуникативных форматов. Впервые программа MARC 1 разработана Библиотекой Конгресса США в 1965- 1966 гг. с целью получения данных каталогизации в машиночитаемой форме.

Аналогичная работа выполнялась в Великобритании Советом по Британской национальной каталогизации для обеспечения использования машиночитаемых данных при подготовке печатного издания Британской национальной библиографии – British National Bibliography (проект BNB MARC). На основе указанных разработок в 1968 г. начал создаваться коммуникативный англо-американский формат MARC (проект MARC II). Целями его создания стало обеспечение:

• гибкости решения каталогизационных и других библиотечных задач;

• возможности использования структуры записи национального библиографического описания документов в АИС.

Историческая справка

В процессе развития использования формата в 1970-х гг. появились более 20 его различных версий, ориентированных на национальные правила каталогизации (в том числе UKMARC, INTERMARC, USMARC, AUSMARC, CANMARC,DanMARC, LCMARC, Nor-MARC, SwaMARC и др.).

В своих последних редакциях формат USMARC превратился в комплекс специализированных форматов (USMARC Concise Formats) для записи библиографических, авторитетных, классификационных данных, данных о фондах и общественной информации (соответственно USMARC for Bibliographic Data, USMARC Format for Authority Data, USMARC for Classification Data, USMARC Format for Holding Data, USMARC Format for Community Information). Каждый из указанных форматов опубликован, содержит подробное описание полей, инструкции по применению и правила, обеспечивающие ввод и идентификацию данных.

Для преодоления несовместимости указанных форматов в 1977 г. Международная федерация библиотечных ассоциаций (ИФЛА) выпустила издание "Универсальный формат MARC" [Universal MARC Format, UNIMARC]. Его целью провозглашено "... содействие международному обмену данными в машиночитаемой форме между национальными библиографическими службами". Предполагалось, что этот формат должен стать посредником между любыми национальными версиями форматов MARC и, следовательно,  обеспечивать конвертирование данных из национального формата в UNIMARC, а из него — в другой национальный формат.

В 1980 г. вышло в свет второе издание UNIMARC, а в 1983 г. – UNIMARC Handbook, в которых основное внимание уделялось каталогизации монографий и сериальных изданий.

При этом были использованы требования Международного стандарта  библиографических описаний [International Standard Bibliographic Description, ISBD].

В 1987 г. издана новая версия формата UNIMARC, отраженная в Руководстве по применению UNIMARC – "UNIMARC Manual", которая расширила его действие на другие виды документов. Кроме того, в Руководстве предусмотрена возможность использования этого формата "как модели для разработки новых машиночитаемых библиографических форматов". Дальнейшее развитие формата было связано, в частности, с созданием его разновидности для ведения авторитетных записей, обеспечивающих технологию поддержки массивов имен персоналий и наименований (организаций, изданий и т. п.) для однозначного и удобного их использования при автоматизированной библиографической обработке документов, соответствующий формат – UNIMARC/AUTHORITIES –  опубликован в 1991 г.

В том же году в рамках программы ИФЛА "Универсальный библиографический учет и международная программа MARC" (Universal Bibliographic Control and International MARC, UBCIM) создан Постоянный комитет по UNIMARC (PUC), на который возложены функции контроля за развитием формата, включая обеспечение совместимости вносимых изменений ранее разработанным его версиям. Необходимость указанных функций была вызвана продолжением развития национальных версий формата MARC. Тем не менее в дальнейшем при ведущей роли Библиотеки Конгресса США предпринимались усилия по созданию на базе трех близких между собой национальных версий формата MARC –US-MARC, UKMARC и CANMARC – нового международного коммуникативного формата IMARC (International MARC), который должен был конкурировать с форматом UNIMARC.

В 1999 г. в результате согласования и последующего слияния библиографических форматов США и Канады (USMARC и CANMARC) объявлено об образовании на их основе нового формата – MARC21 ("Формата ХХ1 века"). С того времени организации,  ориентировавшиеся на формат USMARC, должны перейти на формат MARC21 и отслеживать все его последующие изменения, включая новые дополнения к нему (ранее подобные требования отсутствовали). MARC21 включает в себя форматы:

• библиографических данных;

• авторитетных данных;

• данных о фондах;

• классификационных данных;

• общественной информации.

В настоящее время формат MARC21 используется в США, Канаде, Австралии, Новой Зеландии, в университетских библиотеках Великобритании и Франции, Венгрии, Дании, Испании, Швеции, Финляндии а также в Национальной  библиотеке Италии.

RUSMARC

Российский коммуникативный формат представления библиографических записей – российская версия международного коммуникативного формата UNIMARC в трактовке и категориях, действующих в России государственных стандартов и правил каталогизации.

В настоящее время в систему российских форматов RUSMARC входят:

·  Российский коммуникативный формат представления библиографических записей

·  Российский коммуникативный формат представления авторитетных / нормативных записей

·  Российский формат машиночитаемой каталогизации.

Основная цель создания Российского коммуникативного формата представления библиографических записей - обеспечить возможности обмена готовыми библиографическими записями между информационно-библиотечными учреждениями России. Формат распространяется на книги и сериальные издания.

Задачи этого формата:

·  Улучшение доступности библиографической информации

·  Создание сводных каталогов

·  Сокращение затрат при каталогизации

Историческая справка

Формат разработан в 1997 г. по заказу Министерства культуры в рамках программы LIBNET под эгидой Российской библиотечной ассоциации. В разработке использовались международные стандарты ISO, отечественные стандарты СИБИД, а также рабочие материалы Постоянного комитета по UNIMARC. Формат распространяется на книги и сериальные издания; предназначен для обмена библиографическими записями в машиночитаемой форме. Особенность формата – широкое применение полей связи с использованием технологии встроенных полей. Для элементов данных национального значения, не нашедших отражения в формате UNIMARC, введены дополнительные поля и подполя в соответствующих блоках с цифрой 9, определяющей национальный статус. Формат RUSMARC для библиографических записей дополняет взаимосвязанный с ним Российский коммуникативный формат представления авторитетных/нормативных записей, разработанный в 1997 г.

64. Унифицированные системы документации

Унифицированная система документации - система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.

Формуляр-образец – модель построения документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты.

Понятие унифицированной системы документации

Основной компонентой внемашинного информационного обеспечения ИС является система документации, применяемая в процессе управления экономическим объектом. Под докумен­том понимается определенная совокупность сведений, исполь­зуемая при решении экономических задач, расположенная на ма­териальном носителе в соответствии с установленной формой. Документ рассматривается как специальный знак экономического языка, имеющий единство формы, содержания и материаль­ного носителя и обладающий следующими свойствами:

•     полифункциональности, поскольку документ может предназ­начаться для выполнения функций регистрации информации о состоянии элементов и процессов, происходящих в эконо­мической системе, для обработки, хранения этой информа­ции и для передачи ее на расстояние;

•     наличия юридической силы, обеспечиваемой присутствием подписей должностных лиц, благодаря которым подтверж­дается достоверность содержащейся в документе информации.

Система документации - это совокупность взаимосвязанных форм документов, регулярно используемых в процессе управле­ния экономическим объектом.

Унифицированная система документации (УСД) - это рационально организованный комплекс взаимосвязанных документов, который отвечает единым правилам и требованиям и содержит информацию, необходимую для оптимального управления неко­торым экономическим объектом. По уровням управления, для ко­торых разрабатываются УСД, они делятся на межотраслевые системы документации, используемые на всех предприятиях стра­ны, отраслевые, применяемые только на предприятиях конкрет­ной отрасли, и системы документации локального уровня, т.е. обя­зательные для использования в рамках предприятий или органи­заций.

В настоящее время разработаны следующие виды УСД на межотраслевом уровне:

•     стандарты и технические условия;

•     проектно-конструкторская и технологическая документация;

•     проектная документация по капитальному строительству;

•     плановая документация;

•     статистическая отчетность;

•     первичная учетная документация;

•     финансовая первичная и отчетная документация;

•     бухгалтерская документация бюджетных организаций и объединений;

•     организационно-распорядительная документация;

•     документация по материально-техническому снабжению;

•     документация по ценообразованию и торговле.

Проектирование унифицированной системы документации ЭИС

При разработке системы документации в ИС проектиров­щик должен решать следующие проблемы: спроектировать и уни­фицировать новые документы; отобрать документы, которые будут использоваться в ЭИС без изменений; выявить в существу­ющей системе те документы, которые надо унифицировать.

В процессе проектирования можно выделить три этапа работ построение новых форм документов;

•унификация всей системы документации;

•разработка инструкций и методических материалов, регламен­тирующих работу пользователей с системой документации.

Особенности проектирования форм первичных документов

Первичные документы предназначены для отражения процес­сов в материальной сфере и поставляют всю постоянную и опе­ративную информацию, необходимую для решения экономичес­ких задач и выработки управленческих решений. К числу основ­ных требований, предъявляемых к первичным документам, можно отнести следующие: неизбыточность и полноту информации для решения задач, высокую достоверность и своевременность соби­раемой информации. Кроме того, первичная информация должна быть расположена в документе таким образом, чтобы учиты­вались требования удобства для последующей обработки данных в ЭВМ.

Процесс разработки первичных документов имеет особенно­сти в каждой организации и выполняется в следующей последо­вательности.

1.         Определение полного реквизитного состава каждого доку­мента.

2.         Классификация реквизитов: однозначные и многозначные; признаки и основания; справочные и группировочные; перено­симые и не переносимые на машинные носители.

3.         Установление логической соподчиненности реквизитов пер­вичных документов.

4.         Выбор какой-либо формы первичного документа.

5.         Осуществление размещения реквизитов по выбранной фор­ме в соответствии с проведенной классификацией.

6.         Выполнение расчета размеров документа по вертикали и горизонтали с учетом размера полей.

7.         Выбор формата бумажного носителя.

8.         Построение эскиза документа соответствующей формы.

9.         Выделение толстой линией реквизитов, переносимых на машинный носитель.

10.    Редактирование шапок документов в соответствии со сло­варем-тезаурусом.

Особенности проектирования форм документов результатной информации

Построение результатных документов должно выполняться в следующей последовательности.

1.        Определение полного реквизитного состава документа.

2.        Классификация реквизитов-признаков: на справочные и группировочные; реквизитов-оснований на первичные и резуль­татные, а результатных оснований - по степеням итогов.

3.        Выбор формы документа (с одной или несколькими табли­цами в содержательной части документа).

4.   Размещение реквизитов в форме согласно их логической соподчиненности.

Если длина строки документа, т.е. его ширина, больше ши­рины каретки печатающего устройства (с учетом возможного уменьшения размеров шрифта), то перегруппировка реквизитов таблицы осуществляется с использованием следующих методов:

•     вынос итоговых колонок в итоговые строки;

•     перенос не уместившихся в листе колонок на новый лист с продолжением нумерации колонок (такие документы затем склеиваются).

При этом осуществляется выделение в правой части первой зоны специальной области для служебных реквизитов (количе­ство листов в документе, номер текущего листа, количество эк­земпляров, номер экземпляра).