ВУЗ: Финансовый университет при правительстве Российской Федерации
Категория: Методичка
Дисциплина: Базы данных
Добавлен: 21.10.2018
Просмотров: 4012
Скачиваний: 18
21
3. Сохраните таблицы под соответствующими названиями.
4. Установите связи между таблицами, подтвердив необходимость
обеспечения целостности данных, каскадного обновления и удаления данных
в связанных таблицах.
8. Работа с данными таблицы
8.1. Ввод записей
Ввод записей выполняется в режиме работы с таблицами. Переход к
табличному представлению БД осуществляется с помощью вкладка Главная
– группа Режимы – кнопка Режим.
8.1.1. Переход на нужное поле или запись
Для перехода между столбцами и к следующей записи используется
клавиша Tab или комбинация клавиш Shift+Tab.
22
Для перехода между записями также служат кнопки переходов в нижнем
левом углу окна, где также отображается общее количество записей и номер
текущей записи.
Для перехода к конкретной записи вместо номера текущей записи нужно
ввести требуемый номер и нажать клавишу Enter.
Переход к другой записи также может быть осуществлен с помощью
команды Перейти (вкладка Главная – группа Найти).
8.1.2. Быстрый путь ввода данных
Копирование данных из предыдущей записи.
Для копирования данных из аналогичного поля предыдущей записи в
текущую надо нажать <Ctrl>+" (кавычки).
Вставка текущего времени или даты.
Чтобы вставить текущую дату надо нажать <Ctrl>+Ж.
Чтобы вставить текущее время надо нажать <Ctrl>+<Shift>+Ж.
Инструменты редактирования Windows.
Для экономии времени при вводе данных также можно пользоваться ин-
струментами редактирования Windows: вырезанием (<Ctrl>+<X>), копиро-
ванием (<Ctrl>+<C>) и вставкой (<Ctrl>+<V>) в буфер.
8.1.3. Сохранение данных
В MS Access изменения сохраняются автоматически при следующих
действиях:
Переход к следующей записи.
Закрытие режима таблицы или формы.
Чтобы сохранить запись без перехода к другой записи выполните ко-
манду Сохранить (Ctrl+S) (вкладка Файл).
23
8.1.4. Добавление и удаление записей
Обычно таблица имеет в конце пустую запись для добавления новых
данных.
Для добавления данных в новую запись:
1. Перейдите на первое пустое поле новой записи.
2. Введите значение и нажмите клавишу Tab для перехода к следующе-
му полю.
Для удаления записей:
1. Выделите записи для удаления, щелкнув курсором на серой кнопке
слева от первой удаляемой записи и переместив указатель вдоль требуемых
записей.
2. Нажмите клавишу Delete или выберите вкладка Главная – группа За-
писи – кнопка Удалить.
8.1.5. Вставка в запись рисунка или объекта
Рисунок или объект добавляется из имеющегося файла либо создается в
приложении OLE (например, в MS Paint), а затем вставляется в текущую за-
пись.
Чтобы добавить рисунок или любой другой объект в запись:
1. Перейдите в режим Конструктора таблиц.
2. Добавьте поле объекта OLE.
3. В режиме Таблицы установите курсор в нужную клетку, правой кла-
вишей вызовите контекстное меню и выполните команду Вставит объект.
Если объект вставляется из существующего файла:
1. В появившемся окне выберите переключатель Создать из файла.
2. Введите полное имя добавляемого файла в поле Файл или нажмите
кнопку Обзор и выберите имя требуемого файла.
3. Нажмите кнопку ОК.
Если объект нужно создать:
24
1. Выберите тип создаваемого объекта в поле Тип объекта (например,
Bitmap Image).
2. Нажмите кнопку ОК.
3. После создания рисунка или объекта в приложении OLE выполните
команду Выход из приложения OLE.
8.2. Просмотр данных в виде формы
Просмотр БД в виде формы позволяет видеть только одну запись. Для
автоматического создания простой формы:
1. Вкладка Создание – группа Формы – кнопка Форма.
8.3. Добавление записей с помощью формы
С помощью формы можно добавлять записи в БД. Для этого в окне
формы следует щелкнуть на кнопке «Новая запись» и ввести новые данные
в пустые поля формы.
8.4. Поиск и замена данных
1.
В окне Все объекты Access выберите таблицу или форму, а затем
дважды щелкните на имени соответствующего объекта, в котором хотите
осуществить поиск.
2. Щелкните в любом месте поля, в котором будет осуществляться
поиск.
3. Щелкните на кнопке Найти (вкладка Главная – группа Найти). По-
является диалоговое окно Поиск и замена.
4. В поле "Образец" введите последовательность символов, которую
нужно искать.
5. В поле "Совпадение" укажите: С начала поля, если данные по кото-
рым ведется поиск известны целиком, С любой частью поля, если поиск ве-
дется по части данных, которая может оказаться в различных областях поля,
например, по первым или последним трем символам.
25
6. Установите область и направление поиска.
7. Щелкните на кнопке Найти далее.
8. Если осуществляется поиск более чем одной записи, то для продол-
жения поиска снова щелкните на кнопке Найти далее.
9. Если других записей не найдено, Microsoft Access запрашивает, наме-
рены ли Вы продолжить поиск, начав с самой первой записи таблицы.
10. Щелкните на кнопке ЗАКРЫТЬ, чтобы закрыть диалоговое окно. Для
выполнения замены данных используйте вкладку Замена в диалоговом окне
Поиск и замена.
8.5. Сортировка данных
Для выполнения сортировки данных в таблице или форме:
1. Выберите в таблице или форме поле сортировки. В режиме таблицы
выделите столбец для сортировки.
2. Для выполнения сортировки по возрастанию (А-Я) или по убыва-
нию (Я-А) нажмите соответствующую кнопку из группы Сортировка и
фильтр вкладка Главная.
8.6. Фильтрация данных
Фильтрация — удобный способ отображения нужных данных. Фильтры
позволяют просмотреть только отдельные записи в форме, отчете, запросе
или таблице либо напечатать некоторые записи из отчета, таблицы или за-
проса. С помощью фильтра можно ограничить объем отображаемых данных,
не изменяя макет базовых объектов.
Так как после применения фильтра представление содержит только за-
писи с выбранными значениями, остальные записи скрываются до очистки
фильтра.
Для столбцов таблиц и элементов управления в формах и отчетах, свя-
занных с выражениями, фильтрация не поддерживается.