ВУЗ: Не указан
Категория: Не указан
Дисциплина: Не указана
Добавлен: 11.07.2024
Просмотров: 1366
Скачиваний: 2
§простоту управления;
§максимальное количество одновременно получаемых копий;
§надежность работы.
Механические пишущие машинки самые простые и дешевые, но и самые неудобные в работе.
Электрические пишущие машинки требуют от машинистки минимальных усилий при нажатии клавиш, обеспечивают в то же время большое количество копий (до 12). Утомляемость машинистки на электрической пишущей машинке снижается, а производительность труда значительно увеличивается.
Электронные пишущие машинки, обладая всеми достоинствами электрических, имеют еще и память (например, Роботрон С6130 имеет память емкостью 6500 зн., Евмолпия – 40 - 2000 зн.), что приближает их по эффективности к организационным автоматам. Память электронных пишущих машинок может быть как внутренняя (электронная, магнитная), так и внешняя (магнитные карты, ленты, дискеты). В этой памяти хранится разнообразная информация: стандартные тексты-шаблоны, адреса, форматные документы. Печатаемая информация также может записываться в память для дальнейшего анализа и использования. Естественно, извлекаемую из памяти информацию можно непосредственно при печати редактировать: изменять адреса, фамилии и любые другие фрагменты текстов. Электронные пишущие
машинки могут иметь дисплей для предварительного вывода на экран и редактирования печатаемой информации; могут быть подключены к компьютеру для ввода-вывода необходимой информации и редактирования текстов с помощью более совершенных компьютерных редакторов.
Канцелярские пишущие машинки - настольные, труднопереносимые; среди них есть и механические, и электрические, и электронные.
Портативные или дорожные пишущие машинки чаще всего бывают механическими.
К специализированным пишущим машинкам в зависимости от назначения относятся: пишущие машинки с шрифтом для слепых, наборно-пишущие машины и автоматы (Веритайпер, Джексорайтер) для подготовки форм для последующего тиражирования, стенографические машины (Стеноки) и приставки для формирования стенографических отчетов о совещаниях, плоскопечатающие пишущие машинки для впечатывания текстов в паспорта и бланки (Эрика 70) и нанесения надписей на чертежи (МПК-1, Ротринг) и др.
Кроме того, пишущие машинки различаются по конструкции печатающих механизмов и шрифтоносителей. Например, шрифтоносителями у них могут быть: литерные рычаги, сферические (шаровые) головки, литерные диски ("ромашки"). Рычажные машинки весьма инерционны, скорость печати у них не превышает 10-15 зн./с. "Шары" и "ромашки" обеспечивают скорость до 40 зн./с, у них проще смена шрифтов, они более бесшумны.
Организационные автоматы
Это агрегированный комплекс электромеханических и электронных устройств, предназначенных для автоматизации процесса составления, редактирования и изготовления текстовых и табличных документов. Оргавтоматы включают в себя быстродействующие печатающие устройства, различные запоминающие устройства, микропроцессоры или иные устройства управления, дисплеи и др.
Функциональные возможности оргавтоматов шире, нежели у электронных пишущих машинок:
§большие объемы оперативной памяти (до 1000 страниц текста);
§емкая внешняя память (мегабайты);
§более удобное редактирование, приближающееся к возможностям компьютерных редакторов. Широко используются такие оргавтоматы: Орггекст Д, Оптима 528, Роботрон 6908, Флексорайтер
2201 и 2301.
Диктофонная техника
Следует особо отметить целесообразность применения диктофонной техники в качестве промежуточного звена регистрации информации при создании машинописных документов. Статистика показывает, что затраты труда на составление документа с промежуточной за диктовкой текста на диктофон и последующей печатью с диктофона в 2 - 3 раза меньше, чем при рукописной подготовке и последующей печати с черновика. При больших объемах регулярных машинописных работ в организациях целесообразно создавать диктофонно-машинописные бюро.
Классификация средств составления и изготовления документов приведена на рис. 7.2.
214
СРЕДСТВА ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
Классификация средств хранения документов представлена на рис. 7.3. При наличии больших объемов документов вопрос о рациональном способе их хранения становится весьма актуальным. Основными требованиями к системе хранения документов являются:
§удобство и простота организации, пополнения и замены документов;
§удобство и простота поиска документов;
§минимальный размер занимаемой площади;
§невысокая стоимость.
Рис. 7.3. Классификация средств хранения документов
Средства хранения документов - это прежде всего папки, альбомы, конверты, футляры, которые размещаются в картотеках, на полках, стеллажах, в шкафах, сейфах.
Наибольший интерес представляют картотеки.
Картотека – это устройство, содержащее большое количество карт (документов стандартной формы, папок и т. п.), объединенных общностью содержания и расположенных в систематизированном порядке.
Разработано и применяется большое число конструкций различных картотек: плоских, вертикальных, вращающихся и др. Карты в картотеках располагаются по порядковым номерам, алфавиту, по темам, а иногда и произвольно. Для облегчения поиска карт в массиве применяются разделители (индикаторы) с четко видимыми классификационными признаками подмассивов.
Плоские картотеки – карточки располагаются таким образом, чтобы один из краев последующей карты выступал из-под всех предыдущих и можно было бы видеть идентификатор каждой карты.
215
Плоские картотеки часто называют также ступенчатыми, обозримыми.
Вертикальные картотеки представляют собой ящики (лотки) с вертикально расположенными в них картами. Карты могут размещаться свободно или закрепляться горизонтальным стержнем, проходящим через пробитые в картах отверстия. Вертикальные картотеки получили чрезвычайно широкое распространение. Их используют для работы с картами учета документов в бухгалтериях, отделах кадров и других отделах предприятий, в архивах, библиотеках и др. Достоинство вертикальных картотек: простота, дешевизна, большая вместимость; недостаток – относительная трудность поиска карт.
Для хранения документов на рабочих местах в ящиках рабочих столов получили широкое применение подвесные вертикальные картотеки. Для этих картотек используют специальные папки подвесного хранения, в которые закладываются карты или документы, содержащие необходимую информацию.
Вращающиеся картотеки – это барабаны, вращающиеся вокруг вертикальной (реже горизонтальной) оси, в секциях которых расположены карты или папки с помещенными в них документами. Другой разновидностью вращающихся картотек является устройство, на стержне которого жестко закреплены информационные карты. Подобного типа картотеки обычно используются для организации справочных установок массового пользования, например, в каталогах библиотек. Вращающиеся картотеки обоих видов часто оборудуются механизмами автоматизированного поиска.
Элеваторные картотеки представляют собой устройство, в котором организована автоматизированная подача подвешенных к роликовой цепи лотков (ящиков) с картами или иными документами на рабочее место оператора. Подача лотков осуществляется в соответствии с адресом (кодом, идентификатором) рабочего места, набираемым на пульте управления.
Картотеки с перфокартами на картах с краевой перфорацией позволяют осуществлять легкий механизированный поиск. Карта с краевой перфорацией представляет собой прямоугольник из плотной бумаги, вдоль всех краев которого нанесены ряды калиброванных отверстий: с одним или несколькими (чаще двумя) отверстиями в каждой позиции. При занесении поискового кода на карте производится вырезка перемычки, отделяющей соответствующее отверстие от края перфокарты, так, что образуется открытая щель. На центральное информационное поле перфокарты, свободное от отверстий, заносится вся необходимая информация печатным способом, копированием документа или вручную. Поиск карт с нужной информацией осуществляется протыканием стержнем через отверстие, соответствующее поисковому коду, выровненной колоды карт и встряхиванием этой колоды. При встряхивании нужные перфокарты из колоды выпадают. С помощью подобной процедуры можно из массива, содержащего 6-7 тыс. карт, легко отобрать все интересующие карты по 5 - 6 признакам.
Картотеки микрофильмов, содержащие занесенные в информационное поле перфокарты микрофотокопий документов, позволяют легко создавать удобные информационно-поисковые системы в весьма рапространенных и эффективных системах хранения микрофильмированной документации.
Микрофотокопия документа представляет собой уменьшенную во много раз копию документа на рулонной (микрофильм) или плоской (микрокарта) фотопленке. Основное назначение микрофильмирования: создать емкие хранилища документов с сокращением необходимой для хранения площади в десятки раз; облегчить процедуры поиска документов; обеспечить простой и оперативный процесс копирования и размножения документов. Из всех используемых на практике систем хранения
документов системы хранения информации на микрофильмах имеют наибольшую емкость и наименьшую стоимость хранения единицы информации. Известны информационно-поисковые системы
на микрофильмах емкостью несколько десятков миллионов документов со средним временем поиска нужного документа и получения с него фотокопии 10-20 мин. Выпускается большая гамма всевозможных устройств микрофотокопирования, репродуцирования, копирования, визуального просмотра, автоматизированного поиска и хранения микрофотокопий.
СРЕДСТВА ТРАНСПОРТИРОВАНИЯ ДОКУМЕНТОВ
Транспортирование документов между служебными помещениями фирмы, банка, библиотеки или другой организации может осуществляться при помощи тележек, конвейеров, лифтов, пневмопочты и др. (рис. 7.4).
216
Рис. 7.4. Классификация средств транспортирования документов
Тележки - универсальное, но не всегда удобное средство транспортирования. В условиях регулярного перемещения больших объемов документации, книг, журналов и т.п. используются автоматизированные транспортные средства: конвейеры, лифты, пневмопочта.
Чаще других используются тросовые и ленточные конвейеры.
Грейферные транспортеры - тросовые конвейеры, наиболее простые по устройству; перевозимые грузы крепятся к тросу клипсовыми зажимами или помещаются в специальные патроны, закрепленные на тросе.
Ленточные транспортеры могут достигать большой протяженности (до 500 м), иметь скорость движения до 1 м/с, наибольший подъем 20°. Пространственные ленточные конвейеры способны
осуществлять перемещение документов по всем направлениям в горизонтальной и наклонной плоскости, с автоматическим исполнением сложного маршрута. Так же, как и у тросовых, у ленточных конвейеров существуют две разновидности организации транспортировки: документ без использования дополнительных контейнеров закрепляется на ленте (например, магнитом); документ помещается в транспортный контейнер: кассету, коробку, папку и т. д. Заслуживают внимания ленточные конвейеры с узкой вертикально расположенной лентой, к которой крепятся документоносители – карманы с программатором, автоматически сбрасывающим карманы в месте назначения.
Лифтовые транспортеры (или подъемники) применяются для вертикального перемещения документов. По принципу действия они могут быть дискретные и непрерывные. Если лифты имеют непрерывное перемещение, тогда на их платформах (поддонах) используются программируемые устройства автоматической выгрузки и захвата груза.
Пневматическая почта обеспечивает перемещение документов по пневмо-трубопроводу с большой скоростью и на большие расстояния. Многие пневмопочты обеспечивают передачу грузов в разных направлениях с автоматической маршрутизацией по заданной программе; пневмопочта "Аэропост", например, имеет 18 модификаций.
Пример 7.1. Пневмопочта "Дуплекс" передает по пневмотрубопроводу патрон диаметром 45 мм и длиной 320 мм на расстояние 250 м со скоростью 8 м/с; "Транзит", "Магистраль" – такие же патроны на расстояние 400 м. Пневмопочта "Аэротранс" пересылает грузы до 500 г.
СРЕДСТВА ОБРАБОТКИ ДОКУМЕНТОВ
Классификация средств обработки документов показана на рис. 7.5.
217
Рис. 7.5. Классификация средств обработки документов
Адресовальные машины широко используются для впечатывания в документы локальных фрагментов текстов, чаще всего стандартных: адресов клиентов, заголовков счетов, заявлений, извещений, платежных документов. Адресовальная машина копирует на документы или на этикетки для последующей наклейки фрагмент текста, оперативно выбираемый из большого числа текстов, хранящихся либо в памяти машины, либо в виде печатных форм в картотеке штемпелей-шаблонов, часто вставленных для удобства ручного выбора в разноцветные стандартные рамки. В адресовальных машинах используются специальные формы для плоской, а иногда и высокой печати. Тексты для распечатки могут быть также получены из компьютера.
Mapкировальные машины (франкировальные машины) вместо марок на конвертах печатают почтовые штампы с указанием даты почтового отправления и суммы оплаты. При печатании на счетчике франкировальной машины накапливаются суммы платежей, подлежащих исполнению. Такой почтовый штамп может содержать краткое рекламное объявление, наименование организации, ее адрес, телефоны.
Штемпелевальные устройства (нумераторы) служат для печатания на документах коротких цифровых сообщений: номеров, индексов, даты и т. п.
Ламинаторы - машины для защиты документов от влаги, пыли, масла и от небрежного хранения путем нанесения на поверхность документа защитного покрытия. Документ вставляется в машину, где он подвергается термообработке, в результате которой на документ наносится с двух сторон защитная пленка, или на поверхность документа просто приклеивается липкая прозрачная пленка. Ламинировать целесообразно ценные бумаги, объявления, обложки книг и отчетов, меню и многие другие документы.
Фальцевальные машины – устройства для выполнения различных видов фальцовки (сгибания) бумаг по заданному формату и аккуратного складывания их. Фальцевальные машины выполняют все стандартные виды фальцевания: одинарного, типа письма, зигзаг, двойного параллельного и др. Размеры полей устанавливаются оператором по заданной схеме. Производительность фальцевальной машины
FKS FG 3500 до 20000 листов в час.
Брошюровальные машины - устройства для автоматической фальцовки и скрепления брошюр с помощью металлических скрепок. Выпускаются и более простые ручные и электрифицированные сшиватели бумаг.
Пример 7.2. Брошюровальная машина DC Mini HF скрепляет дважды внакидку блоки формата АЗ-А4, брошюрует до 100 страниц формата А4- А5, производительность до 1500 брошюр в час, имеет интерфейс с листоподборщиком; машина DC Mini SR скрепляет подобранные блоки слева вверху и может пробивать боковые отверстия под скоросшиватель.
Листоподборочные машины (коллаторы) – автоматы для подборки (сортировки) отпечатанных листов в блоки, например для последующего изготовления книг, брошюр и т.п. Комплекс аппаратуры позволяет
подбирать тиражи любого объема и при этом автоматически обрабатывать готовые блоки и получать на
218
выходе готовую к использованию подобранную, сфальцованную и скрепленную продукцию.
Пример 7.3. Серия настольных вертикальных ленточных подборщиков: DC 6 Mini (6-лоточный), DC 8 Mini (8-лоточный), DC 10 Mini (10-лоточный),
имеют производительность 2100 блоков в час, работают с бумагой формата А3-А4.
Листоукладочные машины – вибрационные машины, выравнивающие пачки бумаг. Пачковязальные машины служат для обвязки пачек шпагатом или лентой свариваемой, липкой и др.
Переплетные машины выполняют: скрепление блока бумаг пластмассовыми или металлическими пружинами, пластиковыми пластинами; переплетение блока бумаг с помощью термообложек клеевым способом.
Пример 7.4. Машины СВ 350, СВ 400, СВ 3000, РМ 12 осуществляют переплет пластмассовыми пружинами до 450 листов; СВ 600, WB 600 – переплет металлическими пружинами до 150 листов; Т 90, Т 95 – термопереплет высокого качества в течение 40 секунд до 150 листов.
Бумагорезательное оборудование (резаки) предназначено для резки рулонной или иной бумаги на листы потребительских форматов (форматы в миллиметрах: А6 – 105x148, А5 - 148x210, А4 - 210x297, A3 – 297x420) и обрезки (выравнивания) краев готовых книг и брошюр. Номенклатура резаков весьма большая: от ручных резаков настольных (например, фирмы IDEAL 1034, 1071, 2035), напольных (1080, 1110), напольных гильотин (3905, 4700) до автоматических программируемых гильотин (3915, 4810, 6550, 7228), имеющих длину разреза от 340 до 1100 мм и разрезающих одновременно от 20 до 200 листов.
Машины для уничтожения секретных и конфиденциальных документов путем их мельчайшего разрезания и микроизмельчения снабжены автоматическим приводом и контейнерами для уничтожаемых документов и отходов в виде бумажной пыли (машина МК-2 – "Тайна") или брикетов (Destroyer). Виды уничтожителей: офисные (продольная резка), промышленные (перекрестная резка), секретные (резка в бумажную пыль), специальные (измельчают бумагу вместе с металлическим крепежом, упаковывают отходы во влажные бумажные брикеты).
Конвертовскрывающие машины обрезают край конверта заранее установленной миллиметровой ширины.
Конвертозоклеивающие машины наносят клей на клапан конверта и заклеивают его.
7.3.СРЕДСТВА КОПИРОВАНИЯ И РАЗМНОЖЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
§Классификация средств
§Средства копирования документов
§Средства оперативной полиграфии
КЛАССИФИКАЦИЯ СРЕДСТВ
Операции копирования и размножения документов (статей, объявлений, рекламных проспектов и др.) весьма распространены в деловом бизнесе и других областях трудовой и общественной деятельности.
Для целей копирования и размножения документов используются специальные технические средства (рис. 7.6). Для получения небольшого количества копий (до 25 экз.) целесообразно пользоваться средствами копирования документации (репрографии), при большом тиражировании (более 25 экз.) – средствами размножения документов (оперативной или малой полиграфии).
Принципиальное отличие средств копирования от средств малой полиграфии заключается в том, что при копировании копия снимается непосредственно с документа-оригинала, а при размножении – с промежуточной печатной формы, изготовленной с документа-оригинала.
219